プロジェクト管理手法

2025年07月07日に公開（最終更新：2025年07月07日）

工数管理とは？メリットや失敗事例から学ぶ、おすすめのツール10選

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プロジェクト納期がいつも遅れてしまう、メンバーの残業が続いて疲労が気になるなど、自社の工数管理について課題を感じていませんか。工数管理は作業時間と人員の使い方を見える化し、無駄を省いて業務効率を高める重要な手段です。

この記事では、工数管理の基礎知識から導入時によくある失敗と対策、実践に役立つおすすめツールまでを詳しく解説しています。これから工数管理を導入したいと検討している方は、プロジェクト成功と働きやすい環境づくりのヒントとして、参考にしてみましょう。

工数管理とは

工数管理とは、業務やプロジェクトに対して従業員がどれだけの時間を費やしたかを記録・集計・分析する管理手法です。

単なる勤怠管理とは異なり、業務に何時間かかったかを正確に記録するので、無駄をなくし生産性向上を図る上で役立ちます。また、データに基づいた意思決定で、企業全体の経営判断や現場の改善活動を支えるツールとしても活用できます。

工数管理の意味と目的

工数管理の目的は、作業にかかる時間と人件費を明確にし、プロジェクトの収支を適正に保つことです。

記録されたデータをもとに業務の無駄を特定して改善に向けた対策を立てやすくなり、見積もりやスケジュールの精度向上が期待できます。また、可視化によって稼働状況や過重労働の兆候にも気づきやすくなるため、職場環境の健全化にも効果的です。

工数管理が重要な理由

プロジェクトをスケジュール通りに進行し、作業時間を正確に把握するために必要なのが工数管理です。各タスクに適切な時間を割り当て、作業の質を高められるので、品質確保につながります。

適切な工数管理は従業員一人ひとりの作業量を調整して負担を減らし、モチベーションを維持しやすくなるので、プロジェクト成功において欠かせない要素です。

業種・規模別の工数管理の必要性

建設業や製造業では、作業時間がそのままコストに直結するため、正確な工数管理が欠かせません。

IT業界やクリエイティブ業界では、プロジェクトごとの作業時間を把握し、適切なリソース配分が求められます。

中小企業は人材や予算が限られていることが多いため、工数管理を通じて無駄を省き、生産性を向上させる効率的な運営が重要です。

大企業では、複数のプロジェクトチームが同時に進行しているため、全体の進捗状況やリソースの使い方を把握する上で工数管理が大きな役割を果たします。

工数管理を行う5つのメリット

工数管理は業務の効率化や収益性の向上を目指す企業にとって欠かせないツールです。作業時間の記録や集めたデータをもとにした分析・改善を繰り返して透明性を高め、経営判断の向上にも役立てられます。

プロジェクト単位で損益や生産性の可視化、業務負荷の調整などが把握しやすいのも工数管理で得られるメリットです。正しく運用すれば、現場の感覚に頼らずともデータに基づく意思決定を支える仕組みとして機能します。

1.プロジェクトごとの利益を正確に把握できる

売上のみでプロジェクトの成功を判断すると、実際の利益を正確に把握することが困難になります。作業にかかった時間や人件費といった目に見えにくいコストが見落とされやすく、結果として採算の取れていない案件に気づかないまま進行してしまうリスクがあるからです。

工数管理を導入すると、プロジェクトごとの作業時間や工賃を数値で明確に把握でき、業務ごとのコスト構造も可視化されます。売上とコストの差異が明確になると、収益性が高い案件を見極めやすくなり、営業戦略や人員配置の戦略的な見直しが可能です。結果、無駄なリソースの浪費を防ぎ、組織全体の収益性向上にもつなげられます。

2. 生産性の可視化と業務改善につながる

業務改善を実現する上で、欠かせないのは生産性の可視化です。感覚や過去の経験だけをもとに判断を下してしまうと、改善の方向性があいまいになり、根本的な解決に至らない可能性があります。どのタスクにどれくらい時間がかかっているか、どの工程が非効率かを明確にするには、工数データ活用が重要です。

記録された工数データを活用して分析すれば、作業時間の傾向や時間の使い方が明らかになり「どこに無駄があるか」「工程で手戻りが発生しているか」を特定できます。気づきをもとに改善策を講じ、結果を継続的に検証していけば、効率的な業務プロセスの構築が可能です。こうした継続的な積み重ねが、組織全体の生産性やパフォーマンスの向上にもつながります。

3. 見積もり工数の精度が向上する

工数管理では、過去に実施したプロジェクトや業務の工数データを蓄積し続けることが重要です。同様の作業にかかる時間傾向を把握できるため、次回以降の見積もりにおける精度が高まり、スケジュール設定や人員配置において現実的な判断が容易です。

工数データがあれば、初めて取り組む案件であっても類似したプロジェクトのデータを活用し、工数の過小評価や過大評価するリスクを避けられます。また、見積もりの精度が向上すれば、納期遅れや予算オーバーなどのトラブルを未然に防ぐことも可能です。

社内においても計画性のある業務遂行が可能となり、組織全体の実行力と成果に直結します。

4. メンバーの業務負担を均等にできる

チーム内で業務負担に偏りが生じると一部のメンバーに作業が集中してしまい、モチベーションの低下や業務品質の不安定化を招くおそれがあります。工数を記録して可視化し、誰がどれくらいの作業を抱えているかを明らかにするのが、適切な業務配分を実施するために必要な判断材料です。

作業量が過剰なメンバーには一部のタスクを他メンバーに分担させて負担を軽減し、余力のあるメンバーには新たな業務を割り振るなど、効果的な対応ができます。

業務量のバランスを調整すれば働きやすい環境が整い、メンバー全体のパフォーマンスが向上します。また、長期的な人材育成や職場定着率の改善にもつながるので、健全な組織運営を実現するためにも工数管理は重要な要素です。

5. プロジェクトの進捗状況がリアルタイムで把握できる

日々の工数入力を習慣化すると、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。現在どれだけ作業が完了しているか、予定と実績にどれほど差があるかなどの情報を視覚的に確認できるため、遅延の兆候にもすばやい対応が可能です。

プロジェクト進捗管理が徹底できるので、納期遅れや作業の抜け漏れといったリスクを抑えられます。また、進行状況を関係者にタイムリーに報告できる点も、顧客との関係維持において大きな強みです。

管理者は状況を正確に把握した上で、スケジュール調整やタスク再割り当てなど、対策がしやすくなるのでプロジェクト全体の品質と信頼性向上にも役立ちます。

工数管理の基本ステップ

効果的な工数管理には、大きく分けて4つのステップがあります。

それぞれの具体的な内容は次の通りです。

ステップ1：目的とKPIを設定し、計画を立てる

工数管理の導入では、まず業務の可視化や効率改善といった目的を明確にし、達成すべきKPI（数値目標）を設定します。明確な目的とKPIが決まれば、チーム全体の管理意義が共有しやすくなり、取り組みの方向性も定まります。

ステップ2：正確に工数を記録する（ルールとツールの選定）

正確な工数記録には、明確なルールの設定と適切なツールの選定が不可欠です。

作業開始・終了時にリアルタイムで記録するルールを設けて工数管理ツールを活用すれば、記録の精度が向上し、後の分析や改善に役立ちます。

ステップ3：記録データを分析して課題を見つける

記録した工数データは定期的に分析し、業務のボトルネックや非効率なプロセスの特定が重要です。一定のタスクに過剰な時間がかかっている場合は、原因を探り、改善策を検討します。

蓄積された工数データに基づいた分析により、客観的な課題の抽出が可能です。

ステップ4：分析結果をもとに改善を実行する

工数データの分析で得られた課題に対し、適切な改善策の実行が重要です。具体的には、タスクの再割り当てやプロセスの見直し、ツール導入などが挙げられます。

改善の効果を測定し、必要に応じた再度分析や改善の繰り返しで、継続的な業務効率化が実現します。

目的別工数管理ツールおすすめ10選

工数管理ツールは、企業の規模や業種、目的に応じた選定が重要です。

以下では、目的別におすすめの10選を紹介します。

【多機能】大規模プロジェクト向け：高機能な工数管理ツール3選

まずは、大規模プロジェクトの管理に適するツールを3つご紹介します。

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）

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特徴：Redmineをベースにした多機能プロジェクト管理ツールで、ガントチャート・WBS・EVM・工数分析など豊富な機能を搭載。
メリット：プロジェクト全体進行と工数の状況を可視化でき、チーム間の連携を効率化。大規模・複雑なプロジェクトにも対応可能。
費用：月額0円〜　30日間無料お試しあり

Lychee Redmineは、オープンソースのRedmineをベースに拡張されたプロジェクト管理ツールです。使いやすさと機能性を両立している点に特徴があり、工数管理に特化したタイムトラッキング機能やガントチャートによる視覚的な進捗管理、タスクの優先度管理など、業務の透明化と効率化に直結する機能が充実しています。

また、ユーザーインターフェースは直感的で現場への導入や定着がスムーズなため、中小企業や特化した業種にもおすすめです。

クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しており、セキュリティ要件や運用体制に応じた柔軟な選択が可能です。プロジェクト全体の見える化を実現して、属人化防止や進捗遅延の早期察知をサポートします。

TeamSpirit（チームスピリット）

引用：TeamSpirit

特徴：Salesforce基盤で稼働するERP連携型工数管理ツール。勤怠、工数、経費などを一元化可能。
メリット：社内の様々な管理業務を一本化でき、内部統制や経営分析にも寄与。
費用：単体またはパッケージプランあり。月額400円/1人（税別）　50ライセンス〜

TimeTracker NX（タイムトラッカーNX）

引用：TimeTracker NX

特徴：プロジェクト単位での工数や稼働状況を詳細に記録・分析できるパワフルな国産ツール。
メリット：工程ごとの原価管理や、生産性分析ができるため、プロジェクト管理と会計処理の連携が強化されます。
費用：要問い合わせ（オンプレミス・クラウド両対応）

【無料あり】中小企業向け：シンプルで使いやすい工数管理ツール3選

次に、中小企業や規模が比較的小さいプロジェクトに適したツールを3つご紹介します。

MITERAS仕事可視化（ミテラス）

引用：MITERAS仕事可視化

特徴：パーソルプロセス＆テクノロジーが提供する、シンプルなUIで工数と勤怠を一元管理できるツールです。パソコンの操作ログや業務実績入力を自動で収集できるのが強みです。
メリット：業務実態を可視化でき、工数の見える化によって生産性向上の指標を明確にします。
費用：月額210円/人〜（初期費用別/アカウント数によって変動あり）

スマレジ・タイムカード

引用：スマレジ・タイムカード

特徴：シンプルな打刻・勤怠管理に特化した無料のクラウド型工数管理ツール。中小企業やスタートアップに向いています。
メリット：無料で始められ、スマートフォンやタブレットでも利用可能。Googleカレンダー連携も可能で、操作が直感的です。
費用：無料プランあり。有料版は月額240円/人〜（アカウント数によって変動あり）

JIRAタイムトラッキング

引用：JIRAタイムトラッキング

特徴：JIRAとの連携により、タスクベースの工数入力が可能。小規模プロジェクトでも使いやすい。
メリット：プロジェクト単位の時間計測がしやすく、工数の割り当てと進捗が明確に把握できます。
費用：要問い合わせ

【業種特化】建設業、IT業界など：専門特化型工数管理ツール4選

最後に、業界などの専門性に特化したツールを4つご紹介します。

zaico（ザイコー）【建設業向け】

引用：zaico

特徴：建設業向けの現場作業・工数管理を支援するクラウド型ツール。現場での作業内容・時間をスマートフォンから入力可能。
メリット：日報や進捗報告を簡単に集計し、管理者はリアルタイムで工数把握が可能。
費用：月額500円/ID〜（初期費用別）

kintone【IT・SIer向け】

引用：kintone

特徴：カスタマイズ性が高いkintoneをベースに、IT業務向けに工数管理テンプレートを組み合わせて運用可能。
メリット：自社の業務プロセスに最適化できる点が魅力。ワークフローやAPI連携も柔軟に対応。
費用：月額3,980円（税別）〜

プロワン

引用：プロワン

特徴：建設現場に特化した工数・人員管理クラウドツール。作業員の入退場記録や日報、進捗状況を一元管理。
メリット：現場ごとのコスト分析・人員配置計画にも対応し、原価管理が効率化されます。
費用：要問い合わせ（人数・現場数により変動）

CrowdLog（クラウドログ）【IT業界・広告業界向け】

crowdlog 引用：クラウドログ

特徴：プロジェクト別の工数や売上、原価を一元管理できるツール。Googleカレンダー連携で入力のしやすさも評価されています。
メリット：稼働状況や収益性の可視化に優れ、特に受託開発や広告業などプロジェクト型ビジネスに最適。
費用：月額500円/ユーザー〜（14日間無料トライアルあり）

工数管理でよくある失敗とその対策

工数管理に取り組んでも、十分な効果を得られないケースもあります。運用方法やチーム意識に起因したものが多く、精度が低かったり導入したツールの使い方が定着していなかったりなどが主な原因です。また、管理データを集めても分析が機能せず、改善アクションに結びつかない例もあります。

工数管理をマンネリ化させないためには、失敗のパターンをあらかじめ把握し、実践的な対策を講じることが不可欠です。

ここでは、典型的な失敗事例とその具体的な対策について説明します。

失敗例1：記録が雑でデータ活用ができない

工数管理を導入した後の失敗例で多いのは、Excelや紙で工数を記録しているケースです。データ入力や記載の際は入力ミスや抜け漏れが起こりやすく、正確な分析に支障をきたす可能性があるため、細心の注意を払う必要があります。また、入力の仕方も人によってバラついてしまうことも多く、後から見返しても有益な情報が得られない可能性もあります。

さらに、時間帯や業務の中断、タスク詳細などが記録されていないとプロジェクトの実態を把握できず、改善すべきポイントもあいまいになりがちです。工数管理の記録精度が低い状態では、単なる形式的な管理にとどまり、十分な効果が得られません。

こうした状況を防ぐには、記録作業を負担に感じさせない工夫が必要です。

入力画面をシンプルにする、テンプレートを使って記録項目を明確にするなどの対策をしておけば、誰でも迷わず入力しやすくなり、記録の習慣化にもつながります。

定期的な記録内容の見直しで質を評価し、必要に応じて改善を重ね、信頼性の高い工数データ蓄積が重要です。

失敗例2：ツール導入が目的化してしまう

新しいツールを導入する際、導入自体が目的になってしまい、本来目指すべき業務改善や意思決定への活用が置き去りになってしまうケースがあります。現場の実態と合わない機能を使い続けた結果、入力が定着せず、運用が途中で止まってしまうことも少なくありません。

こうした失敗を防ぐためにはツールの導入目的を明確にして、どのような課題を解決したいか、具体的な整理が重要です。

その上で、現場の声を丁寧に聞き取り、必要な機能と流れを事前に確認しておきます。さらに、最初からすべての機能を使うのではなく、まずは基本的な機能から導入し、実際に現場で活用されているかを確認しながら段階的に広げていく方法が効果的です。

工数管理ツールを長く活用するためには、現場主導で使い方を工夫しながら運用を改善していく姿勢が大切です。

失敗例3：担当者任せでチーム全体に浸透しない

工数管理を特定の担当者だけに任せてしまうと、チーム全体の意識が薄れ、作業が個人に依存した状態になってしまいます。メンバーが工数記録をしなければ、全体の状況を正しく把握できず、管理精度も落ちてしまうので注意が必要です。

このような状況を防ぐには、工数管理を組織全体の業務として、定着させなければなりません。

まずは管理職やリーダーが積極的に取り組む姿勢を見せ、定例の会議などで記録状況や分析結果を共有します。チーム全員が工数管理の必要性を理解すれば、協力しやすい環境が整います。

また、誰でも迷わず使えるようにツールの操作方法や記録ルールをマニュアル化し、教育を通じて定着させていくことが効果的です。チーム全体を巻き込んだ運用が、正確で継続的な工数管理につながります。

失敗例4：分析結果を改善につなげられない

工数データを集めて分析しても、その結果を業務改善や判断に活かせなければ意味がありません。グラフやリポートを作成しただけで終わり、実際の課題解決や業務の見直しにつながっていないケースも見受けられます。

こうした事態を防ぐには分析を課題の発見だけで終わらせず、改善に向けた具体的な行動まで落とし込むことが重要です。

数値の傾向を確認するだけでなく原因を突き止め、どうすれば改善できるかを明らかにして、次の施策に結びつける流れを作らなければなりません。分析結果はチーム内で共有し、定期的にふりかえる場を設けて、工数管理を継続的な改善サイクルの中に組み込みます。

定期的な工数管理の改善サイクルを繰り返していけば、工数管理が現場に根づき、業務全体の生産性向上にもつながります。

工数管理の未来

今後の工数管理は、AIやRPAといった技術の進化によって、より高度で効率的になることが予測できます。AIが過去の作業データから傾向を学んで将来的な工数予測が可能になり、RPAはデータ入力やリポート作成など、定型業務を自動化して担当者の負担軽減が期待できます。

最新IT技術を取り入れれば、企業は人手に頼らずに情報を管理しやすくなり、より戦略的な人材や時間の活用が可能です。

AIによる工数予測と最適化

AI活用が進んだことで、過去の作業履歴やプロジェクトごとのデータをもとにして、次回タスクにかかる必要な工数を予測できるようになってきました。工数予測が可能になると実情に合ったスケジュールを立てやすくなり、遅れやメンバー間の負担の偏りを防止できます。また、進捗状況やパフォーマンスの傾向を分析し、リソース配分や業務プロセスの見直しにおいても有用です。

予測と結果を定期的に比較して調整を繰り返せば、より精度の高い業務運営につながり、組織全体の生産性向上に向けた貢献も期待できます。