マイルストーンは、プロジェクトや作業工程において節目となるポイントで設置される中間目標のことです。

設置することで、プロジェクトにおいて重要となるポイントをメンバー全員が認識できるようになり、結果としてタスク管理がしやすくなる、メンバーのモチベーションを維持・向上しやすくなる、などのメリットを得られます。

うまく使えばプロジェクト進行の大きな助けになるマイルストーンですが「詳細な使い方やプロジェクト管理における運用法を把握してから取り入れたい」と導入に踏み切れない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、マイルストーンの概要や使い方、プロジェクト管理における具体的な運用方法などについて解説します。

マイルストーンの導入をサポートしてくれるツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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マイルストーンとは

マイルストーンとは、プロジェクトや作業工程において中間目標や節目のポイントを指す言葉です。

マイルストーンはもともと、欧米の道路や鉄道の標識として置かれていた石のことで、そこから転じてプロジェクトの目印となる節目のことをマイルストーンと呼ばれるようになりました。

長期的なプロジェクトの場合、最終目標を達成するまでの工程が多いため、進捗が適切なのかがわかりにくくなります。

進捗を適切に把握できていなければ、プロジェクトの遅延にもつながり、最悪の場合であれば納期遅延や品質低下などの事態へとつながりかねません。

マイルストーンを活用すれば、目標達成までのステップや各重要ポイントのスケジュールが明確となり、進捗の把握がしやすくなります。

マイルストーンを設置するポイントとしては、次のようなものがあります。

  • 要件定義
  • 設計
  • 実装
  • テスト
  • リリース
  • 保守・運用

長期間におよぶプロジェクトでは、マイルストーンを設定するのが一般的です。
中間目標であるマイルストーンですが、プロジェクトによってはひとつだけでなく、複数設置されることも少なくありません。

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マイルストーンの使い方

実際のビジネスにおいて、どのようにマイルストーンが使われているのか、次にあげる2つのビジネスシーンを例に解説します。

  • システム開発
  • Web記事執筆

システム開発におけるマイルストーン

システム開発においては、大まかに分けて次のような工程でプロジェクトが進行します。

  1. 要件定義
  2. 設計
  3. 製造
  4. テスト
  5. リリース

各工程間は作業内容だけではなく、メンバーが変わることも珍しくありません。
そのため、システム開発においては各工程が終了するポイントをマイルストーンと設定するケースは多いです。

各工程にマイルストーンを設置すれば、スケジュールが明確になるだけでなく、メンバー全員にプロジェクトに対する責任感が生まれ、モチベーション向上にもつながります。

Web記事執筆におけるマイルストーン

企業で作成しているWebサイトの記事は、次のような工程で作成されています。

  1. 情報のリサーチ
  2. 構成の作成
  3. 記事執筆
  4. 内容のチェック・修正
  5. 装飾
  6. 公開

Web記事制作では、上記の工程すべてにマイルストーンを設置するケースは少なく、2~4あたりに設置するケースが多いです。

特に「1.情報のリサーチ」と「2.構成の作成」は一連の流れとなりやすく、この間でマイルストーンが設置されることはあまりありません。

このように、同じ作業工程であっても、企業によってマイルストーンの設置数やタイミングは異なります。

自身で設置する際は、内容の確認や軌道修正を入れたいタイミングだけでなく、かかる負担も考慮してマイルストーンを設置するとよいでしょう。

マイルストーンを使ったプロジェクト管理の3ステップ

マイルストーンを設置するための3ステップを紹介します。

ステップ1:ガントチャートの作成

まずは、マイルストーンと相性のよいガントチャートを作成しましょう。

ガントチャートは、横軸に時間を縦軸に具体的な作業内容や担当者を書き込んだ帯グラフです。
プロジェクト達成までの工程を視覚的に理解できるため、スケジュール管理に用いられます。

ガントチャートを作成することで、プロジェクトの達成に必要な工程や順序などが把握でき、マイルストーンを設置しやすくなります。

ステップ2:マイルストーンまでのタスクを洗い出す

ステップ2では、プロジェクトを達成するのに必要なタスクをすべて洗い出しましょう。
具体的なタスクをできる限り細分化することがポイントです。

作業を細かく分けることで、各工程にかかる所要時間が予測しやすくなり、スケジュール管理も楽になります。

ステップ3:ガントチャートにマイルストーンを組み込む

最後にマイルストーンを設定しましょう。
最終目標から逆算して「いつまでにどの地点にいないといけないのか」を検討します。

ただ、マイルストーンとタスクを混同しないように注意してください。
マイルストーンは節目となる地点であり、マイルストーンを達成するために必要な作業であるタスクとは意味が異なります。

また、マイルストーンは作りすぎず、適度に配置することもポイントです。
マイルストーンがあまりにも多いと、かえって進捗状況がわかりにくくなってしまうからです。

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マイルストーンの2大メリット

マイルストーンには、大きく分けて2つのメリットがあります。
順に確認しましょう。

1.プロジェクト全体のスケジュールが見通せる

マイルストーンを設定することで、長期間のプロジェクトでも進捗状況を把握しやすくなります。

プロジェクトにおいて、納期を守ることは重要ですよね。
しかし、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、スケジュール管理は難しくなります。

目標達成までの道のりが長く、かかるリソースや予期せぬトラブルの場合、先行きが不透明になりがちです。

もし期限に遅れれば、クライアントに迷惑がかかるだけでなく、こちらの信用を失いかねません。

しかし、中間目標を決めていれば、いつまでにマイルストーンを通過すべきなのか明確になり、作業の遅延にも対応しやすくなります。

逆にいうと、短期間で構造が単純なプロジェクトには、マイルストーンを設置する必要はありません。

大まかな作業の区切りを理解し、プロジェクトの現在地を把握する必要のある場合にだけ、マイルストーンを活用しましょう。

2.モチベーションの維持・向上につながる

マイルストーンは、モチベーションの維持と向上にもつながります。
数ヶ月や数年かかるプロジェクトにおいて、モチベーションを一定のまま保ち続けるのは難しいですよね。

例えば、1年間で12kg痩せるという目標を立てたとします。
1年間、ダイエットのやる気を保つのは難しいですが、節目となるマイルストーンを設定するとどうでしょう。

1ヶ月で1kgずつ痩せるとマイルストーンを決めれば、大きな目標もハードルは下がります。
さらに、達成した喜びを味わえる回数も増えるため、モチベーションを下げることなくダイエットを継続できるでしょう。

プロジェクトにおいても同じことがいえます。
ゴールまでの道筋を細分化することで、プロジェクト全体の見通しがよくなります。
マイルストーンを通過するたびに達成感を覚え、仕事へのやる気をキープできるでしょう。

マイルストーンを設定するうえでの注意点

マイルストーンを設定する際は、次の3点に注意して実施しましょう。

  • マイルストーンを設定しすぎない
  • 現実的なマイルストーンとなっているか
  • メンバーの休日を考慮して設置する

それぞれについて詳しく解説します。

マイルストーンを設定しすぎない

マイルストーンを設定しすぎると、進捗が管理しづらくなるだけでなく、管理にかかる負担も増えるため注意が必要です。

マイルストーンの設定する数に限りはありませんが、あまりに設定しすぎるとポイントとしての役割が薄まり、効果が半減してしまいます。

あくまで、プロジェクトにおける中間地点や重要なポイントに設置するように心がけましょう。

現実的なマイルストーンとなっているか

マイルストーンを設定した際は、各期限が現実的に実行可能なものであるか確認するようにしましょう。

自身にとっては問題のないマイルストーンであったとしても、実際に作業を行うメンバーから見れば非現実的であるケースも少なくありません。

無理なマイルストーンのままプロジェクトを進め、遅延せざるを得ない状況にならないためにも、事前に現場の担当者に現実的なマイルストーンなのか確認をとりましょう。

また、「Aが終わらないとBが始められない」といったタスクもありますので、因果関係を持つタスクが重複していないかの確認もしっかりと行いましょう。

メンバーの休日を考慮して設置する

マイルストーンを設定する際は、開発メンバーの休日を考慮したうえでの設定が重要です。

開発メンバーの休日を無視したマイルストーンを設定した場合、納期遅延の可能性が上がるだけでなく、メンバーの不満にもつながります。

特に、外部参加のメンバーがいる場合、自身が所属する組織とは休日に関する規定が異なる可能性があるため注意が必要です。

もしスケジュールの都合上、どうしても休日に作業をしてもらわないといけない場合は、事前にコミュニケーションをとり、しっかりと理解を得られるようにしましょう。

マイルストーンの役割を活かすために必要なこと

マイルストーンの役割を活かすためには、プロジェクト管理をはじめとした土台となる部分を整えておくことが必要になります。

マイルストーンは、プロジェクトに中間目標を設定し、タスク管理をしやすくしたり、従業員のモチベーションを維持・向上させる手法です。

つまり、あくまでプロジェクト進行をサポートする手法であり、次にあげる部分がしっかりとできていなければ、効果を活かすことはできません。

プロジェクト管理

コストや納期など、プロジェクトを達成するための全体的な管理。

タスク管理

タスクの抽出や各メンバーへの割当、進捗確認など、タスクがスムーズに進行するように行う管理。

スケジュール管理

プロジェクトの日程を管理し、定められた納期までに遅延させることなく完了させるよう行う管理。

進捗管理

プロジェクトにおいて、各工程やタスクが予定通り進行しているかを確認し、必要に応じて調整を行う。

ロードマップ共有

ロードマップは、プロジェクト計画を時系列でまとめた図。

ロードマップを共有することで、開発メンバーは達成すべき目標や守るべき期限、プロジェクトにおいて自身が行う作業がどのような役割を持つのか把握できる。

上記を適切に管理することで、はじめて効果を発揮するため、まずは適切に管理できる環境を整えたうえで、マイルストーンを設置するようにしましょう。

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特にガントチャートには、ユーザーが使いやすいようにさまざまな工夫がされています。
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プラン 月額料金 利用機能
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  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

2.Brabio

引用:Brabio

Brabioは初心者専用のクラウドツールで、20万を超える企業が採用しています。
プロジェクト管理ツールを初めて使う人でも簡単にガントチャートを作成でき、マイルストーンの設定も可能です。

メールアドレスとパスワード、グループ名を入力するだけで簡単にはじめられるので、気軽にマイルストーンを設定したい人はぜひ試してみてください。

3.Asana

引用:Asana

Asanaの魅力は、200を超える多種多様なツールと連携ができる点です。
次のように多くの人が活用しているツールと連携することで、プロジェクトを管理しやすくします。

  • Slack
  • Zoom
  • outlook
  • Google ドライブ
  • Microsoft Teams など

既に多くのツールを使用している人は、Asanaが適しているかもしれません。

4.Backlog

引用:Backlog

Backlogはシンプルで直感的に使えるデザインが魅力です。
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引用:Stock

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マイルストーンを理解してプロジェクトを円滑に進めよう

マイルストーンは、元は道路や鉄道において標識となる石のことで、そこから転じてビジネスにおいては、中間地点や節目となるポイントの意味で使われています。

マイルストーンのメリットや設置方法を理解して、円滑にプロジェクトを進めましょう

マイルストーンを決めるには、ガントチャートの作成が不可欠です。
ガントチャート作る場合、初心者でも直感的に操作できるLychee Redmineをおすすめします。

プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)

今まで「マイルストーンは意識していなかった」という人も、ぜひLychee Redmineでガントチャート作成し、その中にマイルストーンを設定してみてください。

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