仕事効率化・生産性アップ 
効率的にビジネスの進捗を確認するには、スケジュールの管理は欠かせません。
最近では、スマートフォンやパソコンでスケジュールを管理できるツールが主流で、メンバー間との情報共有も可能な便利なツールが多く開発されています。
現在では、使いやすく多機能な管理ツールも多く無料で提供されているため「スケジュール管理にコストをかけたくない」という方も安心して利用が可能です。
この記事では、スケジュール管理ツールのメリットや選ぶ際のポイント、管理のコツについて解説します。
無料で利用できるスケジュール管理ツールも9つ紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
スケジュール管理ツールを導入するメリット
スケジュール管理ツールを導入すると、スケジュールが見える化するため、無駄のない時間管理ができます。
自分だけでなくメンバーのスケジュールを把握しておくことで、プロジェクトの進捗を効率的な管理が可能です。
スケジュール管理ツールを導入するメリットをさらに解説します。
タスクを効率的に進められる
スケジュール管理といえば、紙のスケジュール帳を利用する方がほとんどでした。
最近は高性能なスケジュール管理ツールが多く登場し、紙のスケジュール帳よりも効率的にスケジュールを管理できます。
何度も利用するタスクを登録しておけば、ワンタッチでスケジュールに組み込むことも可能です。
リマインダー機能が搭載されているツールは、スケジュールの開始時刻になるとスマートフォンの通知やアラームを鳴らすこともできます。
このようにスケジュール管理ツールには、多くの機能が備わっています。
ツールをうまく活用すれば、空き時間をより有効に使うことが可能です。
結果、紙のスケジュール帳よりも、タスク管理がしやすくなり、効率よく作業を進めることができるでしょう。
対応漏れを防げる
スケジュール管理ツールには対応漏れを防ぐための多くの機能が備わっています。
例えば、多くのスケジュール管理ツールはスマートフォンやパソコンなどで同期が可能です。
また、リマインダーとしても利用できます。
スケジュール管理ツールの機能を活用して事前に予定を入力しておけば、仮にタスクを忘れていたとしても期日前に教えてくれます。
他にも、スケジュール管理ツールの共有機能を活用しましょう。
自分のタスクで対応漏れが発生しそうな状況になっても、他メンバーがフォローしてくれる可能性が高くなります。
急な変化にも対応できる
スケジュール管理を適切におこなっていても、クライアントの都合により予定が変わることも少なくありません。
紙のスケジュール帳の場合、文字を消したり追加したりするのに管理ツールにくらべ手間がかかります。
また多くの追加や変更があった場合、予定が見づらくなってしまいます。
ツールでのスケジュール管理であれば、簡単操作で予定の追加や変更が可能です。
予定の入れ替えなどがあっても、画面が見づらくなることもありません。
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スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイント
スケジュール管理ツールは数多くありますが、各ツール特徴を理解して活用する必要があります。
特に無料ツールは低コストで利用できる反面、部分的な機能しか利用できないこともあり注意が必要です。
スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
まずは無料ツールを導入し、操作性を確認する。
スケジュール管理ツールには、無料版と有料版があります。
有料ツールの方が機能的に優れている場合がほとんどです。
まずは無料ツールを導入して、スケジュール管理ツールがビジネスに活用できるのか確認しましょう。
小規模のプロジェクト管理であれば、無料ツールでも十分に対応できます。
ただし、無料ツールは広告が表示されたり、有料ツールへの誘導画面が表示されたりと使いにくいこともあります。
無料ツールが使いにくい場合には有料ツールを試してみましょう。
有料ツールであっても、試用期間であれば無料で利用できる場合もあります。
試用期間で試してみてから、有料版へのアップグレードもおすすめです。
スケジュールやタスクを簡単に入力できるか
スケジュール管理ツールは、予定やタスクを簡単に入力できることが重要です。
ツールを起動した後に何度もボタンを押したり、毎回テキストの入力を求められたりすると面倒ですよね。
スケジュールをワンタッチで入れられたり、よく利用するタスクを登録できたりするツールを選ぶようにしましょう。
目的にあったツールか
スケジュール管理ツールは、数多く提供されています。
しかし、それぞれに特徴があり同じではありません。
スケジュール管理ツールを導入する際は、導入目的をしっかりと意識した上で、目的にあったツールを導入するようにしましょう。
もし目的にあわないツールの場合、最悪導入までにかけたコストのすべてが無駄になることもあるので注意が必要です。
使い勝手は問題ないか
どれだけ高機能で目的にあったツールを導入しても、使えなければ意味がありません。
ツールを導入する際は「操作が簡単」「サポートが充実している」などといった、使い勝手がよいか必ず確認してから導入しましょう。
またチームで導入する際は、責任者が一人で判断せず他メンバーの意見も取り入れることで、よりチームによって有用なツールが導入できるでしょう。
オンラインで情報共有できることは必須
ビジネスでスケジュール管理ツールを利用するなら、オンラインで情報共有できることは必須です。
自分だけでは入れ忘れてしまいそうなスケジュールでも、複数のメンバーで管理すればうっかり忘れてしまうリスクを減らせます。
注意点として、スケジュール管理ツールにプライベートな予定を入れてしまうと、知られたくない情報がメンバーに共有されてしまうので気をつけましょう。
プライベートな予定を入れるなら、情報共有ができないタイプのツールや複数のカレンダーを作成できるツールがおすすめです。
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日本製ツールがおすすめ
スケジュール管理ツールは、日本向けに開発されたツールと海外で開発されたツールに分類されます。
簡易なツールであれば、外資系ツールでも問題ありません。
しかし、多機能なツールであればヘルプ関連が充実している日本で作られたツールがおすすめです。
スケジュール管理ツールは、情報を共有するメンバー全員が使いこなせる必要があります。
日本製ツールはマニュアルやお問い合わせ窓口が用意されていることが多く、ツールを使い慣れていないメンバーでも安心して利用が可能です。
【無料】おすすめスケジュール管理ツール9選
ここからは、無料で利用できるおすすめスケジュール管理ツールをご紹介します。
スケジュール管理ツールには有料版も多くありますが、今までにツールを活用したことがなければ無料版から使い始めるのがおすすめです。
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Lychee Redmine
Lychee Redmineは、6,000社以上の導入実績を持つプロジェクト管理ツールです。
タスク管理機能をはじめ、プロジェクト管理をサポートする機能を多く備えている点が特徴です。
スケジュール管理においては、以下の機能を活用できます。
- 「ガントチャート機能」：プロジェクトの期日を管理しやすく可視化しやすい上に、1日の稼働工数とタスクの予定工数を元に自動でスケジュール作成してくれる。
- 「カンバン機能」：メンバーごとのタスクの進捗状況や、プロジェクトの達成状況がひと目で把握できる。
上記を含むすべての機能は直感的に操作ができるため、ツールに慣れていないメンバーでも操作に戸惑うことがありません。
Lychee Redmineが備える機能を十全に使えるのは、スタンダード以上の有料プランからとなります。
しかし、現在は有料プランであっても30日間無料で利用できますので、一度試してみてはいかがでしょうか。
| プラン | 月額料金 | ユーザー数 | チケット数 | 機能 |
|---|---|---|---|---|
| フリー | 0円 | 無制限 | 5,000件 | タスク管理 カンバン ファイル共有 |
| スタンダード | 800円 | 無制限 | 無制限 | タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有 |
| プレミアム | 1,200円 | 無制限 | 無制限 | スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM |
| ビジネス | 1,800円 | 無制限 | 無制限 |
プレミアムの機能 ＋ |
Googleスプレッドシート
引用：Googleアカウントがあれば無料で利用できる、表計算ソフトのGoogleスプレッドシートがおすすめです。
自分でスケジュール表をカスタマイズして利用できます。
縦軸に日にち、横軸に時間を割り当てれば、ガントチャートのようにスケジュールを書き込むことも可能です。
Googleスプレッドシートは、作成者以外も閲覧・編集ができるので、簡単に情報共有もできます。
Google カレンダー
引用：Googleカレンダー
引用：GoogleカレンダーもGoogleアカウントがあれば無料で利用できます。
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレッドでも利用しやすいスケジュール管理ツールです。
Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作成することができます。
よって、プライベート用とビジネス用に分けることも可能です。
スケジュールを簡単に登録できることはもちろん、ToDoリストの作成もできるのでタスク管理にも役立ちます。
セキュリティを強化したいなら、有料のGoogle Workspaceの導入がおすすめです。
二段階認証や機密情報の保護、アクセス制限などのセキュリティ対策を追加できるため、情報漏えいを防止できます。
Yahoo!カレンダー
引用：Yahoo!カレンダー
引用：Yahoo!JAPANのアカウントがあれば無料で利用できるYahoo!カレンダーは、デザイン性に優れ、誰でも簡単に利用できることができます。
好きなデザインを無料でダウンロードできるので女性にもおすすめです。
主要な宅配便事業者のサービスなどと自動で同期でき、手動でスケジュールを登録する手間が省けます。
また、Yahoo!メールのやりとりも自動で登録されます。
Yahoo!メールをメインで利用しているなら、便利に活用できるでしょう。
LINE WORKS
引用：LINE WORKS
引用：コミュニケーション機能も利用したいなら、LINEのビジネス版であるLINE WORKSがおすすめです。
スタンプやビデオ通話といったLINEでおなじみの機能はもちろん、WordやExcelの共有やアンケート機能、掲示板機能などビジネスに役立つ機能が一元化されています。
カレンダーも利用できるので、予定の共有も可能です。
有料版にアップグレードすれば広告を非表示にしたり、ファイル共有のストレージ容量を増やしたりもできます。
Time Tree
引用：Time Tree
引用：複数のカレンダーを作成できるTime Treeは、プロジェクト別にスケジュールを管理したいときに役立つツールです。
写真の共有やメモ機能などの共有機能も充実しています。
カレンダーのUIはシンプルで使いやすいので、初めて利用する方も戸惑うことなく活用できるでしょう。
Googleカレンダーとも同期できるので、メインで利用するツールをTime Treeに乗り換えることも簡単です。
またTime Treeは、無料版でも広告表示がないことも特徴です。
余計な画面が表示されないので、ストレスなくビジネスの進捗確認ができます。
Microsoft To Do
引用：Microsoftアカウントがあれば無料で利用できるMicrosoft To Doは、ToDo形式でスケジュールを管理できるツールです。
パソコンはもちろん、Android・iPhone版アプリにも対応しています。
ホーム画面のタスクの追加を選択するだけで簡単にタスク登録が可能です。
設定した時刻にアラームを鳴らすこともできるので、忘れてしまいそうなタスクも安心です。
カレンダー型の画面はありませんが、一覧表示でスケジュール管理ができます。
ジョルテカレンダー
引用：ジョルテ
ジョルテカレンダーは紙の手帳のような使用感と、アプリならではの多機能性を併せ持つ管理ツールです。
カレンダーやToDoリストといった機能をはじめ、写真を貼れる日記などとても多くの機能が備わっています。
ビジネスやプライベートといったシーンを問わず利用が可能です。
また紙の手帳の感覚で使えるように、使いやすさにもこだわっています。
週初めの曜日設定や日本や海外の祝日表示などの機能も活用してみましょう。
有料版もありますが、基本無料で利用が可能です。
Refills Lite
引用：Refills Lite
Refills Liteはシンプルな操作性を持つ、使いやすいスケジュール管理ツールです。
画面もシンプルで見やすく、システム手帳のような感覚で利用できます。
またシンプルではありますが、必要な機能はしっかりとそろっているため、ビジネスにおいても問題なく利用が可能です。
またマップ連携機能も搭載されており、予定に行先や住所を入力しておくことで、ワンタップで行先マップを表示できます。
Refills Liteに有料版はありません。
しかし、すべての機能を無料で利用が可能です。
無料ツールによるスケジュール管理のコツ
しかし、自身が正しく運用することも大切になります。
ここでは、スケジュール管理を適切に実施するためのコツをみていきましょう。
バッファを設ける
ビジネスにおける不測の事態に備えて、時間や備品を必要な数より余裕を持って用意しておくことがあります。
その「余裕」をバッファと呼びます。
ビジネスやプライベートなどどのような場面においても、予定外の出来事によりスケジュールに変更が発生することは少なくありません。
もし、メンバーの体調不良やパソコンのトラブルなどによりスケジュールに遅れが発生した場合、バッファがなければ後のスケジュールにすべて遅れが生じてしまいます。
このような事態を防ぐため、不測の事態にも対応できるようにバッファを設けたスケジュールを組みましょう。
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スケジュールは一元管理
プライベートやビジネスなど、用途別にスケジュール管理するのはおすすめできません。
複数のスケジュールを確認する必要が生じ、対応の漏れやダブルブッキングのリスクが高まるためです。
スケジュールを立てる際は、基本的にどのような用途であっても、まとめて管理するのがおすすめです。
もし、仕事の関係で複数のスケジュール管理が必要な場合は、連携機能を持つツールを使いスケジュールをひと目で確認できる体制を整えましょう。
難易度が高いタスクは早めに着手する
難易度が高いタスクは、想定以上に時間がかかる場合があります。
もし、高難度のタスクを後半に処理して時間がかかった場合、後のスケジュール調整が非常に困難です。
逆に、何度の高いタスクを早めに着手していれば、もし時間が多くかかっても比較的調整がしやすくなります。
事前に時間がかかるとわかっているタスクについては、早めにとりかかるようにしましょう。
タスクごとの必要な時間の目安を決めておく
タスクごとの必要な時間の目安を決めておくことで、より正確なスケジュールを組むことが可能です。
目安を決めるためにも、普段の業務からタスクに必要な時間を計測しておきましょう。
また、計測の際はタスクを細分化して計測することが重要です。
例えば「料理を作る」というタスクがあった場合、全体の時間を計るのではなく「食材のカット」「下ごしらえ」「調理」などにタスクを細分化して計測します。
タスクを細分化して計測することで、より正確な目安の作成が可能です。
また、作業効率を見直す際の資料としても役立つでしょう。
気持ちの余裕を持つことを意識する
気持ちに余裕のない状態は、自身やメンバーの集中力の低下をまねき、パフォーマンスの大幅な低下につながります。
そのため、スケジュールを立てる際に余裕を持つことはとても重要です。
余裕を持つのは時間に限らず、気持ちのうえでも余裕を持つようにしましょう。
Lychee Redmineの有料プランもおすすめ
無料ツールはコストが掛からない反面、機能が部分的にしか利用できないというデメリットがあります。
スケジュール管理だけでなく、タスク管理やガントチャート、チャット、ファイル共有といったプロジェクト全般を管理するなら有料ツールがおすすめです。
例えば、Lychee Redmineならスケジュール管理はもちろん、工数リソース管理やコスト管理、プロジェクトレポートまで業務の一元化ができます。
有料版であるスタンダードプランでは、プロジェクトのスケジュール管理には欠かせないガントチャート機能が利用可能です。
また、チケットと呼ばれるタスク追加の制限が、5,000枚から無制限へと変更となります。
より正確なスケジュール管理をするためには、必要不可欠な要素といえるでしょう。
Lychee Redmineのスタンダードプランは、現在30日間は無料で使えます。
プロジェクトのスケジュール管理に課題を感じている方は、ぜひ一度お試しください。
まずは無料ツールでスケジュール管理しよう
無料で利用できるスケジュール管理ツールについて解説しました。
スケジュール管理ツールの導入によって、効率的なタスク管理や対応漏れの防止などのさまざまなメリットが期待できます。
一方、スケジュール管理ツールはそれぞれに特徴があるため、どれを導入しても同じではありません。
今回の記事を参考にしてまずは無料ツールを利用の上、自身にあったツールを探してみましょう。
また、注意点として個人や小規模のプロジェクトなどであれば、無料のツールで十分対応できます。
しかし規模や関わる人数が増えるにつれ、無料ツールでのスケジュール管理は難しくなってくるでしょう。
特に中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、有料のスケジュール管理ツールの利用を検討してみてください。
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