プロジェクト管理手法 
「タスク管理ツールを探しているけど、何か良いツールはないだろうか」
「コストがかからないツールが第一条件。無料のタスク管理ツールはないかな」
複雑になるシステム開発の現場で、タスク管理ツール選びに困った経験はないでしょうか。
今回は、業務の効率化に役立つ無料のタスク管理ツールについて解説。
タスク管理ツールを導入するメリットや、おすすめのタスク管理ツールを紹介します。
この記事を参考にしていただき、コストパフォーマンスが良いプロジェクト管理をしましょう。
無料ツールでも十分にタスク管理は可能
無料ツールというと、機能制限が多く使いづらい印象がありました。
しかし、最近では状況が大きく変わっています。
オープンソースのソフトウェアや、オープンソースのソフトウェアをスピンオフしたツールが数多く登場。
その結果、機能やユーザービリティの充実したツールが出回っています。
この章では、タスク管理ツールの導入をおすすめする理由を紹介します。
タスク管理ツールを導入した方が良い理由
Excelやメモによるタスク管理は、無料で使用できます。
ですが、タスク管理ツールの導入をおすすめする理由は2つあります。
1つ目はデータを保持できる点です。
Excelやメモによるタスク管理では、パソコンなどのデバイスに何かあった場合、タスクの確認できなくなります。
誰がどのタスクを担当していたかを確認する時間だけで、大きなロスといえるでしょう。
その点、デジタルでタスクを管理しておけば、データを紛失する心配もありません。
2つ目はExcelやメモでは、人によって使い方が異なるからです。
例えば、タスクを書き出す際に、タスク名だけを記載する人もいれば、タスクと期限を記載する人もいます。
また最悪、メモが読めないなんて事態も。
タスク管理ツールを使えば、人によって使い方が異なるということがなくなります。
無料のタスク管理ツールを導入するメリット
この章では、無料のタスク管理ツールを導入するメリットをご紹介します。
コストがかからない
無料のタスク管理ツールを導入する最大のメリットは、コストがかからない点です。
近年のプロジェクトは、莫大な金額がかかる傾向にあり、少しでもコストカットがしたい気持ちが根底にあります。
その思いに応える形として、無料のプロジェクト管理ツールはうってつけの存在といえるでしょう。
また無料であることのメリットとしては導入コストが低くなる点です。
ツールを試してみて、やっぱり物足りないという展開があることも。
無料ツールの場合には、コストを気にせず別ツールに移ることが可能です。
関連記事はこちら>> 無料タスク管理ツールでタスクの可視化！選び方とオススメツールをご紹介
誰でも利用できる
無料のタスク管理ツールのメリットは、誰でも利用できる点でしょう。
月額料金・年額料金がかからないために、誰でも入手することが可能です。
誰でも入手ができるということは、多くの人に利用されているということ。
その過程で、バグや改善要望などがツールに寄せられることでしょう。
無料ツールでありながら、より洗練されたツールへと進化していきます。
おすすめのタスク管理方法はカンバン
タスク管理の方法はチェックリストやTodoListなど数多くあります。
数あるタスク管理方法で、一番のおすすめはカンバンです。
この章では、カンバンのメリットや作り方をご紹介します。
カンバンでタスクを管理するメリット
カンバンでタスク管理を行うメリットは2つあります。
1つ目は、ビジュアル面で優れているからです。
カンバンはステージとタスクというシンプルな構造をしているため、タスクの状態が一目瞭然です。
特にタスク管理はその性質上、1日に何回も確認が入るため、タスクの状態把握にはなるべく時間をかけたくありません。
1ヶ月に1度など使用頻度が低ければ、使い勝手が悪くても問題にはなりにくいです。
しかし、タスク管理はそうはいきません。
タスクの状態を把握しやすいビジュアルをもつカンバンがおすすめです。
2つ目は、作りが簡単な点です。
カンバンは紙とペンさえあれば、作れるくらいシンプルな構造をしています。
そのため、ツールを運用する上でも、複雑なルールを設ける必要もなく、多くの人が使用可能です。
カンバンの作り方を3ステップで解説
カンバンはシンプルな構造をしているため、3つのステップだけで作成が可能です。
関連記事はこちら>>カンバンボードとは？作り方とおすすめツールをご紹介
ステップ①：ステージを作る
まずはタスクの状態を表すステージを作ります。
ステージの数は、各案件やプロジェクトによりけりの部分がありますが、一般的には3ステージほどです。
例えば、以下のような内容があります。
- 待機中
- 仕掛中
- 終了
ステップ②：タスクを作る
次はステージ上を移動するタスクを作ります。
タスクを作る上で、タスクの粒度には注意しましょう。
例えば、「担当者を決める」、「Aさんにメールを送る」では細かい粒度ですが、「プロジェクトBを終了させる」ではタスクの粒度としては大きくなります。
粒度が異なることでタスクの移動スピードに問題が出るほか、タスクの本当の状態が分かりづらくなることも。
どの粒度にするかは、案件やプロジェクトによりますが、なるべく細かくすることをおすすめします。
ステップ③：タスクを配置・移動
作成したタスクを配置すれば、カンバンの完成です。
あとはタスクの状態に合わせて、ステージ上を移動するのみ。
この3ステップだけで、カンバンの作成・運用が可能です。
無料のタスク管理ツールを選定するポイント3選
ビジネスツールを選定するポイントは数多く存在していますが、今回は3つに絞ってご紹介いたします。
①プラン
1つ目のポイントは、プランです。
無料であっても、さまざまな形があります。
例えば、永年無料タイプです。
このタイプは基本的な機能に限り、料金を取られることなく、使い続けることができます。
他には一定期間だけ無料タイプです。
このタイプは一定期間に限り、機能制限なく使えます。
しかし、一定期間後は有料になります。
ツールを試す期間や使う機能によって、選んでみましょう。
②操作性
2つ目は、操作性です。
タスク管理は毎日、時には1日に何度もツールを操作します。
そのため、使い勝手が悪いとストレスを感じることでしょう。
同じタスク管理ツールでも使い勝手が異なってくるので、比べてしっくりくるものを選ぶことをおすすめします。
関連記事はこちら>>無料タスク管理ツールでタスクの可視化！選び方とオススメツールをご紹介
既存ツールとの兼ね合い
3つ目は、既存ツールとの兼ね合いです。
数多くの役割を担うパソコンには、タスク管理ツール以外にも多くのツールを積んでいます。
例えば、タスク管理と工数管理ツールが連携することで、プロジェクトのコスト算出が可能になるケースがあります。
ツール同士が連携するだけで、私たちの作業負荷を大きく減ることでしょう。
カンバンを用いたタスク管理のオススメツール3選
最後にこの章ではカンバンを用いたタスク管理ツールの中で、おすすめツールを3つご紹介します。
それぞれ特徴がはっきりしているツールなので、チームの方向性に合ったツールを選びましょう。
①Lychee Redmine
Lychee RedmineはOSSのプロジェクト管理ツールであるRedmineをベースにして作成されました。
タスク管理にカンバンを用いており、操作性が優れている点が大きな特徴です。
ふせんを貼るように直感的にタスク管理ができます。
誰にでも簡単に使用ができるので、チームでのタスク管理におすすめです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
②Trello
引用：Trello
タスク管理ツールとして、多くの支持を集めているのが「Trello」です。
特にタスク管理に関する機能が、ひとつの場所でおこなえるため、操作性に優れています。
毎日使うツールだからこそ、操作性の優秀さが多くの支持につながっていることでしょう。
| プラン | 料金(月額) | ボード数 | 機能 | 容量 |
| フリー | 0円 | 10 | 自動コマンドの実行 50 回/月 無制限のアクティビティ ログ 担当者と期限 iOS および Android モバイル アプリ 2 要素認証 |
10MB/1ファイル |
| ビジネスクラス | 1,370円 | 無制限 | フリー+ 高度なカスタマイズ機能 |
250MB/1ファイル |
| エンタープライズ | 要問合せ | 無制限 | 全ての機能 | 250MB/1ファイル |
③Jooto
近年、急速に知名度を上げているのが「Jooto」です。
タスクの管理がシンプルで直感的な操作で可能。
初めてツールを扱う方にも安心なツールといえます。
| プラン | 料金(月額) | ユーザー数 | 機能 | 容量 |
| 無料 | 0円 | 4 | 基本機能+ データエクスポート過去30日 行動履歴過去30日 |
10MB |
| スタンダード | 417円/1ライセンス(年払い) 500円/1ライセンス(月払い) |
1～ | 基本機能+ データエクスポート過去1年 行動履歴過去1年 |
5GB/1ライセンス |
| エンタープライズ | 980円/1ライセンス(年払い) 1,300円/1ライセンス(月払い) |
1～ | 基本機能+ データエクスポート無制限 行動履歴無制限 |
10GB/1ライセンス |
無料のタスク管理ツールで作業のスリム化を
今回は無料で使えるタスク管理ツールやおすすめのタスク管理方法をご紹介しました。
タスク管理ツールを導入するメリットは、データ保持や使い方を統一できる点です。
また無料のタスク管理ツールを導入するメリットは2つあります。
- 導入にコストがかからない
- 誰でも利用ができる
タスク管理の方法は多くありますが、一番のおすすめはカンバンです。
カンバンはビジュアル的に優れ、また作りが簡単なため、どんな方でも扱える点がおすすめのポイントといえます。
ぜひ無料で使えるタスク管理ツールを使用し、コストパフォーマンスが良いプロジェクト管理をしましょう。
Lychee Redmineは、フリープランでタスク管理機能やカンバンを使用できます。
また、今なら有料プランも30日間無料でお試しできるので、まずはタスク管理ツールを使用してみたいという方におすすめです。
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