「期限内で完了できると見積もっていたが、蓋を明けてみるとタイトなスケジュールだった」

「作業に取り掛かろうとしたのに、前工程の作業が終わっていなかった!」

進捗管理ができていないプロジェクトで困ったことはありませんか?

進捗管理ができていないと、納期遅延が頻発し顧客からのクレームや計画の白紙化などのトラブルにつながる危険性があります。

今回は適切に進捗を管理するための進捗管理表の作成方法やおすすめのツールを紹介。

この記事を参考に、進捗を正確に把握し、納期遅延の発生しないプロジェクト管理を行いましょう!

進捗管理とは?進捗管理表の必要性を解説

まずは進捗管理の概要と進捗管理を行わないことによる、トラブル事例と進捗管理表を作成するメリットを解説します。

進捗管理とは?

進捗管理とは、「定期的に進捗の確認を行い、計画したスケジュール通りに作業が進んでいるかを把握すること」です。

プロジェクトは複数のメンバーとタスクにより進行するのが一般的で、1つのタスクに遅延が出ることで、後工程のタスクにも影響が発生することがあります。

進捗管理が行われないプロジェクトでは、タスクの重要度や緊急度、プロジェクト完遂までの流れがわからなくなり、納期遅延が発生することも。

また、組織にとって不都合となる様々なトラブルが発生することにもつながります。

進捗管理をしないことによるトラブル

進捗管理をしないことによって、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。

・担当者に突発休が発生する際に引き継ぎができない
・納期遅延による顧客からのクレーム、損害賠償の発生
・作業の長期化、コスト超過による計画の白紙化

進捗管理を行っていないと作業の内容が把握できず、1つ1つのタスクに多少の遅れが出ても簡単にリカバリーが可能だと思いがちです。

進捗遅れが重なり続け、後工程になればなるほどリカバリーができない状況に陥ることにもつながります。

担当者自身が、自分のタスクが遅れることによって組織に大きな損害が発生する可能性があると認識できるようにするためにも、進捗管理はとても重要です。

進捗管理表を利用するメリット

適切に進捗管理を行うためには、進捗管理表を作成することが効果的です。

進捗管理と言うとガントチャートが有名ですね。
ガントチャートは棒グラフで作業計画を視覚的に図示したものであり、進捗管理表のひとつです。

進捗管理表を利用することで様々なメリットが得られます。

・プロジェクト全体のスケジュールやタスクの重要度・緊急度が可視化できる
・参画メンバーの目標達成への意識向上につながる
・過去の対応履歴、工数をノウハウとして蓄積できる など

進捗管理表を利用して進捗の見える化が行えることはもちろん、その結果として参画メンバーが後工程のタスクを認識し、プロジェクト完遂への意識が高まります。

また、過去対応のプロジェクトでの結果をノウハウとして蓄積し、今後のプロジェクトを見積もる際の情報としても利用が可能です。

進捗管理表の見やすい書き方や項目を紹介

では、どのような進捗管理表を作成すれば良いのでしょうか。

わかりやすい進捗管理表を書き方を解説します。

進捗管理表のわかりやすい例

進捗管理表には、参画しているメンバーがプロジェクトの進捗を把握するために必要な情報が網羅的に記載されている必要があります。

プロジェクト内のタスクを洗い出してみましょう。

・タスク概要
・担当者
・対応スケジュール・優先度
・進捗状況 

以下に一例を示します。

タスクNo 大項目 小項目 タスク名 タスク内容 担当者 優先度 開始日 締切日 進捗
例)1 A社提案 事前準備 提案資料作成 A社提案用のプレゼン資料を作成する 〇〇 2021/04/xx 2021/04/xx 80%
例)2 A社提案 事前準備 資料レビュー プレゼン資料を〇〇課長にレビュー頂く 〇〇 2021/04/xx 2021/04/xx 0%
例)3 ・・・ ・・・ ・・・ ・・・ 〇〇 2021/04/xx 2021/04/xx 0%

 

タスクをただ羅列しても問題ありませんが、作業項目でカテゴリわけをすることで進捗管理表を見やすくできます。

また、ガントチャートを作成して視覚的に進捗を把握できるようにするのも効果的です。

進捗管理表をエクセルやスプレッドシートで利用する

インターネット上には、エクセルやスプレッドシートを利用した進捗管理表のテンプレートが複数公開されています。

多くの組織で利用しているエクセルは利用メンバーにも馴染みやすいため、入門的な進捗管理表としておすすめです

しかし、エクセルやスプレッドシートの進捗管理表は、ファイルの紛失や過去ファイル参照による認識の食い違いが発生するなどのファイル共有におけるトラブルが発生しやすくなります。

また、過去プロジェクトのファイルが放置され、ノウハウとして蓄積されないというデメリットも。

進捗管理表を有効に活用したいのであれば、多少のコストをかけてでも適切な管理ツールを導入したほうが全体的なパフォーマンスは向上します。

進捗管理表におすすめのツール4選

最後に、進捗管理表におすすめのツールを4つ紹介。

各ツールの特徴と料金プランを記載していきますので、導入の参考にしてください。

①Lychee Redmine

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

Lychee RedmineはオープンソースであるRedmineをベースにしたプロジェクト管理ツール。

カスタマイズ性に優れており、各タスクごとに柔軟に入力項目を設定することができます。

かんばんタスクでタスクの可視化ができると共に、ガントチャートで全体スケジュールの把握も可能です。

オープンソースのRedmineではサポートがなく、ある程度のIT技術力が求められますが、Lychee Redmineであればサポートもあるため、IT初心者でも有効に活用できます。

進捗管理表だけではなく、コスト管理やリソース管理等の幅広いジャンルで活用できるツールです。

プラン 月額料金 ユーザー数 チケット数 機能
フリー 0円 無制限 5,000件 タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード 800円 無制限 無制限 タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム 1,200円 無制限 無制限 スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ 要問合せ 無制限 無制限

全ての機能

②Trello

引用:Trello

Trelloはシンプルで見やすさを重視したタスク管理ツール。

プロジェクトごとにボードを作成し、各タスクをカードとして貼りつけて管理することで、プロジェクト内で今どのタスクが動いているのかをすぐに把握することが可能。

リストはTo Do /Doing/ Doneの3つのみのためわかりやすく、テンプレートも充実。
しかし、ヘルプやテンプレートは英語での記載が多く、サポートには多少難があります。

プロジェクト全体の進捗把握はTrelloだけでは難しいため、この後紹介するJIRA等と複合して利用する必要があります。

プラン 料金(月額) ボード数 機能 容量
フリー 0 10 自動コマンドの実行 50 回/月
無制限のアクティビティ ログ
担当者と期限
iOS および Android モバイル アプリ
2 要素認証
10MB/1ファイル
ビジネスクラス $12.50 無制限 フリー+
高度なカスタマイズ機能
250MB/1ファイル
エンタープライズ 要問合せ 無制限 全ての機能 250MB/1ファイル

 

③JIRA

引用:JIRA

JIRAはカスタマイズ性に優れたタスク管理ツールです。

Trelloと共通アカウントで利用ができ、Trelloで不足しているプロジェクト管理における様々な機能を搭載しています。

JIRAはカスタマイズにより複雑なプロジェクト管理にも柔軟に対応が可能。
しかし、ユーザーインターフェースが特殊なため、使いこなすまでには時間がかかるのが難点です。

Trelloと同様にヘルプがほぼ英語である点にも注意しましょう。

プラン 料金(月額) ユーザー数 機能 容量
フリー 0 10 スクラムおよびカンバンボード
バックログ
アジャイルレポート
カスタマイズ可能なワークフロー
アプリと統合
2GB
スタンダード 8,400 10,000 フリー+
高度な管理権限
250GB
プレミアム 16,700 10,000 スタンダード+
高度なロードマップ
高度な管理権限
無制限
エンタープライズ 要問合せ 10,000 全ての機能 無制限

 

④Jooto

引用:Jooto

Jootoはテンプレート・マニュアルが豊富で導入支援が充実したプロジェクト管理ツールです。

タスク管理機能に加え、ガントチャート等のプロジェクト管理機能も搭載されています。

無料で導入サポートを提供しており、マニュアル動画が作成されている等、IT初心者に優しい設計。

全体として優秀なツールですが、添付ファイルのプレビュー機能がなかったり、コメントが増えると視認性が悪くなったりと、実際に運用する際の不便さが難点です。

プラン 料金(月額) ユーザー数 機能 容量
無料 0 4 基本機能+
データエクスポート過去30日
行動履歴過去30日
10MB
スタンダード 417/1ライセンス(年払い)
500/1ライセンス(月払い)
1~ 基本機能+
データエクスポート過去1年
行動履歴過去1年
5GB/1ライセンス
エンタープライズ 980/1ライセンス(年払い)
1,300/1ライセンス(月払い)
1~ 基本機能+
データエクスポート無制限
行動履歴無制限
10GB/1ライセンス

 

進捗管理表で徹底したプロジェクト管理を

進捗管理は「定期的に進捗の確認を行い、計画したスケジュール通りに作業が進んでいるかを把握すること」ことです。

進捗管理が実施できていない場合、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。

・担当者に突発休が発生して際に引き継ぎができない
・納期遅延による顧客からのクレーム、損害賠償の発生
・作業の長期化、コスト超過による計画の白紙化

進捗管理表を導入することで、トラブルを回避すると共にメリットが得られます。

・プロジェクト全体のスケジュールやタスクの重要度・緊急度が可視化できる
・参画メンバーの目標達成への意識向上につながる
・過去の対応履歴、工数をノウハウとして蓄積できる

進捗管理表の導入には、インターネット上でテンプレートが公開されているエクセルやスプレッドシートが利用しやすいですが、ファイル共有におけるトラブルや過去ファイルがノウハウとして蓄積されない等のデメリットも。

今回紹介した以下のようなツールであれば、エクセルやスプレッドシートのデメリットが発生せずおすすめです。

・Lychee Redmine
・Trello
・JIRA
・Jooto

いずれもフリープランが存在しており、無料で利用することができますので、まずは気軽に試してみませんか。

進捗管理表のツールを導入し、トラブルを未然に防ぐプロジェクト管理を行えるようにしましょう!

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