「若手で議事録を任されることが多いが、いまいち書き方がわからない」

上記のような悩みがある方は、多いのではないでしょうか。
議事録は、情報共有のための大事なツールです。

議事録に要点がまとまっていなかったり、不要な情報ばかりで活用できなかったりすると困りますよね。

今回は議事録で失敗しないための方法を紹介します。
ぜひ参考にしてください。

議事録の書き方を理解するための基礎知識

まずは、議事録の書き方をマスターするための基礎知識を紹介します。

そもそも議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせにおける議題や結果を記録したものです。

決定事項を周囲に伝えるための文書であり、ただ単に会議の内容を記したメモではありません。
以下のような多くの場面で必要とされています。

  • プロジェクト会議
  • 社内研修
  • 株主総会
  • 理事会 など

会議によって目的や内容が異なるため、状況に応じて必要な情報のみをわかりやすく記載しなければいけません。
あまり注目されることのない文書ですが、社内外問わず必要になる議事録は備忘録として重要な書類です。

また、議事録と似た書類にアジェンダがあります。
アジェンダは会議をスムーズに進行するために議題の順序や時間配分を記したものです。
議事録とは異なるので注意しましょう。

プロジェクト会議には必須の議事録の意義とは

プロジェクトを円滑に進めるためには、しっかりと会議の内容を議事録として記録しておくことが重要です。
なぜなら、正確な記録がなく口頭での伝達になると、話の食い違いや勘違いのリスクがあるからです。

他にも以下の目的が、議事録にはあります。

  • 議論の流れを把握
  • 決定事項と今後すべきことの記録
  • 発言者の明確化

多くの役割をもつ議事録ですが、要するに目的は「情報共有」です。
会議の参加者や決定事項などを間違いなく記録し共有することで、解釈にずれがないかを確認します。

会議に参加したメンバーや参加しなかった人も含めて、情報の共有をはかれる貴重ツールです。

関連記事はこちら>>プロジェクトをうまく進行させよう。スケジュール管理におすすめのツールをご紹介!

議事録に必要な項目

議事録にフォーマットがある場合は、書く項目に悩むことはないでしょう。
しかし、議事録の雛形がない場合には、下記の項目を参考にしてください。

  • 会議名
  • 日時
  • 場所
  • 出席者
  • 欠席者
  • 議題
  • 議論内容
  • 決定事項
  • 宿題事項
  • 参考資料
  • 次回の会議日程 など

数が多いように感じられるかもしれません。
会議名や場所のように事前にわかっている内容は会議の前に記載しておき、会議中の負担を減らす工夫をしましょう。

効率よく議事録が書ける3つの事前準備

議事録を書くうえで効率を重視するのであれば、事前の準備が重要です。
有効な事前準備を3つ紹介するので、確認しましょう。

①会議の目的を考える

「目的を考えながら仕事をすること」と上司から教わった方も多いのではないでしょうか。
議事録を書く際も何のためにおこなわれる会議なのか、明確にしておくことが大切です。

なぜなら、目的がわかっていれば会議の要点も見えてくるため、スムーズに議事録を書けるからです。

会議の目的は大きく分けると「課題に対する解決策の模索」や「意見やアイデアの交換」の2種類です。
議事録を書く会議の目的が、どちらにあるのか考えておきましょう。

どうしても目的がわからない場合は、過去の議事録を確認するのもひとつの手です。
いままではどのような議題にどういった議論がなされたのかがわかれば、会議の狙いもつかみやすいですよね。

普段はただ聞いていただけの会議も、議事録を任された時点で「参加すればいいだけ」という態度ではいられなくなります。
話し合いの目的を認識したうえで、会議にのぞみましょう。

②議事録の構成を決める

議事録の事前準備には、構成を決めておくことも欠かせません。
あらかじめ構成を決めておくことで、会議中に慌てることなくメモがとれます。

日時や場所のような基本事項から、会議の論点となりそうな議題や今後のToDoまで、さまざまな事柄を想定しておきましょう。

構成を考えるコツは、いままで出席した会議をもとに次の議論のシミュレーションをおこなうことです。

そのためには、前提となる議題となぜその内容が話し合われるのか、背景までを把握しておくことが必要です。
会議の内容が予測できれば、出席時の理解度が増し、議事録を容易に書けます。

③録音ツールを用意する

議事録をもれなく記載できるか不安なケースは、録音できるツールを用意しておくと安心です。
議事録のメモは手書きかパソコン入力が基本ですが、自信がない場合は許可を得たうえでスマートフォンやICレコーダーを用意し録音しましょう。

また、すべての会話を会議中にメモすることは不可能です。
必要に応じて、録音ツールを利用しましょう。
最近のオンライン会議システムにおいては、録音機能が備わっているものもあるので、それを利用するのも良いでしょう

ただし、録音したものから文字を起こす場合、ポイントは、録音した音源をすべて文字に起こさないことです。
なぜなら、あまりに時間がかかってしまい効率が悪いからです。
聞き逃してしまった話やうろ覚えで不安な箇所のみを確認するようにしましょう。

質の高い議事録が書ける会議におけるメモのとり方

議事録のクオリティーを上げるには、会議中のメモのとり方を工夫するのが効果的です。
会議の最中に役立つメモのとり方を紹介します。

事前に決めた構成に沿ってメモをとる

会議中はとにかくメモをとることに集中します。
メモは事前に決めた構成に沿って書くことで無駄が省かれ、要点のみをまとめやすくなります。

メモには、誰が発言したことなのかも忘れずに記載してください。
また、発言が不明瞭で聞きとれなかったときや複数の解釈ができる場合には、なるべくその場で確認することが大切です。
失礼にならないように、確認であることを全面にだすと聞きやすいです。

最初のうちは議論が白熱した場合、重要な箇所がわからずメモをとるのに苦労するかもしれません。
議事録を担当することに慣れてくれば会議の論点がわかるようになり、メモも効率よくとれるようになるでしょう。

議題・決定事項・ToDoの3点を意識する

メモをとるときは次の3点を意識すると、会議における重要な点を逃すことも少なくなります。

  • 議題
  • 決定事項
  • ToDo

1つ目の議題に関しては事前にわかっていることですが、何のための会議なのか考えながら参加していれば、要点がわかりやすくなります。

2つ目の決定事項と3つ目のToDoは、今後の活動にかかわる大切な要素です。

決定にともない何をする必要があるのか、はっきりとわかるように記録してください。
予算や人数などの数字は特に重要なので、忘れずにメモしましょう。

記号を駆使して素早く書く

メモをとるには、スピードが命です。
省略できる部分は、記号を使って簡略化しましょう。
例えば、以下のように自分の中でルールを決めておけば、素早くメモをとれます。

  • 因果関係は矢印で結ぶ
  • 発言者は名字の頭文字を丸で囲って表現
  • 決定事項には星印をつける など

メモは他人に見せるものではありません。
自分が後から見て理解できるものであれば、どんな記号でもいいので素早く書ける記号を使いましょう。

実際に議事録を書くときのコツ5つ

会議の前と最中の行動については確認できました。
会議後、実際に議事録を書くときのポイントを5つ紹介します。

①当日中にメモをまとめる

人間の記憶は1日経つと、あいまいになってしまうものです。
とったメモはできる限り当日中に整理し、議事録の作成にとりかかりましょう。

メモは自分だけの資料ですが、議事録は共有文書です。
また、会議では議論が前に戻ることもしばしばあります。
同じテーマに関する発言や決定事項をまとめ、誰が見ても理解できるように書くことが肝要です。

②5W1Hを明確にする

議事録のわかりやすさを高めるには、次の5W1Hを明確にしましょう。

  • When(いつ)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • Where(どこで)
  • How(どのように)

5W1Hが明記してあれば、会議の重要事項である決定事項やToDoもはっきりするので、議事録の目的である情報共有に貢献できます。

③無駄な情報は省いて簡潔に書く

会議では、同じ趣旨の発言が繰り返されることも珍しくありません。
実際に議事録を書く場合にはわかりやすさを優先し、同じ内容は1つにまとめましょう。

また、「です・ます」調の文章は長くなりやすいので、「だ・である」調で書くとすっきりした印象になります。

④適度に余白を残す

余白がなくぎっしりと文字で埋め尽くされた文書は、読みづらいものです。
見やすいデザインを意識して、議事録には適度に余白を設けましょう。

見た目の美しさが考慮され、文字と空白のバランスや文頭・文末の位置の整った議事録は読みやすく、内容も理解しやすいというメリットがあります。

⑤メンバーに共有する前に上司に提出する

議事録の目的は会議の内容を共有するためです。
しかし、できた議事録はすぐに共有するのではなく、必ず上司に提出し不備がないか確認してもらいましょう。

会議の決定事項を速やかに実行するため、議事録の作成にはスピードが求められます。
当日中に書き上げて上司に提出できるよう、努力しましょう。

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