プロジェクトをスムーズに進めるために、工程表を作成したいと思う方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
また、工程表を作る目的や利用法を明確に知らない方も少なくないかもしれません。

工程表を作ると、作業の内容や達成度を視覚化でき、納期の遵守や作業の効率アップにもつながるケースがあります。
今回は、工程表を作る目的や利点からおすすめツールまでを紹介します。

工程表を作成する目的とメリットは?

工程表を作成する目的は、主に以下の3つです。

  1. 納期を守る
  2. 作業の効率をアップさせる
  3. コスト削減につなげる

では、上記を順番に見ていきましょう。

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納期を守る

工程表を作ってプロジェクトメンバーと共有すると、日々の作業が明確化されるため、作業の遅れに気づきやすくなります。

また、期限までの日数が一目でわかるので、トラブルを予期して工程を前倒ししたり、他の業務との兼ね合いを見て人員を適切に配置したりと考えの幅が広がります。以上より、工程表を作るとプロジェクトメンバーが、納期への意識をより高める効果があると言えるでしょう。

作業効率アップ

工程表を用いると、日々の目標がわかるので実務者が作業のみに集中できる環境ができ、工程がスムーズに進むと期待できます。

また、管理者と実務者が作業の予定を共有すると、次の段取りを考慮しながら作業に取り組めたり、工程にあわせてトラブルを予期し対策案を検討できたりします。
したがって、管理者と実務者がともに効率的に業務を遂行できると言えるでしょう。

コスト削減

工程表には次工程が記載されているので、工程間の段取りが少なくなるような調整や最適なタイミングでの物資の供給が可能です。

また、各工程におけるボリューム感も大まかに把握できるため、納期と工数を考慮した適切な人員を配置できる点も利点と言えます。したがって、工程表を用いると全体の工程や物資を保管する期間が短縮されたり、無駄のない人員を配置できたりするので、コスト削減につながると期待できます。

工程表にはどのような種類がある?

前項では、工程表を用いる目的や利点を紹介しました。
また、工程表には多くの種類があり、それぞれ長所と短所が存在します。

本項では、5つの工程表を用いる長所と短所を紹介します。

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1.ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、縦軸に作業の内容を羅列し、横軸に作業の達成度を記した表です。
したがって、作業が重複しても問題のないケースや作業を並行して行う業務に適していると言えるでしょう。

また、ガントチャート工程表には以下の長所や短所が存在します。

▼ガントチャート工程表の長所と短所

長所

  • 作成が簡単
  • それぞれの作業における達成度が視覚化できる

短所

  • 作業間の関連性が見えにくい
  • 作業に必要な日程や納期がわからない

以上より、ガントチャート工程表は作業を単体で見た達成度を視覚的に表現するので、作業ごとの達成度に応じて対策がとれる長所があります。
一方、作業をいつまでに達成すべきかを明確に記載されていない点が短所と言えるでしょう。

2.バーチャート工程表

バーチャート工程表は、縦軸に作業の内容を羅列し、横軸に日数を記した表です。
したがって、作業ごとに目標の日数を把握できる点がガントチャートとの違いと言えるでしょう。

また、バーチャート工程表は作業の日数にあわせて線が引かれているので、順序立てて進める作業に適しています。

バーチャート工程表には、以下の長所や短所が存在します。

▼バーチャート工程表の長所と短所

長所

  • 作成が簡単
  • それぞれの作業における目標の日数が視覚化できる

短所

  • 作業間の関連性が見えにくい
  • 作業の達成度がわからない

以上より、バーチャート工程表は作業を単体に分けた目標の日数が視覚化できるので、作業内の細かい工程を立てやすい長所があります。
しかしながら、作業の達成度が視覚化されていないので、作業の進捗が実務者にしかわからない点が短所です。

3.グラフ式工程表

グラフ式工程表は、縦軸を達成度、横軸を日数として日々の作業に対する達成度をグラフで描いた表です。
したがって、グラフ式工程表はガントチャートやバーチャートにおける達成度と日数を同時に視覚化した表と言えるでしょう。

グラフ式工程表には、以下の長所や短所が存在します。

▼グラフ式工程表の長所と短所

長所

  • 作業間の関連性が視覚化できる
  • 作業の日程に対する達成度がわかる

短所

  • 表の作成に慣れが必要
  • 表の見方に説明が必要

以上より、グラフ式工程表は日々の作業に対する達成度がわかるので、1つの表で業務を管理できる点が長所です。
一方、作成に慣れが必要な点やグラフ式工程表を知らない方に見方や使い方を説明する必要がある点が短所と言えるでしょう。

4.出来高累計曲線

出来高累計曲線は、縦軸を達成度、横軸を日付として実際の進捗を記録する工程表です。
また、出来高累計曲線にはあらかじめ以下の曲線を記す必要があります。

  • 工程の計画を示した線(予定工程曲線)
  • 工程の達成度に対する限界線(上方許容限界曲線)
  • 工程の遅れに対する限界線(下方許容限界曲線)

したがって、出来高累計曲線は予定と進捗の関係や作業の前倒し・遅延の限度を視覚化できることが特徴です。

出来高累計曲線には、以下の長所や短所が存在します。

▼出来高累計曲線の長所と短所

長所

  • 作業の予定と進捗の関係がわかる
  • 作業の前倒し具合や遅延がわかる

長所

  • 表の作成が難しい
  • 表の見方に説明が必要

以上より、出来高累計曲線は作業に対する達成度と日程感が同時にわかる点が長所です。

また、実作業の記録が上方許容限界曲線に近づいていれば、機材や人員を過剰に導入していることがわかり、下方許容限界曲線に近ければ納期に間に合わない可能性を示唆します。

一方、表の作成に手間がかかる点や表の見方に説明が必要な点が短所と言えるでしょう。

5.ネットワーク式工程表

ネットワーク式の工程表は、作業順を数字で示した円印と上下に作業の内容や必要な日数を記した矢印を使って作業の順序を視覚化した表です。

また、ネットワーク式の工程表はさまざまな作業の関連性が明確になるので、順序通りに進める作業と並行して行える作業を組み合わせて計画を立てることができます。
したがって、ネットワーク式の工程表には、以下の長所や短所が存在します。

▼ネットワーク式の工程表の長所と短所

長所

  • 作業ごとの関連性がわかる
  • 順序通りの作業と並行して行える作業を組み合わすことができる
  • 作業の日程感がわかる

短所

  • 表の作成が難しい
  • 作業に対する専門的な知識が必要

以上より、ネットワーク式の工程表はより効率的な作業の計画を立てることができ、作業の手順も視覚化できる長所があります。

しかし、ネットワーク式の工程表を組み立てるためには、作業の具体的な内容から各作業の関連性および順序を変えることで起こる不具合までを考慮する必要があります。
したがって、ネットワーク式の工程表は実務の経験を必要とする工程表と言えるでしょう。

工程表を作る3つのステップ

前項では、工程表の種類を5つ紹介しました。
また、具体的な工程表の作り方を知りたい方も多くいらっしゃると予想されます。

本項では、工程表の作り方を3つのステップに分けて紹介します。

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1.工程表の種類を決める

工程表の作成は、まず工程表の種類を決めるところから始まります。
工程表は、作業ごとの達成度を管理したいならガントチャート工程表、手順が複雑ならネットワーク式の工程表のように、目的や作業の内容に沿った選定が必要です。

また、視覚的にわかる資料を求めるケースや多くの情報を簡潔に伝えたいケースなどでも適切な工程表が変わります。

したがって、工程表は作業の内容や目的に沿った適切な種類を選ぶと作りやすいと言えるでしょう。

2.目標を達成するために必要なタスクを見極める

工程表の種類が決まったら、次にタスクの見極めを行います。
プロジェクトには、それぞれ違った目標を持っているので、目標に応じたタスクを選定する必要があります。

そこで重要な視点は、行うべき作業と行った方がよい作業に分ける点です。
行った方がよい作業を重視して、行なうべき作業を疎かにすると、タスクが時間内に達成できず、目標に至らないケースも予想されます。

したがって、タスクの見極めには目標に応じたタスクを羅列し、重要度で分けると良いと言えるでしょう。

3.納期を守れる最も効率的な手順を決める

タスクの見極めができたら、タスクの順序を決めていきます。
順序を決める際には、タスクの内容と作業に掛かる時間の把握が重要です。
上記が明確になると、並行して行える作業を組み合わせたり、作業の変わり目に段取りが少ない順序に並べたりできます。

また、工程には予期せぬトラブルにも対応できる余白を持たすことも重要です。
時間が無い中で作業をすると、見落としなどのミスが発生しやすかったり、工程内でトラブルを吸収できなかったりするため、余裕を持った工程を考える必要があります。

工程表を効率的に作れるツールを紹介

前項では、工程表を作る手順を大きく3つに分けて紹介しました。
また、工程表を作れるツールにもいくつか種類があります。

本項では、ガントチャート工程表に焦点を当てて工程表の作成ツールを紹介します。

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Excelを使った工程表の作成方法

Excelを使ってガントチャート工程表を作ると、以下のような長所と短所があります。

▼Excelを使う長所と短所

長所

  • Excelを導入していれば追加の費用がない
  • 使い慣れている人が多い

短所

  • 共同での編集には向いていない
  • 大規模な編集には時間が掛かる

以上より、Excelはパソコンに標準で搭載されているケースが多く、導入に費用が掛からないことが長所です。

一方、Excelは個人での編集に向いている点やガントチャート工程表に特化したツールではないので、大規模な編集を複数人で行うには向いていません。

専用ツールを使った工程表の作成方法

専用ツールでガントチャート工程表を作ると以下のような長所と短所があります。

▼専用ツールを使う長所と短所

長所

  • 視認性が良い
  • 大規模な編集も容易

短所

  • 導入に費用が掛かる
  • 使い慣れている人が少ない

以上より、専門ツールは導入に費用は発生しますが、見栄えも考慮されたツールが多く、編集がしやすい点が長所です。

したがって、より効率的に工程表を作るには、専用ツールの導入が有効と言えるでしょう。

工程表の作成におすすめなツールはLychee Redmine

Lychee Redmine

ガントチャート工程表を作る際には、Lychee Redmineがおすすめです。

Lychee Redmineは、導入した企業が7,000社を超えているガントチャート満足度No.1の専門ツールです。
また、Lychee Redmineはマウス操作を基本とした直感的な操作ができるので、ガントチャートを初めて作る方やパソコン操作が苦手な方でも簡単にガントチャートを作れます。

さらに、Lychee Redmineには30日間の無料トライアル期間も用意されているので、操作性を確かめるためにも、一度試してみてはいかがでしょうか。

 


工程表を作ってプロジェクトを効率よく進めよう

プロジェクトを効率よく進めるためには、工程表の作成が欠かせません。
また、ガントチャートなどに特化したツールを使うと、より効率よく工程表を作れるようになります。

工程表を効率的に作って、プロジェクトをスムーズに進めたい方は、Lychee Redmineの導入を検討してはいかがでしょうか。
30日間の無料トライアルも用意しているので、ぜひお問い合わせください。

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