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「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
公式アンバサダー 前田敦子

Excelでのプロジェクト管理に困っていませんか?

システム開発など様々なプロジェクト管理において、Excelが管理ツールとして採用されています。そんな、プExcelですが、実はプロジェクト管理に最適なツールではありません。今回は、Excelでのプロジェクト管理が引き起こす問題を解説し、Excelに変わる最適なプロジェクト管理ツールを紹介します。プロジェクトの管理を担う方、現在のプロジェクト管理手法に課題を感じている方は是非チェックしてください。

なぜExcelが採用されるのか

Excelをプロジェクト管理ツールとして使われている2つの理由を紹介します。

①会社の伝統

先人たちが積み重ねてきたフォーマットが会社のバイブルとなってしまっているケース。先人たちは管理職になっており、現場のマネージャーの皆様は、使わないと文句を言われそうと感じているのではないでしょうか。
「この資料意味ある?」実はそんなドキュメントが世の中には多く存在しています。Twiiterにも謎のExcelツールに疑問を感じている方が見受けられます。

②クライアントの指定

クライアントがプロジェクトの状況把握、社内共有を目的に作成を依頼され、定期的なメール報告が求められるケース。現場のマネージャーの皆様は、より良いツールやフォーマットを活用したいけど、クライアントだから言いづらいと感じている方も多いはずです。

そのため、Excelを使いたくて使っているのではなく、外的要因が大きく影響しています。

プロジェクトマネージャーたちが感じる不満

実際にTwitterではExcelでのプロジェクト管理に不満の声を漏らす方が多く散見されます。

プロジェクトマネージャーの皆様は、Excelでのプロジェクト管理にこんな不満を抱えていませんか?あるあるを紹介します。

①ガントチャートの作成や更新がめんどくさい!

タスクの優先順位変更、遅延、後続タスク変更などが発生すると、該当する図形や矢印を編集、俯瞰して歪みや漏れがないか確認といった面倒な作業が発生します。細かい微調整が必要な作業で、プロジェクトマネージャーの疲労感を一気に高める仕事の一つです。

②課題管理、工数管理、コスト管理それぞれ別シートで運用していて、2重入力が面倒!

ガントチャートだけでは、どのチームメンバーに負担が偏っているのかといった内容まで表現することはできません。そのため管理項目に応じて、ファイルやシートを分けて運用しているケースが多いです。1枚で全てが完結したら良いのにと、同じ境遇の皆が感じているはずです。

③せっかく作った資料がデグレードで水の泡に・・・

プロジェクトに属する複数人でファイルを同時に編集、更新したりするとデグレードが起きる可能性があります。頑張ってガントチャートの修正を終えたのに、同時に編集していたチームメンバーが上書きしてしまい、水の泡になってしまうと、ダメージが大きいです。だれしもが一度は経験するExcelでのプロジェクト管理における登竜門です。

④チームメンバーが更新してくれない・・・

各チームメンバーの進捗を管理するため、入力を依頼するケースが多いプロジェクトマネージャー。でも皆がスケジュール通りかつ求める水準で入力してくれるわけではありません。なぜなら、チームメンバーにとってもExcelの入力はめんどくさいからです。ファイルの場所がわからない、納期に追われてて、それどころではないなどいろんな事情があります。

こんな問題を、解決したい!なんとかならないか!と感じているプロジェクトマネージャーは多いはずです。

プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」が解決

これまで紹介したように、Excelで行うプロジェクト管理に対して、不満を抱えているプロジェクトマネージャーが多数いることが分かりました。そこで、そんなプロジェクトマネージャーたちを救うLychee Redmineです。Lychee Redmineとは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。プロジェクト管理に特化しており、最適なプロジェクト管理を支援する機能が多数搭載されています。

プロジェクトマネージャーの不満を解決

前述したプロジェクトマネージャーが、Excelでのプロジェクト管理に対して感じる不満をいかにして救うのか詳しく解説します。

①ガントチャートの作成や更新がめんどくさい!

Lychee Redmineはドラッグ&ドロップを基本にし、直感的なUIでガントチャートを作成することができます。
1年間で75%程度ガントチャートの作成や更新に関わる作業時間を削減できるデータも出ています。

②課題管理、工数管理、コスト管理それぞれ別シートで運用していて、2重入力が面倒!

工数管理には”リソースマネジメント”、工数管理は”タイムマネジメント”とLychee Redminの中で、管理項目に則った専用のモジュールが搭載されています。モジュール間はリアルタイムに連携されており、二重入力や複数タブを開きながらの作業等は発生しません。

③せっかく作った資料がデグレードで水の泡に・・・

複数人での同時アクセス、更新してもリアルタイムで情報が共有されます。デグレードを気にして、同時アクセスしていないか気にする必要もなければ、ロックをかける必要もありません。

④チームメンバーが更新してくれない・・・

チームメンバーは自分の担当のタスクを消化していくごとに”チケットボード”を更新します。更新はドラッグ&ドロップであるため、非常に簡単な操作です。チームメンバーの更新情報はガントチャートに反映されるので、管理に係る工数を削減することができます。

まずはお試し!

なんと!Lychee Redmineはお試しで使ってみることができます。

「今抱える悩みを解決できそうだけど、コストが心配」という方は多くいるでしょう。
そこで、Lychee Redmineの無料お試しキャンペーンを活用し、チームで1ヶ月間のデモンストレーションを行う方法を提案します!ガントチャート作成など、これまで苦労していたプロジェクトマネージャーの負担が軽減され、適切なプロジェクト運営を可能にします。是非一度お試しください!

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