「プロジェクトの状況や課題を把握したいが、現状の分析ができていない」
「現状を把握し報告する資料作成に手をとられてプロジェクトの管理する時間がない」

など日々の業務やプロジェクトにおいて、スケジュール管理はできていますか?

プロジェクトが大きくなればなるほど、関わるメンバーも増えスケジュール管理が必須に。

複数の指標が発生するプロジェクトでは、ツールの活用によって、現在の状況や課題を明確にすることが可能です。

この記事では、スケジュール管理がしやすいツールの選び方のコツやおすすめのツールについて紹介します。

きちんとスケジュール管理し、大きなプロジェクトを成功させましょう。

スケジュール管理とは?管理するそもそもの理由


スケジュール管理とは、プロジェクトを行うためのタスクや工数、状況を管理することです。

以前は、ホワイトボードで管理する会社も多かったのではないのでしょうか。
オフィスの見やすい場所に設置し、大きなプロジェクトであれば大工程表、中工程表、詳細工程表と記載して利用します。

ホワイトボードでの管理はシンプルですが、コミュニケーション不足によりズレが生じたり、確認が漏れたりすることも。

現在では、オンラインで使用できる様々なプロジェクト管理ツールが存在するので活用してみましょう。

では、プロジェクトを遂行するのに、なぜスケジュール管理が必要なのでしょうか。

一人だけのプロジェクトであれば、個人で手帳などを使ったスケジュール管理で問題ありません。

しかし、プロジェクトが大きくなりメンバーが増えると管理が煩雑になってくるため、より分かりやすいスケジュール管理を行っていくことが重要です。

この章では、スケジュール管理が必要な理由を紹介します。

理由その1:スケジュール、タスク忘れの防止

スケジュール管理を怠っていると、

「うっかり忘れてしまった」
「納期が過ぎていたのを気づかなかった」

など、スケジュールやタスク忘れを避けることが困難になります。

誰でもうっかり忘れはあるのですが、スケジュール管理ができていないことによって生じる重要なタスクのモレが生じると、クライアントや社内での信頼に関わることもあります。

特に、チーム単位で行っているプロジェクトであればスケジュールを共有することは必須です。

誰がどの仕事をやっているのかが分からないとプロジェクト全体の進捗も見えてきません。
誰かがやっているという思い込みが発生し、タスク忘れにつながることも。

スケジュール管理を行うことで、プロジェクトを円滑に行いましょう。

理由その2:スケジュールの効率化

スケジュール管理を可視化することでチーム内の効率化につながります。

現在どのタスクが完了しているのか、納品のスケジュールはいつなのか、などをチーム内で共有することで、効率の良いプロジェクト遂行が期待できます。

タスクだけでなく、担当者をスケジュール管理の中で明確にしておくと業務の偏りをなくすことができ、効率化につながります。

作業を細分化したスケジュール管理を行うことで、必要なタスクが明確になり、タスクやプロジェクトの進捗が一目瞭然です。

スケジュール管理ツール選定のポイント5つ


スケジュール管理ツールを選定する上のポイントを5つ紹介します。

①スケジュールの入力・変更がしやすい
②目的別で見やすいレイアウト
③どこでも使える
④メンバーとの共有が可能
⑤他のシステムと連携できる

では、ひとつずつ解説します。

①スケジュールの入力、変更がしやすい

様々な機能が搭載されている管理ツールは、できることが多く便利に感じます。

しかし多すぎることで、操作が煩雑になり入力や変更時に手間が増えることに。

ドラッグドロップなど、誰でも使いやすいシンプルな操作性かつ必要な機能があるツールを選ぶようにしましょう。

また、機能を必要に応じて選ぶことのできるスケジュール管理ツールがおすすめです。

無料の管理ツールも良いですが、広告などが入り業務の邪魔になることもあるので注意してください。
個人で使用する分には良いですが、大きなプロジェクトとなると無料ツールの機能では物足りなくなることも。

有料のスケジュール管理ツールであっても、無料のトライアル期間が設けられている場合があるので、まずは試してみるのもいいかもしれませんね。

②目的別で見やすいレイアウト

複数のメンバーからなるチームで進捗を共有する場合、見やすいレイアウトであることが重要です。

スケジュール管理に必要な機能の例として以下があげられます。

・ガントチャート
・カンバン
・Todoリスト など

様々な機能がわかりやすく表示されるレイアウトのツールを選びましょう。

機能ごとに画面を移動すると操作が煩雑になるので、プロジェクト全体の進捗状況が一目でわかるレイアウトがおすすめです。

視覚的に、チームの状況がわかりやすくなることで業務の効率化につながりますね。

③どこでも使える

プロジェクト管理を行うのは、オフィスにいる時だけではありません。

忙しいからこそ、オフィスや出先でも、また移動中でもプロジェクト管理を行える環境が重要です。

スケジュール管理ツールを選ぶ際は、モバイルでも対応可能なのか、モバイルでもパソコンと同様な操作性があるかを確認する必要があります。

④メンバーとの共有が可能

個人のスケジュール管理であれば、スマートフォンに入っているカレンダーなどで管理することができます。
しかし、大きなプロジェクトになるほどチームのメンバー間での共有が重要になります。

スケジュール管理を行う場合は5W1Hを意識し、リアルタイムで共有するとプロジェクト自体の進捗がわかりやすく、おすすめです。

だれが(Who)担当者、協力するチームメンバー
なにを(What)どの仕事・タスクを行うか
いつ(When)いつまでに(納期)・工数がどれだけかかるか
どこで(Where)オンラインMTG・オフラインMTG
なぜ(Why)このプロジェクトをなぜ行うのか(目的)
どうやって(How)どこまで(進捗)、どのような手順で

Excelなどのシンプルなツールでプロジェクト管理をする場合、メンバー間での共有はできてもコミュニケーションは電話やメールに頼りがちです。

しかしプロジェクト管理に特化したツールであれば、オンラインチャット機能なども充実しているのでメンバーとの情報共有がしやすくなります。

プロジェクトメンバーと共有がリアルタイムでもしやすいツールを選びましょう。

⑤他システムとの連携

新しくスケジュール管理ツールを導入する場合、すでに使用しているツールとの連携ができることが必須です。

他のシステムとの連携ができないと、古いデータを新しいツールに移行したり、レイアウトを作り直したりする手間がかかります。
結果、プロジェクトの業務に支障が出てしまいます。

また、スケジュール管理ツールが様々な拡張機能と組み合わせが可能であることも重要です。

様々な機能から、自社の業種に合わせた必要なものを選ぶようにしましょう。

おすすめスケジュール管理ツール3つ紹介

この章ではおすすめのスケジュール管理ツールを紹介します。

①Lychee Redmine
②Microsoft To Do
③Jooto

スケジュール管理ツールはシンプルなものから、大きなプロジェクトに特化したものまで様々です。

今のプロジェクトにあったツールを選ぶ参考にしてください。

①Lychee Redmine

引用:Lychee Redmine

オープンソースで使えるプロジェクト管理システム「Redmine」の拡張機能であるLychee Redmineは必要な機能を追加することで、さらにRedmineを使いやすく充実させます。

元々Redmineはオープンソースなので、世界中で公開されている拡張機能と組み合わせることが可能。

ガントチャートは、普段使い慣れているExcelのように入力ができるので、導入当初でも楽にプロジェクト管理が行えます。

個人的なタスク管理というより、大規模のプロジェクトに向いているスケジュール管理ツールです。

②Microsoft To Do

引用:Microsoft To Do

Microsoftが手がけるスケジュール管理ツール。
Todoリストをオンラインで管理することができます。

Microsoftのアカウントで使用することができ、Webブラウザ版でもスマートフォンで使用できるアプリ版でも、手軽にTodoリストを作成することが可能。

デザインもシンプルでわかりやすく、通知設定などを簡単に入力することができます。

③Jooto

引用:Jooto

クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツール。
ガントチャートの機能があるので、プロジェクトの全体像や進捗が一目でわかります。

テンプレートが豊富で、職種別で選びやすいレイアウトです。
全て日本語なので安心ですね。

おすすめのスケジュール管理ツールを使って業務の効率化を


スケジュール管理ツールを選定する際のポイントを説明しました。

・スケジュールの入力・変更がしやすい
・目的別で見やすいレイアウト
・どこでも使える
・メンバーとの共有が可能
・他のシステムと連携できる

以上の5つのポイントを意識してスケジュール管理ツールを選びましょう。

Lychee Redmineは様々な拡張機能により、プロジェクトの管理が可能です。

ガントチャートやカンバン、バックログなどの機能でチームの状況や優先順位が見える化。
工数も見えるので、確認しながら負荷の調節やチーム内でのスケジュールの共有が簡単に行えます。

有料プランは30日の無料お試し期間がついているので、実際に使っていただいた上で、納得してからの契約が可能です。

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「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
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