「タイムマネジメントとはどのような手法なの?」

「プロジェクトでタイムマネジメントを実践するには、どのように進めればいい?」

プロジェクトを管理するにあたり、上記の悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

本記事では、タイムマネジメントの概要とプロジェクトでの実践方法を解説します。

最後までご覧いただければ、プロジェクトの成果を最大化するための方法を理解できます。

タイムマネジメント(時間管理)の意味とは?

タイムマネジメントと聞くと、「時間を管理する手法」と捉える方も多いでしょう。

しかし厳密にいうと、タイムマネジメントの管理対象は、時間ではなく行動です。

タイムマネジメントとは時間の使い方を改善し、生産性の最大化を図ることを指します。

たとえば、並行しておこなっていた業務をひとつずつこなすことで、手戻りが減り作業時間を短縮できたケースなどです。

時間配分を考える手法ではなく、自分の行動をコントロールし、限られた時間内で成果をあげることが目的なのです。

本章では、タイムマネジメントの必要性を紹介します。

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タイムマネジメントの必要性

近年、さまざまな場面でタイムマネジメントが注目されています。

この背景にあるのは、主に下記2つの要因です。

  • 政府による働き方改革の推進
  • 国際競争への対応

働き方改革とは、少子高齢化とそれに伴う労働人口の減少を受け、仕事の効率や働きやすさを高めるための取り組みです。

たとえば、長時間労働の是正やフレックスタイム制の定着などを盛り込んだ、働き方改革関連法の改正があげられます。

労働人口が減少する日本において、多様な人材の社会進出を支えるとともに、従業員一人ひとりの生産性最大化を実現することが目的です。
(参照:「働き方改革」の実現に向けて|厚生労働省

つまり働き方改革の推進は、政府によるタイムマネジメントともいえるのです。

また、近年の日本企業では、国際競争力の低下が懸念されています。

公益財団法人 日本生産性本部の発表によると、日本人労働者の就業1時間あたりの付加価値は、46.8ドル(4,744円)です。

アメリカやイギリス、EU加盟国を含むOECD加盟国36カ国中、21位(2018年時)という結果でした。

急速な経済発展を続ける東アジア諸国の台頭により、今後は国際競争のさらなる激化が予測されます。

日本企業が従来の地位を保持し、競争を勝ち抜くためには、タイムマネジメントによる前者的な業務効率化・生産性向上が求められています。

タイムマネジメント(時間管理)を取り入れるメリット

タイムマネジメント(時間管理)への取り組みには、以下3つのメリットが存在します。

  • 仕事の効率化により時間を捻出できる
  • 無駄な作業が減り残業やコストを削減できる
  • プロジェクトメンバーのモチベーション向上

本章では、上記3つのメリットを順に紹介します。

メリット1.仕事の効率化により時間を捻出できる

1つ目のメリットは、仕事の効率化により時間を捻出できることです。

タイムマネジメントができていると、仕事において無駄な作業を省けるため、より効率的に短時間で成果をあげられます。

これにより捻出された時間を使い、独自性の高い作業へ取り組んだり自分のスキルをあげたりと、より生産性を高めるための行動に着手できるのです。

また、締め切りに追われながら仕事をすることが減るため、心にも余裕が生まれるのではないでしょうか。

メリット2.無駄な作業が減り残業やコストを削減できる

2つ目のメリットは、無駄な作業が減り残業やコストを削減できることです。

タイムマネジメントでは無駄な作業を省き、優先順位の高いタスクを計画通りにこなすため、就業時間内にタスクを完了できるようになるでしょう。

従来発生していた残業を大幅に削減できるのです。

企業側としても、従業員に支払う残業代が減るため、コストカットを実現できます。

メリット3.プロジェクトメンバーのモチベーション向上

3つ目のメリットは、プロジェクトメンバーのモチベーションが向上することです。

タイムマネジメントで仕事が効率化されると、プロジェクト全体のスピードがあがります。

自己の成長や達成感を覚えやすく、メンバーのモチベーション向上が期待できます。

また、スケジュールに余裕が生まれるため、焦りやストレスを感じずらく、高いレベルで仕事ができるでしょう。

タイムマネジメント(時間管理)の実践方法

プロジェクトでタイムマネジメントを実践するには、どのように進めればよいのでしょうか。

本章では、下記5つの手順に分類して紹介します。

  • 業務の洗い出し
  • 各業務の工数を把握
  • 重要性・緊急性の観点から優先順位を設定
  • 各業務をメンバーへ振り分ける
  • 実効と検証を繰り返す

タイムマネジメントを実践するうえでのポイントや注意点も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

1.業務の洗い出し

まずは、プロジェクトの達成に必要な業務を洗い出します

普段何気なく仕事をしていると、どのような業務にどれだけの時間を使っているのかを見落としがちです。

しかしタイムマネジメントで仕事を効率化するためには、具体的な行動内容を把握することが重要です。

やり方としては、プロジェクトのゴールや中間地点(マイルストーン)から逆算し、一連のタスクを表にまとめます。

また、作業のつながりを把握するため、フローチャートの活用がおすすめです。

タスクをフロー化することで、依存関係が明確となり、行動をより正確に把握できるでしょう。

2.各業務の工数を把握

続いて、先ほど洗い出した業務の工数や所要時間を設定します。

すでにいくつかのプロジェクトを達成している場合は、その時の所要時間を当てはめるとよいでしょう。

また、業務工数を確認する際は、できるだけ細かなタスクで捉えることが大切です。

仮に、事務作業などの大きな作業区分で工数を洗い出すと、具体的にどの作業で時間がかかっているかを把握しづらいためです。

事務作業の場合、データ入力・書類整理・資料作成などの細かな作業区分で工数を確認してください。

3.重要性・緊急性の観点から優先順位を設定

プロジェクトの達成までにこなさなければならないタスクは、無数に存在します。

ただ、それら全てを闇雲に進めても、大きな成果はあげられないでしょう。

そこで、重要性・緊急性の観点から、作業の優先順位を設定します。

具体的には縦軸に重要度を、横軸に緊急性を設定し、以下の4象限へ作業を割り振ります。

A:第一象限
重要度:高 緊急性:高
B:第二象限
重要度:高 緊急性:低
C:第三象限
重要度:低 緊急性:高
D:第四象限
重要度:低 緊急性:低

上記4つの象限のうち、最も優先順位が高いのは、重要度・緊急性が高い第一象限です。

次に取り組むべき象限で迷われる方が多いかと思いますが、優先すべきは重要度が高く、緊急性の低い第二象限です。

重要度が低く、緊急性の高い第三象限を優先したくなりますが、プロジェクトの成果を重視するタイムマネジメントでは、緊急性よりも重要度を優先します。

4.各業務をメンバーへ振り分ける

続いて、タスクの優先順位を踏まえ、メンバーへ業務の振り分けをおこないます

メンバーごとの作業スピードやリソースを考慮し、優先度の高い第一象限の業務から割り振るとよいでしょう。

しかし、重要度の低い第三象限と第四象限に分類した業務は、無理に割り振るのではなく、一度整理するのがおすすめです。

プロジェクトの成果に結びつかない業務は、思い切って捨ててしまう方が生産性を高められるケースがあるためです。

ただ中には、誰かがやらなければならない、重要度の低い作業も存在します。

この作業は、計画段階から無理に担当者を割り振るのではなく、プロジェクトの実行過程で、順次担当者を設定する方がよいでしょう。

5.実行と検証を繰り返す

最後は、実際にプロジェクトを稼働させ、タイムマネジメントの効果を検証します。

この時用いるのが、QCDRSという下記5つの検証項目です。

  • Q(Quality):成果物の品質
  • C(Cost):費用対効果
  • D(Delivery):各タスクの締め切り
  • R(Risk):実行過程で顕在化したリスク
  • S(Service):顧客・メンバーへの気配り

いずれも、プロジェクトにおいて重要な要素です。
タイムマネジメントで効率化を優先するあまり、上記のいずれかがかけてしまっては、プロジェクトの成功とはいえません。

効率化を実現しつつ、成果の最大化を図るためにも、上記の観点から効果を検証し、随時改善行動をとることが大切です。

【注意】プロジェクトでは管理業務の効率化も重要

プロジェクトのタイムマネジメントでは、メンバーの効率化ばかりを追求しがちですが、管理業務の効率化も同じくらい重要です。

せっかくメンバーの生産性があがっても、管理業務が肥大化し、主力業務に取り組めないのであれば本末転倒でしょう。

タスク管理やプロジェクトの進捗管理を効率的におこなうなら、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールには、リソース管理やコスト管理などの高度な管理機能も搭載されています。

プロジェクトを単に遂行するだけではなく、成果の最大化を実現するために効果的なツールです。

うまく活用することで管理業務も効率化でき、より生産性の高い業務へ従事できるでしょう。

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本章では、Lychee Redmineの魅力を紹介します。

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また、ガントチャート機能やカレンダー機能も搭載しているため、プロジェクトの進捗を多角的に捉えられるでしょう。

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Lychee Redmineの2つ目の魅力は、メンバーのタイムテーブルを一元管理できることです。

プロジェクトのタイムマネジメントに取り組むうえで、メンバーの稼働状況や実績把握は必須です。

ただ、Lychee Redmineでは、メンバーの勤務情報やタスクを一眼で把握できるため、適切なタイミングで無理のないスケジュールを立てられるでしょう。

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プロジェクトの実行過程で、一人ひとりのメンバーにおけるコストマネジメントをするには、膨大な時間と労力がかかります。

またプロジェクト完了後に振り返ると、予算を超えていたり、想定した利益を出せなかったりするケースも見られます。

しかし、Lychee Redmineは入力した作業工数をもとに、リアルタイムで収支予測やコスト分析が可能です。

随時、プロジェクトの収支状況を把握できるため、改善行動をとりやすく、成果の最大化が可能でしょう。

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タイムマネジメントは、限られた時間で最大限の成果をあげるための手法です。

プロジェクトに取り入れることで、生産性向上や利益最大化が期待できます。

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