仕事効率化・生産性アップ

2022年11月15日

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一度に二つ以上の作業をしている場面は、ビジネスシーンでもあることでしょう。

マルチタスクは複数の作業を同時におこなう状況のことをいいます。
実際に実行してみると難しさや苦手意識を持つ人も多いようです。

この記事では、マルチタスクについてを解説し、実行のコツをまとめました。
詳しくみていきましょう。

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マルチタスクとは

近年、効率よく仕事を進める方法のひとつとして、「マルチタスク」という言葉が出てきました。
生産性の向上に役立つマルチタスクは、誰でもすぐにできるのでしょうか。

ポイントをみていきましょう。

二つ以上のタスクを同時におこなう状態がマルチタスク

マルチタスクは、一人の人間がいくつもの仕事を同じ時間でおこなうことや情報処理することをいいます。

近年、耳にすることが増えたマルチタスクという言葉は、もともとはコンピューター用語です。
1つのコンピューターで複数の情報を処理することを指したもので、そこから派生していると考えられています。

多岐に渡るビジネスシーンでは、業務を効率化し短時間で生産性を上げていくことが求められる傾向です。
そのため、マルチタスク能力が求められる場面が増えてきました。

マルチタスクの具体例

いくつもの作業を同時におこなうと考えると、一見難しいように感じます。

実は普通に生活や仕事している中でも、無意識にマルチタスクをしている場面は多いです。

例をみていきましょう。

歩きながらスマートフォンを操作する
スマートフォンを見ながら食事する
動画を見ながら仕事する
オンライン会議しながらメールをチェックする
電話しながら企画を考える

このように「ながら作業」は、マルチタスクの実例です。

シングルタスクとは

シングルタスクは文字通り、ひとつの作業や仕事を終えたら、次に移ることです。
はじめて取り掛かる場合でも、わかりやすい作業方法といえるでしょう。

目の前のタスクのみに集中できるので、いろいろなことを考えたり、おこなったりする必要がありません。

また、タスク完了後に次のタスクに進む実行方法です。
自然に頭や気持ちの切り替えができます。

仕事を続けていく中でもミスが減り、集中力も持続しやすいといえるでしょう。

シングルタスクを用いたタスクシフトとは

さらにタスク管理の方法のひとつにタスクシフトがあります。
タスクシフトは、事前に時間を区切って作業をおこなうことです。

アメリカのコロンビア大学が考案しました。

例えば「1時間で作業を切り替える」ことがタスクシフトです。
あらかじめひとつの作業をおこなう時間、次の作業をはじめる時間を事前に決めておきます。

すると効率のよい切り替えができるのです。
集中力も持続しやすくなるので生産性アップが期待できるでしょう。

マルチタスクのメリット・デメリット

マルチタスクは一見、難しいやり方のようにみえます。
「ながら作業」は非効率だと感じる人もいるでしょう。

しかし、特徴を知ることで仕事にも活用しやすくなります。

マルチタスクのメリット：各仕事における全体像をみられる

マルチタスクのメリットには、自分が関わっている「仕事やプロジェクト全体を把握できる」ことがあげられます。

携わる仕事がどのように進行しているのか、誰がどのように関わっているかなど、多角的に仕事をみていく力が必要になります。

スムーズな完了を目指すために周囲とのコミュニケーションも増えるでしょう。

優先順位を的確につけられるなどの判断力がアップしやすくなるのもメリットです。
必然と、仕事全体を把握する力は上がります。

マルチタスクのデメリット：生産性の低下

マルチタスクは、意識の散漫につながりやすい状況です。

考えすぎてしまったり、悩んでしまったりすると集中力は下がります。
すると、生産性も低下しがちです。

「あれも、これも」と手をつけてしまうと、すべての仕事が中途半端になってしまう可能性があります。
デメリットといえるでしょう。

また、マルチタスクは知らないうちに仕事を抱えすぎてしまう状態も招きます。
オーバーワークにもなりやすいので注意も必要です。

普段はこなせる仕事でも、オーバーワークによって判断や質の低下を引き起こす可能性もあるので、気をつけましょう。

シングルタスクのメリット・デメリット

シングルタスクは、ひとつずつタスクを実行していくため、わかりやすい方法です。
一方で、集中力の欠如などを招いてしまうことがデメリットとしてあげられます。

シングルタスクのメリットなどをみていきましょう。

シングルタスクのメリット：生産性が向上する

シングルタスクは、じっくりとひとつのことに取り組めます。
集中力も研ぎ澄まされ、仕事がはかどりやすくなるでしょう。

また、自然に切り替えができます。
メールを書き終えたら電話するなど、わかりやすい作業方法なのはメリットです。

自分が今何をすべきかが明確になるので、余計なストレスなども減るでしょう。
よりシンプルなスケジュール管理の中で計画が立てやすくなることで、労働力の効率化が期待できます。

シングルタスクのデメリット：集中力や効率の低下

シングルタスクは携わっているタスクが終わるまで、同じ仕事を続けます。
飽きてしまったり、集中力が散漫になりやすくなったりするのはデメリットです。

ダラダラやると時間ばかりが経過し、何も生み出さない状態に陥る場面も出てくるでしょう。

思考が固まり、効率が悪くなります。
なかなか仕事が進まない状況になってしまうのです。

負のスパイラルに入ると抜け出すことにも時間がかかり、非効率な状態が続きます。
生産性を低くさせる原因になるといえるでしょう。

マルチタスクが苦手な人、得意な人

マルチタスクは、複数のタスクを同時におこないます。
やろうと思っても、うまく進められずに苦手だと感じる人もいればスムーズに着手できる人もいるでしょう。

得意な人や苦手な人の特徴をみていきます。

切り替え上手はマルチタスクが得意

マルチタスクは一度に複数の情報を処理するため、的確な判断が求められます。

タスクを切り替えるときに、集中力を保ち続けることも求められるでしょう。
仕事全体をみるため、周囲とのコミュニケーションも大きなポイントです。

マルチタスクを得意とする人は、切り替える力などがたけている傾向にあります。
得意な人の特徴をまとめました。

切り替え上手
整理整頓が得意
物事の優先順位をつけられる
連絡などがこまめにできる
コミュニケーション能力が高い

完璧主義はマルチタスクが苦手な傾向

短い時間でタスクの切り替えを求められることは、苦手な人が多いとされています。
理由としてあげられているのは人間の脳に関わることです。

根本的に脳はマルチタスクが苦手なため、できないと感じる人も多いのでしょう。
同時に、切り替え下手や何事も完璧にしようとする性格の持ち主も苦手な傾向にあるようです。

マルチタスクが苦手な人の特徴です。

完璧主義
ひとつのことにこだわりが強い
あちこちに気が散りやすい
時間配分、スケジュール管理が苦手

マルチタスクが苦手な人の対策法とコツ

では、マルチタスクが苦手だと感じたらどうしたらよいのでしょうか。
シングルタスクに変えるなど無理に進めないことも対処法のひとつです。

しかし、マルチタスクをおこなうためのコツもあります。

マルチタスク克服①タスクの書き出し

マルチタスクは複数のタスクを実行します。
まずは、タスクを把握するために、自分が持っているタスクを書き出しましょう。

メモや付せんにペンで書き出す。
パソコン、タブレット端末などのデジタル機器を用いたツールでTo Doリストを作る。

やるべきことの「みえる化」は非常に重要です。
緊急度や優先順位、仕事量、必要な時間の把握もみえる化できるため、スケジュールを組みやすくなります。

マルチタスクを克服するポイントになるでしょう。

マルチタスク克服②重要度を決める

タスクをみえる化していくと、いつまでに何をするといったスケジュールなどがわかります。
さらに、関わるプロジェクトや仕事内容もみえてくるため、重要度や優先度がおのずとみえてくるのです。

タスクに順番がつけられるようになり、整理もしやすくなっていきます。

手がつけやすい簡単なタスクからはじめるのも方法のひとつです。
しかし、苦手なものや難しいタスクを後回しにすると、やる気の低下などを招く恐れがあるので先に進めておく方がいいでしょう。

マルチタスク克服③アプリやデジタルツール、アナログで管理

マルチタスクをおこなうためのタスク管理の方法はさまざまです。
話題となっている付せんノートやホワイトボード、カレンダーに書き出すなど、ペンと紙があればアナログでの実践は簡単にできます。

テレワークなどが増えた昨今は、仕事する場所を選べることもあるでしょう。
持ち運びを考え、デジタルツールを活用するのもよい方法です。

スマートフォンアプリやパソコンで操作できる、タスク管理ツールもたくさんあります。
自分に合った方法をみつけておくことが大切です。

マルチタスクができない!? 苦手を克服するポイントまとめ

マルチタスクは複数のタスクを同時におこないます。

たくさんの情報を処理しながら、優先順位をつけて仕事を進めていくのは簡単なことではありません。
苦手とする人も多いでしょう。

しかし、マルチタスク実行を可能にするコツもあります。
タスクメモを書き出すことやデジタルツールの活用です。

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