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スケジュール管理に関する次のような悩みを持っていませんか?

「念入りに予定を立てても、なかなか計画通りにならない」
「時間の管理が苦手で、思うように作業が進まない」

スケジューリングの方法を学べば、解決できるかもしれません。
スケジューリングを徹底すると、仕事でもプライベートでも生産性を上げられます。

スケジューリングについて、押さえるべきポイント一つひとつ解説しますので、ぜひ参考にしてください。

スケジューリングとは

まずは、スケジューリングとは何かを確認しておきましょう。
ただ単に計画を立てることが、スケジューリングではありません。

スケジューリングとは、最適な順番かつ適切な所要時間で作業を進められるよう、予定を立てることです。

例えば、Webサイトを作る仕事を請け負ったとします。
Webサイトの作成には複数の作業が必要であり、おおまかには以下の順番でおこなわれます。

  1. クライアントとの打ち合わせ
  2. Webサイトのデザイン
  3. プログラミング言語によるWebサイトの構築
  4. サーバーへのアップロード
  5. 動作確認
  6. 修正作業

上記の順序でないと、Webサイトの作成は不可能です。
デザインが決まらなければ、Webサイトは作成できませんよね。

また、期限内に納品できるよう、適切なリソースで作業する必要があります。
タスクの順番やかかる時間を考慮して予定を管理することが、スケジューリングです。

関連記事はこちら>>スケジューリングとは?プロジェクト管理に最適な組み方やメリット

スケジューリングのメリット4選

スケジューリングによるメリットを4つ紹介します。

①生産性の向上

スケジューリングができれば、生産性は向上します。
特に、複数の作業を抱えている場合には、スケジュール管理が効果を発揮します。

なぜなら、スケジューリングの過程では、優先順位をつけるからです。
優先順位を明確にすると、重要度の高いタスクに集中できます。

しかし、スケジューリングを怠れば、重要度の低い作業に時間を費やしたり、想定以上にリソースがかかったりすることも。

スケジューリングによって無駄を省き、生産性の向上を目指しましょう。

②対応のもれを防ぐ

仕事に忙殺されて「後回しにしていた仕事をうっかり忘れてしまった」という経験はないでしょうか。
作業量が多いにもかかわらずスケジューリングを疎かにすると、対応のもれが起きてしまうのも無理はありません。

しかし、スケジュールがきちんと管理できれば、タスクを忘れることはないでしょう。
スケジューリングでは最初に必要な作業を洗い出し、 新たな仕事が生じた際には計画の見直しもおこなうからです。

スケジューリングを徹底し、タスクの対応漏れを防ぎましょう。

③ダブルブッキングを防ぐ

「予定を管理していたつもりが、2つの商談がかぶってしまった」といった事態は起こりえます。
しかし、一度でもダブルブッキングがあれば、顧客や社内からの信用を失いかねません。

スケジューリングを習慣にしていれば、ダブルブッキングは防げます。
スケジュールを順序立てて一括管理すると、約束が被ることはありません。

また、スケジューリングが身についていると、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかるのか、判断できるようになります。
アポイントに遅れることも少なくなりますね。

スケジューリングの癖をつけ、ダブルブッキングを未然に防ぎましょう。

④急なトラブルに対応できる

スケジュールを立てていても、予期せぬトラブルに見舞われたり、クライアントの都合で予定が変更になったりすることも。

無計画に仕事をしていると、不測の事態への対応は難しくなります。
なぜなら、優先順位がわからないため次に取るべき行動を見失ったり、予定の詰め込みすぎで対応する暇がなかったりするからです。

スケジューリングを徹底していれば、 重要度の高い作業を見極めることができます。
作業の順序を調整したり、スキマ時間にトラブル対応をおこなったりと、柔軟な対応も可能です。

スケジューリングを実践する5つのステップ


スケジューリングには、5つの手順が必要です。
順に説明します。

ステップ1:タスクを洗い出す

まずは、目的を達成するために必要なすべてのタスクを細かく洗い出しましょう。
やるべきことが明確になり、整理しやすくなります。
最初は困難に思われた目標も、達成への道筋が見えてくるでしょう。

タスク出しが不十分だと、予定より作業に時間がかかったり、見逃していた業務に後から気づいたりと、スケジューリングに支障が生じます。
しかし、タスク出しさえきちんとできていれば、のちの工程も楽になります。

ステップ2:優先順位をつける

ステップ1で洗い出したタスクには、 優先順位をつけましょう。
作業の中には重要度が高いものだけでなく、低いものもあります。

それぞれのタスクの優先順位がわからなければ、どの作業から開始し、どれくらいの時間をかければいいのか判断が難しいですよね。

優先度を決めることで、作業の順番や時間配分に見当がつきます。
生産性を上げるため、優先順位は必ずつけてください。

関連記事はこちら>>仕事に優先順位を付ける為の重要度と緊急度とは?

ステップ3:締め切りを決める

優先順位を決めたタスクの中には、予め期限が決まっているものもあれば、緊急度が低く締め切りのない業務もあるでしょう。
しかし、すべてのタスクに締め切りは必要です。

「余裕があればやるつもりが、気がついたら時間がなかった」なんて経験はないでしょうか。
締め切りを決めることで、タスクの後回しを防止しましょう。

また、タスクに締め切りを設けることで、作業を時間内に仕上げるための工夫を凝らしたり、省略しても差し支えない業務が見えたりすることも。

タスクには必ず締め切りを設定し、生産性アップにつなげましょう。

ステップ4:スケジュールを組む

ステップ4では、ステップ3で決めた締め切りを目安にタスクをスケジュールに落とし込みます。
それぞれの作業にかかる時間を見積もりつつ、具体的にいつ取り組むタスクなのか設定しましょう。

スケジュールを組む際はタスクだけでなく、移動時間や昼食、休憩時間も考慮してください。
作業の合間に適度な隙間ができ、ダブルブッキングや無茶なスケジューリングを防げます。

ステップ5:日程を再調整する

組んだ予定はこまめに見直すことが大切です。
1日の業務の終わりにスケジュールを見返し、日程を再調整する必要がないか検討します。

予定より早く進んでいれば次の作業を前倒しでおこなえますし、 遅れが生じていれば優先度を考慮しながらスケジュールを組み直します。

振り返りをおこなうことで、「スケジュールに無理がないか」や「短縮できるタスクはないか」などを考えられますね。

軌道修正の余地に気づけるよう、日程は日々、調整しましょう。

スケジューリングが得意になる3つのコツ

スケジューリングに役立つ3つのコツを紹介します。

①所要時間を正確に見積もる

作業にかかる時間の見積もりを正確におこなえると、スケジューリングの精度は向上します。
スケジューリングで立てた予定と実際の作業時間のズレが少なくなれば、日程を再調整する手間も省け、作業の効率が上がるからです。

特に、初めてのタスクはどれぐらい時間がかかったか計ることが肝心です。
次に同じタスクをおこなう際は、前回よりも短い時間でできるよう意識しましょう。

それぞれのタスクにかかった時間と改善点について、毎日の振り返りも忘れないでください。
作業の時間を減らせるだけでなく、所要時間の見積もりが徐々に正確になりますよ。

②スケジュールに余裕をもたせる

予定は無理のない範囲で設定し、適度に遊びを設けましょう。
予定が詰め込まれすぎていると、想定より時間がかかったタスクがひとつでも生じたときに他のすべての作業にも影響します。

また、電車の遅延や交通渋滞、クライアントからの急な仕様変更など、イレギュラーが生じることもあるでしょう。

いくら緻密にスケジュールを組んでいても、イレギュラーはいつ起こるかわかりません。
作業の合間に少しの余裕を持たせると、不測の事態にも対応しやすい現実的なスケジューリングになります。

③どんなに小さなタスクでもスケジュールに組み込む

スケジューリングの効果を高めるには、どんなに小さなタスクでもスケジュールに組み込むことが必要です。

資料の印刷や会議室の予約など、簡単な作業を予定に組み込まず「後でやろう」と頭の中だけで考えていませんか。

他の作業に追われ「うっかり忘れてしまった」ということになりかねません。
どんなに些細なタスクでも、予定に入れて忘れないようにしましょう。

スケジューリングを失敗しないためのおすすめツール5選

スケジューリングを効率よくおこなうには、ツールの利用がおすすめです。
便利なツールを5つ紹介します。

①Lychee Redmine

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Lychee Redmineにはガントチャートやカンバンなど、スケジューリングに役立つ機能が多く備えられています。

大企業を含む6,000社以上が導入しておりますが、個人で利用することも可能です。無料で使えるフリープランもありますので、気になる方はぜひ申し込んでみてください。

プラン 月額料金 ユーザー数 チケット数 機能
フリー 0円 無制限 5,000件 タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード 800円 無制限 無制限 タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム 1,200円 無制限 無制限 スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM

 

②Googleカレンダー

引用:Googleカレンダー

GoogleカレンダーはGoogleアカウントさえあれば、誰もが利用できます。
GmailやGoogleマップと連携できるのが特徴です。

メールで受信した予定をカレンダーに取り込んだり、マップで検索した地点に予定通り到着するよう出発時間を書き込んだりできます。

 

③Asana

引用:Asana

Asanaの特徴は、タスクのリクエスト機能やメンバーそれぞれの仕事量を一目で確認できる機能です。

チームに合わせて管理方法をカスタマイズできるので、複数での作業に向いています。

SlackやGoogleカレンダー、Outlookなどの様々なアプリと連携できるのも魅力のひとつです。

④aipo

引用:aipo

aipoはどの業種や職種年代にも扱いやすく、グループでのスケジュール管理に特化したツールです。

チャットをはじめとしたコミュニケーション機能やドキュメントを共有できるシステムが用意されています。

⑤Jorte

引用:Jorte

27言語に対応しており、世界で3400万ダウンロードされているJorteは、気軽に使えるカレンダーアプリです。

背景やアイコン、 フォントなどを自分好みにカスタマイズできるのが特徴です。
スマートフォンやタブレット、パソコンでも使えます。

ツールを使ってスケジューリングの悩みを解決

今回はスケジューリングの意味やメリット、実施する方法・コツなどをお伝えしました。
スムーズにスケジュールを管理するには、スケジューリングに便利な機能のあるツールを用いるのが効果的です。

特にLychee Redmineには、時間を管理し生産性をアップさせるための機能が多数用意されています。
フリープランでは無料で基本的な機能を使用できますので、ぜひ試してみてください。

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