【無料テンプレート付き】初心者でもわかるWBSの作り方と活用法を徹底解説

「新しいプロジェクトを任されたけど、何から手をつけて良いかわからない」「タスクが多すぎて、全体像が見えずに不安……」

プロジェクトマネージャーやチームリーダーを初めて任命された方は、このような悩みを抱えているかもしれません。そんなときに役立つのが、プロジェクト管理手法の一つである「WBS」です。しかし、WBSを一から作るのは簡単ではありません。

そこで本記事では、無料でダウンロードしてすぐに使えるWBSテンプレートをご紹介します。さらに、WBSの基本的な知識から、プロジェクトを成功に導くための具体的な作り方、効果的な活用法まで徹底解説します。

プロジェクト管理の経験が浅い方でも、実践できるようになるはずです。ぜひ参考にしてください。

WBSとは

WBS（Work Breakdown Structure）とは、複雑な業務を小さなタスクに分解し、階層的に整理することで、抜け漏れを防ぎ、進捗を把握しやすくするツールです。

WBSは、プロジェクトのスコープ（範囲）を明確化し、タスクの洗い出し、担当者の割り当て、スケジュール管理を円滑に進める基盤となります。また、プロジェクトチーム全体の共通認識を醸成し、コミュニケーションを促進する効果も期待できます。

WBSの種類

WBSには、プロジェクトの特性に応じて主に2つの種類があります。

種類	説明	メリット	デメリット	例（Webサイト制作の場合）
成果物型WBS	プロジェクトで作成する成果物を基準にタスクを分解し、最終成果物を達成するために必要な作業を構造化する方法	・成果物が明確なためタスクの抜け漏れが起こりにくい ・成果物を起点に整理することで網羅性が高い	・プロセスやタスク間の流れが見えにくい ・依存関係が不明確になりやすい	トップページ、製品紹介ページ、お問い合わせフォームなど
プロセス型WBS	プロジェクトを進める手順（プロセス） を基準にタスクを分解し、作業の順序や依存関係を重視する方法	・プロジェクト全体の流れを把握しやすい ・進捗状況を視覚的に確認しやすい	・成果物が曖昧になりやすく、抜け漏れのリスクがある	要件定義、設計、開発、テストなど

成果物が明確なプロジェクトには成果物型WBSが、プロセスが重要されるプロジェクトにはプロセス型WBSが適しています。また、両方のWBSを組み合わせ、より詳細なプロジェクト計画の作成も可能です。

WBSとガントチャートの違い

WBSとよく混同されるのが「ガントチャート」です。WBSとガントチャートは目的が異なり、プロジェクト管理において互いにサポートし合う関係にあります。

項目	WBS（作業分解構成図）	ガントチャート
目的	プロジェクトに必要な作業をすべて洗い出し、構造化する	タスクのスケジュールや進捗状況を視覚的に管理する
表現形式	ツリー構造やリスト形式	横棒グラフ（バーチャート）
主な要素	タスクの階層、作業内容	タスク名、担当者、開始日、終了日、進捗率
役割	プロジェクトのスコープ（範囲）を定義する	プロジェクトのスケジュールを管理する

簡単に言えば、WBSが「何をやるか（What）」を洗い出すのに対し、ガントチャートは「いつやるか（When）」を可視化します。

WBSとガントチャートの根本的な違いについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

WBSを作成するメリット

WBSを作成することで、プロジェクトの成功確率を大きく高めることができます。本章では、その具体的な効果として、WBS導入の主なメリットを3つに分けて詳しく解説します。

プロジェクトの進捗状況を可視化できる

WBSの作成によって、プロジェクト全体のタスクが細分化され構造的に整理されるため、誰がどのタスクをいつまでに行うべきかが明確になります。そのため、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの状況を把握し、適切な判断を下すのに役立ちます。

問題が発生した場合でも、遅延や問題を早期に発見し、原因のタスクの特定や迅速な対応ができることもメリットの一つです。

また、WBSを通じて自身が担当するタスクがプロジェクト全体の成功にどのように貢献しているかを具体的に理解できれば、従業員の意欲向上にもつながります。

PM以外のチームメンバーも簡単に扱える

WBSは、専門知識がないメンバーでも自分の担当範囲とプロジェクト全体における位置づけを直感的に理解することが可能です。WBSは複雑なプロジェクトを、より小さく管理しやすいタスクに分解し、視覚的に表現できるためです。

WBSを通してプロジェクトの目標やタスクの依存関係、スケジュールなどの共通認識を持つことで、コミュニケーションが円滑になり、チーム全体の連携が強化されます。結果として、プロジェクト全体の効率向上につながります。

タスク遅延やヌケ・モレを防止できる

WBSはプロジェクトの初期段階で必要な作業を網羅的に洗い出すため、作業の抜け漏れを効果的に防げます。

また、各タスクの担当者と期限が明確になるため、「誰がやるか決まっていなかった」「いつの間にか期限を過ぎていた」といった事態を防ぎ、責任感を持って業務に取り組む文化の醸成にも役立ちます。

他にも、急なスケジュール変更や担当者の追加などが発生した際も、全体像の把握が可能です。プロジェクト進行中でも、柔軟に対応できるのは大きなメリットです。結果として、作業漏れによる手戻りを防止できます。

WBS作成メリットについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

WBSの作成6ステップ

本章からは、実際にWBSを作成する手順を6つのステップに分けて解説します。ご紹介する手順に沿って進めれば、初心者の方でも抜け漏れのない効果的なWBSを作成できます。

では、詳しく見ていきましょう。

1.親タスク・子タスクの洗い出しと階層化をする

まず、プロジェクトの最終的な成果物を頂点として、達成するために必要な大きなタスク（親タスク）を洗い出します。親タスクは、プロジェクトの主要な成果物や工程を表すもので、プロジェクトの目標達成に不可欠な要素です。

親タスクを洗い出す際には、プロジェクトのスコープ（範囲）を明確にし、プロジェクトの目標を達成するために必要なすべての要素を考慮するように心がけましょう。

次に、各親タスクをさらに具体的な作業（子タスク）へと細分化していきます。細分化する際は、「8時間ルール（一つのタスクが8時間以内に完了するようにする）」などを目安にすると、管理しやすい粒度に分類可能です。

また、子タスクは親タスクを達成するために必要な具体的な作業で、担当者が実行可能な単位で細分化する必要があります。そのため、タスクの担当者や期限、必要なリソースの明確化が重要です。

2.担当者を設定する

洗い出したすべてのタスクに対して、遂行する担当者を割り当てます。一つのタスクに複数の担当者を設定すると責任が曖昧になるため、主担当は1名に絞るのが基本です。

担当者を割り当てる際には、担当者のスキルや経験、利用可能な時間などを考慮し、最適な担当者の選択が重要です。担当者を明確にすることで、タスクの進捗状況を把握しやすくなり、タスクの遅延や問題の発生を早期に検知できます。

また、担当者にはタスクの目標や期限、必要なリソースを明確に伝え、担当者がタスクを理解し、責任を持って遂行できるようにサポートすることが重要です。

3.納期を決める

次に、各タスクの完了期限（納期）を設定します。タスクの納期を設定する際には、タスクの難易度や作業量、担当者のスキル、利用可能なリソースなどを考慮し、現実的な納期を設定することが重要です。

担当者と相談し、担当者がタスクを期限内に完了できるかどうかを確認することもポイントです。

また、タスク間の依存関係を考え、タスクの納期がプロジェクト全体のスケジュールに影響を与えないように注意する必要があります。予期せぬ問題が発生した場合でも、スムーズに対応できるようなスケジュールを立てましょう。

4.横軸に日付を入力する

WBSをガントチャート形式で表現する場合、Excelなどに横軸に日付を設定します。プロジェクトの期間に合わせて、日単位、週単位、月単位など、適切な時間軸を選びましょう。

時間軸の選択時には、プロジェクトの期間やタスクの期間、タスクの粒度などを考慮し、最適な時間軸を選択します。

また、関係者と協議しながら、プロジェクトのスケジュールをわかりやすく示せる時間軸を選ぶことも重要です。

5.ガントチャートのバーを記載する

各タスクの開始日と終了日に合わせて、ガントチャート上に横棒（バー）を引いていきます。ガントチャートのバーは、タスクの期間を表すもので、タスクの進捗状況を視覚的に表現できます。

ガントチャートのバーを作成する際は、タスクの開始日、終了日、期間の正確な入力が重要です。正確な入力により、各タスクの期間とプロジェクト全体のスケジュールが視覚的にわかりやすくなります。

進捗を視覚的に把握することで、プロジェクトの遅延や問題を早期に検知できます。さらに、その状況を関係者へ共有・報告することで、理解を深めると同時に協力を得やすくなるのです。

6.定期的に見直し・改善を行う

WBSは一度作成したら終わりではありません。プロジェクトの進行中には、予期せぬ問題や仕様の変更が発生することがあります。WBSはプロジェクトの状況に応じて、柔軟に見直し、修正することが重要です。

WBSを見直す際には、プロジェクトの目標やスコープ（範囲）、制約条件を再確認し、WBSがプロジェクトの目標達成に貢献しているかどうか確認します。

見直し・改善の頻度は、週に一度の定例会議などがおすすめです。定例会議では、WBSの進捗状況やタスクの遅延・問題を確認し、WBSの改善点について議論します。関係者で話し合い、WBSをより効果的に活用する方法を検討しましょう。

無料のWBSテンプレート

引用：Microsoft 365

WBSを一から作成するのは時間がかかりますが、Microsoft社がExcelやPowerPointで使える公式テンプレートを無料で提供しています。「WBS」と検索すれば、チームに合ったものが見つかるはずです。

また、MicrosoftのWBSテンプレートは、プロジェクトの規模や種類に合わせてカスタマイズでき、プロジェクトのニーズに合わせたWBSを作成できます。まずは公式テンプレートを試し、自分のプロジェクトに合わせてカスタマイズするのがおすすめです。

下記記事では、Excelでのガントチャートの作り方を8つの手順で解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考：Microsoft 365 Excelテンプレート

無料のWBSテンプレートを使う注意点

無料のテンプレートは手軽で非常に便利ですが、本格的なプロジェクト管理を行う際にはいくつか注意点があります。本章では、無料のWBSテンプレートを使う4つの注意点を解説します。

リアルタイムの更新が難しい

無料のWBSテンプレートは基本的に個人のPCで編集するため、複数人で同時に更新することが困難です。

先ほどご紹介したExcelの無料テンプレートは複数人で同時に編集できないため、リアルタイムでの情報共有が難しく、チームメンバー間のコミュニケーションに遅れが生じる可能性が避けられません。

また、Excelの無料テンプレートはバージョン管理が難しいため、最新版のファイルがどれであるかの把握も難しくなります。結果として、情報共有に遅れが生じ、認識のズレが発生する可能性が高まります。

スマートフォンやタブレットでは管理が難しい

Excelはパソコンでの操作を前提として設計されています。スマートフォンやタブレットでの操作には最適化されていないため、表示が崩れたり、細かい編集作業がしにくいデメリットがあります。

そのため、外出先や移動中にWBSを確認する必要がある場合、手軽に進捗を確認・更新できません。また、スマートフォンやタブレットで確認する場合は、PDF形式に変換するなど手間がかかってしまうデメリットもあります。

ファイルが破損する恐れがある

複雑な関数やマクロ、多くのデータを入力していくと、ファイルが重くなり、動作が不安定になることがあります。ファイルが重くなると、ファイルの保存や読み込みに時間がかかり、作業効率が低下する可能性があります。

最悪の場合、ファイルが破損してしまい、それまでの計画や記録がすべて失われてしまうリスクもゼロではありません。

複数のプロジェクト管理には適していない

複数のプロジェクトを同時に管理する場合、Excelではプロジェクトごとにファイルを作成・更新する必要があり、ファイル数が増えるほど管理が煩雑になります。

さらに、プロジェクト間の依存関係やリソースの共有を把握するのも難しく、全体の進捗状況を正確に管理できなくなる恐れがあります。

そのため、複数プロジェクトを扱う際には、情報を一元的に管理できる専用のプロジェクト管理ツールを導入することが重要です。

WBSを効率的・効果的に活用するならプロジェクト管理ツールの利用がおすすめ

WBSを効率的・効果的に活用するならプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールは、WBSの作成や進捗管理、タスクの割り当て、リソースの最適化などをサポートし、プロジェクトの目標達成に貢献します。

特に、以下の点で大きなメリットがあります。

機能	説明
視覚的なWBS作成	ドラッグ&ドロップ操作などで、直感的にWBSを作成できる
リアルタイム進捗管理	各タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、遅延や問題を早期に発見できる
チーム間の連携強化	タスクの共有やコミュニケーションが円滑になり、チーム全体の生産性が向上する
リソース管理の最適化	リソースの割り当て状況を可視化し、最適なリソース配分を実現できる
リポート作成の自動化	進捗状況やコストなどのリポートを自動で作成し、報告業務の効率化に貢献する

しかし、プロジェクト管理ツールは多くの企業から提供されているため、「自社に合ったツールはどれか」と迷うこともあるでしょう。

特に「簡単に管理したい」「複数のプロジェクトを一元的に把握したい」といったニーズに応えるのが Lychee Redmine です。Lychee Redmineは、ソフトウェア開発や製造業、自動車関連など幅広い業界・規模の企業で利用されているプロジェクト管理ツールです。

最大の特長は、ドラッグ＆ドロップを中心とした直感的な操作性にあり、現場メンバーから経営層まで誰でも簡単に使いこなせます。専門知識がなくても安心して導入できるのが魅力です。

フリープランでは、ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki・カンバンなど基本機能が利用可能です。一方、有料プランではWBS作成や工数・コスト管理など、より高度なプロジェクトマネジメントに役立つ機能が充実しています。

さらに、有料プランには 30日間の無料トライアル が用意されているため、導入前に実際の使い勝手を体感できます。プロジェクトの可視化と効率化を実現する第一歩として、ぜひ試してみてください。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

最適なWBSテンプレートでプロジェクト管理の第一歩を踏み出そう

プロジェクトを成功に導くためには、計画段階での綿密な準備が欠かせません。作業を小さく分割して管理しやすくするWBSを活用すれば、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、タスクの割り当てや進捗管理、さらにはリスク管理まで効率的に進められます。

本記事でご紹介した無料テンプレートを活用することで、まずは気軽にWBSを作成できます。ただし、無料テンプレートはカスタマイズ性や機能に限界があり、思うように活用できないケースも少なくありません。

そのような場合には、プロジェクト管理ツール 「Lychee Redmine」 の導入がおすすめです。直感的な操作で使いやすく、初心者でもすぐにプロジェクト管理を始められるのが特長です。

まずは30日間の無料トライアルで、実際の使い勝手を体感してみてください。