業務スケジュール管理表は、タスクやスケジュールなどを記載した表で、業務の進捗管理に使用するものです。

この記事では、業務スケジュール管理表の概要や作成手段、作成手順、管理表を使用するメリットなどについて解説しています。

導入すると、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなるほか、業務の抜け漏れ防止などにもつながります。また、管理表を使用する際の注意点についても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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業務スケジュール管理表とは

業務スケジュール管理表とは、業務の進捗管理を行うために使用するものです。スケジュールや進捗状況を管理表に落とし込んで可視化することで、プロジェクトチームや部署の誰でも状況を把握できるようになります。

例えば、プロジェクトを進める中で、「どのようなタスクがあり、担当者は誰で、いつまでにしなければならないのか」「優先度や進捗状況はどうなっているのか」などの情報を把握する際に使用できます。業務をスムーズかつ着実に進める上で役立つと言えるでしょう。

業務スケジュール管理表の作成手段

ここでは業務スケジュール管理表の作成手段について解説します。作成手段にはいくつかの種類があるため、状況に合うものを選びましょう。

Microsoft Excel(エクセル)

業務スケジュール管理表はExcelを使って作成できます。作成方法は簡単で、以下のような項目を入力し、それぞれの項目に応じた情報を入力すれば活用できます。

  • タスク名
  • 担当者
  • 開始日
  • 終了日
  • 優先度(高・中・低)
  • 進捗状況(未着手・作業中・完了)

担当者名を取り除けば、個人の業務スケジュール管理表としても活用できます。Excelを使用するメリットには、多くの企業で使用されており、基本的に導入コストがかからない点が挙げられます。

また、普段の業務で使用している人も多いことから、導入にあたってのハードルが低い点も特徴です。一方で、Excelは共同編集に適しておらず、スマートフォンやタブレット端末などで操作がしにくい点に注意が必要です。

テンプレート

業務スケジュールの管理表は、オンライン上のテンプレートを使用して作成できます。Web上で検索すれば、タスク名・担当者・業務の期限、優先度などが記載された管理表のテンプレートが多く見つかるでしょう。

完全に同じものがなくても、細かい部分は適宜カスタマイズできます。無料でダウンロードできるものも多いため、一から作成する手間を省きたい人は、ぜひテンプレートを活用してみてください。

ツール

業務管理ツールは管理表として活用できます。通知機能が付いているケースもあり、タスクの抜け漏れ防止も可能です。

さらに、外部ツールと連携できる機能も活用すれば、業務効率を高められるでしょう。ただし、ツールの導入はコストがかかるほか、扱いに慣れるまで時間がかかる可能性もあります。ツール導入時には、導入フローの整理や慎重な判断が必要です。

業務スケジュール管理表の作成方法

ここでは、Excelを使った業務スケジュール管理表の具体的な作成方法を紹介します。まずは、新規でExcelを立ち上げて、以下の項目をA1~F1までのセルに、横一列に入力してください。

業務スケジュール管理表

  • タスク名
  • 担当者
  • 開始日
  • 終了日
  • 優先度
  • 進捗状況

A2以降のセルには、上記の項目に応じた情報を入力します。例えば、タスク名には「クライアントとの打ち合わせ」、担当者には「田中」といった形です。開始日と終了日にはそれぞれ年月日を入力します。

また、優先度と進捗状況はプルダウンのリストを設置し、状況に合わせて変更してください。プルダウンは、セルを選択した上でメニューの「データ」から「データの入力規則」をクリックし、入力値の種類から「リスト」を選択して挿入できます。

元の値の空欄ボックスには、それぞれ選択肢を入力します。優先度であれば、「高」「中」「低」。進捗状況であれば「未着手」「作業中」「完了」といった形です。その後にテーブルを作成しましょう。テーブルは、A1セルを選択してメニューバーの「テーブル」を選択します。入力箇所が選択された状態でテーブル作成ボタンをクリックすれば完成です。

なお、先ほど紹介したテンプレートや作成ツールを使い、より効率的に作成することも可能です。

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業務スケジュール管理表を作成するメリット

業務スケジュール管理表を作成すると様々なメリットが得られます。ここでは具体的にどのようなメリットがあるのか解説するので、参考にしてください。

業務の抜け漏れ防止

業務スケジュール管理表を作成すると、業務請負の抜け漏れ防止が可能になります。

プロジェクトが始まる前の段階で管理表を用意しておけば、あとはタスクごとに必要な情報を入力するだけです。誰がどのようなタスクを抱えていて、いつまでにしなければならないのか、進捗状況はどうなっているのかなどが、一目で分かるようになります。

管理表がない状態で業務を始めてしまうと、抜け漏れが発生する恐れがあります。全体のスケジュール遅延につながる可能性もあるので注意しましょう。

チーム全体の進捗状況がわかる

業務スケジュール管理表は、個人でもチームでも活用できるものです。チームメンバー全員が一つの管理表を使えば、メンバーはお互いの状況を把握できます。

また、プロジェクトリーダーなどの管理者はチーム全体の進捗を把握し、必要に応じたリソースのコントロールもできるでしょう。昨今ではテレワークも増えているため、チーム全体の進捗状況の把握は、不可欠だと言えます。

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タスクの優先順位がわかる

業務スケジュール管理表では優先度を設定できるため、何から取り組むべきかが分かりやすくなっています。

優先順位が明確になっていれば、よりスムーズに業務を進められるでしょう。新しいタスクや業務が発生したら、まず業務スケジュール管理表に書き込むことを習慣にしましょう。他の業務の進捗状況や業務同士の関係性などを把握でき、優先順位をつけやすくなります。

仕事の無駄を減らせる

業務スケジュール管理表の活用をチームで徹底すれば、計画の不確かな業務を進めることがなくなり、結果的に仕事の無駄を削減できます。

業務スケジュール管理表はタスクを全て記載するため、業務間の依存関係が分かりやすくなります。「業務Bは、業務Aを前提としているからAを先に済ませないといけない」「業務Cがボトルネックになっていて、スケジュールに遅れが発生しているから最優先で対応する必要がある」といったことも、管理表を通して理解できるので効率的です。

業務スケジュール管理表を導入する際の注意点

業務スケジュール管理表を導入する際には、いくつかの点に留意する必要があります。その一つに、管理表の更新に手間がかかる可能性が挙げられます。

業務スケジュール管理表は、タスクの発生や進捗状況の変化に応じたこまめな更新が求められます。大規模プロジェクトではタスクの数が膨大になるため、更新には相当な労力が必要となるでしょう。

また、Excelを使っている場合、アクセスできる端末が限られるケースや、変更内容が即時に反映されない点にも留意すべきです。業務スケジュール管理表を導入する際には、自社の社員やプロジェクトメンバーがどのような環境で使用するのかを確認しておきましょう。

業務スケジュール管理表を活用する際のポイント

ここでは、業務スケジュール管理表を活用する際のポイントを紹介します。より効果的に利用するための要素となるので、ぜひ参考にしてください。

タスクを全て洗い出す

業務スケジュール管理表には、タスクを全て書き込むことが大切です。そのためには、まずチーム全体のタスクを洗い出す必要があります。

ポイントは、細かいタスクまでしっかりと洗い出すことです。タスクが細分化されていれば、より業務間の依存関係や具体的なアクションを把握・検討しやすくなり、業務をスムーズに進められるようになります。

優先順位を明確にする

タスクを全て洗い出したら各タスクの優先順位を設定しましょう。優先順位は、緊急度と重要度の観点から検討してください。最も優先するのは「重要度が高くて緊急性も高いもの」です。一方で、「重要度も緊急度も低いもの」は優先順位の最後となります。

また、「重要度が低くても緊急度が高いもの」や「重要度が高いものの緊急度が低いもの」は、そのときの状況に応じて優先順位を決める必要があります。

定期的に見直す

業務スケジュール管理表は、業務の進捗状況の変化に応じて更新するため、優先順位の見直しを定期的に行いましょう

例えば、プロジェクトの途中でクライアントから要望があり、依頼内容に変更や追加が発生するケースもあるでしょう。管理表の定期的な見直しを習慣にしておけば、急な変更にもスムーズに対応できます。また、見直しの発生を想定して、管理表の作成段階でバッファを設けておくことをおすすめします。

業務スケジュールの管理にも活用できるLychee Redmine

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業務スケジュールの管理にはExcelも使用できますが、先述のようにアクセスできる端末が限られる可能性があるほか、同時接続や変更の即時反映ができないなどのデメリットもあります。そのため、より効率性を重視するのであればツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)

Lychee Redmineは、プロジェクト管理を多角的にサポートしてくれる幅広い機能を備えたツールです。スケジュール作成はもちろん、人的リソース管理も可能で、進捗状況に応じたリソースのコントロールも容易に行えます。

さらに、タスクの依存関係やマイルストーンなども把握でき、業務の優先順位を付けやすくなっています。管理画面も直感的な操作が可能で、ITツールの使用に不慣れな人でも使いやすい設計が強みです。

業務スケジュール管理表で効率を上げよう

業務スケジュール管理表はタスク状況などを記載した管理表で、業務の進捗管理を行うために使用します。プロジェクト全体の進捗状況が把握でき、業務の抜け漏れ防止にもつながる便利なものです。

作成はExcelで行える他、各種管理ツールを使うことも可能です。業務効率化を図りたい方や業務のスケジュール管理をスムーズに行いたい方は、ぜひ導入を検討してみましょう。

ガントチャートやカンバンなど、さらに色々な方法で業務スケジュールを可視化するには、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。Lychee Redmineは30日間の無料トライアルが可能なので、ぜひ試してみましょう。

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