工数管理をするだけで効率性は上がる！メリット・デメリットを紹介！

仕事を進めるには、時間と人が必要です。

業務や従業員が増えてくると管理が難しくなり、現在どんな状況なのか把握することが難しくなりますよね。

そこで管理体制を見直すために「工数管理」を検討している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、はじめて工数管理をする企業は「自社で本当に必要なのかわからない」という悩みも。

当記事では、工数管理の役割やはじめかた、メリット・デメリットを詳しく紹介します。

最後まで読めば工数管理を実践するためのノウハウを理解できるので、ぜひご覧ください。

工数管理とは作業に必要な時間と人の管理

工数管理とは、仕事を終わらせるまでにかかる時間と人数を管理することです。

管理には「人日」や「人月」という単位を用いることが多く、従業員がプロジェクトや事業を達成するまでにかかった時間を計測します。

作業内容ごとにかかったコストを可視化できるので、改善点を明確化できます。

仕事には必ずコストと売り上げ、利益が発生するため、工数管理は必要不可欠な指標です。

プロジェクトに必要な時間と人数を見える化することによって、以下のような効果を得られます。

• 期限内にプロジェクトを完了できる
• 時間のかかる作業を特定できる
• 作業量の多いメンバーを発見できる
• コスト削減による利益率上昇を期待できる

工数管理の重要性と必要性

会社として事業をおこなうには、当然ながら利益を出す必要があります。
しかし事業が増えていくと、どれくらいの利益を上げているのか把握することは困難です。

決算処理では経費となる人件費をプロジェクトごとに算出していないため、ムダなコストが発生している可能性があります。

プロジェクトの時間と従業員の工数を見える化できれば、従業員の意識も高まり生産性を上げる施策を考えるきっかけとなります。

例えばプロジェクトAは黒字、プロジェクトBは赤字ということが一目でわかるので、何が問題だったのかを考えて改善にもつなげやすいです。

ただし工数管理をするときは、従業員全体が工数管理を意識する必要があるため、教育にも力を入れる必要があることを理解しておきましょう。

関連記事はこちら>>プロジェクト管理を効率化する手法を紹介！

工数管理のはじめかた

工数管理をはじめるときは、以下の順番でおこなってください。

1. 準備編：責任者の決定と工程表の作成
2. 実践編：工数入力と作業メンバーの共有
3. 集計・分析編：データ分析とアクションの実行

それでは順番に解説します。

準備編：責任者の決定と工程表の作成

まずは工数管理をおこなう責任者を決めましょう。

工数管理には手軽に使えるエクセルや専用ツールを利用しますが、実際に実行するのは人です。

そのため責任者がマネジメントし、メンバー全体がルールにしたがって工数管理できる環境作りをしなければ目的の効果は得られません。

工数管理をする意義を全体に共有したうえで、目的に向かって入力してもらいましょう。
責任者を決定すれば、次に工程表の作成に入ります。

工程表は、メンバーのスキルや作業スピードを見極め余裕のあるスケジュールで作成するようにしましょう。

人によって仕事のペースは異なるので、それぞれの特性を考慮した作成が大切です。

精度の高い工程表を作成することによって、プロジェクトをスムーズに進行できます。

工程表は操作性が高く、継続しておこなえるようなものを意識しましょう。

実践編：工数入力と作業メンバーの共有

工数管理の準備が完了したら、いよいよ実践です。

実践をするときは、以下の3点を継続しておこないます。

1. 精度の高い工数入力
2. スケジュールと実績の比較
3. メンバー全員へのデータ共有

工数管理を実践するときは、精度の高い工数入力が非常に重要です。

入力を継続しなければ、プロジェクトや会社全体の管理にズレが生じてしまいます。

準備で決定した責任者は「日々入力されているか」、「工数入力にズレがないか」など精度の高い工数入力を徹底しましょう。

また準備で作成した工程表と比較して、予定とプロジェクトがうまく進んでいるかフィードバックを心がけてください。

これまでの工数管理データが完成すれば、メンバー全体へと進捗状況を共有しましょう。
データを共有することによってメンバー全体がタスクに集中して作業を取り組めます。

集計・分析編：データ分析とアクションの実行

準備と実践から工数管理をはじめれば、自然とデータが蓄積されます。
データが集まれば分析を開始してみましょう。

データを分析するときは、プロジェクト別やチーム別、個人別などさまざまな観点から分析してみてください。

幅広くデータ分析をしてみると、利益率の高いサービスや赤字の原因などが明確化されます。

会社の成長につながる改善点が見つかるので、根気よくデータ分析することをおすすめします。

データ分析が完了したあとは、作業効率化を見込めるITツールを導入したりメンバーのタスク配分を調整したりと改善策を試してみましょう。

実際にアクションすることで収益性の高い会社に近づけます。

以上の3つのステップを継続的に繰り返せば、工数管理の効果を発揮できます。

工数管理をする4つのメリット

工数管理をするメリットは、以下の4つです。

1. 成果を確認できる
2. スケジュール調整ができる
3. 従業員の生産性が上がる
4. データから計画・見積もりを出せる

それでは順番に説明します。

1.成果を確認できる

工数管理をおこなえば、プロジェクトごとの成果を確認できます。

成果を確認できれば従業員自身が実績を実感できるので、仕事へのモチベーション向上につながるでしょう。

従業員が多くなるとそれぞれに指示を出すのは困難ですが、工数管理をすれば自主的に業務効率化するにはどうすればいいかを考えられます。

管理職から指示を出さなくても積極的に改善される環境作りができるので、会社全体として成長できるのはメリットのひとつです。

2.スケジュール調整ができる

工数管理をおこなえば工程表から従業員の進捗状況を把握できるので、スケジュール調整もしやすいです。

管理データから従業員ごとにタスクの割り当てを考えれば、スケジュールに合わせた業務効率化が可能です。

もしトラブルが発生しても工数を見える化すればスケジュール調整も簡単なので、素早く対応できます。

特定の人に負担が偏ることもないので、スムーズに進行できる点は大きなメリットです。

関連記事はこちら>>スケジューリングとは？プロジェクト管理に最適な組み方やメリット

3.従業員の生産性が上がる

工数管理をすればプロジェクト全体の工数や従業員の進捗が見える化されるので、生産性が向上します。

細かなデータが取れていれば、負荷のかかっていた作業に人員を増やしたり時間を削減したりと改善案も考えられます。

各従業員が負担に感じている作業体制を改善すると全体のモチベーションも上がるので、結果的に生産性も向上します。

生産性が上がれば会社の売り上げ増加、残業代の削減も期待できるため、利益率を上げるためのよいメリットです。

4.データから計画・見積もりを出せる

工数管理を日々おこなえば、プロジェクトごとの細かなデータが集まります。

集まったデータは類似プロジェクトをおこなうときに役立つため、精度の高い計画や見積もりを作成可能です。

また従業員が過去データを確認すれば自ら問題点を見つけられるので、業務効率化にもつながります。

過去の反省点から次回に活かせることもできるため、同じ失敗をしたくない企業にとってもメリットです。

工数管理前に知るべき2つのデメリット

工数管理はメリットも多いですが、少なからずデメリットもあります。

主なデメリットは、以下の2つです。

1. 精度の高い工数管理が必要
2. 学習コストがかかる

工数管理をする前に上記ポイントを知っておきましょう。

それでは順番に説明します。

1.精度の高い工数管理が必要

工数管理をするときは、精度の高い工程表を作成する必要があります。

精度の高い工程表を作成するには日々のデータ入力が必要になるため、作業メンバー全体の協力が必要です。
もし入力を忘れてしまうと、プロジェクト全体の管理にズレが生じるので、工数管理としての意味がなくなります。

データ入力のズレが増えると予想外のコストが発生することもあるので、トラブルになる可能性も高いです。

そのため工数管理をするときは、従業員全体に必要性と目的を話したうえで協力しながら継続しましょう。

2.学習コストがかかる

工数管理が社内に定着するまでは、少なからず学習コストが発生します。

とくに難しい管理方法を取り入れていると理解するまでに時間がかかってしまうでしょう。

そんなときは手軽に工数管理ができる専用ツールの導入をおすすめします。

ツールを利用すればデータ分析を自動でおこなうことができるので、学習コストを大幅に削減することが可能です。

ただしツールのなかには複雑な機能を持ち合わせたものもあるため、自社に必要な機能か、操作性が高いかなどから最適なツールを選びましょう。

工数管理ならLychee Redmineがおすすめ

「工数管理にツールを導入したいけど、どれを選べばいいのかわからない」

ここまで当記事を読まれた方のなかには、このような悩みもあると思います。

そんな企業におすすめのツールは「Lychee Redmine」です。

Lychee Redmineは、国内の企業向けに制作されたプロジェクト管理ツールです。

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工数管理による効率化で利益を上げるプロジェクトを

今回は、工数管理の詳細やはじめかた、メリット・デメリットを紹介しました。

工数管理をすれば、今まで把握できていなかった作業部分を見える化できるため、業務効率化を期待できます。

従業員ごとの実績を可視化することで、社内全体のモチベーション向上にもつながるでしょう。

注意点として工数管理は日々のデータ入力が必要になるため、精度の高い工程表作成を意識してください。

手軽に工数管理をはじめたいなら専用の管理ツールを導入するのもひとつの手段です。
自社に合ったやり方で工数管理をはじめましょう。