「タスク管理のやり方がわからない……」

「有料のタスク管理ツールは稟議が降りず使えない」

このような声は現場でよくみられます。

タスク管理はツールを使うことで大きく効率化できますが、タスク管理ツールは無料でも使えることをご存じでしょうか。

ここでは、タスク管理ツールを導入するメリットや選び方、無料で使えるおすすめのタスク管理ツールを紹介します。

現場作業の効率化を実現させたいマネージャーや現場担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

タスク管理とは?

タスク管理とは、タスクを誰に割り振るかやタスクの工数、進捗を把握することを指します。

タスクを管理することで、仕事の効率化や可視化が劇的に進みます。
タスク管理が疎かになると、目の前で把握できる仕事しか進みません。

将来を見据えた仕事をするのであれば、タスク管理が欠かせないでしょう。

タスク管理に必要な機能

タスク管理は最低限以下の機能があれば可能です。

  • ToDoリスト
  • 担当者や期限の設定

例えばこの最低限の機能を備えたツールとして、Google スプレッドシートのToDoシートがあります。

しかし、上記2つの機能だけでは効率よくタスクを管理するには物足りないでしょう。

プロジェクト管理との違い

タスク管理とプロジェクト管理は、似て非なるものです。

タスク管理では個々の細かい作業内容を管理します。
一方でプロジェクト管理は、プロジェクトを達成し成功を収めるために必要な計画や人員も管理対象です。

例えば、タスク管理は仕事をする方であれば誰でも実施します。
プロジェクト管理は、マネージャーなど、取り組みを取りまとめる人が主に担当します。

つまり、タスク管理はプロジェクト管理の一部といえるでしょう。

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タスク管理ツールを導入するメリット

ここでは、タスク管理ツールを導入するメリットを説明します。

メリットを知った上で、ツールの導入を決めましょう。

①タスクの優先順位を決められる

タスクを管理することでタスクの優先順位が決まります。

タスクの重要度がわかれば、重要なタスクから集中して取り組むことが可能です。

②タスクの抜け漏れが少なくなる

タスク管理には、タスクの抜け漏れを防ぐ効果があります。

タスクをすべて覚えるのは簡単なことではありません。
特にタスクが細かくなりやすいオフィスワーカーはタスク管理していないと、必ずといってよいほどタスクの抜け漏れが発生します。

タスク管理表に物事をリストアップしておく癖が付けば、そう簡単にタスクは漏れません。

③効率的にプロジェクトが進む

タスク管理でタスクの優先順位がわかり、抜け漏れも少なくなることで、プロジェクトが効率的に進みます。


なぜなら、同じ人数でもタスクをこなせる量が増え、手戻りも減るからです。

プロジェクトが効率的に進めば時間に余裕ができ、より質の高いプロジェクト運営を目指すこともできるようになります。

無料のタスク管理ツールを選ぶときのポイント

ここでは、無料のタスク管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

①欲しい機能が備わっているか

欲しい機能がしっかり備わっているか確認しましょう。

豊富な機能と謳っていても、無料の場合は機能が大きく制限されていることもあります。

また、必要な機能が何なのかを知るため、導入前にメンバーにヒアリングしておくことも重要です。
メンバーにヒアリングしておくことは、導入後にメンバーから不満が出てこないようにする効果もあります。

②サポート体制が手厚いか

無料でもきちんとサポートしてくれるのかを確認しましょう。

例えば、以下のような点を確認しましょう。

  • 日本語でサポートしてくれるのか
  • 問い合わせの手段が豊富か
  • レスポンスが早いか

使ったことがないツールをサポートなしに使いこなすのは難しいものです。

メンバーに浸透せず、導入したのに使われないという結果にならないためにも、サポート環境は必ず確認しましょう。

③クラウド型かオンプレミス型か

タスク管理ツールは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
無料でタスク管理ツールを使う場合は、クラウド型が推奨です。

クラウド型の方が手軽に導入ができるので、無料で試しに使うという場合は向いています。
クラウド型のツールを使ってみて、よさがわかりよりカスタマイズしたいと思ってからでもオンプレミス型のツールを使うのは遅くありません。

まずはクラウド型のタスク管理ツールからはじめてみましょう。

④セキュリティ面の配慮がされているか

セキュリティ面に強いツールかどうかも重要な指標です。
さまざまなコンピュータウイルスが蔓延する中で、情報セキュリティは日々重要性を増しています。

無料だからといっても、導入して組織の重要な情報が抜き取られてしまっては逆効果です。

例えば、以下の点を確認しましょう

  • 通信・情報が暗号化されているか
  • 国際セキュリティ資格を取得しているか

セキュリティの脆弱性には厳しい目を向けることが大切です。

⑤操作性に優れているか

ツールが操作性に優れているかも重要なポイントです。

いくら機能が豊富でも、操作性が悪く使いこなせないツールはメンバーに浸透しません。

まずは、ツールの導入を担当する方だけでもツールを触ってみましょう。

特にパソコンに疎い方が多い現場の場合、操作性の重要度は増します。

⑥有料プランでも低コストで運用可能か

無料のタスク管理ツールは、ツールの魅力を最大限活かせられる機能になっていないケースがほとんどです。
しばらく無料でツールを使った後は、有料版への移行も視野に入るでしょう。

しかし有料版が非常に高価であれば無料で使い続けるか、結局他ツールを再度検討する必要が出てきます。

有料版に移行した場合も予算内に収まっているのか、未来を見据えてツールを選択しましょう。

おすすめのタスク管理ツール5選

ここでは、おすすめのタスク管理ツールを5つ紹介します。

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①Lychee Redmine(ライチレッドマイン)

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

Lychee Redmineは、オープンソースの「Redmine」をベースに作成されたプロジェクト管理ツールです。

Lychee Redmineにはプロジェクト管理に必要な数多くの機能が備わっており、有料版のみではありますがガントチャートも含まれています。
何人でも無料で使えるフリープランのほか、有料プランも30日間は無料でお試しすることが可能です。

Lychee Redmine特徴はシンプルな操作性があげられ、マウス操作だけで、さまざまな操作ができます。

パソコンやITに疎い方でもスムーズに使えるでしょう。

プラン月額料金ユーザー数チケット数機能
フリー0円無制限5,000件タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード800円無制限無制限タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム1,200円無制限無制限スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ要問合せ無制限無制限

すべての機能

②Jira Software

Jira Software

引用:Jira Software

Jira Softwareは、ATLASSIAN社が提供するアジャイル開発に向いているプロジェクト管理ツールです。
フリープランも用意されており、10名までのプロジェクトを無料で利用できます。

オンプレミスのサーバとしても利用可能なので、カスタマイズ性を重視するチームにもおすすめです。

③Brabio(ブラビオ)

Brabio!

引用:Brabio!

「Brabio!」は、ガントチャート作成を得意とするプロジェクト管理ツールです。

工程管理をはじめスケジュール表も簡単に作成できるので、必要に応じて管理表を増やせます。
担当状況ビュー機能によって誰が忙しいのかをすぐに把握でき、生産性の高いタスク管理が可能です。

Microsoft Excelで作成したファイルを一括出力できるため、今までのデータをまとめて反映させられます。
最大5名まで無料なので、まずは費用をかけずに使ってみたい方におすすめです。

④Trello(トレロ)

Trello

引用:Trello

Trelloはカンバンが魅力的なタスク管理ツールです。

ボード数が10枚までは無料で使用可能です。

プラン料金(月額)ボード数機能容量
フリー0円10自動コマンドの実行 50 回/月
無制限のアクティビティ ログ
2 要素認証
10MB/1ファイル
ビジネスクラス1,385円無制限フリー+
高度なカスタマイズ機能
250MB/1ファイル
エンタープライズ要問合せ無制限すべての機能250MB/1ファイル

⑤Todoist

引用:Todoist

Todoistは、タスク管理とToDoリストのツールです。
シンプルな仕様で、個人のタスク管理でも使えます。

無料のフリープランがありますが、有料プランも月額338円からと非常にリーズナブルな価格設定です。

プラン

料金(月額)

共有可能ユーザー

機能

タスク数

アップロード容量

フリー

0円

5

優先度
メールでタスク追加
カレンダー同期

300

5MB

プロ

338円

25

リマインダー
優先度
メールでタスク追加
カレンダー同期

300

100MB

ビジネス

558円

50

リマインダー
優先度
メールでタスク追加
カレンダー同期

300

100MB

まずは無料のタスク管理ツールを使ってみよう!

手軽にタスク管理ツールを試すのに無料プランは大いに有用です。

しかし、無料のタスク管理ツールは期間や機能に制限がある場合が多く、タスク管理ツールを最大限利用することはできません。

多くのタスク管理ツールでは、有料プランのトライアルを提供しています。

Lychee Redmineは、有料プランであっても30日間は無料でお試しすることが可能です。

どのツールであってもまずは、試しに使ってみましょう。
そしてビジネスを最大限効率化するためにも、将来的には有料のタスク管理ツールへの移行を検討するのもよいですね。

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

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