仕事効率化・生産性アップ

2023年05月27日

プロセス管理とは？目的や対象の業務・メリット・具体的な手法を解説

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「自社のプロジェクトにおいて、プロセス管理の取り組みを導入したいものの、何から始めればよいのかわからない」

上記のような悩みを抱えてはいませんか。

プロセス管理は、プロジェクト管理において、業務の効率化や品質の向上を目指すうえで効果的な手法です。

しかし、プロセス管理の対象として相応しい業務や具体的な手法について十分に把握し、活用できているプロジェクトマネージャーの方はそれほど多くありません。

この記事では、プロセス管理の目的や対象の業務などを解説します。
メリットや具体的な手順・方法も紹介していますので、プロセス管理を取り入れたい人にとって必見の内容です。

プロセス管理とは

プロセス管理とは、組織・プロジェクトにおける一連の業務プロセスを、計画・監督・コントロール・改善する手法のことです。

主として業務効率化・品質向上などを目的に、「特定の業務がどのように進行するか」「誰がどのタスクを担当し、どの工程が次に続くのか」などの観点から一元的に管理します。

プロセス管理の手法を取り入れることで、業務プロセスを明確に定義でき、誤解・混乱を防ぐことが可能です。
また、プロセス全体の透明性を高められるため、チームの協調性の向上や各メンバーにおける説明責任の明確化などにもつながります。

その結果、企業は資源を最適に利用できるようになり、コスト削減や生産性向上などが期待できるでしょう。

対象に含まれる業務

プロセス管理の対象として適しているのは、一部の業務に限られます。
具体的には、何度も同じ手順を繰り返す作業、いわゆる「ルーチンワーク」が該当します。

ここでいうルーチンワークとは、データ入力をはじめとする単純作業のことです。
それ以外にも、営業活動やシステム開発などにおける、一連の手順に従って進行する業務も該当します。

その他、複数の部署・スタッフが協力して行う業務も、プロセス管理の対象として適しています。
プロセス管理によって役割の分担を明確にでき、業務の進行がスムーズになるためです。

プロセス管理の目的と必要性

本章では、プロセス管理に取り組む目的と必要性を2つの項目に分けて詳しく解説します。

プロジェクトを安定的に推進するため

プロセス管理に取り組む目的の一つに、「プロジェクト・業務の安定化」があげられます。

企業活動の成果は複数のプロセスを通じて作り出されるのが一般的ですが、これらのプロセスが無視されて結果だけが重視されると、突発的な対応が増える傾向があります。

また、企業・組織の規模が大きいほど、多くの部門・チーム・メンバーが関与します。
その結果、特定の人に業務が依存する「属人化」が生じやすくなり、業務の安定性が低下しかねません。

こうした状況を踏まえて、プロセス管理を適切に行うことで、各プロセスの改善と最適化が進み、業務を標準化できます。
これにより、個人への依存が解消され、業務全体を安定化させることが可能です。

各プロセスを最適化することで、業務の遅滞点やボトルネックの発見にもつながります。
その結果、問題点に集中的に対策を講じられるようになり、労力を最小限に抑えつつ最大の改善効果が期待できます。

業務全体のマネジメント・モニタリングを効果的に行うため

プロセス管理では、業務プロセス全体を「抜け漏れなく」「適度な粒度」のタスクに分解します。
これにより、業務全体のマネジメント・モニタリングを効率的に行うことが可能です。

また、プロセス管理では、各プロセスに対してQCD（品質・コスト・納期）の基準を設定したうえで、利用可能なリソース（例：機器・人的リソースなど）や必要なタスク（範囲・作業内容）を整理します。
その結果、業務全体のマネジメントやモニタリングを、精度高くスムーズに行えるようになります。

マネジメントの精度が高まることで、業務プロセスごとにリスクを想定・評価し、致命的なリスク発生を抑止できるようになり、プロジェクトの成功につながります。

プロセス管理を進める視点・手法

実際にプロセス管理を進めていくための具体的な視点・手法の種類とその特徴を下表にまとめました。

種類	特徴
プロジェクト統合マネジメント	プロジェクト管理における各プロセスの活動を特定・定義し、組み合わせたり、一元化したり、調整したりする。他の9種類の手法を統合し、全体を管理する位置づけにある。
スコープマネジメント	プロジェクト成功に必要な成果物・タスクを定義する。プロジェクトの目標達成のために必要なタスクをリストアップすることで、プロジェクト進行が円滑になり成功可能性を高められる。
スケジュールマネジメント	プロジェクト全体の期間や細分化した各プロセスの期間、個々のタスクに必要な時間を明確にする。全体のスケジュールから具体的な作業まで、一つひとつの期間を定めることで、プロジェクトが順調に進むよう管理する。
コストマネジメント	プロジェクトが予算内で完遂できるよう、資金計画・見積もり・予算・資金調達などを管理する。現実的な予算を設け、その範囲内でプロジェクトが完了するよう適切に管理する。
品質マネジメント	ステークホルダーの期待に応えるため、プロジェクトと、その成果物に要求される品質を計画・管理・モニタリングする。
資源マネジメント	プロジェクトの目標を達成するために必要な全てのリソースを管理する。人材だけでなく、物的資源を手配・管理し、適切なチームの組成につなげる。
コミュニケーションマネジメント	プロジェクトに関わるステークホルダーとの円滑なやり取りを保証する。プロジェクトに必要な情報を計画・収集・作成し、それをステークホルダーと共有する。
リスクマネジメント	プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクに関して、リスクマネジメントの計画・特定・分析・対応計画・対応策の実行およびリスクの監視を行う。プロジェクトにマイナスの影響を及ぼすリスクを未然に防ぎ、その影響を管理してコントロールする。
調達マネジメント	プロジェクトを進行させるために必要なプロダクトなどを外部から購入または取得する際、業者の管理を行う。選定・納品の進捗管理・検収など調達に必要な全ての管理を行う。
ステークホルダーマネジメント	プロジェクトに関わる全てのステークホルダーを特定する。その後、これらのステークホルダーの期待とプロジェクトに対する影響力を分析し、ステークホルダーがプロジェクトの決定や活動に効果的に参加できるよう、適切な対応戦略を作る。

プロセス管理のメリット

プロセス管理の取り組みによって期待できるメリットとして、代表的な4つの項目をピックアップし、順番に解説します。

属人化の防止

プロセス管理には、属人化を防ぐ効果があります。

業務プロセスがブラックボックス化している状態だと、「誰がどの工程を担当しているのか」「それがプロジェクト全体でどのような役割を果たしているのか」が不明瞭になりがちです。

その結果、業務が属人化してしまいます。
担当者がいないと仕事が進まなかったり、情報がうまく共有できなかったり、業務の引き継ぎがスムーズに行えなかったりする問題が生じがちです。

その点、プロセス管理に取り組むと各工程を明確にでき、属人化を解消しながら円滑に業務を進められるようになります。

業務の標準化

プロセス管理を行うと、各業務のプロセスが明確になり、業務の標準化につながります。
業務の標準化によって業務上のミスが減り、組織全体の能力向上が期待できるでしょう。

例えば、営業部門でプロセス管理に取り組むと、営業プロセスの標準化によって組織的な販売力の強化につながります。

進捗管理の容易化

プロセス管理では、プロセス全体を細かいタスクに分けて考えます。
そのため、各タスクをどの時点で終わらせるべきなのかを明確にでき、進捗管理が容易になります。

仮にプロセス管理が行われていなければ、タスクの進行状況がはっきりしないため、最終的な締切に間に合わなくなるおそれがあります。

その点、プロセス管理が適切に行われている場合は、進行状況を把握しながらスケジュールをしっかりと管理でき、余裕を持って計画を進行できるようになります。

イレギュラー対応のパターン化・整理

問題発生時に企業内で対応方法が定まっていないと、場当たり的な対応が増えてしまいます。

しかし、過去に行ったイレギュラー対応を詳しく調べてみると、一定のパターンに分類できることが多いものです。

プロセス管理の視点を取り入れることで、これまでに蓄積したイレギュラー対応のケースをパターン化し整理する機会を増やせます。
その結果、イレギュラーケースだとしても、業務プロセスの定型化や標準化につなげることが可能です。

プロセス管理の手順・流れ

本章では、プロジェクトにおいてプロセス管理に取り組む際の基本的な手順・流れを、5つのステップに分けて順番に解説します。

プロジェクトの立ち上げ・計画

まずは、プロジェクトの立ち上げから始めます。

プロジェクトには、何らかのゴールがあるものです。
次のステップである「プロセス設計」は、このゴール達成に向けて行うため、プロジェクトの立ち上げ段階で明確なゴールを設定しておくことが大切です。

プロジェクトのゴールを設定する際は、目的（例：プロジェクトを立ち上げた理由）と、目標（例：プロジェクトは成功したと判断する指標）を明確に定めることが大切です。

プロセスの設計

次に、人材配置と予算配分を含めて、プロジェクトのゴールに到達するためのプロセスを組み立てます。

このときに、各工程に潜んでいるリスクも想定しておき、リスク発生時の代替案も考慮しておくと冷静に対処できるようになります。

プロセスの実行

設計したプロセスを実行します。
その過程で問題・不具合が出た場合、すぐに軌道修正することが大切です。

特に大規模で複雑なプロジェクトでは関与する人数も多く、思いがけない問題が発生しやすくなります。
プロジェクトの進捗管理を細部まで実施しましょう。

このときプロジェクトマネージャーには、ステークホルダーと情報共有を行い、積極的にコミュニケーションを図ることが求められます。

プロセスの効果測定・管理

プロジェクトを進行しつつ、目標の達成状況や成果物などを検証していきます。
定期的に効果測定しながらプロセス管理を行い、必要に応じて方向性を微調整しましょう。

問題発生時にはただ単純に別のプロセスに飛びつくのではなく、何がうまく行かなかったのかを理解し、それに基づいて改善を図ることが大切です。

次回に向けた分析

プロジェクトが終了するまで、プロセス管理を行い続けます。

プロジェクトが終了したら、「目標を達成したか」「期限内に終えられたか」「予算やリソースが適切に使われたか」などの観点から反省点を分析します。
ここでの分析結果は、次回プロジェクトでのプロセス管理の参考にしましょう。

プロセス管理を効果的に行うならLychee Redmineを導入しよう

プロセス管理に取り組むことで、属人化の防止や業務の標準化などが図れます。
本記事で紹介した5つの手順・流れを把握し、プロセス管理をスムーズに進めましょう。

なお、プロジェクトにおけるプロセス管理をより効果的に行いたい場合、プロジェクト管理ツールの導入をおすすめします。

なぜなら、プロジェクト管理ツールを導入することで、各プロセスの進行状況がひと目で把握しやすくなるからです。

また、プロセスの進捗管理だけでなく、スケジュールや案件の管理などプロジェクトの進行に必要な管理業務を効率化するのに役立つため、多くの企業で利用が進んでいます。

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タスクのつながりをわかりやすく表示したり、チケット管理でタスク担当者や期日といった詳細情報も一緒に管理したりできるのも魅力です。
また、操作性に優れており、見やすく使いやすいUIなので、IT初心者でも安心して使用できます。

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