要件整理のコツとは？要件定義との違いや重要性についても解説

要件整理とは、クライアントのニーズを確認する作業のことです。要件整理が正確にできていないと、その後の開発段階で様々なトラブルが発生する可能性があるため、プロジェクトの成功を左右する重要な活動です。

この記事では、要件整理の概要や要件定義との違い、要件整理に取り組む際のコツなどについて取り上げています。

また、要件整理後、プロジェクトを進める際に役立つツールについても紹介しているため、プロジェクト管理やマネジメントなどに取り組んでいる方はぜひ参考にしてください。

開発において重要な要件とは

要件とは、システム開発において、特定の業務や作業を円滑に行うためにシステムに求める条件のことです。言い換えると、開発するシステムがどのような機能を持ち、どのように動作すべきかを示す基準です。設計や実装、テストなど、開発の各工程で用いられるため、要件は明確になっていなければなりません。

要件は、開発側が一方的に決められるものではなく、クライアントと一緒に検討して作り上げるものです。クライアントは、システムを通して何をしたいのか、ニーズを明確にする必要があり、開発側はニーズを踏まえて、システム要件に落とし込んでいきます。

要件が曖昧なままだと、開発の途中で仕様変更が発生したり、最終的なシステムがニーズを満たせなかったりする可能性があるため、システムが達成すべき目標や満たすべき条件を具体的に示すことが重要です。

要件整理とは

要件整理とは、クライアントの希望を確認する作業のことです。システム開発においては要件定義が欠かせませんが、要件整理は要件定義をまとめるために必要な作業です。

クライアント内部で現場に対してヒアリングする必要があります。その中から、システムで実現したい要求事項を整理し、何ができるのか、何をするべきなのかを検討します。

予算やスケジュールの都合もあるため、クライアントのニーズをすべて反映できるとは限りませんが、クライアントの希望を明確化し、実現可能なシステム要件へと導くこの作業は、プロジェクトの成功を大きく左右する重要な役割を担います。

要件定義との違い

要件整理と混同しやすい言葉に要件定義がありますが、両者は異なるものです。

要件整理は、要件定義を行う前段階に、クライアントとのすり合わせを通じて、実現可能な要求事項を整理する作業です。

一方の要件定義は、設計や実装などに向けて行われる作業です。要件整理の内容を踏まえて、クライアントのニーズを満たすシステムを作るために必要な機能やそれに付随する要素をまとめます。

要件定義をするためには、クライアントが何を求めているのかを理解していないと定義ができないため、要件整理が必要不可欠です。

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要件整理を入念に行うべき理由

要件整理は、その後の作業をスムーズに進めるためにも、入念に行わなければなりません。ここではなぜ入念に行うべきなのか、その具体的な理由を紹介します。

整理が不十分だと認識の齟齬が生じる

要件整理がしっかりと行われていないと、開発側とクライアントの間で認識の齟齬が生じる恐れがあるため注意が必要です。例えば、クライアントが必要としている機能を実装できていないケースや、不要な機能が実装されているケースなどが一例です。

クライアントへのヒアリング段階でニーズを把握し、情報を整理しておかないと、場合によっては作業を一からやり直すことにもなりかねないため、要件整理は丁寧に行う必要があります。

予算に見合わなくなる

要件整理が不十分だと、予算に見合わなくなる恐れがあります。例えば、クライアントのニーズをすべて受け入れて、システムに反映させた場合などです。

ほとんどの開発プロジェクトでは予算が設定されているため、いかにして予算内におさめるかが重要なポイントです。クライアントは、様々なニーズを伝えてくることもありますが、それをすべて真に受けるのではなく、取捨選択して何をして何をしないのかを決める必要があります。

そのためにも、要件整理を丁寧に行い、クライアントのニーズに優先順位をつけて予算内におさめるようにしなければなりません。

要件整理のコツ

ここでは、要件整理に取り組むコツを紹介します。基本的なポイントですが、要件整理の質を高めるためにも、ぜひ参考にしてください。

要求と要件は違うことを理解する

要件整理に取り組む際は、要求と要件が異なるものであることを理解しておきましょう。

要求とは、クライアントがシステムに求めるもので、ユーザー視点からシステムの概要を具体化しているものです。一方の要件は、開発側がシステムを作るための仕様のことであり、開発者視点から必要な機能などがまとめられています。

クライアントの要求をすべて受け入れていては適切な要件を設定できません。また一般的に、要件がシンプルなものである方が、プロジェクトの成功確率も高くなるとされています。その点をクライアントに理解してもらうことも大切です。

要求を明確にする

クライアントが何を求めているのか、要求が明確になっていることも大切です。開発作業が進んでいる最中でクライアントの要求の考慮漏れが発覚し、作業のやり直しが発生するケースもあります。

考慮漏れが起こる原因は、コミュニケーション不足がほとんどです。そのため、クライアントからニーズをヒアリングする段階で不明点が残らないように入念に話し合う必要があります。5W（When、Where、Who、What、Why）2H（How、How much）を意識しながら、わからない部分はわかるまで話し合ってください。

ゴールを明確にする

クライアントが明確なゴールを持っていない状態で、ヒアリングの場にやってくることもあるため注意が必要です。

例えば、クライアントはシステムを使って課題を解決したい、環境を改善したいと思っているものの、何をすれば良いか具体的にまとまっていないケースは往々にして発生します。また、開発側の理解が不十分でゴールを適切に把握できていないケースも起こります。

ゴールが明確でないと要件整理ができず、その後の要件定義や実際の開発業務も曖昧なまま進んでしまうため注意しなければなりません。

このような事態を回避するためにも、最初の段階で開発側とクライアントで明確なゴールを共有する必要があります。開発側でゴールのイメージがつかめていない場合は明確になるまで確認しましょう。

実現可能性を考慮する

クライアントは、システムで実現したいことを色々と伝えてくることもありますが、開発側はそれが本当に実現できるのかを考慮する必要があります。

要求と要件の違いにもつながる部分ですが、ユーザーの求めることを必ずしも実現できるとは限りません。実現が困難なことを「できます」と受け入れてしまうと後々トラブルになる可能性があります。また、クライアントの要望をすべて受け入れると予算オーバーになるケースもあるため注意が必要です。

クライアントからヒアリングをする際は、実現できるかどうかといった視点を忘れないで取り組みましょう。

要件整理後に活躍するプロジェクト管理ツールの強み

要件整理を行った後は、要件定義を経て実際に開発業務が進んでいきます。開発業務をよりスムーズに進めるためには、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進行に欠かせない進捗管理やスケジュール管理、案件管理、予算管理といった様々な業務を効率化してくれるツールのことです。

プロジェクトマネージャーだけでなく、プロジェクトメンバーも使用できるため、進捗状況の共有や資料の共有など、情報共有が簡単に行えます。

ここではプロジェクト管理ツールの強みを解説します。

プロジェクトの管理の効率化を実現できる

プロジェクト管理ツールには、工程管理やスケジュール管理、予算管理など、各種管理業務で役立つ機能が備わっているため、管理の効率化が可能です。

手書きのノートやExcelなどを使用して管理している企業もありますが、情報共有や更新をするだけでも手間がかかってしまいます。また、工程が多いと付随するタスクも多くなるため、管理に必要な情報を収集するだけでも一苦労です。

プロジェクト管理ツールを導入すれば、メンバー全員がツールを使用して、情報の入力、更新、共有ができるため、手間がかかりません。

プロジェクトを可視化できる

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関する様々な情報を可視化してくれます。例えば、ガントチャート機能がついているツールなら、進捗状況や各タスクの期限などを一覧で表示するため、一目で状況把握が可能です。

全体像も把握できるため、必要に応じてプロジェクトの計画変更やリソースの再配分なども行えます。

プロジェクトでは予想外の事態が起こるケースが珍しくありません。そのような事態が起こったときにスムーズに対応するためにも、情報の可視化ができるプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

情報共有が簡単

プロジェクト管理ツールはファイルや書類、さらにはメンバー同士のチャットやコメントなど情報共有を簡単に行えます。プロジェクトのスムーズな進行を実現するためには、正確でタイムリーな情報共有が必要不可欠です。

また、プロジェクト管理ツールはインターネット環境があればアクセスできるため、リモートワークを導入している企業での情報共有にも役立ちます。スムーズな情報共有の実現はもちろん、メンバー間でのコミュニケーションの活性化にもプロジェクト管理ツールは貢献してくれます。

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要件整理の進め方のコツを押さえておこう

今回は、要件整理の概要や要件定義との違い、要件整理をする際のコツについて解説しました。

要件整理とは、クライアントのニーズを確認する作業のことです。クライアントのニーズを把握した上で情報を整理し、その後に行う要件定義へとつなげていきます。

要件整理がしっかりとできていないと、クライアントとの間で認識の齟齬が生まれるほか、予算オーバーになる可能性もあるため注意が必要です。

要件整理、要件定義が完了し、実際に開発業務を進める段階に移ったら、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。

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