仕事をToDo管理で効率化する方法とは？実践手順や成功ポイントも解説

「仕事が山積みで、何から手を付ければ良いか分からない……」 そんな悩みを抱えていませんか？

 日々の業務に追われ、タスク管理がおろそかになると、 仕事の効率は下がる一方です。 この記事では、仕事をToDo管理によって効率化する方法を解説します。 具体的な実践手順やToDo管理を成功させるためのポイント、 さらにはおすすめのToDo管理ツールまで、 業務改善するための知識をご覧ください。 

仕事におけるToDo管理とは？

仕事におけるToDo管理とは、業務を効率的に進めるために、抱えているタスクをリスト化し、整理・実行する一連のプロセスのことです。単にタスクを書き出すだけでなく、優先順位をつける・期日を設定する・進捗状況を管理するなども含まれます。

ToDo管理を適切に行うことで、抱えている業務の全体像を把握し、何から取り組むべきかを明確にできます。また、タスクの抜け漏れを防ぎ、計画的に業務を進めることが可能です。日々の業務に追われることなく、目標達成に向けて着実に進んでいくために、ToDo管理は非常に重要な役割を果たします。

ToDo管理は、個人の生産性向上だけでなく、チーム全体の業務効率化にも役立ちます。チームメンバーがそれぞれのタスクを共有し、進捗状況を可視化することで、メンバー間の連携が強化されることでプロジェクト全体の成功につながります。

近年では、AIを活用したタスク管理ツールも登場しており、個人のワークフローや習慣を学習し、より効率的なタスク管理を支援する機能も期待されています。

下記の表は、ToDo管理の基本的な要素をまとめたものです。

要素	詳細
タスクの洗い出し	抱えている業務を細分化し、具体的なタスクとしてリストアップします。
優先順位付け	タスクの重要度や緊急度に応じて、優先順位を設定します。
期日設定	各タスクの完了期限を設定し、計画的に業務を進めます。
進捗管理	タスクの進捗状況を定期的に確認し、遅延などが発生していないか確認します。
タスク整理	完了したタスクをリストから削除したり、必要に応じてタスクを再整理したりします。

仕事のToDo管理を行う3つのメリット

仕事でToDo管理を導入することで、業務効率化や生産性向上など、様々なメリットが得られます。ここでは、おもなメリットを3つ解説します。

業務を可視化できる

ToDo管理を行うことで、抱えているタスクをすべてリスト化し、可視化できます。これにより、自分が今何をすべきなのか、どれくらいのタスクが残っているのかが一目で把握できます。

頭の中でタスクを抱えている状態では全体像が見えにくく、何から手をつければ良いか分からなくなることがあります。しかし、ToDoリストを作成することで、タスクが整理され、的確に優先順位をつけられます。

例えば、プロジェクトの進行状況を把握するために、タスクを細分化してToDoリストに落とし込むことで、遅延しているタスクやボトルネックになっている箇所の早期発見につながります。また、チームメンバー全員がToDoリストを共有することで、タスク進捗状況のリアルタイム共有による連携強化を実現できます。

作業の抜けを防止できる

ToDo管理を徹底することで、作業の抜けや漏れ防止が可能です。なぜなら、タスクをリスト化する際に必要な作業をすべて洗い出す作業があり、うっかり忘れてしまう事態の防止につながるためです。特に、複数のプロジェクトを同時進行している場合や、タスクが複雑な場合にはToDoリストの効果が高まります。

例えば、顧客へのメール送信・資料作成・会議の準備など、様々なタスクをToDoリストに登録しておけば、期日までに確実に実行できます。また、タスクが完了したときにチェックを入れることで、進捗状況を把握しやすくなり、進行中の業務におけるミスの減少に期待できるでしょう。リマインダー機能を活用すれば、タスクの期日が近づいた際に通知を受け取ることができるため、抜け漏れ防止を強化できます。

優先順位が明確になる

ToDo管理を行う上で、タスクに優先順位をつけることは非常に重要です。その理由は、緊急度や重要度に応じてタスクを分類し、優先順位の高いものから順番に取り組むことで、業務進行の効率化につながるためです。優先順位が明確になることで、時間やリソースを有効活用し、重要なタスクに集中することができます。

タスクに優先順位をつけることで、業務がどのように変化するかを見てみましょう。

緊急かつ重要なタスク	最優先で取り組む必要性を視覚的に理解でき「今やるべき仕事」として取り組めます。
重要だが緊急ではないタスク	なんとなく「そのうちにやれば良い」といった意識から、計画性を持って取り組む意識に変革でき、業務の適正かつ効率的な進行につながります。
緊急だが重要ではないタスク	人に任せることができ、チーム全体の業務効率化や協働力の向上に期待できます。

上記のように優先順位をつけることで、より効率的なタスク管理が可能です。

担当者を把握できる

チームで仕事をする場合、誰がどのタスクを担当しているのかを明確にすることは重要です。ToDo管理ツールを活用することで、タスクごとに担当者を設定し、進捗状況を共有できるからです。これにより、担当者の責任範囲が明確になり、タスクの遅延や放置を防ぐことができます。

例えば、プロジェクト管理ツールした場合を想定してみましょう。マネージャーがタスクごとに担当者を割り当てると、チームのメンバーは期日や進捗状況を共有できます。一方で、担当者は自分の担当タスクを確認が容易になり、期日までの計画的なタスク完了に着手できます。

また、担当者とタスクの進捗状況を把握しやすくなることで、必要に応じたサポートやアドバイスの実施が容易になるなどのマネジメント業務の充実化も図れます。

仕事のToDo管理の具体的な実践手順

ToDo管理を始めるにあたって、何から手を付ければ良いか迷ってしまう人もいるかもしれません。本章では、ToDo管理をスムーズに実践するための具体的な手順を解説します。業務効率化の第一歩とも言われるToDo管理に取り組んでみましょう。

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タスクの洗い出しと明確化

まずは、抱えているすべてのタスクの洗い出しから始めましょう。タスクの緊急性や重要性の高さなどは様々ですが、すべてのタスクを洗い出すことで、抱えている仕事の全体像を把握できます。

タスクを洗い出す際には、以下の点を意識するのがポイントです。

• タスクの具体性：タスクの内容を具体的に記述します。「〇〇の資料作成」だけでなく、「〇〇の資料作成（〇月〇日までに〇〇の情報を元に作成）」のように、詳細を記載することで、タスクの実行をスムーズにできます。
• タスクの細分化：大きなタスクは、より小さなタスクに分割します。例えば「〇〇の企画書作成」というタスクであれば、「企画のアイデア出し」「構成案の作成」「資料収集」「本文執筆」「レビュー依頼」「修正」のように細分化することで、現状把握が容易になり、タスクの効率的な消化につながります。
• タスクの期限：各タスクに期限を設定します。期限を設定することで、タスクの優先順位をつけやすくなり、計画的な業務進行の実現が容易です。

タスクの洗い出しが終わったら、それぞれのタスクを明確化します。タスクの内容・目的・期限・必要な情報などを整理し、誰が見ても理解できるように記述しましょう。

最適なToDo管理ツールの選択

タスクの洗い出しと明確化が完了したら、ToDo管理ツールを選びましょう。ToDo管理ツールには、様々な種類があり、それぞれ特徴や機能が異なります。自身の仕事のスタイルやチームの状況に合わせて、最適なツールを選ぶことが重要です。

ToDo管理ツールを選ぶ際のポイントは、おもに以下の5つです。

• 使いやすさ：直感的で使いやすいインターフェースであるかを確認します。操作が複雑なツールは、導入しても定着しにくいリスクがあります。
• 機能：必要な機能が備わっているかを確認します。タスク登録・優先順位付け・期限設定・リマインダー機能・進捗管理機能など、必要な機能を洗い出し、ToDo管理ツールにそういった機能が備わっているかを確認しましょう。
• 連携機能：他のツールとの連携が可能かを確認します。例えば、カレンダーアプリやチャットツールとの連携ができれば、より効率的なタスク管理を実施できます。
• 料金：料金体系を確認します。無料プランがあるか・有料プランの料金はいくらか、などを確認し、予算に合わせて選びます。
• チームでの利用：チームで利用する場合は、複数人で共有できる機能があるかを確認します。タスクの共有・担当者の割り当て・進捗状況の共有などができると、チーム全体のタスク管理がスムーズです。

ToDo管理ツールを選ぶ際には、実際にいくつかのツールを試してみるのがおすすめです。無料トライアル期間を利用したり、無料プランを利用したりして、使い勝手や機能を確認してみましょう。

ToDo管理を習慣化

ToDo管理ツールを導入したら、ToDo管理を習慣化することが重要です。ToDo管理の効果を最大化する上で大切なのは、継続的に実施することが重要なためです。

ToDo管理を習慣化するためには、以下の点を意識しましょう。

• 毎日タスクを確認する：一日の始まりや終わりに、タスクを確認する時間を設けましょう。タスクの追加・進捗状況の更新・優先順位の見直しなどを実施して、常に最新の状態を保ちます。
• リマインダー機能を活用する：ToDo管理ツールのリマインダー機能を活用し、タスクの期限忘れを防止します。リマインダーを設定することで、ヒューマンエラーの予防につながります。
• 定期的にタスクの見直しを行う：週に一度、月に一度など、定期的にタスクを見直します。不要なタスクの削除・タスクの整理・優先順位の見直しなどの実施により、さらに効率的なタスク管理を目指せます。
• 成功体験を積み重ねる：小さなタスクでも、完了したら達成感を味わいましょう。タスクを完了するたびに自分を褒めたり、ご褒美を与えたりすることで、ToDo管理を続けるモチベーションを維持できます。
• 柔軟に対応する：計画通りに進まないこともあるかもしれません。予期せぬ事態が発生したり、タスクの優先順位が変わったりすることもあるでしょう。そのような場合には、柔軟に対応してタスクの計画を見直しましょう。

ToDo管理を習慣化することで、日々の業務がスムーズになり、仕事の効率が向上します。少しずつToDo管理を取り入れ、習慣化していきましょう。

仕事のToDo管理成功につながる7つのポイント

ToDo管理を仕事で成功させるためには、単にタスクをリスト化するだけでは不十分です。本章では、より効果的なToDo管理による業務効率向上を目指す上で大切な7つのポイントを解説します。

タスクを適切に整理する

タスクが煩雑に積み重なっている状態では、何から取り組むべきか判断が困難です。タスクを種類別・プロジェクト別・重要度別など、自分にとって分かりやすいように整理することで、タスクの全体像を容易に把握できます。例えば、プロジェクトごとにリストを作成したり、タスクにタグ付けをしたりするのも有効です。

タスクの優先順位を明確化

すべてのタスクが同じ重要度ではありません。緊急度と重要度を考慮し、タスクに優先順位をつけることで、より重要なタスクに集中できます。例えば、「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つの象限にタスクを分類し、優先順位の高いタスクから取り組むようにしましょう。

作業時間・工数を具体化する

タスクにかかる時間を見積もることで、スケジュールの構築が的確かつ容易です。タスクリストに、各タスクの所要時間や工数を記載するようにしましょう。実績を記録することで、より正確なスケジュールを見積もれます。

シングルタスクを意識する

マルチタスクは効率が悪いことが知られています。それぞれのタスクの切り替えに時間と労力を要し、エネルギーが余分に失われがちになるためです。一つのタスクに集中して取り組むことで、より高い集中力の維持につながり、結果的に質の高い成果を出せます。タスクに取り組む際は、他のタスクのことは一旦忘れ、目の前のタスクに集中しましょう。

タスク管理は専用ツールを使う

ToDo管理を行う際には、手書きのメモやExcelなどでタスクを整理することも可能ですが、専用のツールを使うことで、より効率的に管理できます。タスク管理ツールには、リマインダー機能・進捗管理機能・共有機能など、様々な機能が搭載されており、メンバーごとのタスク管理や進捗管理などが効率化されます。

タスクの詳細な情報を一元管理する

タスク名だけでなく、タスクの内容・期日・担当者・関連ファイルなど、タスクに関する情報を一元的に管理することで、タスクの進捗状況の把握が容易です。タスク管理ツールのメモ機能やファイル添付機能を活用しましょう。

タスク管理ツールのリマインド機能を使う

タスクの期日を忘れないように、リマインド機能を活用しましょう。タスク管理ツールの多くは、期日の前にアラートを出す機能が搭載されています。リマインド機能を活用することで、タスクの遅延を防ぎ、スケジュールの遅れを防止できます。

仕事におすすめのToDo管理ツール5選

本章では、仕事の効率を飛躍的に向上させる、おすすめのToDo管理ツールを5つご紹介します。それぞれの特徴を比較し、働き方やチームのニーズに適したツール探しにお役立てください。

プロジェクト管理にも最適なカンバン方式「Trello」

画像引用：Trello

Trelloは、カンバン方式を採用した視覚的に分かりやすいタスク管理ツールです。カードをドラッグ＆ドロップするのみで、タスクの進捗状況を直感的に把握できます。個人での利用はもちろん、チームでのプロジェクト管理にも最適です。無料プランも用意されているため、他のツールとの比較も気軽にできます。

項目	詳細
特徴	カンバン方式による視覚的なタスク管理
おすすめポイント	直感的な操作性、無料プランあり
料金	無料プラン Standard：月額5ドル/ユーザー Premium：月額10ドル/ユーザー Enterprise：月額17.50ドル/ユーザー

チームでのToDo管理を効率化する「Asana」

画像引用：Asana

Asanaは、チームでのタスク管理とコミュニケーションを円滑にするための機能が充実しているToDo管理ツールです。タスクの担当者・期日・優先順位などを設定し、チーム全体で進捗状況を共有できます。プロジェクトの進捗を可視化し、チーム全体の生産性向上に貢献します。

項目	詳細
特徴	チームでのタスク管理とコミュニケーションに特化
おすすめポイント	プロジェクトの進捗可視化、豊富な連携機能
料金	無料プラン Premium：月額10.99ドル/ユーザー Business：月額24ドル/ユーザー

シンプルで使いやすい定番ツール「ToDoist」

画像引用：ToDoist

ToDoistは、シンプルながらも強力な機能を備えたタスク管理ツールです。タスクの追加・整理・期日設定などの操作が容易で、日々のタスク管理を効率化できます。個人での利用はもちろん、チームでの共有も可能です。豊富なプラットフォームに対応しており、端末に搭載されているOSを、ほとんど気にせず導入できます。

項目	詳細
特徴	シンプルで使いやすいインターフェース
おすすめポイント	豊富なプラットフォーム対応、リマインダー機能
料金	無料プラン Proプラン：月額488円/ユーザー ビジネス：月額688円/ユーザー

Windowsユーザーにおすすめの無料ツール「Microsoft To Do」

画像引用：Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Windowsユーザーにとって非常に便利な無料のタスク管理ツールです。シンプルなインターフェースで、タスクの追加・整理・期日設定などが簡単に行えます。Microsoftアカウントと連携することで、他のMicrosoft製品との連携もスムーズです。

項目	詳細
特徴	Windowsユーザーに最適化された無料ツール
おすすめポイント	Microsoftアカウントとの連携、シンプルな操作性
料金	無料

Googleカレンダーと連携できる手軽さが魅力「Google Tasks」

画像引用：Google Tasks

Google Tasksは、Googleカレンダーと連携できるのが魅力のタスク管理ツールです。Googleカレンダー上でタスクの追加・整理・期日設定などが簡単に行え、スケジュール管理とタスク管理を一元化できます。Google Workspaceユーザーにとって、非常に便利なツールです。

項目	詳細
特徴	Googleカレンダーとの連携に特化
おすすめポイント	スケジュール管理とタスク管理の一元化、Google Workspaceとの連携
料金	無料（Google Workspaceの利用料金に含まれる）

仕事をToDo管理して業務効率化を図ろう

本記事では、ToDo管理の基礎知識・メリット・成功につなげるポイントなどを解説しました。

ToDo管理は、業務効率化や生産性向上に有効な手法です。仕事におけるToDo管理を徹底することで、タスクの抜け漏れをはじめとしたヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな業務遂行の実現に期待できます。

仕事が思うように進まない・生産性がなかなか向上しないと感じている人は、この機会に導入を検討しましょう。