プロジェクト管理手法 
プロジェクト管理のために、工数の計算をおこなっていますか。
「そもそも工数が何かよくわかっていない」
「いちいち計算するのが面倒で、楽な方法がないか知りたい」
工数計算に関する上記のような悩みを持っている方も多いかもしれません。
今回は工数の計算に関して基本的な要素に加え、お役立ちツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
工数の計算に必要な基礎知識
そもそも工数とは
工数とは、プロジェクトを完了させるまでに必要な「作業の量」です。
作業にかかる時間によって算出されます。
工数を正確に計算することは、プロジェクトのコスト管理やスケジュール管理に直結します。
そのため、工数の管理はIT業界のみならず、製造業でも広く求められるマネジメントスキルです。
工数の計算で用いられる単位
工数を計算するには、以下の3つの概念について理解しておかなければなりません。
- 人月（にんげつ）
- 人日（にんにち）
- 人時間（にんじかん）
工数の計算では1日8時間稼働し、1ヶ月に20日間作業すると仮定して計算します。
人月とは1人が1ヶ月、つまり20日間かけてこなせる作業量のことで、1人月と呼ぶことも。
2人月であれば、1人だと2ヶ月を要する作業量になります。
人日も人月と同じ考え方です。
1人が1日、要するに8時間作業した際に、完了する仕事量が人日、もしくは1人日です。
2人日は1人だと2日間が必要な作業量を表します。
人時間とは、1人が1時間に終わらせる作業量です。
1人時間ともいいます。
2人時間であれば、1人では2時間かかる作業となりますね。
以上のように工数では、「人」と「単位時間」をあわせた単位を使うので覚えておきましょう。
オーソドックスな工数の計算方法
工数の計算では「期間」や「要員」についても算出します。
要員はプロジェクトに携わる人数のことで、期間は計画の完了までに必要な日数、または月数です。
工数と期間、要員それぞれの計算式は以下の通りです。
- 期間 = 工数 ÷ 要員
- 要員 = 工数 ÷ 期間
- 工数 = 要員 × 期間
それぞれ具体例をもとに、考え方を確認しておきましょう。
まずは、期間を求めてみます。
仮に、12人月の作業量を必要とするプロジェクトがあったとします。
このプロジェクトを1人でおこなう際の期間は12ヶ月ですが、2人で行う場合には何ヶ月かかるでしょうか。
要員が2倍になったので、期間は半分の6ヶ月だとわかりますね。
この場合の計算式は、下記のようになります。
期間 = 工数 ÷ 要員 = 12人月 ÷ 2人 = 6ヶ月
続いて、要員の例です。
12人月かかるプロジェクトを2ヶ月で終わらせようとすると、必要な要員は何人でしょう。
感覚的に6人だとわかるのではないでしょうか。
式になおすと以下の通りです。
要員 = 工数 ÷ 期間 = 12人月 ÷ 2ヶ月 = 6人
最後は、工数です。
6人の要員だと、2ヶ月かかるプロジェクトの工数は何人月でしょう。
工数は要員と期間をかけて求めますので、以下の式になりますね。
工数 = 要員 × 期間 = 6人 × 2ヶ月 = 12人月
人月や人日といった聞き慣れない用語もあり、最初は難しく感じるかもしれません。
しかし、計算式はシンプルで、どれも簡単に求められます。
生産性UPのために工数を計算すべき3つの理由
工数を計算するメリットを3つ紹介しますので、順に見ていきましょう。
①コスト管理ができる
工数計算は、コスト管理に貢献します。
なぜなら、工数を計算しておこなう工数管理は、人件費の算出という役割を担っているからです。
人件費を正しく見積もることは、2つの意味で重要といえます。
無駄なコストの削減
1つ目は、無駄なコストの削減です。
計算が甘く予定以上の工数がかかると、予算の超過につながります。
一方、適切な計算で工数を調整できれば、不要なコストがかかるリスクを防げますよね。
適切な価格の決定
適切な価格の決定も重要です。
製品やサービスの原価のうち、大部分を占めるのは人件費です。
そのため、工数計算による人件費の算出は、商品の価格を決める土台になります。
適切な価格設定は企業の信頼度に影響するため、値段の面でも工数計算は欠かせません。
②スケジュール管理ができる
スケジュール管理ができることも、工数計算のメリットのひとつです。
なぜなら、工数の計算ではプロジェクトの達成に必要な期間を算出するからです。
必要な時間がわかっていれば作業の計画も円滑にすすむ上に、進捗状況の把握もしやすくなります。
万が一、遅れが生じてもプロジェクト全体の工数が可視化できているので、スケジュールの立て直しも容易です。
臨機応変にスケジュールを管理するためにも、工数を計算しましょう。
③モチベーションが向上する
プロジェクトメンバーのモチベーションを保つためにも、工数計算は重要です。
工数計算は期間や要員、作業量を算出することで、プロジェクト全体の生産性を可視化してくれます。
各メンバーの生産性も確認可能です。
働いた成果がわかり自身の働きぶりを振り返られるため、業務効率の自主的な改善が期待できます。
メンバーそれぞれが生産性を向上させようと努力すれば、プロジェクトの成功率も上がり、会社に利益をもたらすでしょう。
工数計算の精度を上げるポイント6つ
順番に確認しましょう。
①メンバーそれぞれのスキルを把握する
計算上はメンバーそれぞれの能力は同じとして、要員や工数を算出します。
しかし、実際には個々のスキルには違いがあります。
同じタスクをするとき、半日で終わらせるベテランもいれば、1日かかってしまう若手社員もいますよね。
それぞれのスキルを考慮して、最終的な工数を見積もりましょう。
②工程表を作成する
工数計算の際は、必ず工程表を活用しましょう。
なぜなら、工数計算は工程ごとにおこなう必要があるからです。
- 企画
- 開発
- テスト など
上記のような工程ごとに担当者を適切に配置するためにも、工程表を作成してから工数を計算しましょう。
③予定と実績を比較する
工程表にもとづいて、進捗状況を評価することも大切です。
工数計算によって立てた予定と実際の進捗である実績の情報を定期的に集計し、比較・分析をおこないましょう。
途中経過によっては、工数の再計算を迫られることも。
ふりかえりを継続するうちに、工数管理の精度も上がります。
④スケジュールにバッファを設ける
スケジュールバッファは日本語になおすと「問題対応期間」となります。
プロジェクトにトラブルはつきものです。
予期せぬ問題に対し対策を講じる時間をあらかじめ設定しておけば、納期に遅れるというリスクも下げられますよね。
工数の計算で得た数値に対して要員を割り当てて期間を算出した後、適度にスケジュール上にバッファ期間をプラスすることで、余裕を持たせましょう。
⑤集計・分析した情報を共有する
予定と実績を比較したら、集計・分析した結果をチーム全体で共有することも忘れてはいけません。
データ共有によってメンバー自身での反省が可能な上、各人からの提案や意見といった現場の声をすいあげることにもつながります。
関連記事はこちら>>工数管理をするだけで効率性は上がる！メリット・デメリットを紹介！
⑥プロジェクト管理ツールを活用する
工数計算には、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト管理ツールには、工数を計算しプロジェクトを管理するための機能が多く備えられています。
工程表の作成や進捗状況の確認も手軽にでき、作業効率の改善に貢献してくれます。
また、チーム内での情報共有も簡単です。
工数計算にかかわる業務を簡略化するためにも、ぜひプロジェクト管理ツールを検討してください。
工数計算に用いるプロジェクト管理ツール選びで考慮すべきこと
ツール選びのコツを解説します。
入力が簡単かどうか
プロジェクト管理ツールは毎日使います。
そのため、入力が容易にできるものを選びましょう。
ツールの扱いが難しく入力作業に時間を要してしまうと、生産性UPのために導入するツールの意味がありません。
メンバー全員が簡単に入力でき、運用しやすいツールを選択しましょう。
必要な機能があるかどうか
プロジェクト管理ツールには工数計算の機能以外にも、以下のような業務をサポートする機能が用意されています。
- スケジュール管理
- コスト管理
- タスク管理 など
取り組むプロジェクトに必要な機能は何なのか、検討しておきましょう。
多角的な分析ができるかどうか
工数計算では予定と実績のデータを集計・分析し、次の作業に活かすことがポイントでした。
その際、多くの視点からプロジェクトを分析できれば、業務改善の幅も広がります。
プロジェクト管理ツールには、進捗状況や生産性などをグラフにする機能が備わっているものがあります。
視覚的にプロジェクトをチェックできれば、分析にかける時間も節約できますね。
業務改善に役立つ多角的な分析ができるツールを選ぶとよいでしょう。
工数計算を楽にするLychee Redmineのメリット3選
工数計算におすすめのプロジェクト管理ツールに、Lychee Redmineがあります。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
|
Lychee Redmineのメリットを3つ、紹介します。
①初心者でも直感的に操作できる
Lychee Redmineはドラッグ&ドロップで操作できる機能が多く、初心者でも簡単に扱えるようデザインされています。
例えば、タイムマネジメント機能を用いると、配置されたチケットにマウス操作で工数を割り当てられます。
無料のメールサポートで問い合わせも可能です。
初めてプロジェクト管理ツールを導入する場合は、学習コストの低いLychee Redmineを試してみてはいかがでしょうか。
②ガントチャートで工数の見える化が実現できる
ガントチャートは、プロジェクトにおけるタスクの状況を一覧で確認できる機能です。
どのタスクを誰が担当し、いつまでに完了すべき作業なのかがひと目でわかります。
Lychee Redmineにおけるガントチャートの特徴は、「工数見える化」の機能がついている点です。
担当者ごとの負荷状況をチェックできるため、日別の予定工数を確認・調整しやすくなっています。
③多角的に工数を集計・分析できる
Lychee Redmineには多くの視点から工数の情報を集計し、分析するための機能が備わっています。
特に、リソースマネジメントの機能では以下の項目から3つまで選択し、グラフを作成できます。
- プロジェクト
- バージョン
- カテゴリ
- ユーザー
- グループ
- トラッカー
- 作業分類
マウス操作だけで工数を分析できるのは、魅力的ですね。
関連記事はこちら>>【解説】Lychee Redmineの詳細や料金を紹介
正確な工数計算でプロジェクトを成功に導こう
工数を計算することはプロジェクトのスケジュールやコストの管理にとって、重要な役割を果たします。
工数計算の精度を上げるには工程表の作成が欠かせませんが、1から表を作るのは面倒ですよね。
そこで、おすすめはプロジェクト管理ツールの導入です。
数あるツールの中でも、工数計算に役立つ機能が満載のLychee Redmineがおすすめ。
まずは、無料で使用感を確認できるフリープランに申し込んでみてはいかがでしょうか。
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