ToDoリストを仕事やプライベートで活用できているでしょうか。
「ToDoリストが便利なのはわかるけど、面倒でつくっていない」
「リストでToDoを管理するコツを知りたい」
上記のように考えている人もいるでしょう。
本記事では、リストを用いたToDo管理のコツやおすすめのITツールを紹介します。
ToDoを効率よく管理したい場合は、ぜひ参考にしてください。
ToDoリストでやることを管理する意義とは
まずは、ToDoリストについて概要や重要性について解説します。
そもそもToDoリストとは
「ToDoリスト」は備忘録のようなもので、やるべきことを書き留めるリストです。
現状に対して行動を起こすことで、変化を生じさせたり何かを実現させたりしたい事項を記録しましょう。
例えば、以下のようなToDoが挙げられます。
- プレゼン資料を作成する
- 取引先からのメールに返信する
- 営業車両を洗車する など
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ToDoリストの重要性
「こまめに確認したり項目を追加したりするのが億劫で、ToDoリストはつくっていない」という人は多いのではないでしょうか。
たしかに、ToDoリストの作成にはある程度の手間が必要ですが、そのデメリットを補ってあまりあるほどのメリットがあります。
ToDoリストは以下のようなメリットで、仕事や日常生活の効率を改善してくれます。
- やるべきことが明確になる
- 頭の中を整理できる
- 時間をかけて取り組むべきToDoを洗い出せる など
上記のような利点があるため、「やることが多すぎて、頭の中が混乱する」という場合でもToDoリストは役立ちます。
頭の中が整理され、リソースを割く作業がはっきりすれば、ストレスの軽減にもつながるでしょう。
リストを使ったToDo管理のコツ9つ
すべてを実行する必要はありません。
実現できそうなものがあれば、ぜひ試してください。
①ToDoの完了条件を明確にする
ToDoリストをつくる際は「ToDoの完了条件」を明確にしましょう。
「どこまでやれば終わりなのか」が明確でなければ、「完了済みにしていいのか」それとも「まだやるべきことが残っているのか」がわからないからです。
例えば、「新製品のパッケージデザインを考える」というToDoがあったとしましょう。
「考える」では完了条件があいまいで、どこまでデザイン案をだせばいいかわかりません。
そのため、「考える」ではなく「3つの案をだす」のように数字を入れます。
数字が入ることで完了条件が明確になりました。
ToDoリストのToDoは定量的な項目にし、完了条件を明確にしましょう。
②ToDoを種類別に分ける
ToDoは「種類別に分ける」ことで、よりシンプルになります。
例えば、プロジェクトの管理者であれば、次の4種類に分けられます。
| 聴くToDo | 他のToDoを実行するために必要な情報を集める作業 |
| 伝えるToDo | 業務に必要な情報を関係者に連絡する作業 |
| 段取るToDo | 集まった情報をもとに仕事の順番を整理する作業 |
| 動かすToDo | プロジェクトメンバーに仕事を依頼する作業 |
上記のように種類別でToDoを整理すれば、作業の進捗も管理しやすくなります。
③ToDoの粒度を合わせる
「粒度を合わせる」ことはToDoリストの管理に欠かせません。
粒度とは、ToDoの細かさです。
例えば、「会議の準備をする」というToDoは、以下のような作業に細分化できるため、粒度は大きいといえます。
- 会議室を予約する
- 会議資料をつくる
- 参加者に会議の日程を連絡する など
項目が多くなりすぎないよう注意しながら、ToDoは細分化し粒度をそろえましょう。
ToDoの具体度が増し、作業に取り組みやすくなります。
④複数のToDoリストを使い分ける
ToDoは「複数のリスト」での管理も可能です。
例えば、ToDoリストをビジネス用と私生活用で分けている人は多いのではないでしょうか。
パソコンでおこなうToDoはITツールを使って管理し、それ以外は手帳に記載してもいいでしょう。
スケジュール管理ではダブルブッキングを避けるために、情報は1箇所に集めなければいけません。
しかし、ToDo管理では情報を分散させても、ダブルブッキングの恐れはありません。
TPOに合わせて複数のリストを使い分けて、ToDoを管理しましょう。
⑤やらないことリストをつくる
ToDo管理の効率を上げるなら、「やらないことリストをつくる」のもひとつの手です。
やらないことをリスト化すると、本当に取り組むべきToDoが明確になる上に、非効率の原因になっている悪い習慣をやめるきっかけにもなります。
ToDoリストだけでなく、やらないことリストをつくり、さらなる生産性の向上を目指しましょう。
⑥ToDoを増やしすぎない
持続可能なToDoリストをつくるには、「ToDoを増やしすぎない」ことが重要です。
特に、ToDoリストの作成当初には「たまったToDoをすべて片付けるぞ」という意気込みから、ついつい多くの項目を設定してしまうことも珍しくありません。
やるべきことが多すぎる場合には、ToDoリストの項目数を制限し、ToDoの数を調整しましょう。
例えば、「1-3-5リスト」というToDoリストが有効です。
1-3-5リストでは、1日のうち必ず実施しなければならない重要なものを1つ設定します。
そして、余裕があれば実行したいToDoを3つ、重要度がさほど高くない項目を5つ記載します。
リスト項目数の制限により、最重要のToDoが後回しになるリスクの軽減が可能です。
ToDoを増やしすぎず、優先度の高い事項に時間をかけることで、生産性を上げましょう。
⑦「SMART」を意識する
ToDoリストの作成時には、「SMART」を意識することも大切です。
SMARTとは、以下の英単語の頭文字をとったプロジェクトマネジメントにおけるゴール設定の考え方です。
| Specific | 具体的な |
| Measurable | 定量的な |
| Attainable | 実現可能な |
| Relevant | 意義のある |
| Time-bound | 時間が区切られている |
SMARTの5つすべてを満たす必要はありません。
しかし、ToDoを設定したときにひとつでも多くのSMARTが含まれるようにしましょう。
よりわかりやすく、取り組みやすいToDoリストになります。
⑧ToDoリストをつくるタイミングを決める
ToDoリストは「更新するタイミングを決める」と、習慣化されやすくなります。
ToDoが発生する度に記入してもいいのですが、「逐一、書き留める時間がない」というケースもあるでしょう。
その場合は、毎日仕事の終わりにToDoリストを整理してはいかがでしょうか。
ToDoの達成度をチェックし反省することで、翌日の業務に活かせます。
⑨ITツールを活用する
ToDoリストは「ITツール」での作成がおすすめです。
手書きでも問題はありませんが、ITツールの活用により効率よくToDoを管理できます。
例えば、カンバンツールを使うとドラッグ＆ドロップで項目を動かせるため、ToDoが整理しやすくなります。
ToDo管理のためのITツールは数多くリリースされているので、自身のニーズに合ったものをぜひ探してください。
ToDoリストの管理に役立つITツール7選
IT初心者でも扱えるツールばかりなので、手書きでのToDoリスト作成に慣れている方もぜひ参考にしてください。
①Lychee Redmine
「Lychee Redmine」はスケジュール管理やタスク管理に適した機能が充実している上に、ToDo管理にも適した「カンバン」が搭載されています。
Lychee Redmineのカンバンは、ふせんを貼るような感覚で操作でき、直感的なToDo管理が可能です。
また、プロジェクトメンバー全員のToDoを共有できるため、仕事を振る際に確認すれば、作業不可の平準化にもつながります。
個人だけでなく、プロジェクト全体のToDoを管理したい場合には、ぜひLychee Redmineの導入を検討してください。
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②Trello
引用：Trello
シンプルなカンバンツールとして定評のあるITツールに「Trello」があります。
IT初心者でも扱いやすい構造で、視覚的に使い方を理解できます。
「パソコンやスマートフォンでToDoを管理してみたいけど、ITツールは苦手」という人は、Trelloを試してはいかがでしょうか。
③Notion
引用：Notion
カスタマイズ性の高いツールを探している場合は、「Notion」がおすすめです。
ToDo管理やスケジュール管理に適した機能が豊富に用意されています。
さまざまな機能から自身のニーズに合ったものを選ぶことで、オリジナルのツールに調整
できます。
④Stock
引用：Stock
チーム情報の記録に長けているツールとして「Stock」があります。
ノート機能を使えば、テキストや画像などの情報を気軽に残せます。
ToDoを整理する際にも役立つでしょう。
⑤Todoist
引用：Todoist
「Todoist」はシンプルでありながら、適度にカスタマイズもできるToDo管理ツールです。
記録したToDoに以下のような設定をおこなえます。
- 予定日の設定
- リマインダーの設定
- 優先度の設定
- サブタスクの設定 など
また、外部ツールと連携ができるのも強みです。
GoogleカレンダーやOutlookと連携させて、ToDoを管理してはいかがでしょうか。
⑥Evernote
引用：Evernote
「Evernote」はToDoやスケジュールに関するさまざまな情報をまとめられるツールです。
紙の書類をスキャンして保管したり、Webページのスクリーンショットを保存したりすることで、情報を整理できます。
ToDoを管理する上で、多くの情報を扱う必要がある場合におすすめです。
⑦Microsoft To Do
メールのやりとりにOutlookを使用しているなら、「Microsoft To Do」がおすすめです。
Outlookとの連携が可能で、受信したメールをToDoに追加できます。
Microsoftアカウントがあれば無料で利用できるので、Outlookユーザーの方は試してはいかがでしょうか。
リストを作成してToDoを管理しよう
より有効なToDoリストをつくるには、ToDoの完了条件を明確にしたり、やらないことリストを作成したりすることが重要です。
また、ITツールを利用するのもひとつの手です。
ITツールの中でも多機能でカスタマイズ性の高いプロジェクト管理ツールのLychee Redmineは、ToDo管理にも役立つ機能を搭載しています。
30日間、無料で使い勝手を試すことも可能です。
一度、Lychee Redmineの優秀さを体験してはいかがでしょうか。
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