「ひとつのタスクに時間をかけすぎて、他の作業にまで手が回らない」
「日々、業務をこなしているが、なかなか生産性が上がらない」

上記のような悩みには、プロジェクト管理ツールによるタイムマネジメントが有効です。

この記事では、タイムマネジメントのコツやおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。

タイムマネジメント向けの機能を備えたツールを中心に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

タイムマネジメントやプロジェクト管理ツールが必要な理由

タイムマネジメントやプロジェクト管理ツールによる「生産性の向上」が求められている時代的な背景を紹介します。

そもそもタイムマネジメントとは

最初に、タイムマネジメントとは何かを確認しておきましょう。
タイムマネジメントと聞くと、時間やスケジュールの管理をイメージする方も多いのではないでしょうか。

しかし、タイムマネジメントとは単に時間を管理することではありません。
業務フローを見直し、限られた時間をより効率的に使うことが求められます。

タイムマネジメントの目的は「生産性の向上」です。
また、タイムマネジメントはプロジェクト管理ツールを使っておこなわれることも多くなっています。

タイムマネジメントやプロジェクト管理ツールは、業務効率の改善をねらって導入されています。

残業時間を減らしワークライフバランスを整える

タイムマネジメントが必要な理由のひとつに「残業時間」の問題があります。

日本では長年、長時間労働やサービス残業の問題がありました。
しかし近年、日本人の労働時間は減少傾向にあります。

OECDの統計によると2021年、日本人の労働時間は1607時間でした。
世界的に見ても、44カ国の中で27番目に位置する労働時間の長さで、アメリカやカナダといった先進国よりも短いというデータがあります。

参考:OECD

近年はワークライフバランスを整えるという考え方も広まり、さらに効率のよい働き方が求められています。
ワークライフバランスとは「仕事」と「私生活」のバランスがとれた状態のことです。

タイムマネジメントによって残業時間を短縮できれば、家族と過ごしたり趣味に時間を使えたりすることで、メンタルヘルスの向上にもつながります。

働き方改革によって求められる生産性の向上

残業時間の短縮やワークライフバランスの実現は、2019年からはじまった「働き方改革」でも掲げられています。

働き方改革は「少子高齢化による生産年齢人口の減少」や「労働者ニーズの多様化」といった課題に対応することを目指しています。

  • 時間外労働の上限規制
  • 年次有給休暇の確実な取得
  • フレックスタイム制の拡充 など

上記のような改革により、生産性を向上させ労働時間を減らす働き方が推進されています。
そこで、業務効率を改善する手段として、タイムマネジメントやプロジェクト管理ツールが注目を集めています。

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タイムマネジメントにツールは必須?知っていると差がつく5つのこと

タイムマネジメントには、いくつかのコツがあります。
知っていると周囲に差をつけられるタイムマネジメントのポイントを5つ紹介するので、参考にしてください。

①「SMARTの法則」で目標を設定する

タイムマネジメントをおこなう際、目標を明確にすることでやるべきことがはっきりし、生産性の向上につながります。

ビジネスにおける目標の設定には「SMARTの法則」が活用できます。
SMARTの法則とは、以下の英単語5つの頭文字を並べたものです。

Specific 具体的な
Measurable 測定できる
Achievable 達成できる
Relevant 関連のある
Time-bound 期限つきの

目標を設定するときは、上記5つの要素に沿って検討しましょう。

②「ロジックツリー」でタスクを洗い出す

タイムマネジメントをおこなうには、日々のToDoやプロジェクトに必要なタスクを洗い出す必要があります。
タスクの抽出には「ロジックツリー」が便利です。

ロジックツリーとは樹木が幹から枝分かれするように、物事を要素ごとに分解するフレームワークです。

フレームワークは問題を解決したいときに用いる思考の枠組みで、ロジカルシンキングを助けてくれます。

ロジックツリーを用いれば大規模なプロジェクトであっても、小さなタスクに分解することで、必要な作業をもれなく洗い出せます。
ロジックツリーで業務フローを書き出し、業務の全体像を把握しましょう。

③「HIROEN」で作業を細分化する

無理のない範囲で工数を見積り、作業時間の目安を決めることもタイムマネジメントでは重要です。

工数の見積りには「HIROEN」を活用し、タスクの完了に必要な要素をさらに分類してはいかがでしょうか。
HIROENは下記にある英単語6つの頭文字をとったものです。

Hear 誰かに聞くことはないか
Inform 誰かに知らせることはないか
Request 誰かに依頼することはないか
Operate 自身が作業することは何か
Examine 何かを調査する必要はないか
Negotiate 誰かに交渉することはないか

細分化により、タスクの見落としを防ぎましょう。

④「アイゼンハワーマトリクス」で優先順位をつける

タイムマネジメントでは段取りよくタスクを実施し、合理的に作業を進めることが大切です。
そのためには、優先順位を正しくつけなければいけません。

タスクの優先度を決めるときに便利なツールに「アイゼンハワーマトリクス」があります。
アイゼンハワーマトリクスでは緊急度と重要度をもとに、次のような4つの領域にタスクを分類します。

第1領域 緊急度も重要度も高いタスク
第2領域 緊急度は低いが重要度は高いタスク
第3領域 緊急度は高いが重要度は低いタスク
第4領域 緊急度も重要度も低いタスク

もっとも優先すべきなのは、第1領域のタスクです。

しかし、おろそかになりがちな第2領域の業務に取り組む時間をいかにつくるかが、生産性を上げる鍵となります。

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⑤「プロジェクト管理ツール」で業務効率を改善する

タイムマネジメントをより合理的におこないたい場合は「プロジェクト管理ツール」の導入がおすすめです。

なぜなら、プロジェクト管理ツールには、以下のようにタイムマネジメントに役立つメリットがあるからです。

  • タスクの進捗を可視化できる
  • 情報共有が円滑になる
  • 生産性を分析できる など

プロジェクト管理ツールでタイムマネジメントを実施し、業務効率の改善をはかってはいかがでしょうか。

タイムマネジメントのツールを選ぶときの基準

タイムマネジメントに利用できるプロジェクト管理ツールは数多くあります。ツール選びの基準を解説します。

タイムマネジメントに適した機能がある

プロジェクト管理ツールはそれぞれ搭載されている機能が異なります。
タイムマネジメントに利用できる機能のあるツールを選びましょう。
例えば、以下のような機能です。

  • タスクごとの進捗を管理する機能
  • 情報を共有する機能
  • 生産性を可視化する機能 など

プロジェクト管理ツールによっては、タイムマネジメント専用の機能が備わっていることもあります。
目的に合った機能があるか、事前に確認しましょう。

誰もが使いやすいUI

プロジェクト管理ツールは自分だけでなく、ほかのプロジェクトメンバーもあつかいやすいUIのものを選びましょう。

ITツールに詳しくない関係者でも簡単に操作できれば導入のハードルも下げられ、すぐに業務の効率化をはかれます。

無料で使える期間がある

無料で使える期間のあるプロジェクト管理ツールを選ぶことも重要です。
コストをかけることなく、実際に使用した際のシミュレーションをおこなえます。
本格的にツールを導入する前に、使用感を確認しましょう。

ツールを使ったタイムマネジメントならLychee Redmine

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「プロジェクト管理ツールといっても、数が多くてどれがいいかわからない」という場合には、Lychee Redmineがおすすめです。

Lychee Redmineには、プロジェクト管理に便利な基本的な機能が備わっています。
くわえて、タイムマネジメント専用の機能があるのもLychee Redmineの魅力のひとつです。

ドラッグ&ドロップでカレンダーにタスクの情報を入力できるので、負担の少ない工数管理ができます。
また、タイムマネジメントで設定した予定はGoogleカレンダーとの連携も可能です。

Lychee Redmineはどのプランでも最初の30日間は、無料で利用できます。
無料の期間中に使用感を確認するといいでしょう。

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まだまだあるタイムマネジメントにおすすめのツール4選

Lychee Redmine以外にも、タイムマネジメントに有用なツールがあります。
4つ紹介するので、順に確認しましょう。

①Hours

引用:Hours

「Hours」はさまざまなデバイスに対応しており、場所を問わずタイムマネジメントをおこなえるツールです。
シンプルなデザインで、操作性にもすぐれています。

②CotoGoto

引用:CotoGoto

「CotoGoto」は会話の内容を分析し、日々の作業を見える化する時間管理ツールです。
人工知能とLINEでチャットすることで、作業時間やモチベーションを集計・解析してくれます。

③Time Crowd

引用:Time Crowd

3ステップで時間の使い方を見直せるツールに「TimeCrowd」があります。

  1. データの記録
  2. データの見える化
  3. 改善点の検討

上記の3工程により、業務フローの改善を目指せます。

④Clock It!

引用:Clock It!

「Clock It!」の強みはタスク管理とタイムマネジメントを同時におこなえる点です。
プロジェクトごとにタスクを設定でき、作業時間の計測と記録もおこなえます。

作業記録はグラフで分析できるので、普段のタスクにどれだけ時間をかけているのか、Clock It!で確かめてはいかがでしょうか。

ツールを駆使してタイムマネジメントをおこなおう

タイムマネジメントの目的は、業務フローの見直しによる生産性の向上です。

働き方改革の推進によって残業時間の短縮やワークライフバランスの実現が求められている昨今、タイムマネジメントの必要性が増しています。

タイムマネジメントを効率よくおこなうには、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト管理ツールの中でも、タイムマネジメントの機能が搭載されたLychee Redmineはいかがでしょうか。

無料で使える期間が30日間あるので、機能や操作性を確かめられます。
ぜひ、検討してください。

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