【保存版】複数プロジェクト管理の課題と解決方法、成功までのステップを解説

「複数のプロジェクトを掛け持ちしていると、どのタスクから手をつければ良いかわからなくなる……」「各プロジェクトの進捗がバラバラで、全体像が把握できずに不安……」

プロジェクトマネージャーやチームリーダーとして複数の案件を担当する中で、このような悩みを抱えていませんか。これまではExcelや手帳でなんとか管理できていたものの、プロジェクト数が増えるにつれてタスクの抜け漏れや納期遅延のリスクを感じ、常に何かに追われている感覚に陥りがちです。

本記事では、「複数プロジェクト管理術」を徹底解説します。単なるテクニックの紹介ではなく、管理がうまくいかない根本的な課題を明らかにし、明日から実践できる具体的な4つのステップをご紹介します。おすすめの複数プロジェクト管理ツールや状況に応じた選び方も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

複数プロジェクト管理とは

複数プロジェクト管理とは、文字通り、複数のプロジェクトを同時並行で進行させ、それぞれのリソース、スケジュール、品質、コストなどを統合的に管理する手法のことです。個別のプロジェクトを最適化するだけでなく、組織全体の目標達成に向けて限られたリソースの効果的な計画・実行・監視を目指します。

プロジェクト管理では、品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）を最適に保つことが重要です。しかし、複数のプロジェクト管理の場合、進行状況の把握やリソース配分が複雑になり、プロジェクト管理者への負担が大きくなることがあります。

そこで重要となるのが、情報の一元管理と、全体を俯瞰できる統合的な管理体制の構築です。全プロジェクトの状況をリアルタイムで把握できる環境を整えることで、業務効率や意思決定の精度が大きく向上します。

また、現代のビジネス環境では、市場の変化が速く、顧客の要求も多様化しています。そのため、単一の大きなプロジェクトを長期的に進めるよりも、複数の小〜中規模プロジェクトをスピーディーに展開することが増えました。このような背景から、複数プロジェクト管理は、多くのビジネスパーソンにとって不可欠なスキルとなっています。

複数プロジェクトの管理で起きる4つの典型的な課題

なぜ複数のプロジェクトを管理するのは難しいのでしょうか。多くのプロジェクトマネージャーやチームリーダーが直面する課題は、主に以下の4つです。ご自身の状況と照らし合わせながら、課題の根本原因を探ってみましょう。

課題1：リソース・予算の正確な見積もりができない

複数のプロジェクトを抱えると、限られた人材や予算といったリソースの奪い合いが発生しがちです。特に、メンバーが複数のプロジェクトを兼任している場合、「どのタスクを割り当てるべきか」「いつ対象のタスクに取り掛かれそうか」など、正確な工数予測が困難です。例えば、「Aプロジェクトにエース級の人材を投入したら、Bプロジェクトが停滞してしまった」というケースが挙げられます。

各プロジェクトで必要な工数を正確に見積もれていないと、特定のプロジェクトに負担がかかり、チームメンバーの残業時間の増加やモチベーションの低下が起こり、結果としてプロジェクト全体の品質低下や、プロジェクトの遅延につながってしまいます。

他にも、プロジェクトごとの予算配分が不明確でコスト超過が発生しやすくなったり、共用の検証環境や機材の利用スケジュールが被ってしまったりと、様々な問題が起きるのです。

課題2：優先順位が不明確でマルチタスクが増える

「どのタスクも緊急に見える…」と感じることは、複数プロジェクト管理における典型的な悩みです。各プロジェクトの目標や組織全体への貢献度が明確でないと、どの仕事から手をつけるべきか判断できなくなります。

結果、複数の作業（タスク）を同時進行、または短時間で切り替えながら作業するマルチタスクになりがちです。マルチタスクは集中力が散漫になってミスが増えたり、各タスクの完了までに時間がかかったりするリスクがあります。

また、優先順位が不明確となると、何から手をつけるか迷う時間が増えることもあるでしょう。緊急の依頼に振り回され、プロジェクトがスムーズに進まなくなる可能性も高くなります。

課題3：進捗状況が不透明かつコミュニケーションが不足する

プロジェクトの情報が個人のExcelファイルやメール、チャットツールなどに散在していると、マネージャー自身も各プロジェクトの正確な進捗をリアルタイムで把握することが困難です。

進捗が不透明な状態は、問題の発見が遅れたり、チームメンバーへの的確な指示が出せなくなったりします。特にリモートワークが普及した現代では、意識的に情報共有の場を設けないと、コミュニケーション不足が深刻化し、チームの連携がうまくいかなくなる恐れがあります。

課題4：一つの遅延によって他プロジェクトに悪影響を及ぼす

複数のプロジェクトは、リソースやスケジュールが複雑に絡み合っています。そのため、一つのプロジェクトで発生した遅延が他のプロジェクトに影響することも少なくありません。

例えば、Aプロジェクトの成果物をBプロジェクトで利用する予定だった場合、Aの遅れはそのままBの遅れに直結します。このように、一つの小さなトラブルが組織全体の生産性を大きく低下させるリスクを常に抱えています。

また、メンバーも複数プロジェクトを兼任している場合、トラブルが起きると対応やサポートのためにリソースが必要になり、トラブルが起きなかったプロジェクトにも影響しかねません。

さらに、トラブル対応に追われると、新たな問題やタスクに対応する時間がなくなることもあります。

【基本】複数プロジェクト管理を成功させる4ステップ

前述したような課題を解決し、適切に複数のプロジェクトを進行させるためには、事前の準備が重要です。

本章では、複数のプロジェクト管理を成功に導く4つのステップを解説します。

ステップ1：WBSで全タスクを洗い出し「全体像」を把握する

まずは、抱えているすべてのプロジェクトのタスクを、抜け漏れなく洗い出すことから始めます。この際に役立つのが「WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造）」という手法です。

WBSとは、プロジェクトを達成するために必要な作業を、管理しやすいようにタスクに小さく分割して整理する手法です。WBSで全タスクを洗い出すことで、漠然としていたプロジェクトの全体像が明確になり、「何をすべきか」が明らかになります。情報の整理によって、思考もクリアになる効果も期待できます。

ステップ2：優先順位付けで「今やるべきこと」を明確にする

すべてのタスクを洗い出したら、次に客観的な基準で優先順位を付けていきます。「何から手をつければ…」という迷いをなくし、最も重要な仕事に集中するためです。

重要なタスクを見逃さないようにするには、以下4つのカテゴリーに分けて考えるのが一般的です。

• 緊急かつ重要
• 緊急ではないが重要
• 緊急だが重要ではない
• 緊急でも重要でもない

タスクの分類と優先順位付けによって、効率的に業務を進められます。

	緊急度：高い	緊急度：低い
重要度：高い	第1領域：すぐやる （例：クレーム対応、システム障害）	第2領域：いつやるか決めてやる （例：新規事業企画、スキルアップ）
重要度：低い	第3領域：人に任せる/断る （例：多くの定例会議、突然の依頼）	第4領域：削除する （例：無駄な資料作成、目的のない情報収集、毎日の作業報告）

ステップ3：ガントチャートで「スケジュールと依存関係」を可視化する

各タスクの優先順位が決まったら、時系列に並べて具体的なスケジュールを作成します。ステップ3で役立つのが「ガントチャート」です。

ガントチャートは、縦軸にタスク、横軸に時間をとり、各タスクの開始日と終了日を帯状のグラフで示したものです。ガントチャートによって、プロジェクト全体の流れや各タスクの期間、担当者を視覚的に把握できます。

さらに、「このタスクが終わらないと次のタスクに進めない」といったタスク間の依存関係も明確になり、プロジェクトの遅延につながるボトルネック（クリティカルパス）を特定しやすくなります。

ステップ4：定例会とリポートの提出で進捗を共有・調整する

実行段階で予期せぬ問題が発生する恐れがあるため、定期的な進捗確認とコミュニケーションの仕組み化が重要です。

週に一度の定例会や日々の朝会などを設定し、チーム全体で進捗状況や課題を共有する場を設けます。進捗状況を把握できるほか、問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。

また、円滑な情報共有は仕事の属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを向上させることにもつながります。

複数のプロジェクト管理を成功させるコツ

基本の4ステップに加えて、以下のコツを意識することで、複数プロジェクト管理の成功確率をさらに高められます。

コミュニケーションの活性化を図る

メンバーとの密なコミュニケーションは問題点や課題を早期に共有できる重要な機会です。特に複数のプロジェクトが絡む場合、意図的な情報共有が欠かせません。

コミュニケーションの取り方として、日次で朝会や夕会を実施するのがおすすめです。その日に起きた遅延は、朝会または夕会で意識合わせをして、可能な範囲でリカバリーにも取り組んでもらうように働きかけていきます。

また、チャットツールや定例会議を活用し、誰が何をしているのか、どのような課題があるのかをオープンに話せる環境づくりも重要です。メンバーとのコミュニケーション機会を増やしつつ、報連相が行われる雰囲気をつくりましょう。

ボトルネックを把握する

プロジェクト全体の進行を妨げる最も大きな障害である「ボトルネック」を常に意識することが重要です。

ボトルネックは、特定のスキルを持つ人材や共有の設備、承認プロセスであったりと様々です。ガントチャートなどを使ってボトルネックを特定し、遅延が発生しないようにリソースを重点的に投入したり、作業手順を見直したりする対策を講じましょう。

他にも、タスクの担当者を変更するほか、タスクの分割なども対策の一つです。タスクの担当者変更が可能かどうかを判断できるよう、各メンバーのスキル・レベルを把握しておくと円滑に対処できます。

仕事を振り分け、マルチタスクを避ける

マネージャー自身がすべての仕事を抱え込むのは非効率で、リスクも高まります。タスクを優先順位付けしたら、メンバーに仕事を振り分けることがポイントです。

そして、各メンバーが、一つのタスクに集中できる時間の確保が重要となります。特に、時間を区切って特定のタスクに取り組む方法が有効です。一度にひとつの業務に集中するシングルタスクの徹底で、生産性と品質は大きく向上します。

各プロジェクトの共通ルールを作成する

プロジェクトごとにファイル名の付け方や報告フォーマットが異なると、情報の検索や確認に無駄な時間がかかります。

複数のプロジェクトで共通のルールを設けることで、業務を効率化できます。

例えば、以下のようなルールが挙げられます。

• ファイルの命名規則をつくる
• スケジュール管理ツールを統一する
• 進捗報告のテンプレートを統一する
• コミュニケーションツールの使い方を周知する
• 会議の計画と議事録のフォーマットを用意する
• 成果物の種類ごとにチェックリストを用意する
• 最終承認までのステップをフロー図で作成する

これらのルールを整えることで、属人化を防ぎ、プロジェクト全体の精度とスピードを高められます。

プロジェクト管理ツールを活用する

Excelや手帳での管理には限界があります。プロジェクトの数が増え、関わるメンバーが多くなるほど、情報共有やリアルタイムでの進捗把握が困難になります。

そこで有効なのが、プロジェクト管理ツールの導入です。ツールを使えば、すべてのプロジェクト情報を一元管理し、進捗状況をリアルタイムで可視化できます。

【比較表付き】複数プロジェクト管理ツールおすすめ4選

管理の基本ステップを理解した上で、自社の状況に合ったツールを選ぶことが重要です。本章では、手軽に始められるものから本格的なものまで、代表的な選択肢を4つご紹介します。

ツール	概要	メリット	おすすめなケース
Excel/Googleスプレッドシート	表計算ソフトを使った管理	・手軽に始められる ・コストがかからない ・カスタマイズ自由度が高い	初期段階や個人での管理
Jooto	カンバン方式のタスク管理ツール	・直感的な操作性 ・シンプルなUIで使いやすい	個人のタスク管理からチームでのプロジェクト管理
Notion	情報集約ツール	・書類作成、データベース、タスク管理など多機能 ・カスタマイズ性が高い ・テンプレートが豊富	独自のプロジェクト管理システムを構築したい企業
Lychee Redmine	本格的なプロジェクト管理ツール	・複数のプロジェクトを横断管理 ・直感的な操作性 ・7,000社以上の導入実績	本格的なプロジェクト管理を行いたい企業

Excel/Googleスプレッドシート

引用：Excel

引用：Googleスプレッドシート

最も手軽に始められるのが、ExcelやGoogleスプレッドシートです。特別なコストをかけずに、ガントチャートやToDoリストのテンプレートを使って管理を始められます。多くの人が基本的な操作に慣れており、カスタマイズの自由度が高いことがメリットです。

一方、リアルタイムでの情報共有が難しいことや、ファイルのバージョン管理が煩雑になること、複数人での更新作業に手間がかかることがデメリットです。また、プロジェクト数が増えると動作が重くなる恐れがあるため、初期段階や個人での管理には有効ですが、チームでの本格的な複数プロジェクト管理には限界があることを理解しておきましょう。

Jooto

引用：Jooto

Jootoはカンバン方式のタスク管理ツールで、直感的な操作性が魅力です。タスクをカードとして扱い、「未着手」「作業中」「完了」のタスクをドラッグ＆ドロップで移動させることで、進捗を視覚的に管理できます。

ガントチャート機能も備えており、個人のタスク管理からチームでのプロジェクト管理まで幅広く対応可能です。シンプルなUIで、ITツールに不慣れなメンバーでも使いやすいのが特徴です。

Notion

引用：Notion

Notionは書類作成、データベース、タスク管理など、あらゆる情報を一つの場所に集約できるツールです。

カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた独自のプロジェクト管理システムをゼロから構築できます。テンプレートも豊富に用意されているため初心者でも始めやすいですが、機能を最大限に活かすにはある程度の学習が必要です。

Lychee Redmine

引用：Lychee Redmine

Lychee Redmineは複数のプロジェクトを横断して管理するための機能が充実しています。ガントチャートやカンバン、リソース管理、工数管理など、本格的なプロジェクト管理に必要な機能を直感的に操作でき、ツールに不慣れな方でも安心です。7,000以上の導入実績があり、信頼性が高いのも特徴です。

また、クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しており、セキュリティ要件や運用体制に応じた柔軟な選択ができます。プロジェクト全体の見える化を実現して、属人化防止や進捗遅延の早期察知をサポートします。

今なら最上位プランの30日間無料トライアルを提供しています。

複数のプロジェクト管理に悩まされている方は、まずはお試しで機能や操作性を確かめてみてください。

自社に合った複数プロジェクト管理ツールの選び方

数あるツールの中から最適なものを選ぶためには、以下の3つの観点で検討することをおすすめします。

	詳細	ツール例
管理の規模と複雑さ	個人・小規模チーム	Excel、Jooto、Notion
	中〜大規模・複数チーム	Lychee Redmine
必要な機能	タスク管理が中心	Jooto
	情報集約とカスタマイズ性	Notion
	本格的な進捗・リソース・工数管理	Lychee Redmine
予算とITリテラシー	低コストで始めたい	Excel、各ツールの無料プラン
	ITが苦手なメンバーが多い	Jooto、Lychee Redmine

まずは無料トライアルなどを活用し、実際に操作感を試してみましょう。

【無料トライアルあり】複数プロジェクト管理の課題解決は「Lychee Redmine」の活用がおすすめ

複数プロジェクト管理には「リソースの競合」「進捗の不透明化」「情報共有の不足」の課題があります。課題を根本から解決し、管理を成功に導くためにおすすめなのが、「Lychee Redmine」です。

Lychee Redmineは、7,000社以上の導入実績を誇るプロジェクト管理ツールです。多くの企業に選ばれているのは、複数プロジェクト管理の課題を的確に解決する機能が揃っているからです。

機能	詳細	解決できる課題
横断ガントチャート	全プロジェクトのスケジュールを1画面で表示	プロジェクト間の依存関係やリソースの競合を視覚的に把握し、最適な計画を立てられる
リソースマネジメント	メンバー全員の負荷状況をリアルタイムで可視化	「誰がいつ忙しいのか」が一目でわかり、特定の人への業務集中を防ぎ、リソースを平準化できる
カンバン	直感的なドラッグ＆ドロップ操作でタスクのステータスを更新	チーム全体の作業状況がリアルタイムで共有され、リモートワークでもコミュニケーションを促進できる
EVM（出来高管理）	プロジェクトのコストとスケジュールのデータをもとにした計画と比較分析	予算超過や納期遅延のリスクを早期に検知し、対策を講じられる
プロジェクトレポート	進捗・品質・コストの状況を集計し、レポートを作成	面倒な手作業の集計業務から解放される上、計画の意識が高まりチームの足並みが揃う

ご紹介した機能の他にも、Lychee Redmineが持つすべての機能をじっくりとお試しいただけます。サポート体制も充実しており、導入に関する疑問や不明点を解消しながら、スムーズに利用を開始できます。

複数プロジェクト管理でお困りの方は、ぜひLychee Redmineの無料トライアルをお試しください。現状の課題を解決し、より効率的なプロジェクト管理を実現できるはずです。