仕事やプロジェクトで、やるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかわからなくなることはありませんか。タスクが多いと重要な作業を忘れてしまったり、期限に間に合わないなどトラブルが発生しがちです。

本記事では、タスク管理に関するお悩みを解決するために、具体的な方法や役立つコツを幅広く解説します。個人で実践できる方法からチーム全体の生産性を高める手法、さらにおすすめのツールまでご紹介します。

ぜひご自身に合った方法を見つけてみてください。

タスク管理とは

タスク管理とは、仕事やプロジェクトにおけるやるべき作業（タスク）を一つひとつ明確にし、整理・実行していくためのプロセスです。

各タスクの優先順位を決め、期限内に完了できるよう計画的に進捗を管理することも含まれます。

タスク管理とToDoリスト、プロジェクト管理の違い

タスク管理は、似たような言葉としばしば混同されがちです。特に、ToDoリストやプロジェクト管理との違いの理解すると、役割がより明確になります。

項目	タスク管理	ToDoリスト	プロジェクト管理
目的	タスクの進捗を管理し、計画通りに完了させること	やるべきことを忘れないための備忘録	プロジェクト全体の目標を期限内に予算内で達成すること
対象範囲	個々のタスク（誰が、いつまでに、何をするか）	単純な作業項目の一覧	複数のタスクの集合体、チーム、予算、スケジュール全体
時間軸	短期〜中期（タスクごとの期限）	短期（今日・今週やることなど）	中期〜長期（プロジェクト全体の期間）
具体例	「A案件の企画書を明日15時までに作成し、Bさんにレビュー依頼する」	– メール返信 – 会議室予約 – 資料コピー	「新サービス開発プロジェクトを3カ月後のリリースに向けて進行する」

ToDoリストはタスク管理の一部であり、タスク管理はプロジェクト管理を構成する要素の一つと位置づけられます。

タスク管理が重要な理由

タスク管理を適切に行うことは、業務の生産性や品質につながります。

タスクが整理されていない状態では、どの作業から手をつけるべきか判断できず、時間が浪費されます。また、チームで動くプロジェクトの場合は個々の進捗が不明確だと、連携ミス・作業の重複・責任の所在が曖昧になるリスクも避けられません。

そのため、個人の作業効率を高め、チーム全体のパフォーマンスを向上させるためにタスク管理は重要です。

タスク管理を行う6つのメリット

効果的なタスク管理は、個人にもチームにも多くのメリットをもたらします。本章では、メリットを6つ詳しく解説します。

1. 作業内容や流れがわかりやすくなる

タスクの細分化・リストアップで、目標達成までに必要な作業が具体的に見えてきます。

自分が何をすべきか、次に何に着手すべきかが明確になるため、迷わず業務に取り組めます。思考が整理され、精神的な負担も軽減されるのがメリットです。

2. 進捗状況が可視化される

タスク管理ツールなどを用いると、各タスクの進捗状況が、未着手・作業中・完了といったステータスで一目でわかります。全体の進み具合を客観的に把握できるため、計画とのズレを早期に発見し、対策を講じられます。

遅延が発生しそうな場合でも、すぐに関係者へ共有して協力を仰げることもメリットの一つです。

3. 業務効率が向上する

タスクの優先順位を付けると、重要かつ緊急性の高い作業から集中して取り組めます。無駄な作業や優先度の低い作業に時間を費やすことが減り、限られた時間で最大限の成果を出すことにつながります。

結果として、残業時間を削減したり、より創造的な業務への時間確保が可能です。

4. 作業の抜け漏れを防げる

口頭での指示や頭の中だけの管理では、どうしてもタスクの抜け漏れが発生しがちです。

すべてのタスクを書き出して一覧化すると、うっかり忘れを防ぎ、確実な業務遂行をサポートします。特に複数のプロジェクトを兼務している場合には、不可欠なプロセスです。

5. 担当者が明確になる

チームでのタスク管理において、各タスクの担当者を明確に割り当てることは非常に重要です。「誰が・何を・いつまでに行うか」がはっきりすると、責任の所在が明確になり当事者意識が生まれます。

「誰かがやってくれる」と無責任な状態を防ぎ、チーム全体の実行力も高められます。

6. チームワークが高まる

チーム全体のタスク状況が共有されると、お互いの業務負荷を把握しやすくなります。余裕のあるメンバーが遅れているメンバーを自然にサポートするなど、協力体制が生まれやすいことがメリットの一つです。

透明性の高い情報共有は、信頼関係の構築とチームワークの向上にも貢献します。

【個人・チーム別】タスク管理の具体的な方法

タスク管理には様々な方法があり、個人の裁量で進める場合とチームで協力して進める場合とでは、適した手法が異なります。本章では、それぞれのシーンに合わせたタスク管理の方法をご紹介します。

個人向けのタスク管理方法

個人のタスク管理は、手軽に始められることが重要です。自分に合った方法を見つけることで、継続しやすくなります。

管理方法	特徴	このような人におすすめ
ノート・手帳	– 自由度が高い – 手書きによる記憶定着効果 – デジタルツールが苦手な人向け	– 自分のスタイルで管理したい人 – 創造的なアイデアも一緒にまとめたい人
付箋	– 視覚的にわかりやすい – 優先順位の変更や移動が容易 – PCモニターなどに貼って常に意識できる	– 短期的なタスクが多い人 – デスクワーク中心の人
カレンダーアプリ	– 時間軸でタスクを管理できる – リマインダー機能で忘れ防止 – スマートフォンでいつでも確認可能	– アポイントなど時間指定のタスクが多い人 – 公私の予定を一緒に管理したい人
個人向けツール	– チェックリストやリマインダーが充実 – シンプルな操作性 – スマートフォン・PCで同期できるものが多い	– 簡単なデジタル管理から始めたい人 – 複数のデバイスで管理したい人

チーム向けのタスク管理方法

チームでの管理は、情報共有のしやすさと進捗の透明性が鍵です。

管理方法	特徴	このようなチームにおすすめ
ホワイトボード	– 全員がいつでも物理的に確認できる – 会議でのブレストと相性が良い – 更新や変更がその場でできる	– 同じオフィスで働く小規模チーム – 対面でのコミュニケーションが多いチーム
Excel/Googleスプレッドシート	– 多くの人が使い慣れている – カスタマイズ性が高い – 共有機能で同時編集が可能	– 低コストで始めたいチーム – シンプルなリスト形式で管理したいチーム
カンバン方式ツール	– 未着手・作業中・完了で進捗を可視化 – 直感的な操作（ドラッグ＆ドロップ） – プロセスのボトルネックを発見しやすい	– 業務フローが明確なチーム – IT開発や制作進行など
ガントチャートツール	– タスクの依存関係やスケジュールを可視化 – プロジェクト全体の流れを把握しやすい – 遅延の影響範囲がわかりやすい	– 複雑な工程を持つプロジェクト – 建築、製造、システム開発など

効率的なタスク管理のコツ9選

本章では、効率的なタスク管理の9つのコツをご紹介します。

1. タスクを洗い出し具体化・細分化する

まずは、やることをすべて書き出すことから始めます。粒度や順番は気にする必要はありません。

次に、書き出したタスクを「誰が読んでも同じように理解できる」レベルまで具体化し、1〜2時間程度で完了できるサイズに細分化します。

悪い例	良い例
資料作成	– 競合A社のサービスに関するデータ収集（1時間） – データ分析とグラフ作成（1.5時間） – 分析結果の要約・概要作成（1時間）

2. タスクの優先度・緊急度を確認する

洗い出したタスクに優先順位をつけます。タスクを重要度と緊急度の2軸で4つの領域に分類する、アイゼンハワー・マトリクスというフレームワークの活用がおすすめです。

	緊急度：高	緊急度：低
重要度：高	第1領域：すぐやる （例：クレーム対応、今日の締切）	第2領域：予定を立ててやる （例：スキルアップ、新規企画）
重要度：低	第3領域：人に任せる・効率化する （例：一部の定例会議、突然の依頼）	第4領域：やめる （例：無駄な情報収集、不要な付き合い）

常に第1領域のタスクから片付け、第2領域のタスクに取り組む時間を確保すると、生産性向上につなげられます。

3. タスク完了までのスケジュールを決める

各タスクに「いつまでに終わらせるか」の期限を設定します。同時に、作業にどれくらいの時間がかかるか（工数）の見積もを作成します。予期せぬトラブルに備え、スケジュールは余裕（バッファ）を持たせることが大切です。

最初は見積もりが難しいですが、繰り返し記録すると徐々に精度が上がります。

4. タスクに関連情報を併記しておく

タスクを実行する際に必要な情報を、タスクそのものに紐づけておくと効率的です。

項目	内容
参考資料	参考資料のURL
関連情報	関連するメールの要約
連絡先	担当者や関係者の連絡先
完了条件	完了の定義（何をどこまでやれば終わりか）

必要な情報を探す手間が省け、すぐに作業に取り掛かれます。

5. マルチタスクを控える

複数のタスクを同時に進めるマルチタスクは、一見効率的に見えます。しかし、実際には集中力が分散し、切り替えのたびに時間的・精神的なコストが発生し、生産性が低下する可能性があります。

そのため、一つのタスクが終わってから次のタスクに移るシングルタスクを心がけましょう。

6. タスク管理に時間をかけすぎない

タスク管理は、あくまで業務を効率化するための手段です。管理自体が目的化し、細かすぎるルールや複雑なツールの設定に時間を費やすと生産性が低下します。

そのため、シンプルで継続しやすい方法を選ぶことが重要です。

7. 完了したタスクを削除する

完了したタスクはリストから消したり、完了の場所に移動させます。リストがスッキリすると次に取り組むべきことが明確になるだけでなく、「これだけ進んだ」と達成感がモチベーションの維持につながります。

8. チームメンバーとタスクを共有する

チームでプロジェクトを進める場合、タスクの進捗状況は常にオープンにします。全員が「誰が何に困っているのか」・「どの工程がボトルネックになっているか」を見える状況にすると、自然な協力体制が生まれます。

また、定期的な朝礼やミーティングで進捗状況の確認時間を設けるのも効果的です。

9. タスク管理ツールを導入する

9つのコツを実践するには、タスク管理ツールの導入が非常に有効です。特にチームでの管理や、複数のプロジェクトを抱えている場合は、手作業での管理には限界があります。

ツールを使えば、情報共有や進捗の可視化やリマインダー設定などを自動化でき、管理コストを大幅に削減できます。

タスク管理ツールの活用がおすすめなケース

ツールの導入は、特定の状況下で特に大きな効果を発揮します。以下のようなケースに当てはまる場合は、導入を積極的に検討しましょう。

ニーズ	詳細
進捗状況や情報をリアルタイムで共有したい	リモートワークや他拠点のメンバーと連携する必要がある Excelファイルのバージョン管理やメールでの報告に手間を感じている
チーム全体のスケジュール管理をしたい	誰がいつまでに何をするのか、全体の予定を見渡したい 特定のメンバーに業務が偏っていないか、負荷を調整したい
生産性の高いコア業務に人材を充てたい	管理業務や報告作業といった付帯業務に時間を取られている 手作業による抜け漏れやミスをなくし、業務品質を高めたい

効率的なタスク管理に役立つおすすめツール4選

世の中には数多くのタスク管理ツールが存在します。本章では様々なシーンで活用できる4つのツールを比較・ご紹介します。

ツール名	特徴	主な機能	このような人/チームにおすすめ
Lychee Redmine	– ガントチャート機能が強力 – 工数管理やコスト管理も可能 – 日本企業向けのサポートが充実	– ガントチャート – カンバン – 工数リソース管理 – プロジェクトリポート	– 厳密なスケジュール管理が必要なプロジェクト – エンジニアやWeb制作会社
Notion	– 書類作成、DB、タスク管理を統合 – 柔軟なカスタマイズ性 – 個人からチームまで幅広く対応	– 書類共有 – データベース（表計算） – カンバンボード – カレンダー	– 情報を一元管理したい人・チーム – 自分たちに最適な管理基盤を構築したい人
Asana	– 柔軟性が高く、あらゆるプロジェクトに対応 – 多機能で拡張性が高い – 視覚的なリポート機能が豊富	– カンバン – タイムライン（ガントチャート） – ポートフォリオ管理 – 自動化ルール	– 複数の複雑なプロジェクトを管理するチーム – 部署を横断した大規模なプロジェクト
Trello	– カンバン方式に特化したシンプルなUI – 直感的で初心者でも使いやすい – 豊富な拡張機能	– カンバンボード – チェックリスト – 期限設定 – 外部サービス連携	– シンプルなタスク管理から始めたい個人・チーム – 視覚的に進捗を把握したい制作現場

参考：Lychee Redmine｜Notion｜Trello｜Asana

タスク管理方法に関するよくある疑問

最後に、タスク管理に関して多くの人が抱える疑問点について、わかりやすくお答えします。

Q. タスクが多すぎて何から手をつけるべき？

まずは、タスクの洗い出しを行い、全体量を把握します。次に、重要かつ緊急なタスクを特定してください。最優先事項がひとつに絞れたら、他のことは一度忘れ、タスクに集中することから始めましょう。

Q. ツールを使いこなすコツは？

最初からすべての機能を使おうとせず、まずはタスクの作成・期限設定・担当者割り当て・ステータス変更など、基本的な機能に絞って使い始めるのがコツです。

チームで導入する場合は、簡単な運用ルールを最初に決めておくと混乱なく全体に定着しやすくなります。

Q. チームでタスク管理を導入する際の注意点は？

導入目的をチーム全員で共有することがもっとも重要です。「なぜ導入するのか」「導入して何を目指すのか」という共通認識がないと、導入の効果が得られません。

また、一部のメンバーだけに管理負担が偏らないよう、全員が主体的に情報を更新する文化を育てることが大切です。

チーム単位でタスク管理を効率化するならLychee Redmine

タスク管理は、日々の業務を効率化し、目標達成を確実にするために欠かせません。本記事で紹介したように、手軽な手帳術から高機能なツールまで多岐にわたります。まず自分やチームに合ったやり方で始めてみましょう。

ツールの導入を検討している方は、Lychee Redmineがおすすめです。Lychee Redmineはチームでのタスク管理を効率的に行うためのツールで、ガントチャートの作成や進捗状況管理、プロジェクトリポートの作成などの機能を備えています。そのため、メンバー間のコミュニケーションの円滑化、チーム全体の生産性向上が期待できます。

30日間の無料トライアルも用意しているため、まずはお試しで操作性を確認し、導入を検討してみてください。