工程フロー図とは？作成するメリットや作成方法を解説

工程フロー図とは、業務のプロセスを示す図です。この図を作成することで、業務やプロジェクトの全体像を把握しやすくなり、業務の属人化を防ぎ、効率化を実現できます。

本記事では、工程フロー図の概要、作成メリット、具体的な作成手順を解説します。また、使用する記号や作成時のポイントも詳しく説明しているので、工程フロー図の導入をお考えの方にお役立ていただけます。

工程フロー図とは

工程フロー図とは、業務の流れを視覚的に表現した図のことです。長方形、円形、ひし形などの図形と矢印を用いて、業務の開始から終了までの手順を分かりやすく示します。

例えば、製造業における製品の製造プロセスや、事務作業における書類の処理手順などを、フローチャートで表すことができます。これらのプロセスは複雑になりがちですが、フローチャートを用いることで、全体像を把握しやすくなり、新人社員への教育や、業務改善にも役立ちます。

フローチャートでは、長方形は作業工程、ひし形は判断、円は開始・終了などを表すことが多いです。これらの図形と矢印を組み合わせることで、複雑な業務の流れを簡潔に表現することができます。

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工程フロー図を作成するメリット

図の作成で得られるメリットは様々です。ここでは具体的にどのようなメリットを得られるのか解説します。

全体像を把握できる

工程フロー図は業務全体の工程を視覚的に表現しているため、この図を見ることで、各工程のつながりや全体像を簡単に把握できます。例えば、製造業であれば、原材料の調達から製品の出荷までの流れを、ソフトウェア開発であれば、企画からリリースまでの工程を、それぞれ工程フロー図で表すことができます。

工程フロー図を作成することで、各フェーズで必要な作業や、開発期間の見積もりを立てることができます。また、トラブルが発生した場合には、工程フロー図をたどることで、原因となった箇所を特定しやすくなり、迅速な対応が可能です。万が一作業の過程でトラブルが発生したとしても、工程全体を示している図があれば、原因となった部分を見つけやすいです。

業務の属人化を防止できる

作成しておけば、図を見ることで誰でも同じ作業ができるようになるため、業務の属人化防止につながります。業務内容によっては、長年の経験に基づいて行われているものも珍しくありませんが、そのような業務は担当者が不在となると誰もできなくなる恐れがあり、業務全体に影響を及ぼす可能性があります。そのようなときに、図に業務の各工程を示しておけば、図を見るだけで誰でも同じ作業ができます。担当者の病欠や退職、異動など様々な可能性を考慮すると、作成しておくべきだといえます。

業務の効率化を図れる

工程フロー図は、業務効率化にも大きく貢献します。

例えば、製造ラインにおいて、工程フロー図を見ながら作業を進めることで、作業者が迷うことなくスムーズに作業を進めることができます。また、事務作業においても、工程フロー図を作成することで、どの書類をいつまでに処理すれば良いのかが一目で分かり、作業の漏れや重複を防ぐことができます。

さらに、工程フロー図は、業務全体を俯瞰することで、より効率的な作業手順を見つけるきっかけとなります。ある工程がボトルネックになっていることが視覚的に理解できれば、その工程の改善策を検討することで、全体の作業時間を短縮できる可能性があります。

フローの抜け漏れを防げる

作業の関係性や順番を考慮して作成する必要があるため、作成過程でフローの抜け漏れを防ぎやすい特徴があります。例えば、作業A→作業B→作業Cという順序がある場合、図示しないと作業A→作業Cと飛んでしまっても気づきにくいものです。しかし、図に表すことで作業間の関係性が可視化され、作業Bの抜け落ちにすぐ気づけます。

作業の抜け漏れ防止は、手戻りなどのリスクを低減してくれるため、結果的に生産性向上やコスト削減にもつながる可能性があります。

工程フロー図で使用する基本的な記号

工程フロー図では、様々な記号を使用して、業務の流れを視覚的に表現します。

以下では、よく使用される基本的な記号を紹介します。これらの記号を組み合わせて、複雑な業務の流れも簡潔に表現することが可能です。

開始・終了

フローの始まりと終わりに配置される記号です。丸みを帯びた長方形で表し、業務の開始点と終了点を示します。

プロセス

プロセスは長方形で表し、ある作業工程や処理内容を表します。例えば、「部品の組み立て」「書類の作成」などが該当します。

条件分岐

ひし形で表し、Yes/Noや合格/不合格など、ある条件によって処理が分岐する場合に使用します。例えば、製品検査の結果が合格であれば次の工程へ、不合格であれば再検査というように流れが変わる場合などが考えられます。

線・矢印

プロセスや条件分岐をつなぐ線で、矢印は処理の流れを示します。実線は通常の処理の流れ、破線はデータの入力や出力などを表す場合もあります。矢印は一方向の処理だけでなく、双方向の処理も表すことができます。

工程フロー図の作成方法

ここでは工程フロー図を作成する具体的な手順を紹介します。作成したいものの、何から始めれば良いかわからない、作り方を知りたい方はぜひ参考にしてください。

工程を洗い出す

工程フロー図は業務の各工程やプロセスを示す図であるため、最初に工程をすべて洗い出す必要があります。製品の製造であれば製造工程を、システム開発であれば開発工程をすべて洗い出してください。

いきなりフロー図を書こうとしても、工程の抜け漏れがあったり、工程同士のつながりが間違っていたりする可能性があります。そのため、最初にすべての工程を明確にしておかなければなりません。後になって工程の抜け漏れが発覚するとすべての作業をやり直すことになりかねないため、洗い出しは丁寧に行ってください。

その上で、フローチャートにどの工程を含めるのかを検討します。工程と一言でいっても大小様々なものがあるため、すべてを図に記載するとかえってわかりにくくなってしまいます。そのため、すべての工程の中でも特に重要なものに焦点を絞り、さらに工程同士の粒度が揃ったものを記載するようにしてください。

工程の各要素を時系列に配置する

記載する工程が決まったら各工程を時系列に配置していきます。時系列に並べることで、工程同士の関係性をすぐに把握できます。なお、配置する際は左上から右下へと順番に並べるのがポイントです。これは、人の目線は左から右、上から下へと動くといった特徴があるためです。

この段階での配置はあくまでも大まかなもので構いません。あとで細かく調整できるため、ざっくりとした配置場所を決めてください。

基本構造に基づいて作図する

工程フロー図を作成する際は、以下の3つの基本構造を意識することが重要です。

順次構造	工程が順に処理される構造で、前の工程が完了してから次の工程に移るもの。 例えば、製品の組み立て工程は、部品の加工工程が完了してから開始される。
分岐構造	ある条件によって処理が分岐する構造。 例えば、製品検査で合格・不合格によって、次の工程が異なる。
反復構造	特定の条件が満たされるまで同じ処理を繰り返す構造。 一定数の製品が製造されるまで、製造工程を繰り返すものなど。

これらの基本構造を組み合わせることで、複雑な業務の流れも表現できます。例えば、製品の製造工程は、順次構造で部品を組み立て、品質検査という分岐構造を行い、合格品であれば梱包という工程へ、不合格品であれば再加工という反復構造へと進む、といったようにです。

工程フロー図を作成する際は、これらの基本構造を意識し、図形を適切に配置することで、わかりやすく正確な図を作成できます。

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工程フロー図作成時のポイント

工程フロー図作成時のポイントとして、主に下記が挙げられます。

• 基本の記号を正しく使う
• シンプルなデザインを心がける
• 1つのアクションに使う動詞は1つまで

以下の点に注意して工程フロー図を作成しましょう。

基本の記号を正しく使う

工程フロー図では、開始・終了、プロセス、条件分岐などの標準的な記号を使用します。これらの記号を正しく使い分けることで、誰でもわかりやすい図を作成することができます。例えば、開始・終了の記号は、プロセスの始点と終点を明確に示すために使用し、プロセスの中に含めることは避けましょう。

また、工程フロー図は、業務の流れを正確に可視化するためのツールです。そのため、個人の解釈や表現方法によって自由に図を作成するのではなく、標準的な記号とルールに基づいて作成することが重要です。

工程フロー図で表現が難しい工程や業務フローについては、他の表現方法を検討しましょう。例えば、テキストベースの説明や、マトリクス図などを活用することで、より詳細な情報を表現することができます。

シンプルなデザインを心がける

図はできるだけシンプルなデザインにしてください。一目でどのような流れで作業を行うのかが把握できるくらいシンプルなものが理想的です。シンプルなデザインを意識するにあたっては、以下のような点を押さえておいてください。

• 色を使いすぎない（最大でも4色程度まで）
• 図形の縦横の列・サイズを揃える
• 各工程同士の間隔を空ける
• 図形内に記載するテキストは文量をできるだけ少なくする

図がカラフルだと色によって何が強調されているのか、各色が何を意味しているのかがわかりにくいため注意してください。また、図形のサイズがバラバラだと見にくいです。さらに各工程同士の間を空け、図形内に記載する文量を抑えることで視認性が高まります。

1つのアクションに使う動詞は1つまで

1つの工程で使用する動詞は1つまでにしてください。2つ以上の動詞が含まれていると何をするべきなのかがわかりにくくなるためです。

例えば、ある工程で「作業Aをしてから作業BをしてCを作成する」と記載されている場合、「作業Aをする」「作業Bをする」「Cを作成する」と各アクションで動詞が1つになるように3つに分けるべきです。

工程フロー図の応用

工程フロー図は、工程やプロセスを示すだけでなく、様々な応用も利く点が特徴です。ビジネスシーンであれば、マニュアルやプロセス管理でも工程フロー図の使用が可能です。例えば、マニュアルであれば、工程フロー図を使って作業手順を示せます。また、作業の行程をフロー図で示すのではなく、プロジェクト全体のプロセスをフロー図で示すといった方法もあります。

自社で使いやすい形で応用できる点も工程フロー図の特徴だといえます。

工程フロー図で業務をわかりやすく可視化しよう

今回は工程フロー図の概要やメリット、作成手順などについて解説しました。工程フロー図とは、業務の工程やプロセスを表す図のことです。様々な記号を使いながら、工程をわかりやすく示しています。業務全体の把握や属人化防止、務効率化などにつながるほか、マニュアルに使用して新入社員教育に用いることも可能です。作成にあたっては、シンプルなデザインを心がけ、記号のサイズを揃える、文量を最小限にするといった点を意識しましょう。