日々の業務で、優先順位をつけてタスクマネジメントをしていますか?

「何となく重要そうなものから手をつけている」
「期限の近いものから取り掛かる」

人それぞれのタスク管理の方法があるでしょう。
この記事ではタスクマネジメントについて言葉の意味や上手におこなうコツなどを紹介します。

タスクマネジメントのスキルを身につけて、最大限の成果を上げましょう。

タスクマネジメントとは無駄なく管理するための基礎知識

まずは、タスクマネジメントについて基礎的な知識から学びましょう。

タスクマネジメントの意味

タスクマネジメントとは、直訳するとTask「課題」をManagement「管理」すること。
ビジネスにおけるTaskとは、期限までに完了させなければならない作業項目のことです。

つまり、タスクマネジメントとは日々発生する作業項目を適切に処理し、期限内に終わらせること。

タスクマネジメントの能力があれば、スムーズに日々の業務をやり遂げることが可能です。
ビジネスパーソンであれば、最低限身につけておきたいですね。

また、タスクマネジメントは、個人で作業する場合でもチームで取り組む場合でも、ビジネスには欠かせない要素のひとつであることも理解しておきましょう。

タスクマネジメントの目的

タスクマネジメントには、以下のような目的があります。

  • 優先順位の高いタスクにリソースを割く
  • 予期せぬタスクにも対応できるようにする
  • 進捗状況を把握し、タスクの対応もれを防ぐ など

目的の中でも最もメリットとなるのは、「優先順位の高いタスクにリソースを割く」でしょう。
なぜならビジネスにおける利益に直接つながるからです。

タスクマネジメントでは、タスクに優先順位をつけます。
優先順位をつければ、本当に取り組む必要のある項目に集中することが可能です。

例えば、営業職のタスクを大きく2つに分けると外勤業務と内勤業務があります。

外勤業務は、取引先に営業をかけたり新たな顧客を開拓したりといった足を使う業務で、内勤業務は経費の精算や日報の作成のような事務的な業務です。

もちろん優先度の高いタスクは、外勤業務ですね。
しかし、タスクマネジメントが機能せず、内勤業務に追われてしまうこともあるでしょう。

外勤業務がおろそかになれば、実績は上げられません。
こういった事態を防ぐために、タスクマネジメントが必要です。

タスクとToDoの違い

タスクと混同しやすいToDoとの違いを整理しておきましょう。
どちらも締め切りがあるという点では同じです。

タスクが「プロジェクト」に関わる作業項目であるのに対し、ToDoは「定期的に必ず実施する日々の業務」である点が違いです。

ToDoの具体例は下記のとおり。

  • 毎日のメールチェック
  • 日報の作成
  • 月初の予定作成
  • 月末の経費精算 など

基本的な業務であるToDoは、タスクを比べると優先順位は低いです。

タスクとプロジェクトの違い

タスクとプロジェクトの違いも確認しておきましょう。

タスクとプロジェクトは親と子の関係にあります。
プロジェクトが親であれば、タスクは子です。

プロジェクトを達成させるために実施すべき項目がタスクであり、複数のタスクが積み重なってプロジェクトは完成します。
つまり、プロジェクトは以下のようなものが当てはまります。

  • 新製品・サービスの開発
  • イベントの開催
  • DXの推進 など

タスクマネジメントには必須!押さえておきたい3つのポイント

タスクマネジメントの具体的なプロセスで、押さえておきたいポイントを順番に紹介します。

①タスクはできる限り細分化し明確にする

まずは、タスクをこれ以上分解できないところまで細かく分解しましょう。
一つひとつのタスクで何をすればいいのか明確に判断できるかどうかが重要です。

同時にそれぞれのタスクでどのくらいの人員と時間が必要になるのか、見積りまでおこないましょう。
タスクが細分化できていれば、工数の見積りは難しくありません。

細分化されたタスクで具体的に何をすべきか明確になれば、最小限のアクションでタスクを終了させることができます。
達成感があり、自然にタスクをこなすモチベーションも上がってくるでしょう。

また、洗い出したタスクは誰が見ても何をすべきか判断できるようにリストアップしておくことも忘れてはいけません。

自分自身では理解できても、他人には伝わらないことも。
プロジェクトメンバーが理解できれば、1人では思いつかないひらめきや改善点も出てくるでしょう。
管理しやすい環境作りが大切です。

②タスクに優先順位をつける

タスクを細分化した後は、優先順位をつけます。
何が優先事項で何が重要度の低いタスクなのか、見極めましょう。

優先順位がはっきりしていれば、タスクをうまく振り分けることも可能になります。
優先度の高い重要なタスクは経験豊富なベテランに、優先度の低いタスクは若手に任せるといった具合です。

中にはあるタスクが完了した後でないと、開始できないタスクもあるでしょう。
タスクの関連性も考慮して、優先順位を決める必要があります。
スケジュールに遅れが生じた場合でも、無駄なく業務を遂行できます。

優先順位まで決まってしまえば、あとは作業に取り掛かるだけです。

③無理のない計画

タスクマネジメントでは、実行可能な計画を立てることも重要です。
プロジェクトメンバーそれぞれの能力も視野に入れ、適度に余裕をもたせた計画を立てましょう。

また、タスクの始めだけでなく途中段階でもスケジュールに無理はないか、こまめに確認することをおすすめします。
その際は、プロジェクトメンバーの意見も尊重して計画を見直しましょう。

スケジュールを全体で共有することで、進捗状況も確認しやすくなります。
万が一、遅れが生じても、フォローできる人員がいないかすぐに判断できますね。

関連記事はこちら>>タスク管理が上手い人の特徴は? 作業効率を上げる方法とツールを紹介

タスクマネジメントに役立つ優先順位のコツ3選

タスクマネジメントの中でも特に難しい優先順位について、コツを3つお伝えします。

①重要度と緊急性に着目

重要度と緊急性からタスクを4つに分類する手法があります。
アイゼンハワー・マトリクスと呼ばれる方法で、以下の4つの順番で優先順位を決めます。

1.重要度が高く、緊急性も高いタスク

2.重要度が高く、緊急性は低いタスク

3.重要度は低く、緊急性は高いタスク

4.重要度は低く、緊急性も低いタスク

順位づけの目安がわからない場合は、次の基準を軸に考えてみてください。

・重要度:実施することでのメリットの大きさと実施しないことでのデメリットの大きさ

・緊急性:締め切りまでの時間の短さ

一番優先度の高いタスクは①ですが、落とし穴に注意してください。
緊急性の高いものに追われていると、②の「重要度は高く、緊急性は低いタスク」が先延ばしにされがちです。

緊急性の高いタスクは、意識せずとも実施できます。
後回しにされがちな②のタスクにうまくリソースを割くことで、プロジェクトの成功率もクオリティーも上げることが可能です。

②成果により早くつながるタスクからおこなう

職種やプロジェクトの性質によっては、タスクをこなして得られる成果に重きを置いて優先順位をつけることもあります。

例えば、短期間の開催でとにかく動員人数を増やしたいイベントや今すぐ売上を上げなければいけない製品・サービスを扱う場合などです。

より早く楽に成果を上げられるタスクはないか、よく考えてみてください。
もし成果につながらないタスクに時間をかけてしまっている場合は、思い切ってリソースの配分を見直しましょう。

細部にこだわりすぎず、完璧を求めないのがポイントです。
実際に成果が上げられれば、他のタスクへの意欲も高まり、周りの評価も上がります。
次のタスクでも成果を上げやすくなるでしょう。

限られた時間で最大のパフォーマンスを発揮したい場合は、効率を重視して優先度を決めましょう。

③長期的な目線も重要

短期的に利益となるタスクも大切ですが、長期的な視点も持ってタスクにあたりましょう。
短期的なメリットを優先しすぎると視野が狭くなり、最終的にやり遂げた成果が低くなってしまうことも。

例えば、長いスパンで研究・開発をおこなう場合や1年後の営業成績でトップを狙う場合などがあります。
目の前のタスクをこなしながら、長い目でタスクを判断するスキルが必要です。

長期的なタスクには、自分なりの期限を設けるようにしましょう。
なぜなら長期的な目標は忘れられやすいからです。

自分自身で締め切りを決めて、タスクに取り組む動機を作りましょう。

タスクマネジメントにおすすめの管理ツール5つ

タスクマネジメントを効率よくおこないたいなら、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

①Lychee Redmine

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
公式アンバサダー 前田敦子

Lychee Redmineには、タスクマネジメントに役立つ機能が多く備わっています。

  • カンバン
  • ガントチャート
  • タイムマネジメント
  • リソースマネジメント
  • プロジェクトレポート など

上記のようなさまざまな拡張機能で複雑なプロジェクトでもタスクマネジメントを可能にします。
無料のメールサポートや有償での定着化支援サポートなどもあり、初心者でも安心して扱えるツールです。

プラン月額料金ユーザー数チケット数機能
フリー0円無制限5,000件タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード800円無制限無制限タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム1,200円無制限無制限スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ要問合せ無制限無制限

全ての機能

Lychee Redmineについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事はこちら>>Lychee Redmineとは? 機能やメリットについて詳しくご紹介

②Trello

引用:Trello

Trelloの特徴は付箋を貼るような感覚で、視覚的にタスクを分けられる点です。

「タスク管理は手帳に付箋を貼っておこなっていたが、Webで管理できないかな」
と感じている方におすすめ。

期限を追加したり、ラベルを貼って色分けしたりといったカスタマイズ性も有したタスク管理ツールです。

③Notion

引用:Notion

Notionは、カスタマイズ性に優れたプロジェクト管理ツールです。
2021年10月から日本語にも対応し話題となりました。
自由度が高く、自分の好みにカスタマイズできることはメリットですが、初心者には扱いにくいというデメリットも。

「いろいろなタスク管理ツールを試したが、しっくりくるものがない」
という方は一度試してみてはいかがでしょうか。

④Wrike

引用:Wrike

Wrikeは複数でタスクマネジメントをおこなう際に便利なツールです。
プロジェクト管理にも有効で、各メンバーのスケジュールやタスクの進捗状況を把握できます。

SlackやGitHubなどのツール、400以上と連携も可能ですが、機能が多岐にわたり使いこなすには慣れが必要です。

⑤Jooto

引用:Jooto

Jootoはシンプルでわかりやすく、今までプロジェクト管理ツールに触れたことがない初心者でも、簡単に扱えるツールです。

カラフルなユーザーインターフェースで、色分けされた付箋を使ってタスクやプロジェクトを視覚的に管理できます。

管理ツールでかしこくタスクマネジメント!

タスクマネジメントについて意味や実施する際のコツなどを紹介しました。タスクは緊急性の高いものを中心におこないがちですが、重要度も意識することが大切です。

本当に取り組むべきタスクに集中するためにも、タスク・プロジェクト管理ツールを使って効率をアップさせましょう。

Lychee Redmineでは初心者から上級者まで、さまざまなニーズに対応できる機能が満載です。
無料で使用できるフリープランもありますので、試してみてください。

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
公式アンバサダー 前田敦子
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