これでプロジェクトの効率アップ間違いなし！タスク管理の方法とは？

プロジェクトの効率アップには、タスク管理が必須です。

そのため、タスク管理の方法やどのような管理ツールがあるかを知りたい方も多くいらっしゃるかもしれません。

今回は、タスク管理の3つのコツを解説し、状況に適したタスク管理ツールをメリットとともに紹介していきます。

タスク管理とは何を指している？

本項では、タスク管理と似た言葉であるToDo管理とプロジェクト管理の内容を整理し、タスク管理との違いを明確化していきます。

▼タスク管理/ToDo管理/プロジェクト管理の分類

	管理内容	期間	納期
ToDo管理	完了すべき業務を管理	個人の裁量による	無し
タスク管理	作業単位で管理	短期	有り
プロジェクト管理	目標計画を管理	中長期	有り

上の表は、3つの管理方法を内容・期間・納期で分類した表です。

この表から、ToDo管理はタスク管理と違って納期がないことが特徴だとわかります。

一方、プロジェクト管理はタスク管理と比べて管理する内容の規模が大きく、期間が長い特徴があると言えるでしょう。

また、プロジェクト管理はタスク管理の集合で成り立つため、作業ごとに業務を可視化できるタスク管理を行うと、プロジェクト全体の進捗を管理しやすくなるメリットがあります。

下の記事では、タスクやプロジェクト管理に適したツールを紹介しているので、ご確認いただければ幸いです。

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タスク管理における3つコツ

前項では、タスク管理をToDo管理やプロジェクト管理と比較して解説しました。

では、タスク管理は具体的にどのように行えばよいのでしょうか。

本項では、タスク管理の方法をリストアップ・優先順位付け・進捗確認に分けて紹介します。

タスク管理はリストアップと細分化から行う

タスク管理は、リストアップと細分化から始まります。

本項では、業務のリストアップと細分化を行う3ステップを紹介していきます。

1．業務のリストアップをする

リストアップのコツは、30分ほどで完了できる作業に分けることです。

例えば、手紙をだす作業について考えてみましょう。

手紙をだす作業を30分ほどのタスクに分けると、以下のようになります。

1. 便箋・封筒・切手を用意
2. 封筒に必要事項を記載
3. 便箋に内容を記載
4. 封筒を投函

また、手紙をだすには4つの項目を連続で行うのではなく、他の書類を作成するついでに上記の1と2を行うなど、他の作業と並行して行うことも可能です。

以上より、業務のリストアップをすると、他と並行して行える作業を把握できるので、業務の効率化につながると推察されます。

2．タスクの難易度で分ける

次に、リストアップしたタスクを難易度で分類していきます。

難易度で分けると、他と並行して行える作業と集中すべき作業を可視化できます。

手紙をだす例で述べると、前項の作業1・2・4では、他と並行して行えますが、「3.便箋に内容を記載する」は集中して行う必要があり、他と並行した作業が難しいと言えるでしょう。

以上より、タスクを難易度で分けると並行して行えるタスクがわかるので、時間を有効に活用できると期待できます。

3．HIROENに基づく分類をする

最後に、HIROENに基づいて自分で行う作業と他者の助けがいる作業を分けていきます。

HIROENとは、以下の英単語の頭文字を集めた造語です。

• Hear（聞く）：相手に確認すべきこと
• Inform（知らせる）：相手に知らせるべきこと
• Request（頼む）：適任者に頼むべきこと
• Operate（作業する）：自分でする作業
• Examin（調査・検討する）：自分が主体で調査・検討を行うこと
• Negotiate（交渉する）：他者との交渉

HIROENを使って分類すると、自分で行うべき作業が明確になるので、タスク管理がしやすくなると言えるでしょう。

優先順位を決めるための方法論を知る

業務のリストアップと細分化ができたら、次にタスクの優先順位を決める必要があります。

本項では、優先順位の方法論としてGTDとアイゼンハワー・マトリクスを紹介します。

1．GTD（Getting Things Done）

GTDは、主に頭の使い方に焦点を当てた方法論で、以下の5ステップで表現されます。

1. 把握する：気になることのすべてを把握する
2. 見極める：行動の必要性を見極める
3. 整理する：見極めたもの状況に応じて整理する
4. 更新する：1～3を定期的に更新する
5. 選択する：次にとるべき行動を選択する

上記の中で、優先順位に直結する項目は「2．見極める」です。

この項目では、不必要な行動を記録したり、削減したりしながらとるべき行動を明確にしていきます。

また、行動を見極めるポイントは以下のように分類されます。

• 2分以内に完了：即実行
• 2分以上かかる：予定するか、依頼するかを判断

以上よりGTDは、実施する内容に悩むことなく優先順位を決められる方法論だと言えるでしょう。

2．アイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワー・マトリクスはタスクを緊急度と重要度で整理する方法で、横軸に緊急度、縦軸に重要度を描いた図にタスクを配置して、細分化を行います。

アイゼンハワー・マトリクスの図を用いてタスクを分類すると、以下の4つの行動プランに分けられ、優先順位が明確になります。

1. 緊急かつ重要：自分で実行する
2. 緊急ではないが重要：自分の予定に入れる
3. 重要ではないが緊急：他者に依頼する
4. 重要でも緊急でもない：必要がないと判断し削除する

以上よりアイゼンハワー・マトリクスは、実行・依頼・不必要なことを整理でき、優先順位をつけやすくなる手法と言えるでしょう。

タスクの進捗を確認する2つの考え方を知る

最後に、タスクの進捗を管理する方法を紹介します。

タスクの進捗は、品質面と納期面の確認が重要です。

本項では、品質と納期の進捗を確認する考え方を紹介します。

1．品質の進捗を管理する

進捗の管理では、特に品質が重要だとされています。

理由は、納期を遅延する主な原因は品質が安定していないケースが多いからです。

そこで有効な手法が、タスクごとに完成度をチェックできるプロセス管理です。

プロセス管理を用いるとミスの発見が早かったり、品質の確保を現場任せではなくチーム単位で行なえたりするので、確実性の高い進捗の管理が実現できます。

2．納期の進捗を管理する

納期の進捗は、工程に対するタスクの進み具合や作業スピードで管理するため、見える化シートが有効です。

見える化シートを用いると、関係者に必要なタスクと完了すべき日時が可視化されるので、プロジェクト全体の状況が把握でき、今後の見通しを立てやすいメリットがあります。

下の記事には、タスク管理の実践例を踏まえたコツが紹介されているので、あわせてご確認いただければ幸いです。

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さまざまなツールを使ったタスク管理の方法を紹介

タスク管理ツールには、アナログ的なツールからデジタルツールまでさまざまな物が存在します。

本項では、ホワイトボード・Excel・タスク管理の専用ツールを用いた方法をメリットとデメリットとあわせて紹介します。

ホワイトボードを使ったタスク管理の方法

最初に、ホワイトボードを使ったタスク管理の方法を紹介します。

ホワイトボードは、会議室やオフィスさらには工場現場に至るまでさまざまな職場で使われています。

例えば、ホワイトボード上に固定の枠線を設けて、個人ごとの出欠や業務を管理している職場も多いのではないでしょうか。

ホワイトボードを使ったタスク管理には、以下のような特徴があります。

【メリット】

• 記載内容の修正が容易
• 図や表などを手軽に記載できる

【デメリット】

• 長期的な保存に不向き
• 記載できるスペースに限りがある

ホワイトボードを使ったタスク管理は、簡単な内容を管理するケースや会議などの短期的な情報の共有に向いていることがわかります。

以上より、日ごとや週ごとの大まかなタスク管理に使用するとよいでしょう。

Excelを使ったタスク管理の方法

次に、Excelを使ったタスク管理の方法を紹介します。

Excelは、オフィスや工場の現場を問わず広く普及しており、一般的なツールの1つと言えるのではないでしょうか。

Excelを使ったタスク管理には、以下のような特徴があります。

【メリット】

• パソコンに装備されているケースが多い
• 使い慣れている人が多い

【デメリット】

• フォーマットの作成が必要
• 大幅な計画の変更に不向き
• ガントチャートが作りにくい

Excelのメリットは、Excelが多くのパソコンに装備されており、使い慣れている人が多い点です。

一方、Excelはタスク管理の専門ツールではないので、ガントチャートを1から作る必要があったり、修正に時間を要したりします。

以上より、Excelを使ったタスク管理は、実施する内容が明確なときに使うとよいでしょう。

専用ツールを使ったタスク管理の方法

最後に、専門ツールを使ったタスク管理の方法を紹介します。

近年では在宅ワークを導入している企業が多く、プロジェクトメンバーが別々の場所で業務を行うケースもしばしば見られるようになりました。

そのため、インターネット環境を用いて別々の場所でも業務ができるタスク管理の専門ツールに注目が集まっています。

本項では、専門ツールを使ったタスク管理の特徴を紹介します。

【メリット】

• どこでも内容の確認や編集ができる
• ガントチャートなどの専用フォーマットが用意されている
• 大幅な編集も簡単にできる

【デメリット】

• 導入コストがかかる
• 使い慣れている人が少ない

タスク管理の専門ツールを導入すると、どこでも内容の確認や編集が可能です。

以上より、リモートワークに使ったり、大規模な工場で使用したりすると移動の時間が削減され業務の効率化につながると推察されます。

下の記事では、個人におすすめするタスク管理ツールが多数紹介されているので、あわせてご確認いただければ幸いです。

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おすすめタスク管理ツールはLychee Redmine

Lychee Redmineは、導入社数7,000を突破した実績を持ち、スケジュール管理からタスク管理までさまざまな機能を搭載したプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやカンバンを搭載していたり、どこでも編集可能であったりと専用ツールならではのメリットを有しています。

また、Lychee Redmineはマウス操作が中心の直感的でわかりやすいシステムであったり、30日間の無料お試しで機能を確かめられたりするので、安心して導入ができます。

さらにLychee Redmineは、リアルタイムの見える化が可能なためメンバーの負荷状況を見ながら計画を立てられたり、データ収集や資料の作成を自動で行なえたりと業務を改善できる機能が満載です。

以上より、使いやすさ抜群のガントチャートを備えたLychee Redmineは、プロジェクトを成功へ導く機能を網羅した必須ツールと言えるのではないでしょうか。

タスク管理の方法を知って仕事の効率化を進めよう！

タスク管理を効率よく行うためには、業務の細分化が欠かせません。

また、タスク管理の専用ツールを導入することで、データをオンラインに一元化しながら迅速な情報共有ができるようになります。

プロジェクトを円滑に進めるためにタスク管理を見直したい方は、Lychee Redmineの活用を検討してみましょう。

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