PMOとは何かご存じですか?

PMOはプロジェクトマネジメントを横断的に支援する部門のこと。
PM(プロジェクトマネージャー)と混同されやすいですが、両者は別物です。

PMOもPMもプロジェクトマネジメントに関係しています。
この記事ではPMOについて、プロジェクトマネジメントに関わる人なら誰でも知っておきたい内容を紹介します。

PMとの違いも説明しますので、参考にしてください。

PMOとは


まずは、PMOについての基礎をおさえておきましょう。

PMOの意味

PMOとは「Project Management Office」の略です。
組織内で進行している複数のプロジェクトに対するプロジェクトマネジメントを横断的に支援する部門を意味します。

PMOは以下の役割を担うことで、プロジェクトを成功に導きます。

  1. PMの支援
  2. プロジェクト環境の整備
  3. プロジェクトマネジメント方式の標準化
  4. プロジェクトマネジメントに関する人材開発
  5. プロジェクト間のリソースやコストなどの調整 など

ビジネスは、継続業務とプロジェクト業務に分かれています。
プロジェクト業務は期限と独自性のある業務で、組織の未来を左右します。

しかし、規模の大きなプロジェクトでは、PM1人ですべての工程を管理することは困難です。

PMOはPMをフォローし、プロジェクトマネジメントを管理することで、プロジェクトの成功率を高めます。

PMOとPMの違い

PMOとPMでは、役割が違います。
PMの役割は「プロジェクト」のために活動することです。
一方で、PMOには「プロジェクトマネジメント」のために活動する役割があります。

組織によってプロジェクトマネジメントにおける課題が異なるため、PMよりもPMOの活動や職種は多岐にわたります。

例えば、プロジェクトマネジメントに関する人材開発に課題のある組織とプロジェクト間のリソース調整に課題をもつ組織があったとしましょう。
それぞれ課題が違うため、PMOの支援活動も異なります。

PMはプロジェクトを対象に活動するのに対し、PMOはプロジェクトマネジメントに対してアプローチするという違いを理解しておきましょう。

関連記事はこちら>>プロジェクトマネジメントとは一歩リードするための必須スキル

PMOのトレンド 海外と日本の違い

海外と日本では産業構造が違うため、PMOにも違いがあります。

海外のPMO

欧米のPMOはEPMO(Enterprise PMO)が主流です。
EPMOとは、全社型のPMOです。
組織内における全プロジェクトの選別やリソース配分、継続・中断の判断など、重要な役割を担います

なぜ欧米ではEPMOが主流なのでしょうか。
理由は、欧米の産業構造です。

欧米のITエンジニアの割合は、発注者側に7割、受注者側に3割あります。
そのため、プロジェクトマネジメントは主に発注者側の企業が実施しており、経営からプロジェクトまでが自社内で連携が取れる状態です。

全社的にプロジェクトマネジメントを高度化できるEPMOの活躍の場が整っています。

日本のPMO

日本のIT業界ではエンジニアの7割が受注者側に存在し、残りの3割が発注者側です。
欧米とはまったく逆の構造になっています。

そのため、ビジネスで価値を生み出したい発注者側と、実際に価値のあるモノを開発する受注者側との間に距離が存在します。

発注者側の経営戦略がうまく受注者側に伝わらなかったり、逆にプロジェクトの状況が発注者側と共有できなかったりする問題が起こることも。

両者の距離感をいかに縮められるかが、日本のPMOの課題です。

PMO導入のメリット・デメリット

PMOを導入するメリットとデメリットについても確認しておきましょう。

PMOの導入方法

まずはPMOの導入方法は2通りあります。

1つ目は、社内に1つだけPMOを設置する方法です。
つまり、全社的なPMOであるEPMOです。

複数のプロジェクトを並行して同時におこなう企業で採用されています。
社内のプロジェクトをまとめて管理し責任者と連携をとりながら、プロジェクトマネジメントを援助します。

2つ目は、プロジェクトごとに設置する方法です。
それぞれのプロジェクトの開始から終了までに限定して、PMOを設置します。

組織の中で横断的に進める大規模プロジェクトの際に多く見られます。
1つのプロジェクトに対し1つのPMOが設置されるため、より強固にPMの補助が可能な形態です。

いずれの場合でも、社内の人材だけでPMOを設置することもあれば、外部のPMOを採用するケースがあることも理解しておきましょう。

PMOのメリット

PMOを導入すれば、PMの負担は軽減されます。
PMはプロジェクトマネジメントに集中できるようになり、業務効率は改善されプロジェクトの成功率は上がります。

小規模プロジェクトであれば、PM1人で管理することも可能でしょう。

しかし、近年では技術の複雑化や働き方の多様化などにより、協力会社やフリーランスなどの人員も増えています。
リソースを管理する手間も増加しているわけです。

肥大化したマネジメント業務においてPMOの参画は大きなメリットになります。
なぜならプロジェクトマネジメント手法の導入や、PMだけではカバーしきれない業務のサポートが可能になるため。

PM個人の実力に頼っていたマネジメントもPMOが加われば、チームとして支えられるようになります。

関連記事はこちら>>なぜ複数のプロジェクト管理が失敗するのか? コツとツールを紹介!

PMOのデメリット

PMOのデメリットは、コミュニケーション不全を起こすリスクがある点です。
プロジェクトマネジメントを重視するあまり、プロジェクトメンバーとの意思疎通がおろそかになった場合に起こります。

管理する立場から助言するPMOの言動は、ときに現場との意見の食い違いを生むことも。
管理することにこだわりすぎて、単なる現場の粗探しにならないよう、日頃のコミュニケーションを絶やさないことが大切です。

PMO導入への課題

PMOの導入を検討していても、今一歩踏み切れないケースも多いのではないでしょうか。
どのような場合に、PMOの導入が進まないのかお伝えします。

PMOの導入コスト

社内の人材でPMOを組織する場合、人材の育成には時間とコストを要します。
外部からPMOを採用する場合も同様にコストがかかります。

PMOの導入に躊躇してしまうのも無理はないでしょう。

しかし、PMOはプロジェクトマネジメントの専門家です。
さまざまなマネジメント手法により、プロジェクトを円滑に進めることに特化しています。

多くのリソースを割いたプロジェクトが頓挫するリスクを考えれば、PMOの導入コスト以上に得られるメリットは多いのではないでしょうか。

PMOを導入する基準がわからない

PMOはすべてのプロジェクトに絶対に必要というわけではありません。
PMのみで管理できる小規模なプロジェクトであれば、必要ないでしょう。

ある程度規模の大きなプロジェクトであれば、PMO設置の効果は高まります。
しかし、PMOを導入する基準はなく、どれくらいの規模から参画させるかは迷いどころでしょう。

「PM1人だけでは、マネジメントに不安がある」
「今までにない規模の大きなプロジェクトだからPMOを検討しようか」

もし、以上のようにPMOの導入を少しでも考えている場合は、一度導入してみることをおすすめします。

組織の未来を左右する重要なプロジェクト。
その成功率を上げるのがPMOです。
導入コストはリターンの大きな投資となるのではないでしょうか。

PMOを活用できる3つの職種

プロジェクトによってPMOの役割は変わります。
PMOの職種を3つお伝えします。

①PMOマネージャー

PMOマネージャーは単なるPMのサポート役ではなく、PMOという組織をマネジメントする管理者です。
他のPMOメンバーを指導する立場にあり、PMO組織の中でも重要なポジションと言えます。

業務内容は以下のようにマネジメント業務全般です。

  • PMOメンバーの教育
  • PMO組織のリソース管理
  • PMO組織の戦略および計画の決定 など

②PMOエキスパート

PMOエキスパートの主な役割は、プロジェクト環境の整備です。
以下のような業務でプロジェクト環境の改善に努めます。

  • プロジェクトにおけるプロセスの分析と標準化
  • プロジェクト管理ツールの改善と標準化
  • プロジェクトメンバーへのマネジメント教育 など

③PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータの仕事は、プロジェクトで発生する事務作業の支援です。
下記の業務によって、PMの事務作業は大幅に削減され、プロジェクト管理へリソースを割けます。

  • 経費処理
  • プロジェクトデータの収集と更新
  • プロジェクトメンバーの勤怠管理 など

PMOに必要なスキルを解説

PMOを組織するのであれば、今から紹介するスキルを有した人材を集めなければいけません。

PMOに必要な能力

PMにも求められるコミュニケーションやリスクマネジメントなどのスキル。
加えてPMOには、情報を収集し分析する能力が必要です。

なぜならプロジェクトによって状況は違うため、それぞれの課題を正確に把握し、対策を立てる必要があるからです。

さまざまなデータから根拠のあるマネジメント業務をおこなうPMOは、情報の収集と分析に長けていなければいけません。

PMOに向いている人

PMOに向いているのは交渉力の高い人といわれています。
なぜならPMOは複数のプロジェクトマネジメントを管理するため、非常に多くのステークホルダーと関わるからです。

複数のプロジェクトを同時にモニタリングし、課題があれば解決のために動かなければいけません。

ときにはメンバーにとっては耳の痛い話もあるでしょう。
メンバーの士気を保ったまま、適切に対処できる折衝能力がプロジェクトの成功につながります。

PMOに必要な資格

PMOには、必ずもっていなければならない資格はありません。
しかし、プロジェクトマネジメントの国際資格であるPMP(プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル)があれば大きな武器となるでしょう。

プロジェクトマネジメントに関する知識や経験、専門家としての能力があることを保証してくれます。

PMOを導入するならLychee Redmineがおすすめ

PMOを導入する場合には、Lychee Redmineというプロジェクト管理ツールがおすすめです。

初心者でも安心して使える

Lychee Redmineはドラッグ&ドロップだけで直感的に操作できるため、初心者にも使いやすいプロジェクト管理ツールです。
サポートも充実しているため、Lychee Redmineを初めて使用する場合でも安心ですね。

カスタマイズ性が高い

Lychee Redmineは豊富な機能があるため、ニーズに応じてカスタマイズできます。
現場で求められる機能が随時開発されており、PMOが携わるプロジェクトに合わせてカスタマイズできるメリットがあります。

プロジェクトの進捗状況を一目で確認できる

Lychee Redmineを使用すれば、プロジェクトの進捗状況を一目でチェックできます。

視覚的に判断できるので、頻繁におこなう進捗状況の確認が短時間で済みますね。
PMOの業務が迅速に進めば、プロジェクト全体に好影響をもたらしてくれるでしょう。

プラン 月額料金 ユーザー数 チケット数 機能
フリー 0円 無制限 5,000件 タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード 800円 無制限 無制限 タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム 1,200円 無制限 無制限 スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ 要問合せ 無制限 無制限

全ての機能

PMOを活用しプロジェクト管理を

今回はPMOについて意味やメリット・デメリットなど、基本的なことをまとめて解説しました。
プロジェクトマネジメントに不安がある場合はPMOの導入を考えてみてはいかがでしょうか?

PMOと合わせてタスク管理ツールも導入することをおすすめします。
中でもLychee Redmineは無料のフリープランも用意されており、コストをおさえてプロジェクトを管理することが可能です。

PMOとLychee Redmineでかしこくプロジェクトマネジメントをおこないましょう。

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