工程表をExcelで作成する方法は？メリットや注意点を解説

プロジェクトの管理に必要な工程表は、Excelで作成可能です。具体的にはバーチャートやガントチャートなどが作成できます。

この記事では、プロジェクトの管理者向けに、Excelで工程表を作成する方法について解説しています。また、Excelを活用するメリットや使用時の注意点、さらには工程表作成やプロジェクト管理をより効率よく行える便利なツールについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

Excelで作成可能な工程表の種類

Excelは様々なビジネスシーンで活用されるツールですが、工程表の活用にも役立ちます。Excelの場合、バーチャートやガントチャートといった工程表の作成に向いています。

バーチャートとは、横軸にプロジェクトを構成する細かい作業項目を、縦軸に日付を記載する工程表のことです。構成がシンプルなため時間をかけずに作成でき、作業にかかる時間の目安や作業の流れなどを一目で把握できる点が特徴です。

一方のガントチャートは、各作業項目を時間ごとに分けた上で時間の実績を記入する形の工程表です。工程表に作業計画と実際にかかった時間の両方を記入するため、予定に対する進捗度合いを確認しやすくなっています。

Excelで工程表を作成する方法

ここでは、Excelで工程表を作成する具体的な方法を紹介します。先ほど紹介したバーチャートとガントチャートの作り方を取り上げているため、業務でこれらの工程表を使用する機会の多い方はぜひ参考にしてください。

バーチャート

バーチャートは、横軸に具体的なタスクを入力する欄を、縦軸に日付を入力し、日付を色付けして作業にかかる時間の目安を示します。作成する場合、まずはこの横軸と縦軸の設定を行ってください。

その上で、プロジェクトを構成する具体的なタスクをすべて洗い出します。いくら見やすいバーチャート工程表を作っても、タスクに抜け漏れがあると全体のスケジュールの修正が発生するため注意が必要です。タスクを洗い出す方法は様々ですが、たとえば、1つの大きなタスクに対して、それに紐づくタスクを枝分かれする形で書き出していくことで網羅しやすいです。

タスクがすべて揃ったら優先順位を設定し、各タスクの担当者を設定してください。ここまでできたら、それぞれの情報をExcelに記入します。縦軸の日付に関しては、1つのタスクに対する作業日数の目安を塗りつぶして表現してください。図形描画を使って矢印などで示しても構いません。ポイントは一目で作業の流れや日数の目安を把握できるかどうかです。

ガントチャート

ガントチャートを作成する場合、まずは工程表に必要な項目を入力する必要があります。具体的には左から順に以下のような項目を入力してください。

• タスク
• 担当者
• タスクの開始日
• タスクの終了日
• 進捗度合い
• 日付

日付部分に関しては、1行目に月、2行目に日を記載する形です。なおこの形の場合、日付のみを入力しても月と一緒に表示されるため、セルの書式設定で日付のみ記載される形に変更してください。こちらは、日付のセルで右クリックをして「セルの書式設定」を選択し、「表示形式」タブの「分類」で「ユーザー定義」を選んでください。その上で「種類」の部分に「d」と入力すれば日付のみが表示され、見やすいです。

次に列の幅を設定してください。タスク〜進捗度合いまではやや広めの幅をとり、日付部分は数字を入力するのみであるため、狭く設定して構いません。こちらは文字を入力した上で微調整してください。

列幅を設定したら、次は見出しの設定を行います。プロジェクトが進む中で担当者順に並べる、終了日順に並べるなど、表の内容を並び替える必要が出てくる可能性も考えられるため、セルは結合しないようにしてください。セルを結合していると並び替えができないため、作成段階で結合していると、すべて作り直すか並び替えを諦めるかしか選択肢がありません。

どうしても結合してセルを大きくしたい場合は、結合ではなく、Excelの罫線の設定を変更し、塗りつぶすことで結合したように見せられるため、試してみてください。次に罫線をつけます。ガントチャート工程表は記載する情報が多くなりがちですが、罫線を使うことで見やすさが増します。

以上がガントチャートの作成方法です。ここまでできたら各項目に具体的な情報を入力してください。

工程表をExcelで作成するメリット

ここでは、Excelで工程表を作成する具体的なメリットについて解説します。工程表自体は様々な方法で作成できますが、なぜExcelを使用すると良いのか、ぜひチェックして見てください。

導入のハードルが低い

Excelは多くの企業で利用されているため、工程表作成にExcelを導入するハードルは低いといえます。工程表作成の以前からExcelを利用している企業であれば、導入コストがかからないほか、操作方法を一から教える必要もありません。

新しいツールの導入は、コストがかかるほか扱い方に慣れるまで時間がかかることもあり企業にとっては簡単なことではありません。一方で、Excelであればそういった心配がほとんどないため、スムーズに導入できます。

シンプルな表計算ソフトで使いやすい

Excelは多くのビジネスパーソンが普段の業務で利用しているものであることに加え、シンプルな表計算ソフトであるため、ほとんどの人が基本的な操作ができます。

人を選ぶことなく簡単に使用できる点はExcelの大きなメリットです。また、インターネット上には操作方法を解説する記事や動画がたくさんあるため、操作方法がわからないときでも、調べれば解決できる可能性が十分にあります。

テンプレートを活用できる

インターネット上には、Excelの工程表の様々なテンプレートがあり、それらを活用できる点も大きなメリットだといえます。Excelで工程表を作成する場合、一から自分で作成しても構いませんが、手間がかかります。一方で既存のテンプレートを使用すれば、必要な項目は最初から入力されているため、時間をかけずにスムーズな作成が可能です。必要に応じて項目の内容を修正する必要はありますが、それでも一から作成するよりも効率的です。

マクロや関数が使える

Excelはただ情報を入力するだけでなく、マクロや関数が使えるため、うまく活用すれば作成や管理にかかる時間を短縮でき、作業効率を高められます。マクロとは、簡単にいうと特定の操作を自動的に行うプログラムのことで、関数は計算を行うための数式です。

足し算や引き算といった計算ができるほか、値の探索などのデータ処理をスムーズに行えます。

工程表をExcelで作成する際の注意点

Excelを使って工程表を作成する場合、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは具体的にどのような注意点があるのか解説します。これからExcelで工程表を作ろうとしている方はぜひ参考にしてください。

ファイル共有がしにくい

Excelで工程表を作成する場合、Excelのバージョンが古いと同時編集ができないため、リアルタイムでの情報共有には適していません。また、編集を加えても保存しない限り最新の状態にはならないため、こまめに保存する必要があります。2人が同じタイミングでExcelを開いて編集したために、最新のファイルが2つ存在するといった事態になる可能性もあります。

ヒューマンエラーが起こる可能性がある

Excelは、基本的に手動でデータを入力するため、どうしてもヒューマンエラーのリスクが伴います。関数やマクロを使えば人手による入力を最小限に抑えられますが、関数やマクロが扱えない人は少なくありません。入力ミスを防ぐためにはダブルチェックなど、人手での確認作業が必要となるため、さらに手間がかかる可能性もあります。

プロジェクトの総合的な管理には適していない

Excelで作成する工程表はプロジェクトの総合的な管理にはあまり向いていません。

プロジェクトでは、工程だけでなくコストなどと照らし合わせて確認するケースがあり、複数のシートを使う必要があるためです。工程表はあくまでも作業の工程に関する情報が記載されているのみで、コストなどは別途シートやファイルを用意しなければなりません。そのため、照らし合わせる際に2つのファイルを同時に開いて並べたり、シートを行ったり来たりしなければならず、手間がかかります。

工程表の作成にはプロジェクト管理ツールがおすすめ

工程表作成はExcelでも行えますが、先ほど紹介したような注意点を考慮すると、プロジェクト管理ツールで効率よく作成するのがおすすめです。

Lychee Redmineは、ガントチャートの作成に対応しているプロジェクト管理ツールです。ガントチャートはチーム内で共有でき、担当者は自身のタスクを更新すれば進捗状況を報告できるため、マネージャーの管理の手間の大幅な軽減が可能です。また、労働状況の見積もり、記録、管理により、メンバー一人ひとりの稼働状況も把握できるため、作業の偏りも発生しにくいです。

ガントチャート以外にも、カンバン、バックログ、タイムマネジメント、リソースマネジメント、コストマネジメントなどプロジェクト管理に関する幅広い機能を搭載しているため、ぜひ活用してみてください。拡張機能にも対応しており、各社のニーズに応じた機能の開発にも対応しています。

Excelを使った工程表の作成方法をマスターしよう

今回は、Excelで作成できる工程表の種類やExcelで実際にガントチャートやバーチャートを作成する方法、Excelを使用するメリットや注意点などについて解説しました。

Excelは多くの企業で使用されているツールであるため、工程表作成にも導入しやすい点が特徴です。導入コストもかからず、教育の手間も発生しないため、コストを抑えつつ、工程表作成を行いたいといったケースに向いています。一方で、共有しにくい点やヒューマンエラーが起こる可能性がある点など、いくつかの注意点があるのも事実です。

工程表の作成をよりスムーズに行いたい場合は、Lychee Redmineのようなプロジェクト管理ツールの導入も検討してみてください。