株式会社アジャイルウェアでは、2020年12月2日(水)に、オンラインイベント「Lychee Redmineユーザ会2020」を開催、「Lychee Redmine」ユーザー企業様による、様々な事例を発表いただきました。

本記事では、株式会社ワコム 大野 憲一様の発表をご紹介します。ペンタブレットなどデジタルペン分野のグローバルリーダーである同社で、多国間でのプロジェクト管理に「Lychee Redmine」が活躍している事例についてお話しいただきました。

 

<大野 憲一様 プロフィール>

テクノロジー・ソリューション・ビジネス・ユニット PM&FAE、Senior Director Project Manager

2015年株式会社ワコム入社。昨今の状況により、テレワーク環境やオンライン授業で急速に活用が広まりつつある「AES Pen」の更なる普及に、プロジェクトマネージャーとして貢献。年間200件を超えるプロジェクトを台湾、中国、日本国内の3拠点で「Lychee Redmine」を利用しながら進めている。

株式会社ワコム (本社:埼玉県加須市)  https://www.wacom.com/ja-jp

クリエイティブユーザー向けペンタブレットの分野で業界をリード。テクノロジーソリューション(部品・技術提供)の分野では、スマートフォン、タブレット、デジタル文具などの幅広い分野のメーカー企業に最先端のデジタルインク・ソリューションを提供している。

プロジェクト管理に必須の存在!「Lychee Redmine」

ワコムでは、15人のプロジェクトマネージャーが約200件のプロジェクトを常に進行しています。プロジェクトには世界中の関係会社が関わり、製品情報も膨大です。そのため、「Lychee Redmine」や「Redmine」のようなプロジェクト管理ツールは、まさに“なくてはならない存在”です。自社では、PIMBOK(プロジェクトマネジメントの世界標準体系)が定義している統合管理、スコープ管理、ステークホルダー管理といった知識エリアのほぼ全ての情報を、「Lychee Redmine」と「Redmine」で集約管理しています。それぞれの知識エリアごとの「Lychee Redmine」「Redmine」の使い方の一部をご紹介します。

統合管理

「Lychee Redmine」の親プロジェクトは、事業部単位で作成されています。事業部ごとに親プロジェクトが一つあり、その下に、顧客ごとのサブプロジェクト、さらに個別プロジェクトをぶら下げています。これにより、事業部ごと顧客ごとなど、カテゴリーごとに整理された状態で、情報を集約できています。

スコープ管理

顧客、セールス、プロジェクトマネージャーで確認した要求仕様をもとに、社内で協議し、確定した仕様を「Lychee Redmine」「Redmine」の該当プロジェクトに、ドキュメントとして保存し共有しています。ここでも全ての情報を「Lychee Redmine」に集約、もちろん、新しい情報もどんどん追加していきます。

スケジュール管理など

マイルストーンスケジュール表(別ツールで作成)で全体を俯瞰しつつタスクを抽出、「Lychee Redmine」「Redmine」でチケットを作成し、実務者が実行していきます。その他、コスト管理、人的資源管理なども「Lyhcee Redmine」で行なっています。

コミュニケーション管理

顧客からの仕様ヒアリング、プロジェクトメンバーの現状把握など、精度高いコミュニケーションが不可欠なプロジェクトマネージャーにとって、コミュニケーションツールを使いこなすことも重要なスキルです。

コロナ禍のテレワーク環境で直接対話、オフライン会議はやりにくくなってはいますが、私たちは、日常的に様々なコミュニケーションツールを使い分けています。ここで、ツールそれぞれの利点・欠点を整理してみます。

電話は緊急時に強く、話題の発展性があるのが利点で、非同期性がなく時間が拘束される、記録が残らず共有性がないの欠点です。

Eメールは多数に一斉送信でき、一つの話題に集中できるのが利点ですが、対話が難しく話題の発展性がない、共有性が低いのが欠点だと思います。

ビジネスチャットは、非同期性を持ちながら会話が可能で、少人数のグループ対話や、硬くない発言もしやすいなど若干の話題の発展性があるのが利点ですが、文字に残るとはいえ共有性がないのが欠点ですね。

最近、一気に普及したオンライン会議、最大の利点は話題の発展性です。これは、新規開発会議などでは、必須の要素です。移動や会議室確保が不要、物理的な制約がないのでスピード感があるのも利点です。オンラインでもオフラインでも、会議は参加メンバーの共通認識は醸成できますが、記録に残しにくい、参加者以外に伝えにくいという欠点があります。

オンライン会議には、カメラオンオフ問題や、遅延やマイクのオンオフなどで対話が途切れがちなこと、ホワイトボードなどの補助ツールが使いにくいことなど、ファシリテーターとしては気になるポイントはまだまだ数多くあり、これからの改善に期待しています。

コミュニケーションツールとしての「Lychee Redmine」

実は「Lychee Redmine」「Redmine」は、コミュニケーションツールとしても大活躍しています。「Lychee Redmine」の利点は、とにかく共有性が高いことです。色々なプロジェクトが同時進行するなかでも、「Lychee Redmine」さえ見れば、全てのメンバーが全ての情報を把握することができます。チケットごと=話題ごとに整理されているうえ、プロジェクト、顧客といったカテゴリーに紐づいており、情報価値が非常に高いのです。

欠点は、話題の発展性がないこと、スピード感に劣ることでしょうか。スピード感については、緊急時はチケット作成して相手を待つことは難しいので、「あとでチケット書くから、とにかく頼む」と電話フォローするといった運用をしています。

こういった各ツールの特性を理解しながら、プロジェクトマネージャーである私たちは、精度高いコミュニケーションを心がけています。

ステークスホルダー管理

これも非常におすすめの使い方です。自社では、顧客から得た情報は、随時「Lychee Redmine」「Redmine」に入力しています。チケット内に起承転結があるイメージです。例えば、意思決定者は誰だったかを後から見たい時、他の担当者が顧客状況を把握したい時など、「Lychee Redmine」を見ると全て理解できるようになっています。

グローバルなプロジェクトにも「Lyhceeクラウド」

私たちのプロジェクトでは、台湾、中国、日本国内の3拠点が密接に連携していますが、「Lyhceeクラウド」により、ローカルサーバーに依存せず、グローバルに「Redmine」を運用できる点も助かっています。プロジェクトマネージャーの仕事は“情報のやりとり”なので、「Lyhceeクラウド」に繋がる環境があれば、場所の制約が一切なく、どこでも仕事が可能です。「Lyhceeクラウド」は、バージョン管理などの負担が全くないので、運用に集中できる点も本当にありがたいです。

段取りや情報把握の労力激減 「Lychee Redmine」のおかげで「考える仕事」に集中できる

「Lychee Redmine」を使うことで、段取りや情報把握のために無駄な労力が不要になり、全員が「考える仕事」に集中できています。この、“本来の仕事に集中できる状態”を作り出すのがプロジェクトマネージャーの役目、プロジェクト管理の目的です。「Lychee Redmine」「Redmine」のない状態は、自社ではもはや想像できませんね。

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