ワークフローとは？用語の意味や活用メリットなど基礎知識を解説

「ワークフローとはどういったものなのか、いまいちイメージできない」

上記のように考えている方は、多いのではないでしょうか。

今回は、ワークフローの意味や導入メリットなどをわかりやすく解説します。

ワークフローシステムの選び方やおすすめのプロジェクト管理サービスも紹介しているので、ワークフローの設計・見直しを図りたい方も必見の内容です。

ワークフローとは

ワークフロー（英語：Workflow）とは、業務の流れのことで、特定の業務や活動における一連の手続き・やり取りを意味する言葉です。
例えば、備品購入申請書の作成→上司の承認・決裁の捺印をもらう→総務部へ提出といった流れが該当します。

ワークフローの工程が適切に機能していないと、意思決定スピードの低下を招く可能性があるだけでなく、重要な判断事項に対して職責が合っていない人間が判断を下してしまうなどのリスクが生じます。
また、不要な業務（本来は不要だった承認経路を通していた、など）が発生しやすくなり、生産性の低下を招くおそれがあるため、ワークフローは企業の意思決定を支える重要な工程でもあります。

上記とは反対に、ワークフローを見直し改善を図るなどして適切に機能させれば、意思決定の迅速化・精度向上につながるうえに、無駄の削減による生産性の向上も見込まれます。

ワークフローシステムとは

本来、ワークフローは「業務の流れ」を意味する言葉ですが、「ワークフローシステム」を示すケースも存在します。

ワークフローシステムとは、​​電子的な手段によって業務の流れを定義し、その流れに沿って業務を進行させ、その状況をモニタリングできるシステムのことです。
英語ではWFMS（Workflow Management System）と呼ばれています。

紙のワークフローを運用する問題点

すでに設計されているワークフローを見直し、業務タスクを整理するだけでも、業務の効率化につなげられます。

ただし、自社の業務効率化を妨げている要素が、必ずしも業務タスクの内部にあるとは限りません。
タスクとタスクの間の部分にボトルネックが潜んでいるケースもあります。

具体例を挙げると、紙のワークフローを運用している場合、申請書を探したり、承認者・決裁者が誰なのかを都度調べる必要があったり、輸送や保管に大きな手間が生じたりと、タスクが次のステップに移行する際に業務スピードが停滞しやすいです。

こうした小さな停滞の積み重ねは、業務の効率化に限界を生じさせる要因となります。

ワークフローシステムの意義

ワークフローシステムは、タスク間の流れを自動化するために開発されました。

申請者は、システム上で一元管理された申請フォームより使いたいものを選択できます。
申請された業務情報は、申請者の組織・役割や申請内容により自動的に承認者・決裁者を特定しリレーされていき、決裁後はデータや電子ファイルとして保管される仕組みです。

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ワークフローシステム導入のメリット

本章では、期待される効果の中から代表的な6つをピックアップし、順番に解説します。

稟議書、申請書の決裁期間の短縮

ワークフローシステムは、紙ベースの書類の回付と印鑑でおこなわれている情報伝達・承認・決裁を電子的手段に置き換えます。
これにより、書類の送付にかかる時間がゼロになるだけでなく、必要に応じて複数人に同時に書類を回付することも可能となり、申請から決裁までの期間短縮が見込まれます。

申請業務の効率化

ワークフローシステムの導入によって、起票者は稟議書が現在どこまで回っていて、どこで止まっているかを容易に把握できるようになります。

また、回付された人はPCやスマートフォンと通信環境さえあれば、どこでも内容をチェックし承認・決裁することが可能となり、申請業務の効率化につながります。

ペーパーレス化に伴うコスト抑制

申請書類を電子化でき、ペーパーレス化につながる点もメリットのひとつです。
これにより、従来かかっていた紙代・印刷代・郵送や保管にかかるコストを削減できます。

また、システム上でデータを管理するため、申請書をファイリング・管理する手間が軽減されるうえに紛失リスクがなくなります。
過去の書類を探し出すことが容易になるため、書類を探す時間の短縮にもつながります。

内部統制（コンプライアンス）強化

社内のワークフローが可視化されることで、適切なフローを踏んでいない申請の発生を防げます。

また、承認者が不在であることを理由に承認をスキップしたり、事後確認をおこなったりといった不適切な承認の発生も防止可能です。

申請書に承認日や承認の経緯などの履歴もすべて保存されて証跡が残ることから、内部統制の強化につながります。

働き方改革への対応

申請・承認業務が電子化されると、どこでも実施できるようになります。
申請承認作業のための出社が不要となり、近年話題となっているテレワークやリモートワークにも柔軟に対応可能です。

外回りの多い営業部門などでは、申請承認業務のためだけに会社に戻る必要がなくなり、営業部門の働き方改革や業務の効率化が期待されます。

継続的な業務改善

ワークフローシステムの導入に併せて、過去データの利用や他システムとのデータ連携をおこなえば、無駄な入力が不要となり人為的なミスをなくせます。

システムの導入時はもちろん、導入後も定期的に見直すことで、継続的な業務改善効果が見込まれます。

ワークフローシステムの選び方

本章では、導入を検討している方に向けて、ワークフローシステムの選び方を解説します。

申請フォーマットが適しているか

ワークフローシステムの導入にあたって、申請内容ごとに項目・書式を設定してフォーマットを作って保存しておけば、申請業務の度にひな型を探し出す手間が省けます。

ひとことにワークフローシステムといっても、申請書のフォーマット作成に関して、汎用的なテンプレートがすでに搭載されているものや項目をカスタマイズできるもの、Microsoft Excelなどで作成した従来のフォーマットを変換して使用できるものなどさまざまな種類があります。

社員の意見を参考にしながら、自社で使用しやすいフォーマットで運用可能なのか検討しましょう。

容易に操作できるか

業務の効率化や働き方改革への対応などの目的を達成するうえで、社員全員が使いやすいシステムを選ぶことが大切です。
日常的に利用する関係部署の社員を選定に関わらせて、導入するシステムを決めるとよいでしょう。

加えて、サポート体制が十分にあるかどうかも確認すべきです。サポート体制が不十分だと、システム利用中に不明点や問題が起きた際に、解決に必要以上の時間がかかってしまい、業務に支障が生じかねないためです。

機能は充実に備わっているか

ワークフローシステムの導入を検討する際は、搭載される機能面にも注目しましょう。

ワークフローシステムには、申請フォーマット作成・承認ルートの設定・進捗の可視化などの基本機能のほか、多様な付帯機能が搭載されています。

多機能な製品は一見すると魅力的ですが、その機能が自社で必要なものか検討しましょう。必要な機能のみに絞り込めば、システム導入・運用コストを抑制できる可能性があります。

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ワークフロー機能搭載のプロジェクト管理サービス「Lychee Redmine」の選択肢も

業務効率化を図りたい場合、プロジェクト管理サービスである「Lychee Redmine」の導入もおすすめです。

Lychee Redmineは、プロジェクト管理に便利な機能が多数備わっているサービスで、7,000社以上の企業が導入しています。

操作性に優れており、初めて扱う方でも直感的に操作可能です。
ドラッグアンドドロップや右クリックなど、基本的な操作のみで扱えます。

先行チケットの完了通知機能を活用すれば、ワークフローの面でスムーズに後続担当者へとタスクの受け渡すことが可能です。

なお、Lychee Redmineのワークフロー機能は、タスクや課題のチケット情報に対する進行管理を目的としたもので、一般的な帳票用紙の承認フローを回すシステムとは異なります。

そのため、紙帳票のフォーマットをそのまま使用する運用は想定していませんが、以下の2パターンの方式を採用すれば実現自体は可能です。

• 「紙帳票と同じ見栄えをした入力様式」で入力し、「同じ見栄え」で表示したレコードを承認者が確認
• 「紙帳票と同じ入力欄があるレコード」に入力し、「紙帳票とは異なる見栄え」で表示したレコードを承認者が確認

Lychee Redmineの月額料金は以下のとおりです。

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ワークフローの設計・見直しを図るならプロジェクト管理ツールの導入も検討しよう

ワークフローとは、特定の業務や活動における一連の手続き・やり取りの流れのことです。

ワークフローシステムを導入すれば、稟議書・申請書の決裁期間の短縮や内部統制（コンプライアンス）強化などが期待できます。
一方で、発生コストを抑制したい場合は、必要な機能のみに絞り込んでシステムを導入することが大切です。

ワークフローの設計・見直しを図りたい場合は、プロジェクト管理ツールの導入も検討しましょう。

管理ツールの中でもLychee Redmineは、基本的な機能の備わっている有料プランをコストゼロで使える期間があります。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

まずは、無料期間の間にLychee Redmineの優秀な機能を体験してはいかがでしょうか。

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