仕事効率化・生産性アップ
「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子
効率的にビジネスを進捗するにはスケジュールの管理は欠かすことができません。
昨今ではスマホやパソコンでスケジュールを管理できるツールが主流で、メンバー間との情報共有も可能な便利なツールが多く開発されています。
「スケジュール管理にコストをかけたくない！」という方は無料ツールの利用がおすすめ。
この記事ではスケジュール管理ツールの選び方や無料で利用できるスケジュール管理ツール7選を紹介します。
スケジュール管理ツールを導入するメリット
スケジュール管理ツールを導入するとスケジュールが「見える化 」するため、無駄のない時間管理を行うことができます。
自分だけでなくメンバーのスケジュールを把握しておくことで、プロジェクトの進捗を効率的に管理することが可能。
スケジュール管理ツールを導入するメリットをさらに解説します。
効率的にスケジュール管理ができる
スケジュール管理といえば、紙のスケジュール帳を利用する方がほとんどでした。
最近は高性能なスケジュール管理ツールが多く登場し、紙のスケジュール帳よりも効率的にスケジュールを管理することができます。
何度も利用するタスクを登録しておけば、ワンタッチでスケジュールに組み込むことが可能も。
リマインダー機能が搭載されているツールは、スケジュールの開始時刻になるとスマホの通知やアラームを鳴らすこともできます。
スケジュールを記入しておけば、空き時間も把握できるため急な仕事が依頼されたときにも対応ができるのか、瞬時に判断することも可能です。
メンバーとの情報共有が簡単
スケジュール管理ツールは、スマホとパソコンで同期できます。
また、他メンバーもスケジュールを共有することが可能。
情報共有することで、スケジュール表を作成する手間が省くことができます。
例えばミーティングなどメンバー集めたい時、情報共有していることで参加者の空いている時間帯を把握することが容易です。
スケジュール管理ツール選ぶ際のポイント
スケジュール管理ツールは数多くありますが、各ツール特徴を理解して活用する必要があります。
特に無料ツールは低コストで利用できる反面、部分的な機能しか利用できないこともあり注意が必要。
スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
まずは無料ツールを導入する
スケジュール管理ツールには無料版と有料版があります。
有料ツールの方が機能が優れている場合がほとんど。
まずは無料ツールを導入して、スケジュール管理ツールがビジネスに活用できるのかを確認することがおすすめ。
小規模のプロジェクト管理であれば、無料ツールでも十分に対応できます。
ただし、無料ツールは広告が表示されたり、有料ツールへの誘導画面が表示されたりと使いにくいことも。
無料ツールが使いにくい場合には有料ツールを試してみましょう。
有料ツールであっても、試用期間であれば無料で利用できる場合もあります。
試用期間で試してみてから、有料版へアップグレードしてもよいでしょう。
スケジュールやタスクを簡単に入力できる
スケジュール管理ツールは、予定やタスクを簡単に入力できることが重要です。
ツールを起動した後に何度もボタンを押したり、毎回テキストの入力を求められると面倒ですよね。
スケジュールをワンタッチで入れることができたり、よく利用するタスクを登録できたりするツールを選ぶようにしましょう。
オンラインで情報共有できることは必須
ビジネスでスケジュール管理ツールを利用するなら、オンラインで情報共有できることは必須です。
自分だけでは入れ忘れてしまいそうなスケジュールでも、複数のメンバーで管理すればうっかり忘れてしまうリスクを減らすことができます。
注意点として、スケジュール管理ツールにプライベートな予定を入れてしまうと、知られたくない情報がメンバーに共有されてしまうので気をつけましょう。
プライベートな予定を入れるなら、情報共有ができないタイプのツールや複数のカレンダーを作成できるツールがおすすめです。
日本製ツールがおすすめ
スケジュール管理ツールは、日本向けに開発されたツールと海外で開発されたツールに分類されます。
簡易なツールであれば外資系ツールでも問題ありませんが、多機能なツールであればヘルプ関連が充実している日本で作られたツールがおすすめ。
スケジュール管理ツールは、情報を共有するメンバー全員が使いこなせる必要があります。
日本製ツールはマニュアルやお問い合わせ窓口が用意されていることが多く、ツールを使い慣れていないメンバーでも安心して利用が可能です。
【無料】おすすめスケジュール管理ツール7選
無料で利用できる、おすすめスケジュール管理ツールを紹介します。
まずは無料のツールから試してみましょう。
Lychee Redmine
「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子
Lychee Redmineは、アジャイルウェアが提供しているスケジュール管理ツールです。
タスク管理やガントチャートなどプロジェクトを包括的に管理することが可能。
直感的に入力ができるので、ツールになれていないメンバーでも操作に戸惑うことがありません。
Lychee Redmineは無料プランも用意されており、何人でも利用することができるのでまずはお試ししてみてはいかがでしょうか、
| プラン | 月額料金 | ユーザー数 | チケット数 | 機能 |
| フリー | 0円 | 無制限 | 5,000件 | タスク管理 カンバン ファイル共有 |
| スタンダード | 800円 | 無制限 | 無制限 | タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有 |
| プレミアム | 1,200円 | 無制限 | 無制限 | スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM |
| エンタープライズ | 要問合せ | 無制限 | 無制限 | 全ての機能 |
Googleスプレッドシート
Googleアカウントがあれば無料で利用できる表計算ソフト「Googleスプレッドシート」がおすすめです。
自分でスケジュール表をカスタマイズして利用できます。
縦軸に日にち、横軸に時間を割り当てれば、ガントチャートのようにスケジュールを書き込むことも可能。
Googleスプレッドシートは作成者以外も閲覧・編集ができるので、簡単に情報共有もできます。
Google カレンダー
引用：Googleカレンダー
Googleアカウントがあれば無料で利用できるGoogleカレンダー。
パソコンはもちろん、スマホやタブレッドでも利用しやすいスケジュール管理ツールです。
Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作成することも可能なので、プライベート用とビジネス用に分けることも可能。
スケジュールを簡単に登録できることはもちろん、ToDoリストの作成もできるのでタスク管理にも役立ちます。
セキュリティを強化したいなら有料のGoogle Workspaceの導入がおすすめ。
二段階認証や機密情報ほアクセス制限などのセキュリティ対策を追加できるため、情報漏えいを防止できます。
Yahoo!カレンダー
引用：Yahoo!カレンダー
Yahoo!アカウントがあれば無料で利用できるYahoo!カレンダーは、デザイン性に優れ、誰でも簡単に利用できることが特徴です。
好きなデザインを無料でダウンロードできるので女性にもおすすめ。
ヤマト運輸や佐川急便、新幹線の時刻を自動で同期することができ、手動でスケジュールを登録する手間が省けます。
また、Yahoo!メールのやりとりも自動で登録されます。
Yahoo!メールをメインで利用しているなら、便利に活用できるでしょう。
LINE WORKS
引用：LINE WORKS
コミュニケーション機能も利用したいなら、LINEのビジネス版「LINE WORKS」がおすすめ。
スタンプやビデオ通話といったLINEでおなじみの機能はもちろん、WordやExcelの共有やアンケート機能、掲示板機能などビジネスに役立つ機能が一元化されたツールです。
カレンダーも利用できるので予定の共有も可能。
有料版にアップグレードすれば広告の表示をなくしたり、ファイル共有のストレージ容量を増やしたりすることもできます。
Time Tree
引用：Time Tree
複数のカレンダーを作成できる「Time Tree」は、プロジェクト別にスケジュールを管理したいときに役立つツールです。
写真の共有やメモ機能などの共有機能も充実。
カレンダーのUIはシンプルで使いやすいので、初めて利用する方も戸惑うことなく活用できます。
Googleカレンダーとも同期できるので、メインで利用するツールをTime Treeに乗り換えることも簡単です。
また、Time Treeは無料版でも広告表示がないことも特徴。
余計な画面が表示されないのでストレスなくビジネスを進捗できます。
Microsoft To Do
Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる「Microsoft To Do」は、ToDo形式でスケジュールを管理できるツールです。
パソコンはもちろん、Android・iPhone版アプリにも対応しています。
ホーム画面のタスクの追加を選択するだけで簡単にタスク登録が可能。
設定した時刻にアラームを鳴らすこともできるので、忘れてしまいそうなタスクも安心です。
カレンダー型の画面がないことがデメリットですが、一覧表示でスケジュール管理することができます。
有料スケジュール管理ツールなら業務の一元化も簡単
無料ツールはコストが掛からない反面、機能が部分的にしか利用できないというデメリットがあります。
スケジュール管理に加えて、タスク管理やガントチャート、チャット、ファイル共有といったプロジェクト全般を管理するなら有料ツールがおすすめです。
たとえば、「Lychee Redmine」ならスケジュール管理はもちろん、工数リソース管理やコスト管理、プロジェクトレポートまで業務の一元化が可能です。
30日間の無料お試し期間があるので、使い勝手を確認してみてもよいでしょう。
まずは無料ツールでスケジュール管理しよう
無料で利用できるスケジュール管理ツールについて解説しました。
タスクや情報を共有するメンバーが少なければ、無料のツールで十分か活用できます。
しかし大規模プロジェクトなら管理を一元化できる有料ツールの方が使いやすいこともあります。
選ぶポイントを踏まえて、まずは無料ツールを利用してみて判断してみましょう。
「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子
プロジェクト管理手法
仕事効率化・生産性アップ
調査レポート
プロジェクト管理手法
