プロジェクト管理手法

2023年05月31日

プロジェクトマネジメントツールとは？メリットからおすすめツールまで紹介

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プロジェクトマネジメントツールは、プロジェクトに関するタスクや進捗状況、スケジュール、工数などの各種情報を管理できるツールです。

この記事では、プロジェクトマネジメントツールの概要や導入するメリット、導入時の注意点、選ぶときのポイントなどを紹介しています。

ツールを導入することで、業務効率化や多様な働き方に対応することができます。

おすすめのツールもご紹介しますので、プロジェクト管理に役立つツールを探している方、プロジェクト管理をスムーズに行いたい方などは、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトマネジメントツールとは

プロジェクトマネジメントツールとは、進捗状況の把握やメンバーのスケジュール管理など、さまざまな管理機能を備えたツールのことです。

プロジェクトマネジメントツールは、Excelなどを使った管理と比較して、ツールの画面上で進捗状況を簡単に見られる点が特徴です。
また、更新した情報はリアルタイムで把握できるため、情報共有もスムーズになります。

プロジェクトでは、工数やタスク、スケジュールなど多岐にわたる情報を管理する必要があるため、情報の管理・共有がスムーズに行えないと、進行に影響を及ぼすことになります。

このため、多くの企業でプロジェクトマネジメントツールが利用されています。

プロジェクトマネジメントツールでできること

プロジェクトマネジメントツールは各社から展開されており、機能はそれぞれ異なりますが、一般的には以下のようなことができます。

ガントチャートの作成：作業工程を一覧にし、進捗状況を把握しやすくする
ファイルの共有：写真や資料など、作業で使用する資料を簡単に共有する
チャットでのやり取り：プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを促進する
タスクの管理：チームメンバーのタスク進捗状況を把握する
工数の管理：プロジェクトのスケジュールとタスクの関係を把握する

など

プロジェクトマネジメントツールの利用が向いているケース

プロジェクトの規模が大きく、メンバーの状況を適切に把握することが難しい場合などには、プロジェクトマネジメントツールを利用することが適しています。

また、プロジェクトマネージャーとして初めてプロジェクトを担当する方にとっても、ツールの利用は大きな助けになるでしょう。

小規模なプロジェクトであっても、タスク管理や進捗管理を行い、タスクの量にばらつきが生じないように管理したい場合などにも、ツールの利用は適しています。

その他にも、最近ではリモートワークが普及したこともあり、リモートワークで仕事をするメンバーの進捗状況を把握する際にも役立ちます。

プロジェクトマネジメントツールを導入するメリット

プロジェクトマネジメントツールを導入することで、企業はさまざまなメリットを得られます。

ここでは具体的なメリットを4つご紹介します。
ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみましょう。

進捗状況の可視化

多くのプロジェクトマネジメントツールには進捗管理機能が備わっているため、ツールを導入することで、メンバーの進捗状況を簡単に把握できるようになります。

タスクがどの段階にあるのか、あとどのくらいで終わる予定なのかが可視化されるため、遅れが発生しているときにも迅速なサポートが可能です。

情報の一元管理

プロジェクトマネジメントツールを導入することで、ツールが情報の中心となるため、情報の一元管理が可能になります。

必要な情報がどこにあるのか探す手間が省けるだけでなく、情報をリアルタイムで共有できるため、共有にタイムラグが生じることもありません。

その他にも、プロジェクトメンバーの一部しか情報を把握していないなど、情報が属人化するケースも少なくなるでしょう。

業務効率化

進捗状況を把握しやすくなり、情報を一元管理できるようになることは、業務効率化につながります。
例えば、必要な情報を探す手間がなくなれば、やるべき作業に集中しやすくなります。

また、1人のメンバーの進捗が思わしくないとわかれば、即座にサポートすることもできるでしょう。

緊急タスクの対応者も、進捗状況を考慮して振り分けやすくなります。

多様な働き方に対応可能

プロジェクトマネジメントツールは、基本的にインターネットに接続できる環境があれば利用できるため、社内外からのアクセスが可能です。

そのため、リモートワークをしている社員のタスクの進捗状況を、プロジェクトマネージャーが会社から確認することもできます。

リモートワークを取り入れている企業にとっては、情報共有や進捗管理をどのように行うかが課題ですが、ツールがあればそのような課題も解決できるでしょう。

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プロジェクトマネジメントツールを導入する際の注意点

プロジェクトマネジメントツールを導入する際には、いくつかの点に注意する必要があります。

まず、導入にはコストがかかります。

無料で利用できるツールもありますが、利用可能な機能に制限があったり、利用期間が定められていたりするため、本格的なプロジェクトでの利用には適していません。
したがって、有料版の導入を前提として、どの程度のコストがかかるかを把握しておく必要があります。

また、ツールを導入することで従来のやり方が変更されるため、社員が慣れるまでに時間がかかる可能性に留意しておく必要があります。
すぐにスムーズな運用ができるわけではないことを、あらかじめ理解しておくことも重要です。

プロジェクトマネジメントツールを選ぶときのポイント

プロジェクトマネジメントツールにはさまざまな種類があるため、どれを選べばいいのか迷ってしまうケースは少なくないでしょう。

ここでは、プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

機能の充実具合

プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際は、機能がどのくらい充実しているかが1つのポイントとなります。

自社の業務で必要となる機能が備わっていないと、ツールを導入する意味がありません。
事前に必要な機能を洗い出しておくことが大切です。

例えば、大規模プロジェクトであれば、ツール内でコミュニケーションを取れる方が便利でしょう。

一方で、規模の小さいプロジェクトであれば、タスクや進捗状況の管理機能があれば十分かもしれません。

料金体系

プロジェクトマネジメントツールは基本的に有料で利用することとなるため、料金体系もチェックしておく必要があります。

料金体系はツールによって異なりますが、初期費用と運用費用がそれぞれ発生するケースが一般的です。
ランニングコストが安く見える場合でも、機能を追加するのにオプション料金が必要で、結果的に負担額が大きくなるケースもあります。

料金体系をチェックするのはもちろんのこと、使用する人数や期間なども踏まえて、適切な料金のツールを選ぶようにしましょう。

テンプレートの有無

ツールによっては情報管理に活用できるテンプレートが付いているものがあるため、こちらのテンプレートの有無もチェックしておきましょう。

テンプレートがあれば、タスク管理をする際に1から項目を設定する手間がかからないため、スムーズな導入が可能となります。

テンプレートの種類は多岐にわたるため、具体的にどのようなものがあるのかチェックし、自社に必要なものであるかどうか検討しておきましょう。

操作性

プロジェクトマネジメントツールが扱いやすいかどうかも、重要なポイントです。

現場で実際に使用する社員にとって扱いにくいと、効率化の意味がありません。
操作性に優れていないツールでは、「ツールの利用が社内に浸透しない」「操作方法を覚えるまでに時間がかかる」といった事態になりかねないため、選ぶ際には注意しましょう。

一目見ただけで、直感的に操作できるツールが理想的だといえます。
実際に使わないとわからないことも多いため、トライアル利用をしてみるのもおすすめです。

クラウドかオンプレミスか

プロジェクトマネジメントツールには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
それぞれの特徴を踏まえたうえで、自社にあったタイプを選びましょう。

クラウド型はインターネットを介して利用するタイプで、オンプレミス型は自社でサーバーを構築しツールをそこにインストールする形で利用するタイプです。

クラウド型はインターネットがあれば利用できるため、リモートワークにも適しておりアクセス性の良さが特徴です。

一方で、オンプレミス型は自社サーバーを構築するため、セキュリティ面の強さが特徴だといえます。

セキュリティ対策

プロジェクトに関するさまざまな情報を扱うこともあり、セキュリティ対策が万全であるかどうかも選ぶ際の重要なポイントとなります。

セキュリティが甘いと情報が社外に漏れ、トラブルにつながる可能性もあります。
セキュリティ対策に関しては、各社のセキュリティポリシーなどをチェックしておきましょう。

また、万が一の場合に備えて、データのバックアップ体制も確認しておくことをおすすめします。

プロジェクトマネジメントツールで業務効率化を目指そう

プロジェクトマネジメントツールを導入することで、あらゆる業務の効率化が期待できます。

また、クラウド型のツールはリモートワークにも適しているため、多様な働き方の実現につながるでしょう。

Lychee Redmineをはじめとして、ツールにはさまざまなものがあるため、機能や価格、操作性などをチェックすることが大切です。

コストがかかり、仕事の進め方にも変化を伴うこととなるため、入念に検討し、自社にあったものを見つけましょう。