なぜ複数のプロジェクト管理が失敗するのか？コツとツールを紹介！

複数のプロジェクトを任されると管理すべきタスクの数が増えて、混乱してしまいますよね。

「プロジェクトの全体が把握できずに頭が痛い…」

「プロジェクトの進捗が気になって夜も眠れない」といった悩みを抱えていませんか？

この記事は複数のプロジェクトを管理できるようにするために、次のことをお伝えします。

・複数のプロジェクト管理が上手くいかない理由
・複数のプロジェクトを管理するためのコツ
・複数のプロジェクトを管理するためのおすすめツール3選

複数のプロジェクトをうまく管理していきたい人は、ぜひ参考にしてください。

なぜ複数のプロジェクト管理がうまくいかないのか？

プロジェクトの数が増えると、数が多くなったタスクを把握できなくなったり、各プロジェクトの進捗状況を追えなくなったりすることから管理に失敗します。

ここでは、複数のプロジェクト管理がうまくいかない理由を解説します。

プロジェクト内のタスクを把握できていない

プロジェクトの数が増えるのと同時に、タスクの数も増えます。
タスクの数が増えることで現れる問題は、次の2点です。

①タスクが多すぎて関係性や繋がりが分かりづらい
②プロジェクトごとのタスクの優先順位が付けづらい

タスクの数が増えると、タスク同士の関係や繋がりが分かりづらくなり、管理するのが難しくなるのです。

たとえば、一連のプロセスを経て進行するようなタスクは、前段のタスクが完了したあとに、次のタスクが実行できることになります。

もしくは、2つ以上のタスクを同時に進める場合もあるでしょう。

以上の場合、タスク同士の関係を把握しておかないと優先順位を付けづらくなり、プロジェクトの予定に組み込むのが難しくなることも。

1つのタスクでトラブルが起こった際も、急な変更に対応できなくなります。

プロジェクトの進捗を追えていない

プロジェクトの数が増えると、各プロジェクトの進捗を追うのが難しくなります。

ひとつのプロジェクトを管理しているときは、常にひとつの予定表やメンバーに目を向けておけば問題ありませんでした。

ところが、プロジェクトが複数になると、管理すべき予定表やメンバーの数も、プロジェクトの数に応じて増加。
結果的に、整理すべき情報も増えて1人ではプロジェクトを管理できなくなるのです。

具体的には、次のような理由でプロジェクトの進捗を追えなくなります。

・差し迫った納期に追われて余裕がない
・トラブルに対応できていない
・スケジュール管理が難しい

納期やトラブル対応に追われるので、新たに発生した問題やタスクへの対応を考える時間の余裕が無くなることも。

結果的に問題を処理できずに、トラブルが増えるといった悪循環に陥る可能性があるのです。
次に、ここまで述べた原因を解消するためのプロジェクト管理のコツをご紹介します。

複数のプロジェクトを管理する5つのコツ

複数のプロジェクトの管理のコツは、次の通りです。

①タスクを洗い出して整理する
②プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する
③納期や進捗を可視化する
④コミュニケーションを密にしてトラブルを回避する
⑤プロジェクトのスケジュールを統合して管理しやすくする

詳しく解説します。

①タスクを洗い出して整理する

まずは各プロジェクトのタスクを洗い出して、整理しましょう。
タスクは互いに関係しあっているので、親子関係やプロセスを整理して分かりやすくしておくことが大切。

さらに、進行が滞ることで他のタスクにも影響が大きい重要なタスクもピックアップしておくと良いでしょう。

②プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する

プロジェクトの進捗率や進む速度への影響が大きいタスクを優先して終わらせるようにしましょう。

たとえば、納期が迫っている緊急度の高いタスクや、完了させることでプロジェクト全体の終了までの期間を短縮できるようなタスクは、優先して進めると良いでしょう。

プロジェクト全体が終了するまでの期間に影響のあるタスク同士をつないだラインを、クリティカルパスと言います。

クリティカルパス法といった管理手法をうまく使い、優先すべきタスクがすぐに分かる状態にすることをおすすめします。

③納期や進捗を可視化する

マネージャーだけでなくプロジェクトに関わるメンバー全員が、納期や進捗を簡単に確認できるように可視化しておくことも重要。

たとえば、ガントチャートを使ってプロジェクトチーム全体で納期や進捗を可視化すると、不備や修正点がある場合にチーム内で声掛けができます。

結果的に、納期をうっかり忘れるのを防いだり、トラブルを事前に防止できたりが可能です。
さらにプロジェクトの節目であるマイルストーンを設定して、定期的にミーティングを開催するのもおすすめ。

プロジェクト上の不備やミスに事前に気づけるでしょう。

④コミュニケーションを密にしてトラブルを回避する

プロジェクト内のコミュニケーションを密にして、トラブルを回避するのも大切です。

プロジェクトにおけるコミュニケーションは、報告や連絡、相談といった「報連相」が基本。

マネージャーがメンバーに報連相をすることを徹底させることも重要ですが、チーム内で報連相をしやすい雰囲気を作ることも大切です。

ミーティング以外でも、報連相でコミュニケーションをとれるプロジェクトチームを目指しましょう。

⑤プロジェクトのスケジュールを統合して管理しやすくする

最後に大切なのが、プロジェクトのスケジュールを統合して管理しやすくすることです。

スケジュールを統合させる際は、スケジュールやタスク、プロジェクトを管理するITツールをうまく使いましょう。

スケジュールを統合させることで、プロジェクト間の日程調整も容易になり、ミーティングのダブルブッキングといったミスも防げます。

複数プロジェクトの数だけスケジュールがあるので、ITツールを使ってリアルタイムにスケジュールの変更ができるようにしておくのも効果的。

プロジェクトメンバー内でリアルタイムに、スケージュールやタスクの管理をしたい場合は、プロジェクト管理ツールを使うと便利です。

次に、複数のプロジェクトを管理するような状況でも、複雑化したプロジェクト管理を簡単にできるようにするツールを紹介します。

複数プロジェクトを管理するのにおすすめなプロジェクト管理ツール3選

複数のプロジェクトや複雑なプロジェクトでも管理できるツールを3つ紹介します。

プロジェクト管理ツールを使って、複数のプロジェクトを成功させたい人は参考にしてください。

【Lychee Redmine】多機能で複雑なプロジェクト管理に最適

Lychee Redmineの特徴は次の通りです。

・直感的な操作性で使いやすいガントチャート
・タスクの進捗が分かりやすいカンバン
・報告に使えるプロジェクトレポート

Lychee Redmineには、ガントチャートの機能が豊富に備わっており、以下の内容が視覚的に非常にわかりやすく、把握しやすくなります。

・親子関係
・クリティカルパス
・マイルストーン

これにより、「タスクを把握できない」「進捗が追えていない」などのうまく行かない理由が改善されます。

また、人数無制限で何人でも無料で使えるフリープランも用意されているので、気軽に始めたい方にもおすすめです。

またプロジェクトレポートは、メンバー内の情報共有だけではなく、クライアントへの状況報告にも使えるでしょう。

プラン	1ユーザー/月額	チケット数	機能	容量
フリー	0円	5,000件まで	基本機能（一部対象外） カンバン	2GB
スタンダード	800円	無制限	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード	200GB
プレミアム	1,200円	無制限	スタンダードの機能 ＋ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM	1TB
ビジネス	1,800円	無制限	プレミアムの機能 ＋ プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能	1TB

【asana】シンプルで操作性が高いため人気

引用：asana

asanaの特徴は次の通りです。
・シンプルで使いやすい
・他のプロジェクトチームのタスクまで可視化できる
・投稿へのリアクション機能でメンバーの反応が分かりやすい

プロジェクト内のメンバーには、ITツールを使い慣れない人もいる場合があります。
そこで、シンプルで使いやすいのもプロジェクト管理ツールの特徴としては重要です。

また、手軽に使えるリアクション機能があることで、プロジェクトチーム内での意思疎通が促進されます。
結果的に、報連相といったコミュニケーションが活発になることでしょう。

【Wrike】メールやドキュメント管理もできる

引用：Wrike

Wrikeの特徴は以下の通り。

・ツール内でメールやドキュメント管理までできてプロジェクトの情報を網羅できる
・メンバーのタスクをタイムトラッキングして、完了までに要した時間がわかる

ひとつの管理ツール内でプロジェクトの情報を網羅できると、管理ツールを管理するための手間や時間を減らせます。

たとえば、パソコン上でいくつもアプリを開いて、見にくい画面になるよりも、ひとつのアプリだけを開けばプロジェクトの全てが分かるようになるとシンプルで分かりやすいです。

また、メンバーのタスクをタイムトラッキングできると、メンバーのリソースを把握しやすくなるので、メンバーへの的確なタスク配分が可能になるでしょう。

複数のプロジェクトを管理するコツを実践してみよう

管理すべきプロジェクトの数が増えると、プロジェクトの管理がうまくいかない理由は次の2点です。

・プロジェクト内のタスクを把握できていない
・プロジェクトの進捗を追えていない

以上の原因を回避するような対策を行えば、複数のプロジェクトでもうまく管理できるでしょう。
そして、複数のプロジェクト管理を成功させるためのコツは次の5つです。

・タスクを洗い出して整理する
・プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する
・納期や進捗を可視化するコミュニケーションを密にしてトラブルを回避する
・プロジェクトのスケジュールを統合して管理しやすくする

複数のプロジェクトを成功させるには、複雑なプロジェクト管理を簡略化するためのツールを使うのもおすすめです。

複雑なプロジェクトを管理するのに向いているツールは次の通りです。

・Lychee Redmine
・asana
・Wrike

中でもLychee Redmineは複数のプロジェクト管理に、特に向いてます。

なぜなら、タスクが増えても、優先度や担当者、期日をチケットとして管理できるので、マネージャーの負担を大幅に減らせるからです。

Lychee Redmineは無料プランをはじめ有料プランも30日間は無料で使えるので、複数のプロジェクト管理で苦労している人は、申し込んでみてはいかがでしょうか。