タスクマネジメントとは？手順や管理方法、おすすめツールも解説

「タスクマネジメントとはどのような意味か」「タスクマネジメントは実際どのように行うのか」

管理手法のひとつとして「タスクマネジメント」といった言葉がよく使われます。しかし、細かい意味や実際の活用法がわからずに、知りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、タスクマネジメントの意味や方法について解説します。便利なツールも紹介しているので、タスク管理に課題を抱えている担当者の方は、ぜひご覧ください。

タスクマネジメントとは

タスクマネジメントは、プロジェクトが計画に沿って進行するようタスクを管理する行為です。「タスク管理」を言い換えた言葉でもあります。

具体的には以下のような業務を実施します。

• タスクの設定
• タスクのチームメンバーへの割り当て
• 日々の進捗確認
• タスク進行における問題に対する対応・修正

プロジェクトを達成するには、非常に多くの作業が必要です。タスクマネジメントによって多くの作業を「タスク」として洗い出します。

タスク進行の円滑化が主な役割です。進行中に発生した問題にすばやく対応し、タスク進行が止まらないようにするのもタスクマネジメントの重要な役割といえます。

タスクマネジメントの必要性

タスクマネジメントは、プロジェクト進行において必要不可欠な作業です。もしタスクマネジメントを行わなかった場合、下記のような問題が発生します。

• どの作業から始めれば良いかわからない
• タスクの抜け漏れが発生する
• トラブル発生に気づけず対応が遅れる
• 納期に間に合わなくなる

上記のトラブルは、どのような規模や人数のプロジェクトにおいても、致命的な問題です。タスクマネジメントは、プロジェクト進行において必要な役割といえます。

タスクとToDoの違いは？

タスクと混同されがちな言葉として「ToDo」があります。意味合いが異なるので、注意しましょう。

タスクは、「期日が決められている業務」の意味合いをも強く持つ言葉です。基本的には決められた日までに作業を終える必要があります。

一方、ToDoは、やるべきことだが、期限は特に設定されていない業務や作業です。

タスクとプロジェクトの違いは？

「タスク」と「プロジェクト」も混同されやすい言葉ですが、こちらも違いがあります。

プロジェクトは、「ある目標を達成するための取り組み」です。一方で、タスクは、「プロジェクトの達成に必要な作業のひとつ」を指します。

例えば、「新しいゲームを開発する」といった計画を立てるとします。こうした場合「新しいゲームを開発すること」がプロジェクトです。

「ジャンルの決定」や「キャラクターの作成」など、ゲーム作成に必要な作業を細分化したものを「タスク」と呼びます。

タスクマネジメントを行うメリット

タスクマネジメントを実践すると、次のような効果が得られます。

• タスクの優先順位が明確になる
• 目標達成までの道筋が見える
• 作業の漏れを防げる
• 問題の早期発見が可能

上記のポイントについて一つずつ詳しく説明します。タスクマネジメントを始めようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスクの優先順位が明確になる

タスクマネジメントの実施にあたって、まず取り組むべきタスクをすべて洗い出さなければなりません。本プロセスによって、重要で優先順位が高いタスクをはっきりさせられます。

結果として、効率よく作業を進められるようになり、無駄な時間の削減が可能です。

目標達成までの道筋が見える

タスクマネジメントは、目標に到達に向けたステップを整理するのにも役立ちます。プロジェクトを進める際、達成すべき目標に向かって様々なタスクをこなしていく必要がありますが、すべて頭の中で管理するのは難しいものです。

しかし、タスクをリスト化し、優先順位を付ければ、目標までの流れが視覚的に整理され、タスクにスムーズに取り組めます。結果として、計画的で効率的な行動を後押しします。

作業の漏れを防げる

タスクマネジメントを活用すると、作業の抜け漏れを未然に防げます。タスクを一つひとつ洗い出し、担当者や締め切りといった情報を明確に整理すれば、見落としのリスクを大幅に減らせます。

タスクの可視化によって全体の進行状況を把握しやすくなり、安心して作業を進行可能です。

問題の早期発見が可能

タスクマネジメントを徹底すれば、問題が発生した場合でも早い段階で気づき、適切に対処できます。例えば、タスクの進捗を定期的に確認すると、作業の遅れや不備をいち早く発見可能です。

また、必要に応じて担当者の変更や追加のサポートを行うといった柔軟な対応もできます。こうした仕組みは、プロジェクト全体をスムーズに進める上で欠かせない要素です。

タスクマネジメントの手順を5ステップで解説

本章では、タスクマネジメントの手順を5ステップで解説します。

ステップ1.タスクの洗い出し・明確化

タスクマネジメントを始める際は、まずすべてのタスクのリストアップが重要です。大まかなカテゴリだけでなく、細かい作業まで具体的に書き出しましょう。

タスクを明確化する時点で抜け漏れがあると、手戻りなどが発生し大幅な時間のロスにつながります。細かい作業も含めて、すべて明確にしましょう。

例えば、「事務作業」といったざっくりした表現では、具体的に何をすれば良いのかが曖昧です。「X社への請求書作成」や「Yプロジェクトのデータ入力」など、具体的な作業内容を明確にすると、取り組むべきことがはっきりし、効率的に進められます。

ステップ2.優先順位の設定

リストアップしたタスクには、重要度と緊急度を基準に優先順位を付けましょう。以下のような順序で考えるとスムーズに整理できます。

• 重要度・緊急度ともに高いタスク
• 重要度は高いが緊急度は低いタスク
• 重要度は低いが緊急度は高いタスク
• 重要度・緊急度ともに低いタスク

基本的には上記の順番で取り組むのが効率的ですが、状況によって優先順位が変わる場合もあります。柔軟に対応できるように心がけてください。

ステップ3.スケジュールの設定

優先順位を決めた後は、タスクごとに締め切りを設定し、計画的にスケジュールを組みます。各タスクにギリギリの期限を設定するのではなく、余裕を持たせるのがポイントです。

余裕のないスケジュールでは心にゆとりがなくなり、ミスが増えがちです。急な依頼や予想外のタスクが入った際、対応しきれなくなる可能性もあります。

突発的な予定が割り込んでも混乱しないよう、他の作業に影響を与えない余裕を持った計画を立てましょう。

また、スケジュールはできるだけ視覚化して管理するのも大切です。紙のリストやデジタルツールを活用し、全体のタスクと期限が一目でわかるようにしておくと安心です。

タスクを頭の中だけで管理すると、スケジュールの重複や予定の見落としといったトラブルを招くおそれがあります。例えば、大事な会議を無断で欠席したり、別のタスクと時間がかぶってしまったりといったトラブルが起こり得ます。

ステップ4.タスクの割り当て

スケジュールを決めたら、各タスクを担当者に割り振ります。各メンバーのスキルや得意分野を考慮して、適したタスクを任せましょう。

無理のない割り振りを行うと、作業効率が向上し、成果も期待できます。反対に、一部のメンバーにタスクが集中しすぎると、作業負担が過剰になり、全体のパフォーマンス低下につながります。

チーム全体の状況を見ながら、均等に負担が分散するように配慮しましょう。

ステップ5.進捗確認と調整

プロジェクトを進める際は、タスクの進行状況を毎日チェックします。

遅れやトラブルが発生していないか確認するだけでなく、メンバーとのコミュニケーションを密に行いましょう。定期的に話し合いをすると、小さな変化や課題にもすぐに気づき、迅速に対応できます。

プロジェクトで問題が発生した場合、対応が遅れるほど大きな影響が及びます。そのため、課題を発見したらすぐに修正しましょう。

また、潜在的な問題を早めに見つけ、予防策を講じると、大きなトラブルを未然に防げます。柔軟に調整しながら進めていけば、プロジェクトの成功率アップにつながります。

タスクマネジメントを円滑にする3つのコツ

本章では、タスクマネジメントを円滑にするコツを3つ解説します。

1.タスクを細かく分ける

タスクを明確化する際は、タスクを細かく分けると管理が円滑化します。目安として、以下の基準でのタスク分けがおすすめです。

• 1つのタスクにつき半日程度の作業量
• 完了基準が明確
• できるかぎり数字を用いる

各タスクの大きさにバラつきがあると管理が複雑化します。時間などを基準にタスクの大きさをそろえるのも、タスクマネジメントに効果的です。

2.余裕を持ってスケジュールを立てる

プロジェクトが問題なく進むことはほとんどありません。そのため、問題が発生して修正や調整がしやすいよう、スケジュールは余裕を持って立てておくのがおすすめです。

タスクによっては、社外からの確認が必要な場合もあります。想像以上に時間がかかるケースもあるので、こうした点も踏まえて余裕を持ったスケジューリングを行いましょう。

3.情報共有を習慣化する

情報共有を習慣化・仕組み化すると、タスクマネジメントが円滑化します。

情報共有がしっかりできていれば、迅速な進捗確認や問題の把握が可能です。また、問題が発生して調整が必要になった場合に、他のチームメンバーの協力も期待できます。

Excelやクラウドサービス、ホワイトボードなど、情報を共有する手段は様々です。いずれの方法を選ぶにしても、チーム全員が進捗状況やスケジュール、タスクの優先順位をしっかり把握できる状態を作りましょう。

効率的な情報共有に向けて、タスク管理ツールを活用するのもおすすめです。タスク完了時にチーム全員に通知を送ったり、タスクリストを一目で確認したりできる機能があります。

特に複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、作業の透明性と効率性が向上します。そのため、タスク管理ツールの導入を検討してみましょう。

タスクマネジメントの注意点

チームを組んでプロジェクトを遂行するケースにおいて、タスクマネージャーが各メンバーの能力を最大限に活用する目的でタスクの管理の仕事を担う場合があります。

こうした場合、メンバーが効率よく作業できる環境を整えることが重要です。一見、マルチタスクは効率的に思えますが、実際には集中力や生産性が低下しやすいと言われています。

そのため、メンバーが一度に一つの作業に集中できるよう、シングルタスクで進められる環境を整備するのが効果的です。特に、同じメンバーが複数のプロジェクトに関わる場合は、作業が重ならないようなスケジュール調整が大切です。

タスクマネジメントの具体的な手段5つ

本章では、タスクマネジメントの具体的な手段を5つ紹介します。

プロジェクトの規模や内容によっても最適な手段は変わります。より適切な手段を選択して、効率的なタスクマネジメントに役立ててください。

手段1.メモ帳・ノート

メモ帳やノートを使ってタスクを書き出す方法は、個人でタスクを管理する際に特に効果的です。手書きの魅力は、自由に工夫できる点にあります。

重要なタスクは大きな文字で書いたり、色を使って囲んだり、矢印を引いて補足コメントを追加したりすると、直感的にわかりやすく整理できます。図解を加えると、複雑な内容も一目で理解しやすくなるのが特徴です。

手書きでタスクを管理する際は、自分が見やすく扱いやすい方法を選びましょう。箇条書きはもちろん、マインドマップやマンダラートなどの形式を使うのもおすすめです。

手書きならレイアウトや書き方に制約がないため、自分の思考や作業スタイルに合った方法で自由に整理できます。

メモ帳を活用してタスクを管理する際は、次のような手順で進めると効率的です。

• タスク一覧用のページを作る
• タスクを追加する
• 期限と優先順位を決める
• スケジュールに組み込む
• タスクの進捗を管理する
• 毎日、上記の流れを繰り返す

「タスク一覧」のページは、タスクを追加していくうちに散らかりやすくなるため、週に一度は整理の時間を設けましょう。未完了のタスクや新しいタスクを整理して、きれいな新しいページに転記すると、管理がスムーズに進みます。

手段2. ホワイトボード

2つ目は、ホワイトボードと付せんを使った管理方法です。とても簡単にできるのが特徴で、小規模のプロジェクトであれば問題なく管理できます。

方法として、まずホワイトボードを以下の3つの領域に分けましょう。

領域	意味
ToDo	やるべきタスク
Doing	作業中のタスク
Done	完了したタスク

次に、付せんにすべてのタスクを書きだします。書きだしを終えたら、すべて「ToDo」へ貼りましょう。

続いて、作業が開始したタスクを「ToDo」から「Doing」へ、作業完了したタスクを「Doing」から「Done」へ移します。全タスクが「Done」へ移行したらプロジェクトは完了です。

手段3. メール

次に、メールを使った方法を紹介します。普段からよくメールを使っている方におすすめの方法です。

Gmailなどのメールソフトには、ToDoリストをはじめとするタスク管理機能が用意されており、活用すればタスクマネジメントができます。タスク管理機能がないメールソフトでも、メールのフォルダ分けやお気に入り機能などを活用すれば、タスクの可視化・管理が可能です。

手段4. 表計算ソフト

中規模以上のプロジェクトを管理する場合には、ExcelやGoogleスプレッドシートなど表計算ソフトの利用も適しています。特にGoogleスプレッドシートは、下記のようにメリットが多くありおすすめです。

• 無料で使用できる
• オンライン経由で簡単にデータの共有が可能
• ガントチャートなどタスク管理に便利なテンプレートが用意されている

表計算ソフトの活用により、細かいタスク管理ができます。しかし、自身のプロジェクトに合わせてカスタマイズしたい場合は、一定の知識やスキルが必要になるので注意しましょう。

手段5. タスク管理ツール

中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、タスク管理専用のツールの導入も検討してみてください。

専用のツールを使うと、タスク管理作業を効率的に進められます。タスク管理を目的に設計されており、優先度を設定するだけでなく、進捗管理や通知機能など、多彩な機能が備わっているのが特徴です。

タスク管理ツールでは、あらかじめ使いやすいインターフェースが用意されています。表計算ソフトのように自分でレイアウトを作成する必要がありません。

多くのツールは直感的に操作できる設計になっており、初心者でも簡単に使い始められます。手軽に使えるツールを探している方におすすめです。

タスクマネジメントにおすすめの管理ツール

本章では、タスクマネジメントにおすすめの管理ツールを4つ紹介します。

今回紹介する管理ツールは、確かな実績を持つ管理ツールばかりです。管理ツール導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、多機能でありながら、直感的な操作性が特徴のタスク管理ツールです。タスク管理機能「カンバン」のほか、ガントチャート機能やリソースマネジメント機能など、プロジェクト管理に必要な機能が網羅されています。

操作もドラッグ&ドロップで可能なため、ツールに不慣れな方でも問題ありません。また、各機能も連携されており自身が行った変更は、すぐにチーム全員が把握できます。

無料のプランも用意されているので、まずはそちらからLychee Redmineの優れた機能を体感してみてはいかがでしょうか。

Trello

引用：Trello

Trelloは、高い機能性・拡張性が特徴のタスク管理ツールです。

タスク管理には「カンバン方式」が使われております。そのため、情報を一目で確認でき、非常に使いやすいと評判です。

Trelloには多くの無料プラグインが用意されており、専門の知識がなくてもプロジェクトに合わせたカスタマイズができます。

コストに関しても基本機能は無料で使え、人数制限もありません。できるだけ費用を抑えたい方は、Trelloの利用を検討してみましょう。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、有料契約数14,000件、サービス継続率98.8%を誇るタスク管理ツールです（2024年9月末時点）。多機能が特徴で、タスク管理機能をはじめ基本的な管理機能のほか、課題管理・バグ管理など豊富な機能が用意されています。

多機能なだけでなく、使いやすさにも重点をおいて設計されています。そのため、ツール利用に不安のある方でも安心して使用が可能です。

全プラン30日間は無料で使用できるので、プロジェクトに様々な機能が必要な場合は、試してみましょう。

Jooto

引用：Jooto

Jootoは、タスクをカードで管理するカンバン方式のタスク管理ツールです。基本操作はドラッグ&ドロップのみです。

進捗度が直感的に見えるガントチャート機能も搭載しており、プロジェクトの進行管理も簡素化できます。プロジェクトを横断して自分が担当するタスクのみを管理可能です。

また、他の担当者のタスクをフォローすると、プロジェクトの全体の進捗も確認できます。

タスクマネジメントに適した管理ツールの選定基準4つ

本章では、タスク管理ツールの選定基準を4つ紹介します。

基準1.導入目的にあっているか

タスク管理ツールには、タスク管理に特化したものや多機能なものなど、様々なツールが存在します。タスク管理ツールを導入する目的を明確にした上で、自社での利用が適しているかしっかりと確認した上で導入しましょう。

基準2.導入しやすいツールであるか

導入しやすいツールであるかもしっかりと確認しましょう。いくら高価で多機能なツールを導入しても、メンバー全員が使えなければ意味はありません。

責任者だけで決めるのではなく、メンバー内でトライアルなどを実施して、もっとも活用できそうなツールを選ぶのがおすすめです。

基準3.情報共有がしやすいか

タスク管理ツールで情報共有がしやすいかも重要です。情報共有がすばやく正確にできれば、タスクがスムーズに進行します。

逆に情報共有がしにくい管理ツールであれば、情報のズレが発生したりタスクの抜け漏れが発生したりする可能性が高まります。変更がすぐに反映されるツールや、現在お使いのコミュニケーションツールと連携可能な管理ツールを選ぶようにしましょう。

基準4.日本語に対応しているか

インターネットの普及により、地理的な距離だけでなく言語の壁も薄れつつあります。海外で開発されたアプリでも、多くの場合翻訳機能を使えば日本語での利用が可能です。

ただし、細かいニュアンスや言葉の使い方に慣れるまでは、日本語対応のアプリや日本人が開発したツールを使う方が安心です。たとえ評判の良い英語のアプリでも、英語が苦手だと心理的なハードルになり、ツールを開くのが面倒に感じる可能性があります。

タスク管理ツールは日常的に頻繁に使うため、できるだけストレスを感じずに使える環境を整えましょう。言語の壁を感じずに快適に使えるツールを選ぶと、より効率的に作業を進められます。

タスクマネジメントはスムーズなプロジェクト進行には必要不可欠

タスクマネジメントを最大限に活用するには、概要や方法の理解が重要です。単にタスクをリストアップするだけではなく、業務を細かく洗い出して各工程を可視化し、進捗状況を正確に把握できるようにしましょう。

タスクマネジメントは、個人の作業効率を上げるだけでなく、チームでのプロジェクト遂行にも大きな力を発揮します。チーム内でタスクマネジメントの方法を共有し、適切に活用すれば、プロジェクトの目標達成に近づきます。

ただし、プロジェクト規模が大きくなるにつれタスクは複雑化し、タスク管理は非常に難化します。現状に課題を抱えている場合、タスクマネジメントを大きくサポートしてくれる専用ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まずは無料のフリープランから、Lychee Redmineの優れた機能を試してみましょう。