「タスク管理がうまくできないのはなぜ?」

「うまく管理するには何をしたらいいの?」

このような悩みをお持ちではないでしょうか。

ビジネスにおいて、タスク管理は重要であるとよく聞きます。
しかし、どれだけうまく管理しようとしてもうまくいかず、苦手に感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事ではタスク管理が苦手な人の特徴やその対策、うまい人が実践しているコツなどについて解説します。

タスク管理がうまくなることで、作業に追われることなく業務を進められるようになるため、ぜひ最後までご覧ください。

タスク管理はビジネスにおいて必要不可欠

クリティカルパスでプロジェクトをスムーズに進めましょうタスク管理の目的は、業務の整理整頓によって効率化し、生産性を向上させることです。

生産性の向上により使える時間が増えれば、他の業務や自己啓発など今まで以上に効率的に時間を使えるようになります。

より多くの業務をこなせれば、クライアントや上司からの評価や信頼も上がるでしょう。

さらに、タスク管理の手法はどのような業種でも活かせます。

場所を問わず、デメリットもなく活用できるタスク管理の手法は、時間を効率的に使いたいビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルといえるでしょう。

一方、タスク管理が苦手と感じる方の中には、難しそうというイメージを持っている方もいるかもしれません。
しかし、タスク管理は特別な知識やツールは必要なく、誰にでも身につけられるスキルです。

苦手だから、問題ないからという理由でタスク管理しないのは非常にもったいないといえます。

タスク管理が苦手な人の6つの特徴

ここでは、タスク管理が苦手な方に共通する特徴を以下の6つ紹介します。

  1. 自身のタスクを把握していない
  2. タスクの粒度が大きい
  3. タスクの優先度が曖昧
  4. 自身がタスクに取り掛かれる時間を把握していない
  5. 仕事を断れない
  6. 頭の中でタスク管理している。

それぞれみていきましょう。

①自身のタスクを把握していない

タスク管理が苦手な人は、自身が抱えているタスクが多すぎて、把握できていない可能性があります。

把握ができていない場合、タスクの抜け漏れが発生する可能性が高くなります。
最悪の場合、期限超過後に指摘されて気づくということになりかねません。

当然ですが、事前連絡もなく期限を過ぎてしまった場合、周囲からの評価は低下してしまいます。
今後大きな仕事をもらえる機会は、大幅に減ってしまうので注意が必要です。

②タスクの粒度が大きい

タスクの粒度が大きい点も、苦手な人に共通する特徴です。

タスクの粒度とは、タスクの分解度のことを指します。
粒度が大きいほど内容が曖昧になるため、達成に必要な時間を割り出す精度は低くなる傾向です。

例として「プレゼン資料を作成する」というタスクで考えてみましょう。

タスク管理が苦手な人は、プレゼン作成を1つのタスクとして必要時間を割り出します。
対し、タスク管理がうまい人は、リサーチや資料作成、修正など作業を細かく分解して必要時間を割り出します。

結果、タスク管理が苦手な人は、当初の予定より作業に時間を要してしまい、予定にズレが生じてしまうのです。

③タスクの優先度が曖昧

タスクの優先度が曖昧になっている人も、苦手な人に多い特徴です。

優先度が曖昧な場合、緊急性が低い業務から取り組んでしまう可能性が高まります。

結果、直前になって慌ててタスクに取り掛かることになり、スケジュールが乱れてしまうパターンが少なくありません。

優先度が曖昧なままだと、その都度どの業務から始めるか考える必要があるため、余計な時間の消費にもつながります。

④自身がタスクに取り掛かれる時間を把握していない

タスク管理が苦手な人は、自身が処理するのに使える時間を把握していないケースも多くあります。

1日の勤務時間において、すべてをタスク処理に割り当てられるわけではありません。

業務の中には、メールの返信や朝礼などといったルーティン作業も含まれるためです。

一つひとつは短時間でできたとしても、すべてあわせると多くの時間が必要になります。

しかしタスク管理が苦手な方は、それらの時間を考慮しません。
すべての時間をタスクに割り当てられると考えてしまいます。

結果として、時間が足りなくなってしまい予定にズレが生じてしまうのです。

⑤仕事を断れない

仕事を断れない人も苦手な人の特徴です。

たとえどれだけ能力の高い人であっても、自分がもつ許容範囲以上の処理はできません。

基本的には許容範囲以上のタスクを割り振られた場合は断るのがベストです。

しかし、どうしても断れないケースもあるでしょう。

断れない場合は、周りに協力を求めるなどして負担を調整するようにしましょう。

⑥頭の中でタスク管理している

タスク管理が苦手な人は、メモなどを使わず頭の中だけでタスク管理しようとする傾向にあります。

少数であれば問題ありませんが、多くのタスクを頭の中だけで処理しようとすると抜け漏れが発生しやすくなるからです。

また思考が管理に割かれるため、本来の業務のことを考えにくくなります。

タスク管理ができない場合に生じるリスク

タスク管理ができない場合、次のようなリスクが生じます。

適切なスケジュールが作れない

タスク管理ができないと、適切なスケジュール作成ができなくなります。

業務量や業務ごとの優先度を把握していない状態でスケジュールを組むことは、ピースの足りないパズルを組むようなものだからです。

結果、急にしなければならない業務が出てきたり、想定以上に業務に時間がかかったりし、いつも余裕のない状態で業務を進めることになります。

常に慌ただしい状態では、新しい業務に取り組むのは不可能に近く、現在取り組んでいる業務の質も下がってしまうでしょう。

上司やクライアントに迷惑がかかる

前述した状況で業務を続けていると、上司やクライアントなど周囲に迷惑をかける可能性が高くなります。

何度も納期の遅れや、周囲の手伝いを必要とする状態が続いていては、周囲からの評価や信頼も失ってしまうでしょう。

タスク管理のうまい人が実践している5つのコツ

タスク管理ができないと、さまざまなリスクを抱えることになります。

苦手だからといって、そのままにしておくのはおすすめしません。

ここでは、タスク管理のうまい人が実践しているコツを5つ紹介します。

最初からすべて実践することは難しいですが、1つずつ実践していくことでもタスク管理のスキルは向上します。

少しずつでも実践して苦手意識を克服しましょう。

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①タスクをすべて洗い出す

タスクを把握していなければ、そもそも正確なスケジュールが組めません。

また、タスクの把握ができていれば、急な業務に振り回されることも少なくなります。

タスク管理が苦手な人は、まず自身が抱えているタスクをすべて洗い出しましょう。

洗い出す際は、抱えているタスクだけではなく、日々のルーティンも同時に洗い出すことで、より詳細にタスクを把握できます。

②タスクの細分化をおこなう

タスク管理がうまい人は、タスクの細分化を実施しています。

細分化の実施により、処理に必要な時間を正しく把握できることにくわえ、タスクの抜け漏れを防げるためです。

方法としては、まず大きな粒度でタスクを洗い出した後、徐々に分解していくことで抜け漏れを少なく細分化できます。

個人でタスク管理する場合は数時間~半日程度の大きさまで分解すれば管理しやすいでしょう。

③タスクに優先度を設定する

優先度を設定すれば、時間をムダにせず効率的に業務を進めることが可能です。

また、取り組む順番が明確になるため、どのタスクから手をつけるか悩む時間を削減できます。

優先順位を設定する際の手法として「重要度と緊急度のマトリクス」をみていきましょう。

「重要度と緊急度のマトリクス」はタスクに優先順位をつけるための手法で、具体的には次の4つにタスクを分類します。

  1. 重要性も緊急性も高い
  2. 重要性も緊急性も低い
  3. 重要性は高いが緊急性は低い
  4. 重要性は低いが緊急性は高い

上記の4つにタスクを分けることで優先順位にくわえ、実はする必要のないタスクも見えてくるでしょう。

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④時間に余裕を作る

タスク管理がうまい人は、余裕を持って期間を設定しています。

タスクを進める中で、体調不良といった理由で一時的に業務が止まってしまうことや、外的要因によるタスクの増加も考えられるからです。

上記のように、トラブルが発生する可能性は常にあるので、このような事態が起きても予定通りにタスクを進められるよう、余裕を持ったタスク管理をおこないましょう。

⑤ツールを使ってタスク管理する

タスク管理がうまい人の多くは、ツールを活用しています。

頭の中だけで管理しようとすると、タスクの情報が複雑に入り、まじる危険が生じてしまいます。
タスク管理に脳内のリソースを取られ、本来の業務へ思考が割きにくくなるためです。

PCのアプリを苦手に感じる人はノートでも問題はありませんので、タスクが発生したら記録をつける習慣をもつようにしましょう。

タスク管理に役立つ4つのツールを紹介

ここでは、タスク管理に役立つツールを次の4つ紹介します。

  1. プロジェクト管理ツール
  2. ノート
  3. カレンダー
  4. Excel・Googleスプレッドシート

詳しくみていきましょう。

1.プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、経営者や責任者などの複数のプロジェクトやメンバーを抱える方に特に役立つツールになります。

管理ツールには、タスク管理機能をはじめ、タイムマネジメントやリソース調整などプロジェクト進行をサポートする複数の機能が備わっています。

また、データ間の連携機能や周囲との共有機能を備えているものもあり、変更管理やメンバーへの情報共有にかかる負担も軽減してくれるでしょう。

中規模以上のプロジェクトに関わる人や、多くのメンバーを抱える人には特におすすめです。

2.ノート

複雑でなければ、ノートでもタスク管理は十分可能です。

方法は簡単でノートにすべきタスクを書き込むだけです。
タスクが完了したら線などを引いて消すようにすれば、完了したタスクや残っているタスクがすぐわかります。

また、期日や注意事項などの情報も自由に書き込める点も大きなメリットです。

3.カレンダー

カレンダーもタスク管理に役立ちます。

その日にやることや、タスクの期日をカレンダーに書き込んでおけば、ひと目で自身のタスクを把握できます。

PCやスマートフォンのカレンダーアプリを利用すれば、期日が近づいてきたらアラームやメールで知らせてもらうといった設定も可能です。

4.Excel・Googleスプレッドシート

普段からExcelやGoogleスプレッドシートを利用している方は、これらを利用するのもおすすめです。

特にGoogleスプレッドシートは、オンラインであれば場所を問わず利用できる上に、他社との共有も簡単にできます。

ただし、他のツールと連携させたり自動で処理してくれたりするような管理表を作る場合は、ITに関する一定の知識やスキルが必要になる点には注意が必要です。

 

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また、機能間でもデータ共有がされているため、本来であれば複数の変更処理が必要であってもLychee Redmineであれば1度の変更処理で完了します。

多機能なツールのため、操作性が気になる方もいるでしょうが、こちらも問題ありません。

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また、サポート体制も充実しており、不明な点も気軽に質問可能です。

料金に関しては月額制となっており、プランに応じた金額が毎月かかりますが、全プラン30日間無料で試すこともできます。

複雑なタスク管理に課題を感じている方は、この機会に一度Lychee Redmineを試してみてはいかがでしょうか。

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タスク管理が苦手な人の特徴や対策、役立つツールについて解説しました。

タスク管理を身につけることによって、効率的に業務を進められ、使える時間が増えるようになります。

またビジネスにおいては、職種を問わず活用できるスキルでもあります。

苦手だからといって、そのままにしてしまうのは非常にもったいないといえるでしょう。

今回解説した苦手な人の特徴やうまい人が実践しているコツを参考に、少しずつでもタスク管理を身につけ、自由に使える時間を手に入れてください。

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