仕事効率化・生産性アップ 
プロジェクトを効率良く進めるためには、タスク管理やスケジュール管理などさまざまな管理手法を取り入れなくてはいけません。
しかし独自のやり方で管理するとチェック漏れが発生して予期せぬトラブルが発生することもあります。
できることなら、手間なくスムーズにプロジェクトを進めていきたいですよね。
そんなときは、効率性の向上ができる仕事管理ツールがおすすめです。
当記事では、仕事管理ツールの詳細や種類、選び方からおすすめツールを詳しく解説します。
自社に導入すべきツールが見つかるので、ぜひ参考にご覧ください。
仕事管理ツールとは
例えば各メンバーの作業状況やスケジュール状況を把握するプロジェクト管理ツールや、メンバー間でやり取りができるコミュニケーションツールなどがあります。
会社によっては独自の管理手法をおこなっていることもありますが、管理者がミスすると思わぬ問題が発生するデメリットがあります。
仕事管理ツールを使えば無駄な作業を削減できるだけでなく、参加メンバー全体でプロジェクト状況をみることが可能です。
なかには、他のツールと連携することもできるためより効率性の向上が期待できます。
これまで手間がかかっていた作業をなくすためにも、仕事管理ツールは重要な役割があります。
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仕事管理ツールの種類
それぞれ使用環境によってメリットとデメリットが異なります。
どのような違いや特徴があるのかを順番に説明するので参考にしてください。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上で操作できるタイプです。
インターネット環境さえあれば自由にアクセスできるので、PCだけでなくスマホからも手軽に利用できます。
基本的に月額料金制を採用しているツールが多いため、利用人数や機能に合わせてランニングコストを抑えられます。
コロナウイルスの影響からリモートワークが主流になっている現在では、どこからでもアクセスできるクラウド型が便利です。
インストール型
インストール型は、サーバーやPCに取り入れて利用するタイプです。
クラウド型はインターネット環境を必要としますが、インストール型は一度ダウンロードすればオフラインで利用できます。
インターネットが使えない状況になってもそのまま作業できるので、手が止まることなく対応可能です。
また外部サーバーを利用しないため不正アクセスのリスクも少なく安全です。
注意点としてPCによってOS対応していないツールもあるので、事前にチェックするようにしましょう。
仕事管理ツールの5つの選び方
- 自社に必要な機能があるものを選ぶ
- 利用人数で選ぶ
- 初心者でも使いやすいものを選ぶ
- 費用面で選ぶ
- サポート体制のあるものを選ぶ
順番に説明します。
1.自社に必要な機能があるものを選ぶ
最適なツールを選ぶためには、必要な機能があるものを見つけることが大切です。
例えば作業状況を把握したければカンバン、ToDoリスト、ガントチャートといった機能があるツールがおすすめです。
逆に機能が多すぎても使い勝手が悪くなるので、どんな機能があれば便利なのかを整理しておく必要があります。
契約するプランによって使える機能が異なることもあるため、必ず事前にチェックしておくようにしましょう。
2.利用人数で選ぶ
どれくらいの人数で使いたいのかによって選ぶツールは変わります。
社内全体もしくはプロジェクトメンバー内なのか、ツールの利用人数をチェックしておきましょう。
またツールによっては利用人数で契約するプランも変わるので、事前に人数を明確化することが大切です。
もし今後の状況によって利用人数が増える可能性があるなら、途中で人数に合ったプランに変更することをおすすめします。
3.初心者でも使いやすいものを選ぶ
仕事管理ツールを選ぶときは、初心者でも使いやすいものをおすすめします。
操作が複雑なものは人を選ぶため、結果的に社内で定着せず終わってしまうこともあります。
理解している人に操作方法を聞かなくてはいけないので、作業の遅延につながることもあるでしょう。
まずは自社でテスト導入してみてメンバー全体が実際の使い心地を判断してみることが最適です。
決め手としては、初めて仕事管理ツールに触ったことがある人でも目的の行動にたどり着けるかどうかです。
難しい操作を全体で学ぶのではなく、誰でも簡単で使いやすいツールを選びましょう。
4.費用面で選ぶ
仕事管理ツールによっては有料のものがあるため、費用が発生することがあります。
また契約人数によっては高額な料金プランになることも少なくありません。
そのため導入を検討しているツールがどれくらいの費用なのか、事前にチェックしておくことが大切です。
なかには無料で使えるツールも豊富にあるため、費用を抑えたいときは利用人数や機能を比較して選びましょう。
お試しで利用できるトライアル期間が用意されているツールもあるので、まずは使ってから決めたいときにおすすめです。
5.サポート体制のあるものを選ぶ
ツールの疑問や問題に解答してくれるサポート体制があるかどうかも大切なポイントです。
サポート体制があればわからないことにすぐ対応してくれるため、作業が止まることなくスムーズに進みます。
サポートセンターによっては夜間でも対応してくれるので、遅い時間帯まで作業しているときでも安心です。
注意点として海外製ツールのなかには日本語サポートがないこともあるので、日本語対応があるかを事前にチェックしておきましょう。
おすすめ仕事管理ツール10選
それぞれツールの特徴を説明するので、自社に必要な機能があるかをチェックして導入を検討してください。
1.Lychee Redmine
引用元：Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、業界不問で幅広い業種が使えるプロジェクト管理ツールです。
これまで大手・中小企業を合わせて5,000社以上の導入実績があり信頼性も高い点が魅力です。
ガントチャートやカンバンをはじめタイムマネジメントやリソースマネジメントなど幅広い機能があります。
またドラッグ＆ドロップで直感的な操作ができるため、ツール初心者でも簡単に扱えます。
さらに他の機能と連携させることもでき、プロジェクト内容に合わせて柔軟な使い方が可能です。
10名まで無料で使えるフリープランと全プラン30日間無料のトライアル期間が用意されているので、まずは使いやすさを実感してみたい方におすすめです。
2.Backlog
引用元：Backlog
「Backlog」は、IT・広告業界を中心に使われているタスク管理ツールです。
シンプルで直感的に使えるデザインが特徴となっており、初心者でも簡単に使いこなせます。
プロジェクトの課題をカードとして自由に変更できるだけでなく、変更内容はリアルタイムですぐに反映されます。
カンバンやガントチャートなどプロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで備わっている点も魅力です。
また専用アプリをインストールすることでスマホから手軽にチェックできます。
全プラン30日間無料のトライアル期間が用意されているので、試してから導入を決めたい方におすすめです。
3.Jooto
引用元：Jooto
「Jooto」は、カンバン方式に特化したタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的なレイアウトとシンプルなデザインが特徴となっており、これまで約1,700社以上の導入実績があります。
サポート体制も充実しており、運用や利用の定着まで全力でサポートしてくれる点も魅力です。
またふせんのような感覚で直感的に操作できるので、ドラッグ&ドロップで貼ったりはがしたりできます。
カンバン方式で担当名や状況名でリスト化できるため、プロジェクトの進行状況を一目で確認できます。
4名までの無料プランが用意されているので、まずは少人数で使ってみたい方におすすめです。
4.Stock
引用元：Stock
「Stock」は、プロジェクトチームの情報を残せるコミュニケーションツールです。
チームの情報をストックすることによって、重要な情報が流れていくことを防げます。
またタスク管理やメッセージ、自動プレビューなど必要な機能も豊富にあるため、すぐにプロジェクトへと導入できます。
さらに誤って削除してしまったデータは30日間保存されるので、誤削除のリスクも心配ありません。
オフライン環境でも使用できるので、ネット環境がないときでも問題なく使えます。
メンバー制限なく無料で使えるので、重要な情報をしっかり管理したい方におすすめです。
5.Trello
引用元：Trello
「Trello」は、チームの生産性向上を目的としたタスク管理ツールです。
ドラッグ＆ドロップで操作できるカンバン方式を採用しており、ツール初心者でも安心して使えます。
ボードにカードを一つにまとめられるため、必要な情報を簡単に管理できます。
また独自の自動化機能「BUTLER」を使うことによって、プロジェクトボードにおける単純作業の削減が可能です。
他の仕事ツールと連携もできるので、必要に応じて使いやすさを向上させることができます。
無料プランでも豊富な機能が備わっているため、まずはお試して使ってみたい方におすすめです。
6.Asana
引用元：Asana
「Asana」は、世界195カ国で利用されているタスク管理ツールです。
タスクやプロジェクトの規模に関わらず一括整理できるので、迷うことなく仕事を進められます。
ツール内のページ速度も速く、シンプルでわかりやすいデザインが特徴です。
また日頃のルーティン作業は、設定することで自動化してミスを減らせます。
さらに200以上のツールと連携できるため、仕事を効率良くスピーディに進行可能です。
無料プランでも無制限でタスク、プロジェクト、メッセージが使えるので、多機能なツールを導入したい方におすすめです。
7.Wrike
引用元：Wrike
「Wrike」は、現場と経営の両方から支持されているプロジェクト管理ツールです。
カスタマイズ性が高く、プロジェクトや業務プロセスに合わせてワークフローを作成できます。
ワークフローを色分けすることによって、進行状況を簡単に把握できます。
セキュリティ性も高くなっており、暗号化の2段階認証によって不正アクセスの防止が可能です。
プロジェクトのレポート作成もできるため、グラフで進捗状況を一目で把握できます。
現場だけでなく経営と一緒に使えるツールを導入したい方におすすめです。
8.Chatwork
引用元：Chatwork
「Chatwork」は、国内向けに開発されたビジネスチャットツールです。
国内利用者数No.1の実績を持ち、中小企業を中心に導入されています。
基本的なチャット機能だけでなくグループチャット作成やタスク作成、概要作成などができます。
またビデオ・音声通話もできるため、会議やミーティングとしても利用可能です。
やり取りの頻度が多い人はピン留めをすることで上部に配置でき、チャットで流れる心配もありません。
無料のフリープランでも100名までユーザーを追加できるので、ビジネス向けチャットツールを探している方におすすめです。
9.Slack
引用元：Slack
「Slack」は、海外で開発されたSaaS型のビジネスチャットツールです。
エンジニアやプログラマーのユーザーに使われることが多く、リマインダー機能が搭載されている点が特徴です。
またスレッド表示やスニペット機能など使いやすい機能も豊富にあります。
カスタマイズ性が高く幅広いツールと連携できるため、必要に応じて柔軟に対応可能です。
検索機能も用意されているので、以前の会話に添付していた画像や書類といったファイルを簡単に探せます。
無料で使えるので他のビジネスチャットツールと一緒に導入することをおすすめします。
10.Skype
引用元：Skype
「Skype」は、Microsoft社が開発した世界的コミュニケーションツールです。
低速な回線でも、高音質の安定した通話ができる点が特徴です。
また最大100名までのグループビデオ会話機能があるため、大勢の会議やミーティング、セミナー用としても使えます。
さらにリアルタイム字幕表示もできるので、やり取りが難しい海外とも簡単にコミュニケーションが取れます。
チャット内容はリアルタイムですぐに反映されるので、スムーズなやり取りも可能です。
大人数のメンバーでプロジェクトを進めたい方におすすめです。
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仕事管理ツールを導入する3つのメリット
- プロジェクト進行状況を可視化する
- 作業漏れを防げる
- 情報更新・共有ができる
それでは順番に解説します。
1.プロジェクト進行状況を可視化する
仕事管理ツールのなかにはプロジェクトのタスクやスケジュール、メンバーの作業状況を一括で確認できます。
全体の進行状況を把握できれば急なトラブルがあっても柔軟に対応できるため、予定通りにプロジェクトを完成まで導くことが可能です。
またプロジェクトマネージャーだけでなく作業メンバー全体に共有することでチェック漏れを防げるため、ミスをなくして効率良く作業できます。
進行状況に合わせてすぐ判断できる点は仕事管理ツールを導入するうえで重要なメリットです。
2.作業漏れを防げる
複数の作業を同時進行していると、作業漏れが発生することも少なくはありません。
そんなときに仕事管理ツールを使えば、各作業の進行状況を簡単に理解できます。
ツールによっては優先順位の高い作業を色分けできるため、納期が近づいているものから順番に対応可能です。
また自分が気づいていない作業も全体で管理していれば抜け漏れをなくして把握できます。
やらなければいけない作業をきちんと終わらせられる点は大きなメリットです。
3.情報更新・共有ができる
仕事管理ツールは、参加メンバー全体で情報更新・共有が可能です。
例えば新しい作業が追加されたときでも、全体報告すればリアルタイムで情報伝達できます。
一部の人だけが知っていたということがなくなるので、確認漏れをなくしてプロジェクトをスムーズに進められます。
他にも急遽トラブルがあったときも情報共有できるので、すぐに全体で対応可能です。
プロジェクトには変更がつきものなので、情報の更新・共有ができる点は良いメリットです。
仕事管理ツールで業務効率化をおこないましょう
仕事管理ツールは、仕事の効率性を向上させてプロジェクトをスムーズに進めるためのものです。
それぞれツールによって便利な機能が豊富にあるため、導入することで仕事に大きな変化を感じられます。
仕事管理ツールを選ぶときは、自社に必要な機能や利用人数、使いやすさ、費用面、サポート体制などをチェックしましょう。
当記事をきっかけに自社に最適な仕事管理ツールが見つかったなら幸いです。
プロジェクト管理手法
仕事効率化・生産性アップ
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調査レポート
プロジェクト管理手法
