仕事効率化・生産性アップ 
近年、人手不足や働き方の多様化などを受けて、ナレッジマネジメントに取り組む企業が増えています。
ナレッジマネジメントは、企業や組織が抱える知識を効果的に管理し、活用するための手法です。本記事ではナレッジマネジメントの基本的な意味や目的、組織の運用を効果的に支援するおすすめツールについて解説します。
ナレッジマネジメントの理解を深めて実践することで、組織の知的資源を最大限に活用し、ビジネスの成長とイノベーションを促進させましょう。
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ナレッジマネジメントとは
一般的に、知識を共有して活用することで、新たな知識を創造しながら経営を実践することを、ナレッジマネジメントと呼んでいます。日本発の経営理論であり、1990年代初頭に、経営学者の野中郁次郎氏が組織的知識創造理論とSECI（セキ）モデルを提唱したことが発端です。
日本企業では、終身雇用制度のもとで長期にわたって社員を育成してきました。社員に定期的な異動や転勤を通じて、様々な業務から幅広い知識を習得させることで、ジェネラリストとしての能力を養成してきました。
ところが、近年は終身雇用制度が徐々に崩れ、働き方が多様化しています。これに伴い、長期的な人材育成や知識の継承が難しくなってきています。
また、ビジネス環境も急速に変化を続けており、企業は国内だけでなく、グローバル市場での競争にも対応しなければなりません。このような状況の中で、企業が存続していくためには、常に新しい情報を取り入れ、進化を続ける必要があります。
ナレッジマネジメントはこうした背景から、組織内で積極的に知識を共有し、技術革新を促進する考え方として重要視されています。
ナレッジマネジメントを実施する目的
本章では、代表的な実施の目的として2つの内容をピックアップし、順番に解説します。
業務の属人化を防止
企業内で知識やノウハウを共有することで、業務の属人化を防止できます。これにより、社員が退職や休職する際に業務が滞ったり、トラブルの発生を防ぐことが可能です。
また、部署を横断して知識やノウハウを共有することで、新しいアイデアや解決策が生み出され、様々なケースに対する応用力が高まるでしょう。その結果、業務の効率化につながります。
その他、日常業務では触れることのないような新しい知識を得ることで、革新的なアイデアが生まれる可能性もあります。
効率的な人材育成
企業内でナレッジマネジメントの考え方を取り入れることは、社内人材の効率的な育成にも役立ちます。
例えば、営業のテクニックや店舗運営のコツを持つ社員は、その知見を他の社員と共有することが大切です。同じ業務を担う新たな社員はこれらのナレッジを参考にでき、スキルを身につけやすくなります。
ナレッジマネジメントの実践とSECIモデル
企業においてナレッジマネジメントを実践していく際は、暗黙知を形式知へと変換する「SECIモデル」の考え方を取り入れることが効果的です。
暗黙知とは、直感や経験に基づいた言葉にしにくい知識のことです。例えば、「職人の勘」や「熟練した技術」などが該当します。対して形式知は言語化された客観的な知識のことで、マニュアルが一例です。
ナレッジマネジメントに取り組む際は、暗黙知を形式知に変換し、他の人も理解できるようにすることが重要です。
また、形式知を受け取った人がそれを自分の暗黙知として取り込むプロセスも求められます。この知識の共有と深化のプロセスを表したものが「SECIモデル」です。
SECIモデルは、以下4つのステップから構成されており、この頭文字を取って名付けられました。
- Socialization（共同化）
- Externalization（表出化）
- Combination（連結化）
- Internalization（内面化）
このサイクルを繰り返すことで、組織内で効率的に知識を共有し、深めていくことが可能です。
ナレッジマネジメントの手順
ナレッジマネジメントに取り組む際の大まかな手順は、以下のとおりです。
- 目的を明確にする
- 可視化・共有したいことを決める
- 業務プロセスに情報共有を組み込む
- こまめに見直しを行う
各ステップで行うべきことを中心に、順番に詳しく解説します。
目的を明確にする
まずは自社の目的を明確にし、具体的な目標を設定することが大切です。例えば、「FAQや社内Wikiを作成し、集めた情報を誰でも簡単に検索できるようにする」といった具体的な活用計画を立てることが推奨されます。
また、自社におけるナレッジマネジメントの実施理由を、社員全員が理解できるように説明することも重要です。導入の背景や目的を含め、全社員に対して分かりやすく説明しましょう。
これにより、社員全員が目的を認識しやすくなり、自分ごととして捉えやすくなるため、ナレッジマネジメントの取り組みに積極的に参加・協力してもらえるようになります。
可視化・共有したいことを決める
目的が明確になったら、その達成に必要な情報の選定に取り組みます。
社員が日常業務で直面する具体的な困りごとを収集することで、どの情報を共有すべきかがはっきりします。情報を事前に決定しておけば、社員は共有すべき情報と、そうでない情報を区別しやすくなるでしょう。
一例として、コールセンターの業務効率を高めたい場合、以下のような情報の収集が役立ちます。
- 様々な問い合わせに対する効果的な対応例
- 優れたオペレーターの会話スキル
- トラブル発生時の具体的な事例と解決策
- 自社製品に関する詳細な知識
このような情報を集約・共有することで、コールセンターの業務効率およびサービスの品質向上につながります。
業務プロセスに情報共有を組み込む
ナレッジマネジメントを日常的に実践するためには、業務プロセスに「情報共有」のステップを明確に組み込むことが有効です。これには、社員が容易に情報を共有できるようなシステムの導入が重要です。
また、業務プロセス自体も見直し、情報共有がスムーズに行えるよう工夫することも望まれます。このような取り組みによって、社員に大きな負担を感じさせることなく、自然と情報共有を行う習慣を身につけさせることが可能です。
こまめに見直しを行う
導入後は、情報の収集が進んでいるか、情報が見つけやすい状態になっているか、どのような効果が表れているかなどを細かくチェックすることが重要です。
例えば、社員にアンケートを実施して、ナレッジの蓄積や共有が目的どおり進んでいるかを確認すると良いでしょう。
取り組みが思うように進んでいない場合は、問題点を特定し、解決策を講じます。ナレッジマネジメントの重要性について社員に再度説明し、理解を深めさせることも大切です。
これにより、ナレッジマネジメントの積極的な利用を社員に促し、効果的な情報共有につなげられます。
ナレッジマネジメントツールを使用するメリット
ナレッジマネジメントツールには、目的に合わせた使いやすいフォーマットやシステムが備わっており、その活用により効率の向上が期待できます。
本章ではツールを使用するメリットを3つピックアップし、順番に詳しく解説します。
知識の収集がスムーズに進む
ツールを導入することで、社内の知識収集が容易になります。SNSやグループウェアなどを活用することで、効率的に知識を集める環境を整備できるためです。
また、経営層の指導のもとで社内の知識をスムーズに収集・共有できるようになります。
システム連携・サーバー横断が可能となる
組織内の各部署では、それぞれ異なるシステムを使用している場合が多く、情報の形式も様々です。
ツールの導入により、これらの異なるシステム間での連携やサーバーを横断してのデータのやり取りが可能です。必要なデータをダウンロードしたり、異なる形式のデータを統合したりといったことが容易にできます。
個々に適したナレッジを提供できる
ツールには、社内で収集された大量の情報・知識を効率的に処理するためのシステムが備わっています。
各社員の属性・ニーズを分析し、必要と思われる情報を自動でおすすめする機能があるため、個々の社員は自身と関連性が高いナレッジに簡単にアクセスすることが可能です。
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おすすめのナレッジマネジメントツール3選
ここまで読んで、「ツールの種類が多すぎて、どれを選べば良いのか分からない」と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本章では、おすすめのナレッジマネジメントツールを3つ紹介します。各ツールの概要や機能、特徴を中心にまとめているので、自社に適したツールを探す際にお役立てください。
flouu
出典：flouu
flouuは、プライズ株式会社が提供しています。
1つのドキュメントに複数人がアクセスして同時編集できるので、オンライン会議のようなシチュエーションでも役立ちます。ドキュメントを閲覧しつつコメントを投稿したり、flouu上で共有したりなど、リアルタイムでの情報共有に特徴があります。
2段階認証やIP制限、データバックアップ機能などセキュリティ体制が強固で、安心した情報共有を行える点も魅力です。
Qast
出典：Qast
Qastは、any株式会社が提供しています。
Q&Aとメモを蓄積していく形でナレッジを収集・共有できる点が特徴です。匿名で質問したり、テンプレートを使って回答を投稿したりと、気軽にナレッジを蓄積することが可能です。
SlackやTeamsなどのチャットツールと連携することで、コミュニケーションの内容も蓄積できます。チャットでは流れてしまって困る内容を1つの場所に集約しておきたい場合に活用すると良いでしょう。
Knowledge Explorer
Knowledge Explorerは、株式会社図研プリサイトが提供するAI実装フルオート型ナレッジ活用ソリューションです。
仕様書や提案書などの文書を作成している途中で、AIが文書作成で必要な資料をピックアップして通知してくれるため、ナレッジを漏れなく活用できます。
その他にも、他のユーザーの検索行動や判断を可視化する機能や、ドキュメントに評価・コメントする機能、ファイルをドロップして類似文書を検索する機能など、ナレッジの活用に役立つ機能を豊富に備えているツールです。
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ナレッジマネジメントを行う際はプロジェクト管理ツールも役立つ
ナレッジマネジメントを行う場合、ここまでに紹介した専用ツールだけでなく、プロジェクト管理ツールも役立ちます。
近年では、ナレッジ共有機能が備わったプロジェクト管理ツールも多く登場し、プロジェクト管理者はナレッジを共有・蓄積しながら、プロジェクト管理もスムーズに行えるようになっています。
数あるプロジェクト管理ツールの中でも、ナレッジマネジメントも併せて行いたい場合には、Lychee Redmineの活用がおすすめです。
Lychee RedmineにはWikiの機能が備わり、プロジェクトのメンバーに共有したい情報を記載・保存しておけます。マニュアルや手順書などプロジェクトメンバーが必要な情報を記載し、プロジェクト進行に必要なナレッジとして蓄積していくことが可能です。
過去のナレッジを蓄積し、必要なときに遡ってチェックできるので、対応に困ることがなくなるでしょう。
Lychee Redmineの機能と料金プランは以下のとおりです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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フリープランは基本機能とカンバン機能の限られた機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめプロジェクト管理に役立つ多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しており、リスクなく始められますので、ぜひ一度お試しで使ってみてはいかがでしょうか。
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ナレッジマネジメントについて、意味や実施の目的、組織における効果的な運用を支援するおすすめツールなどを紹介しました。ナレッジマネジメントに取り組むことで、業務の属人化を防ぎながら、効率的な人材育成を目指せます。
ナレッジマネジメントを効率的に実施するためには、便利な機能が多数備わったナレッジマネジメントツールを導入しましょう。
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