「タスク管理がうまくできないから、よい方法を知りたい」

「カンバンというものを聞いたことがあるけれど、何なのかよくわからない」

こうした悩みをお持ちではないでしょうか?

本記事では、カンバンによるタスク管理の特徴やメリットを解説。
失敗しないためのポイントも紹介します。

おすすめのツールも紹介するので、手元にあるパソコンですぐに試せます。

最後まで読めば、 カンバンを使ってスムーズなタスク管理ができるようになるでしょう。

カンバンによるタスク管理の3つの特徴

まずはかんばん方式とは何なのかを紹介します。

カンバンを使いこなすためにも、どんな特徴がある管理方法なのかを知っておきましょう。

特徴①トヨタ自動車で生み出された手法

かんばん方式はトヨタ自動車で生み出されました。

トヨタ自動車では効率良く自動車を生産するため、部品や商品の在庫についての情報をカードに書いて管理していました。

このカードが「かんばん」と呼ばれていたことから、生産管理の手法としての「かんばん方式」が生まれたのです。

現在ではトヨタ自動車の生産管理手法がタスク管理にも応用され、「カンバン」として知られています。

特徴②タスクが「見える化」される

カンバンでは、どんなに複雑なプロジェクトでも、タスクが「見える化」されます。

まずはタスクを「いつまでに」「誰が」「何を」行うのかを軸にして詳細なタスクに分割しましょう。

たとえば「顧客に試作品を納品する」という仕事は、カンバンでは以下のように整理できます。

  • 9月1日までにAさんが試作品を完成させる
  • 9月2日にBさんが試作品を発送する
  • 9月4日にAさんとCさんが客先に出張して、試作品について説明する

「顧客に試作品を納品する」という漠然とした仕事が、具体的なタスクとして明確になりました。

これらの詳細化されたタスクをカードに書き、同一のカンバン上に配置することで進捗を見える化します。

メンバー全員がやるべきことをはっきりと理解できるため、誤解や勘違いを避けられるのです。

特徴③タスクが「レーン」を移動する

カンバンでは、タスクの情報が書かれたカードが「レーン」間を移動することで、さまざまな情報を伝えます。

たとえば「予定」・「進行中」・「完了済み」といったレーンを設定しておけば、どこにカードが置かれているかによって、タスクの進行状況を示せるのです。

自分のタスクを進めるときには、まず「予定」にあるカードを「進行中」に移動させ、タスクが完了したら「進行中」から「完了済み」に移動させます。

カンバンをメンバーで共有することで、誰がどのタスクに取り組んでいるのかをひと目で把握できるため、とても便利です。

関連記事はこちら>> カンバンボードとは?作り方とおすすめツールをご紹介

タスク管理をカンバンで行う3つのメリット

カンバンならタスクが「見える化」されるため、メンバーどうしでお互いのタスクをチェックしやすくなります。

プロジェクト全体の遅延につながりかねない大きな問題を、早めに解決できるようにもなります。

タスク管理をカンバンで行うメリットを3つ紹介します。

メリット①タスクの抜け漏れや重複に気づける

カンバンの大きなメリットは、タスクの抜け漏れや重複に気づきやすいことです。

複雑なプロジェクトでは、重要な作業が誰にも手を付けられずに放置されたり、複数の人が同時に同じ作業を進めてムダが生まれたりしがちです。

カンバンなら、作業に関連するタスクを整理してメンバー全員でチェックできます。

タスクを「見える化」するからこそ、タスクの抜け漏れや重複に気づけるのです。

メリット②業務負荷のかたよりを避けられる

担当者ごとにスイムレーン(カンバンを水平方向に分割するレーン)を分けると、誰がどれぐらいの数のタスクを抱えているのかが、ひと目でわかります。

スイムレーン上にあるカードの数が、その人が担当するタスクの数だからです。

特定の人にタスクが集中すれば、タスクの完了が遅れ、プロジェクト全体が進まなくなる原因になります。

カンバンで業務負荷のかたよりに早めに気づくことで、タスクの担当を他のメンバーに変更するといった調整ができるようになるでしょう。

プロジェクトのスケジュールを守るためにも、カンバンは有効です。

メリット③問題のあるタスクにすぐに対処できる

カンバンなら、問題のあるタスクに素早く対応することが可能です。

問題が生じたタスクは、「進行中」のレーンからいつまでも次のレーンに移動しないため、他のメンバーが異変にすぐに気づきます。

そのタスクの担当者に声をかけることで、問題が共有されて、メンバー全員で問題解決のために動けるのです。

問題を一人のメンバーだけで抱え込んでしまえば、その問題がいつまでも解決されず、プロジェクト全体の失敗につながりかねません。

カンバンを導入することで、失敗の原因となる問題を早めに取り除くことができます。

関連記事はこちら>> カンバンを用いたタスク管理のメリットやおすすめツール3選を紹介

カンバンによるタスク管理で失敗しないための3つのポイント

カンバンを使ったタスク管理には大きなメリットがあります。
しかし、カンバンを導入しただけでタスク管理がうまくいくわけではありません。

特性を理解したうえで、メンバー全員で使いこなす必要も。
ここでは、カンバン方式のタスク管理で失敗しないためのポイントを3つ紹介します。

ポイント①タスクごとの負荷の大きさをなるべくそろえる

タスクを詳細化する際には、各タスクの粒度をそろえることが大切。
カンバンではタスクの「数」はわかりやすいのですが、「量」はわかりにくいからです。

たとえば「10分で終わるタスクもあれば、4時間かかるタスクもある」という状況になると、各メンバーがどれだけのタスクを抱えているのか、ひと目で把握できなくなります。

そのため「1時間で完了するタスクをひとつのカードにする」など、チーム内で目安を作っておくべきです。

10分で終わるタスクは、他の細かいタスクと合わせて1時間の作業としてひとつのカードにまとめると良いでしょう。

タスクごとの粒度をそろえることで、カンバンのメリットを最大限に引き出せます。

ポイント②同時に複数のタスクを進めず、ひとつずつ終わらせる

タスクは、できるだけひとつずつ終わらせることを心がけましょう。

カンバンにまとめた時点で、やるべき仕事は整理され、ひとつのタスクだけに集中できるように準備されています。

複数のタスクを同時に進めると、せっかく整理した仕事がまた複雑になり、仕事が進まない原因になるのです。

複数のタスクが「進行中」のままになると、他のメンバーはどのタスクが問題となっているのか把握できないので、サポートがしにくくなるという問題もあります。

「タスクはひとつずつ片付ける」ことが大切です。

ポイント③自分以外のメンバーのタスクに気を配る

カンバンを使うからには、自分以外のメンバーのタスクにも気を配りましょう。

せっかくメンバー全員のタスクを「見える化」しても、各自がカンバンを見ないのでは意味がありません。

他の人のタスクの進行状況がわかれば、必要な機材や作業場所を予想して予め準備しておいたり、自分の仕事のついでに手伝ったりできます。

上司が部下のタスクをチェックするだけでなく、お互いのタスクを確認し合うことで、チーム内の連携がうまくいくようになるでしょう。

おすすめツール「Lychee Redmine」3つの特長

すべての機能を無料で
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カンバンによるタスク管理を導入するのであれば、Lychee Redmineを利用するのがおすすめです。

Lychee Redmineは、オープンソースのソフトであるRedmineの拡張ツールでプロジェクト管理に必要な機能がそろっています。
無料プランも用意されているので気軽に始めたい方にもおすすめです。

Lychee Redmineの特長を3つ紹介します。

特長①カンバンの機能が使いやすい

Lychee Redmineは、 カンバン機能が非常に使いやすいです。

初めてカンバンを使う方でも、迷わずに操作できるでしょう。

ドラッグ&ドロップでカードをレーン移動させることができる、まるでふせんを貼るような感覚でタスク管理ができます。

マニュアルを読む必要がないほど簡単に使えるため、操作方法を覚える自信がない人でも安心です。

特長②ガントチャートとカンバンを連携できる

Lychee Redmineには、ガントチャート機能が付いています。

ガントチャートでは、横棒グラフを使ってプロジェクトのスケジュールを「見える化」し、わかりやすく管理できます。

カンバンはスケジュール管理には向いていないのですが、ガントチャートでカンバンの弱点を補うことが可能です。

Lychee Redmineなら、カンバンとガントチャートを連携して使えます。

たとえばカンバンで「完了済み」としたタスクは、自動的にガントチャートでも「完了済み」になるので、余計な手間がかかりません。

カンバンを導入するなら、Lychee Redmineを使って、ガントチャートも同時に導入するのがおすすめです。

関連記事はこちら>> ガントチャートとは?利用例とおすすめツールを紹介

特長③無料で試せる

Lychee Redmineは、無料で使い始められます。

数人の小規模なチームなら、無料のままでも十分かもしれません。

使ってみて気に入った場合は、有料プランに切り替えて、さらに充実した機能を使うことも可能です。

まずは気軽に無料で試してみると良いでしょう。

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カンバンによるタスク管理でプロジェクトを成功させよう

カンバンを使えば、タスクを「見える化」して、スムーズに管理できます。

作業に問題が生じたときにもすぐに気づけるようになるので、大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも有効です。

プロジェクトを成功させたいのであれば、カンバンによるタスク管理を導入すると良いでしょう。

無料ですぐにダウンロードできるので、ぜひ試してみてください。

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