仕事を効率化するポイントとは？求められる背景やおすすめツールも紹介

仕事の効率化とは、仕事における無駄な部分を取り除き、日々の業務を効率よく進められるようにすることです。この記事では、主にプロジェクトマネージャーの方に向けて、仕事の効率化を実現する方法や効率化に役立つツールについて解説します。

また、仕事の効率化が求められている背景や、効率化ができている人の特徴なども取り上げています。ぜひ参考にしてください。

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仕事の効率化とは

仕事の効率化とは、日々の業務を効率よく進められるようにすることです。仕事をしていると、様々な無理・無駄・ムラが発生し、それらが仕事の効率を下げてしまいます。その結果、残業が発生したり、リソースを適切に割り当てられないといったことも起こるでしょう。

仕事の無理・無駄・ムラを取り除き効率化を実現することで、よりスムーズに仕事を進められ、生産性向上にもつなげられます。

仕事の効率化が求められている背景

仕事の効率化が求められている背景として、人手不足が挙げられます。少子高齢化の影響で労働人口は減少しており、今後もさらに少なくなることが予想されます。働ける人の数が少なくなると、少ない人材でより多くの業務をこなさなければならないため、一人ひとりが仕事を効率化する必要があるでしょう。

また、働き方改革が推進されていることも背景の1つです。働き方改革では長時間労働の是正を目指して、残業時間の上限規制が設定されています。これまでは残業することで仕事をカバーしていたとしても、今後はそれができなくなります。そのため、残業時間の上限を超えないようにするためにも、仕事の効率を上げて残業が発生しにくい環境を作らなければなりません。

仕事の効率化ができている人の特徴

仕事を効率化できている人には、共通して見られる特徴があります。ここでは、その特徴がどのようなものか解説します。

自分の中で妥協点を持っている

仕事に対して自分の中で妥協点を持っている人は、仕事の効率化がしやすいといえます。なぜなら、妥協点を持たずに完璧な状態を目指そうとすると、1つの仕事をするだけで時間がかかってしまう恐れがあるためです。

仕事をするにあたって、より良いものにしようとすることは悪いことではありません。しかし、度が強すぎると仕事の効率化の妨げになる可能性に注意しなければなりません。時間をかけると生産性が落ちそうな場合、妥協することも必要です。

1つのことに集中できている

1つの作業や仕事に集中できている人は、仕事の効率化を実現しやすいでしょう。仕事を効率よく行なっている人というと、マルチタスクで複数の業務を同時に進めているイメージがあるかもしれません。

しかし、多くの人はマルチタスクがあまり得意ではありません。複数の業務に取り組んでいると一つひとつにかける時間が少なくなる他、業務を切り替えるタイミングで集中力も途切れてしまうため、ロスが発生する可能性があります。まずは1つの業務に集中して取り組み、その後に別の業務に移るといったシングルタスクをこなす方が仕事の効率化を図りやすいでしょう。

仕事を効率化するためのポイント

ここからは、仕事を効率化するために押さえておきたいポイントを紹介します。効率化を図りたいもののうまくできない、どうすればいいのかわからないといった人はぜひ参考にしてください。

仕事の全体像を押さえる

仕事の効率化を図る上で大切なのが、仕事の全体像を把握することです。自分が担当する業務に対して、全体像が不明瞭であるために、場当たり的に仕事をする人は少なくありません。しかし、そのような仕事の進め方は効率的とはいえないでしょう。

自分の仕事の目的やゴールは何で、そこに向かって何をするべきなのかを把握しましょう。全体像が見えていると仕事の計画も立てやすくなり、効率よく仕事を進められます。

自分のタスクを洗い出す

自分のタスクを洗い出しておくことで、やるべきことが明確になり、効率よく仕事に取り組める環境が整います。

タスクを洗い出す際は、頭の中で考えるのではなく、メモ帳などに書き起こすことがポイントです。なぜなら、頭の中で考えるだけだと途中で忘れてしまう恐れがあるからです。情報が可視化されれば、自分の状況やその後の行動を計画しやすくなります。

作業の優先順位をつける

タスクの洗い出しをしたら、どのタスクから取り掛かるのか優先順位をつけていきましょう。優先順位は、仕事の重要度と緊急性という2軸に基づいて決めることがポイントです。迷った場合は、周囲に相談してもよいでしょう。

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定期的に業務のやり方を見直す

仕事のやり方を見直すことで効率化を図れるケースもあります。具体的には、仕事のスケジュールを見直すケースがその一つです。例えば、「午前中はまだ体力的に余裕があるから、頭を使う仕事をする」「昼休み直後は眠気がくるから、簡単な作業から取り組む」といった形です。

また、曜日に応じた業務スケジュールを考えることもおすすめです。例えば、「月曜日は休み明けだから、重要な仕事や会議はなるべく入れない」といった工夫ができます。

これまでの仕事のやり方を見直すことで、より効率よく仕事に取り組めるようになるでしょう。

時間を区切って取り組む

仕事に取り組むにあたっては、時間を区切ることも大切です。例えば、「メールの確認は特定の時間のみにする」「1時間は他の作業をせず、特定の作業のみをする」などといった形です。

時間を区切って仕事をすることで、途中で他の仕事や作業、メール対応などで中断する必要がなくなるため、効率よく時間を活用できるでしょう。

デスクの整理整頓をする

デスク周辺が散らかっているために、必要な書類がどこにあるのかわからず、探し物に時間がかかってしまうケースがあります。仕事の効率化を目指すのであれば、デスク周辺の整理整頓をすることが大切です。

また、同様に仕事で使用するパソコンのフォルダの整理もしておきましょう。そうすることで必要なデータや資料にすぐにアクセスでき、効率よく仕事を進められます。

周囲に協力を仰ぐ

周囲の人に協力を求めることも仕事の効率化につながります。人によって得意な仕事、苦手な仕事があるのは当たり前です。苦手な仕事を克服するために時間をかけて取り組むことも大切ですが、どうしても効率は悪くなります。

一方で、自分が苦手な仕事を得意としている人もいるでしょう。そのような人に助けを求めるほうが、効率よく仕事を進められることがあります。周囲に協力を仰ぐべきかどうか、必要に応じて考えてみてください。

ツールを活用する

ビジネスツールの活用も仕事の効率化を図ることができます。例えば、スケジュールをクラウド上で一元管理できるツールを使えば、誰がいつ予定が入っているのかチーム内で共有しやすくなります。

また、チャットツールを使えば、チーム内で簡単にコミュニケーションをとったり、資料を共有したりしやすくなるでしょう。

仕事の効率化に活用できるツール

ここでは、仕事の効率化を目指す際に活用できるビジネスツールを紹介します。多くの企業で取り入れられるものであるため、ぜひ参考にしてください。

社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールとは、ビジネスチャットツールのような、オンラインコミュニケーションの際に使用するツールのことです。スマートフォンでアプリケーションを利用できるものも多いため、たとえば外出先からでも簡単にコミュニケーションを取れます。

また、昨今ではリモートワークをする人も多いため、気軽にやりとりができるコミュニケーションツールは仕事の効率化に欠かせないといえるでしょう。

業務の自動化ツール

業務の自動化ツールは、一般的にRPA（Robotic Process Automation）といわれます。RPAは、データ入力や集計業務、議事録の文字起こしといった定型作業を自動化してくれるものです。

人が手を動かしていたものを自動化することで、リソースに余裕が生まれます。この時間を有効活用すれば、他の作業に取り組むことができるでしょう。

打ち合わせツール

オンライン会議に適した機能を有する打ち合わせツールは、遠隔地にいる人との打ち合わせや商談を可能にしてくれます。わざわざ現地まで行く必要がないため、移動時間が発生しません。

また、移動コストも不要となるなど、仕事の効率化はもちろん様々な面で企業にメリットをもたらしてくれます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況の管理やプロジェクトに関する情報共有などができるツールのことです。

ツールを活用することで、業務全体の中で今はどのくらい進んでいるのか、誰がどの業務を担当しているのか、スケジュールに遅れはないかといったことが簡単に確認・共有できます。

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仕事の効率化にも役立つプロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールには様々なものがありますが、ここでは仕事の効率化にも役立つプロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を紹介します。

Lychee Redmineは、スケジュール管理やリソース管理、コスト管理など、プロジェクトを進める上で欠かせない機能を備えているプロジェクト管理ツールです。管理画面では、プロジェクトの進捗やコストの分析・評価などが集約されるため、プロジェクトの状況を簡単に把握できます。また、複数プロジェクトの状況を横断的にチェックすることも可能です。

さらに、チームメンバーの稼働率を線グラフで確認できるため、誰に余裕があって、誰にサポートが必要なのかといったことが一目でわかります。適切なリソースマネジメントに役立つでしょう。

その他にも、プロジェクト管理で使用することの多いガントチャートはマウス操作で簡単に設定できます。仕事の効率化のためにツールを導入しようとしている方は、ぜひLychee Redmineを検討してみてください。

仕事を効率化するために工夫して取り組もう

労働人口の減少による人手不足に加え、働き方改革が推進される昨今では、仕事の効率化が求められます。仕事の効率を高めるために、一人ひとりが業務の全体像を把握し、自分のタスクを洗い出した上で優先順位をつけましょう。加えて、整理整頓をすることや、周囲と協力しながら仕事に取り組むことなどがポイントとなります。

効率化を推し進めるためには、Lychee Redmineのようなツールの活用もおすすめです。30日間の無料トライアルができるので、ぜひお試しください。

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