プロジェクト管理手法
「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子
「どのタスクから進めればよいかわからない……」
「大切なタスクをなぜか後回しにしてしまう」
「働いているのに成果が上がらない」
このような悩みは、仕事を進めていると多々感じられます。
優先度を付けずやみくもにタスクを対応していると、集中力が分散され効率よく仕事を進められません。
今回は、仕事を効率的に進めるにおいて大切なタスクの優先度を付ける方法を紹介します。
タスクの優先度を付けるのに、重要度と緊急度という考え方を用いると上手くいくかもしれません。
この記事を参考にし、日々のタスク処理をより効率的にこなす術を身につけましょう。
重要度と緊急度のマトリクスについて
重要度と緊急度のマトリクスとは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
アメリカのスティーブン・R・コヴィー氏が提唱し、現在は日本企業でも多く取り入れられている考え方です。
重要度と緊急度によってタスクを4領域に分類して、それぞれの領域のタスクに対するアプローチ方法を決めていきます。
4つに分けることによって、頭だけでは整理できない高度なタスク整理が可能です。
緊急度・重要度のマトリクスは、優先順位を付ける以外にも仕事の本質的な価値を見極めるにも使えるので、取り入れてみて損はないでしょう。
難易度と効果性で分ける方法もある
難易度と効果性でタスクを4領域に分ける方法もあります。
こちらの手法は緊急度では分けないため、目先の仕事に囚われなくなる考え方で、大切な仕事をより見極めます。
難易度が低く効果性の高い仕事を最優先で、逆に難易度が高く効果性の低い仕事は、場合によっておこないません。
こちらの手法も有用ではありますが、今回の記事では重要度と緊急度のマトリクスにフォーカスして紹介します。
タスクの管理手法については、以下の記事でも紹介しているので参考にしてください。
関連記事はこちら>> タスクマネジメントの基本と秘訣 ツールを使ってかしこく管理
タスクの緊急度と重要度とは？
そもそも緊急度や重要度とは一体何なのでしょうか？
以下にてそれぞれ解説します。
緊急度
緊急度では、タスクを早急に対応しなければならないかどうかで分類します。
緊急度が高いタスクは、納期が近くすぐに対応しないと問題になります。
逆に緊急度が低いタスクは、納期に余裕がありすぐに対応しなくても問題になりません。
他人から依頼されたタスクは、自分でコントロールしにくいため緊急度が高くなりがちです。
重要度
重要度では、本質的に売上や仕事の成否に関わるタスクかそうでないかを振り分けます。
重要度の高いタスクは、いい加減に対応すると長期的に利益の減少や効率の低下などの悪い影響を引き起こします。
ですが、緊急度が低い場合はたとえ重要度の高いタスクであっても後回しにする人が少なくありません。
重要度で分類することで、後回しにしていた本当はやるべきタスクが見つかります。
重要度と緊急度を付けることの大切さ
仕事を進めるにおいて優先度を付けることは非常に重要です。
優先度を正しく付けられるかどうかが仕事の成否を分けるといっても過言ではありません。
もし優先度を付けずに仕事に着手すると、タスクに集中できず結局何も終わらずに1日が終わります。
仕事の成否に直結する優先度を正しく付けるためにも、緊急度と重要度という考え方が有用です。
関連記事はこちら>> タスク管理にはMicrosoft Excelが有用なのをご存じですか？
緊急度と重要度のタスク分けについて
タスクは緊急度と重要度で分けることで、4つの領域に仕分けされます。
以下でその4つの領域について順に説明します。
①緊急度も重要度も「高い」タスク
納期が近く、本質的に売上や仕事の成否に関わるタスクが緊急度も重要度も高いタスクに分類されます。
緊急度も重要度も高いタスクはタスクの整理を加えずとも焦りを感じることが多く、問答無用で最も優先的に取り組むべきタスクです。
例えば、会社が重要視している大型案件における締切間近の成果物が該当します。
緊急度も重要度も高いタスクは、迷うことなく最優先で取り組みましょう。
②緊急度も重要度も「低い」タスク
納期に余裕があり、売上や利益、仕事の成否にもそれほど関与しないタスクがここに分類されます。
優先度は低く、場合によってはやらないという選択も必要です。
例えば、デスクの整理やオフィスの掃除、会社全体でおこなう忘年会などのイベントです。
また、だらだらしている時におこなっていることも基本的には緊急度も重要度も低いタスクとなります。
やらないという選択を取り、時間や他のタスクに大きな余裕がある時に限り手を付けるようにしましょう。
③緊急度が「高い」が重要度は「低い」タスク
納期は近いものの、売上や利益にあまり直結しないタスクがここに分類されます。
多くのビジネスマンは、緊急度が高いが重要度は低いタスクで忙しくなることがほとんどではないでしょうか。
既存のお客様への定期的な報告会用の資料やクレーム対応、急な来客対応などがこの領域に入ります。
緊急度が高いが重要度は低いタスクばかりしていると、重要ではないタスクばかりをこなしてしまいなかなか売上や利益に直結せず苦い思いをしてしまいます。
生産性を上げるためにも、緊急度は高いが重要度は低いタスクを極力やらない選択を取りましょう。
④緊急度が「低い」が重要度は「高い」タスク
納期に余裕はあるが、売上や利益、本質的に仕事が成功するか否かに直結するタスクのことです。
緊急度は低いが重要度が高いタスクは重要ではありますが、納期に余裕があるため、社内にいても他の人からの指摘もそこまで受けず後回しにしてしまいがちに。
新入社員の育成や技術研修、中長期的な計画の作成、商品開発プランの作成などがあげられます。
緊急度は低いが重要度の高いタスクをこなすための時間を確保していくことが、仕事の成否に重要です。
緊急度と重要度で分けたタスクの活用方法
緊急度と重要度で分けたタスクは、具体的にどのように活用すればよいのでしょうか。
以下にて紹介します。
やらないタスクを決める
まずは、やらないタスクを決めましょう。
単純なことですが、実際にやらないという選択ができている人はほとんどいません。
具体的には、緊急度も重要度も低いタスクはほとんどやらないという選択を取ってもほとんどが問題ないでしょう。
また、緊急度が高いが重要度は低いタスクにもやらなくてよいタスクが紛れ込んでいます。
緊急度が高いと周りからも詰められるのですぐに対応してしまいがちですが、今一度本当にやるべきなのか、やらなくても大きな問題にはならないのかを吟味すべきです。
その結果、必要がなさそうなタスクは極力やらないようにしましょう。
重要なのは、組織で働いている人の場合は自分一人で決めるのではなく、上司や一緒に仕事している人と相談して決めることです。
なぜなら、自分にとって重要じゃないタスクでも、会社・部門・チームとしては非常に重要なタスクという可能性があるからです。
組織で働く以上は、組織の重要度は軽視しては組織で働けなくなります。
このように、やらないタスクを決めることは重要ですが慎重に決めることが大切です。
力の入れ具合を決める
タスクに対してどの程度リソースを割り振るかを決めましょう。
重要ではないタスクはそこまで力を入れず、重要なタスクに多くのリソースを割いた方が効率的に成果を残せます。
緊急度も重要度も高いタスクはもちろん最優先で取り組むことが求められます。
コツは、緊急度が高いが重要度は低いタスクよりも、緊急度は低いが重要度は高いタスクになるべくリソースを割くことです。
一見、緊急度の高いタスクの方がすぐに取り掛からないように思えますが、緊急度よりも重要度を優先させないと効率よく成果を上げることはできません。
そのため、意図的に緊急度は低いが重要度は高いタスクにリソースを割けるように意識し行動する必要があります。
関連記事はこちら>> チームのタスク管理のメリットと注意点！ツールの選び方を紹介
緊急度と重要度を用いたタスク管理の効果
緊急度と重要度を用いたタスク管理ではどのような効果があるのでしょうか。
仕事の効率が上がる
優先度が付けられることで、仕事の効率が上がります。
なぜなら、優先度が明確になることで一つひとつのタスクに集中して取り組めるため、生産性が悪くなるマルチタスク状態から脱却できるからです。
また、重要なタスクのみをピックアップし進められる点も仕事の効率を上げる要因です。
仕事の効率が上がれば、組織の場合売上の増加やメンバーの長時間労働を是正する効果が期待できます。
緊急度と重要度を用いて効率的に仕事を進めましょう。
モチベーションが上がる
緊急度と重要度のマトリクスは、やる気やモチベーションアップにもつながります。
なぜなら重要なタスクが明確になるので、そのタスクを取り組む意義を感じられるようになるからです。
また、タスクを一つひとつ消化していく感覚から進捗が見え、達成感が得られやすくなることもやる気につながります。
モチベーションが上がれば、その分さらに仕事の効率もアップするでしょう。
緊急度と重要度を意識して仕事に取り組もう！
今回の記事の内容を以下にまとめました。
- 重要度と緊急度のマトリクスは、タスクの優先順位を付けるためにある
- タスクの優先度を付けることは、仕事の成否に直結する
- やらないタスクを決めることが大切
- どれだけ重要度の高いタスクをこなせるかが大切
- 重要度と緊急度でタスクの優先順位を付けることで、モチベーションアップにもつながる
緊急度と重要度の考え方は仕事をする上で大きく貢献します。
組織でこの考え方を導入する場合、初めは慣れていない考え方にメンバーが戸惑い、抵抗感が生まれるかもしれません。
日々の仕事が忙しすぎてタスク管理どころではないかもしれません。
ですが、長期的に見て必ず緊急度と重要度でタスクを分ける考え方は役に立ちます。
まだ導入できていないという人や組織は、ぜひ取り入れることを検討しましょう。
「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子
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