業務の進捗管理にはMicrosoft Excelが便利！

「タスク管理してもタスクも漏れがある……」

「進捗管理しようとしても結局管理表は更新されず来た仕事を順に受けているだけになる」

このような悩みは職場で多く見られる光景です。

特に昨今は高度なレベルを求められるシステム開発の現場が増えてきているため、進捗管理が大きな課題になっています。

今回は、進捗管理にも便利なMicrosoft Excelを紹介します。

Microsoft Excelは普段利用している方も多いかと思いますが、実は進捗管理にも有用なことをご存じでしょうか。

この記事を参考にし、Microsoft Excelを使用した進捗管理をぜひ試してみましょう。

業務における進捗管理とは?

進捗管理とは、定期的にプロジェクトの進み具合を確認し、作業計画と実績のズレを早めに修正することです。

これにより、納期が間近で問題が発生することを防ぎ、納期を確実に間に合わせる狙いがあります。
納期の厳守を徹底することでスケジュールの遅延や人件費の増大、利益・機会損失を避けることが可能です。

システム開発の分野において進捗管理を怠り、納期の直前になってメンバーや部下からの報告でスケジュールの遅延が発覚した場合を考えましょう。
結果として間に合わせるために多くの人の計画外業務が増え、他のプロジェクトにも影響が出るでしょう。

あるいは、納期を遅らせることを顧客に連絡し顧客からの信頼を失うことも。

より仕事を円滑に進めるためにも、プロジェクトやタスクの進捗管理は重要です。

Microsoft Excelで業務を進捗管理する方法

ここでは、Microsoft Excelを使用して業務の進捗を管理する方法を2つ紹介します。

Microsoft Excelでの業務管理については以下記事でも紹介していますので、合わせてご確認ください。

関連記事はこちら>> Excelでの案件管理に対する課題と対策方法

①タスク管理表を作る

個人のタスクを進捗管理したい場合はタスク管理表の作成が向いています。
個人でタスク管理する場合は他の人と共有する必要がないので、比較的管理しやすくシンプルな表でよいでしょう。

最低でも「タスク」と「期限」の2項目さえあれば管理できますが、Microsoft Excelはカスタマイズしやすいのが売りです。

例えば、「ステータス」や「優先度」、「メモ」などの項目も必要に応じて追加できます。

個人での進捗管理であれば、簡単なタスク管理表を作りましょう。

②ガントチャートを作る

チームのタスクやプロジェクトを進捗管理したい場合は、ガントチャートの作成がよいでしょう。

またチームでの進捗管理には共有が欠かせませんが、Microsoft Excelはファイルを共有フォルダーに入れておくことで他の人と共有できます。
そのため、チームでの進捗管理にも有用です。

ガントチャートを作る場合は、まず細かいタスクを書き出し、それぞれのタスクに対しスケジュールを組みます。

その後「条件付き書式」を利用して、色の濃さでタスクの進捗率を付けていきましょう。

Microsoft Excelでのガントチャートで、チームの進捗管理がより効率的に進みます。

Microsoft Excelで進捗管理する3つのコツ

ここでは、Microsoft Excelで進捗管理するコツを3つ紹介します。

①関数を使いこなす

Microsoft Excelに備わった関数の機能をうまく使いましょう。

関数を駆使することで、入力を自動化し手動での入力を必要最低限度に留めることが可能です。

例えば、関数を使用すれば日付を入力するだけで、自動的にガントチャートの塗りつぶしがおこなわれるようにカスタマイズすることもできます。

関数を使いこなせば、業務効率の向上が望めます。

②セルの保護を使用する

セルの保護を活用することで、チームメンバーが誤って進捗管理表を崩してしまうことを防ぎます。

関数の部分など、入力者が入力する必要のないセルは保護して変更ができないようにしましょう。

例えばガントチャートを作成した場合、PM（プロジェクトマネージャー）以外は編集ができないようにガントチャート部分をすべて保護します。
変更がある場合は管理者に直接話すというような運用も可能です。

セルの保護を使用することで作業が2度手間になることを防ぎ、無駄な業務の発生を防げます。

③プルダウンを使いこなす

ある程度入力する項目が決まっている場合、プルダウンを活用することで入力の手間が省けます。

また人によって表現は若干異なるため、各々がめいめいに記載していては認識のズレにつながります。

例えば、「ステータス」という項目を下記のように5つに分割してみましょう。

• 未着手
• 準備中
• 進行中
• 確認待ち
• 完了

これにより、PMが見た時に今どのステータスなのかがすぐにわかります。

自分の使いやすいように、プルダウンの設定をカスタマイズしてみましょう。

Microsoft Excelで進捗管理するメリット

ここでは、Microsoft Excelで進捗管理するメリットを3つ紹介します。

①導入コストが安い

Microsoft Excelは元から使用している企業がほとんどで、追加費用がかかりません。

また、一度導入してしまえば月額費用などのランニングコストもかからないので、多くの場合無料で使用できます。

例えば、新たにツールを使用するための予算を投入するというのが難しい場合も、Microsoft Excelであれば気軽に使用できます。

コストをどうしても掛けたくないという場合はMicrosoft Excelがおすすめです。

②カスタマイズ性がある

Microsoft Excelはカスタマイズ性に優れます。

そのため、個々の状況やプロジェクトによって最適な進捗管理表を作成することが可能です。

例えば個人での進捗管理には進捗管理表を、チームでの進捗管理にはガントチャートを作成ということができます。

カスタマイズ性のあるMicrosoft Excelであれば、柔軟な対応が望めます。

③特別な学習がいらない

Microsoft Excelは多くの人が普段から使い慣れているため、特別なトレーニングが必要ありません。

会社などの組織に導入する場合も社員が基本操作に困ることはあまりなく、学習コストはほぼ発生しないでしょう。

もし業務に忙しい会社であったとしても、比較的すんなりと導入が進むはずです。

Microsoft Excelは学習コストという面からもコスト削減を図れます。

業務の進捗管理に使えるLychee Redmineの特徴

Microsoft Excelでの進捗管理も魅力的ですが、より使いやすく効率のよい進捗管理を望むのであればLychee Redmineがおすすめです。

ここでは、Lychee Redmineの特徴を3つ紹介します。

関連記事はこちら>>Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介

①ガントチャートが使える

Lychee Redmineでもガントチャートが使えます。

進捗管理を効率よくする上でガントチャートは非常に重要で、ガントチャートの機能がないツールを選ぶべきではありません。

例えば、もし多忙でプロジェクトを細かく把握しきれないという場合でも、ガントチャートであればパッと見ただけで全体像をつかめるでしょう。

PMの手間を省くためにも、ガントチャートは重要です。

②初心者でも安心して使える

Lychee Redmineは操作性が非常に優れており、比較的手軽に使用できます。

ドラッグ＆ドロップだけで簡単に項目やガントバーの作成や編集ができるので、慣れない初心者でも直感的な操作が可能です。

もし、はじめてLychee Redmineを会社に導入するという場合でも安心ができます。

サポートも充実しているので、いざという時はサポートに問い合わせて解決も可能です。

③カスタマイズ性が優れている

Lychee Redmineはプランによって便利な機能が豊富にあり、カスタマイズ性に優れます。

Lychee Redmineの運営会社では、現場で求められる拡張機能を随時開発しリリースしています。

例えばエンタープライズプランであれば、基本的なガントチャートやカンバンの機能以外にもCCPMやプロジェクトレポートなども使用可能ですが、無料のフリープランからの利用がおすすめです。

プラン	月額料金	ユーザー数	チケット数	機能
フリー	0円	無制限	5,000件	タスク管理 カンバン ファイル共有
スタンダード	800円	無制限	無制限	タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有
プレミアム	1,200円	無制限	無制限	スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM

引用：Lychee Redmine

進捗管理はMicrosoft ExcelもいいけどLychee Redmineもおすすめ

今回は、Microsoft Excelの進捗管理についてとよりおすすめできるツールのLychee Redmineを紹介しました。

Microsoft Excelはコスト面で大きなメリットがあり進捗管理にも使えますが、あくまでも表計算ソフトであり複数のメンバーで参照・更新する使い方には向きません。

その点Lychee Redmineはプロジェクト管理ツールなので、複数人でのタスクやプロジェクトの進捗管理に優れた機能を備えています。

Lychee RedmineでもMicrosoft Excelのメリットである初心者でも簡単に使用できる点や、カスタマイズ性が優れるという点は残ります。

その上で進捗管理においてより優れた機能なので、まずはフリープランからでもLychee Redmineを使ってみましょう。