「プロジェクトがうまく回らない」

「PMOを立ててプロジェクトをより円滑に回したい」

このような考えをお持ちではありませんか。

近年、プロジェクトで成果を出すためにPMを補佐する役割であるPMOが広く知られてきています。

しかし、PMOの役割や意義をきちんと理解できている方はそれほど多くありません。

ここでは、PMOの重要性や役割について詳しく説明します。

プロジェクトのスムーズな進行に課題を感じている上役の方は、ぜひ参考にしてください。

PMOにはどのような役割がある?

PMOは『Project Management Office』の略で、プロジェクトマネージャーを補佐する役割を担います。

サービスやシステムが複雑化していくと、プロジェクトマネージャー1人でプロジェクトすべてをマネジメントするのは難しくなります。

小規模なプロジェクトであればPMのみでマネジメントするのも問題ありませんが、最近ではシステム開発の大規模化にともない、PMOを導入する現場が少なくありません。

PMOとPMの違いについて

PMOとPMは権限に違いがあります。

PMはプロジェクト全体を統括するのに対し、PMOは一部をマネジメントします。

つまり、PMOの役割はPMの支援であり、プロジェクトの体制としてはPMOがPMの下につく場合が多いでしょう。

例えば、いつも顧客に提出する書類の質が悪いという場合は、書類作成のみ支援してもらうためのPMOを設けることを検討します。

PMOを社内のリソースで立てるのが難しかったりコストに見合わなかったりする場合は、外部に委託するケースもあります。

PMOの必要性

多くの日本企業では、PMは社内で長く勤めている人材が起用されます。

PMがいればプロジェクトは進みますが、元々マネジメントのプロではない人物であるケースが少なくありません。

一方でPMOは特定の分野のマネジメントに特化したプロフェッショナルが務めます。

高いスキルを持ったPMOがPMを補佐することにより、量的にも質的にもしっかりサポートできます。

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PMOが担う役割の詳細

PMOはすべての役割を担いますが、こなす役割によって以下の名で呼ぶことがあります。

  • プロジェクトアドミニストレーター(PJA)
  • プロジェクトコントローラー(PJC)
  • プロジェクトマネジメントアナリスト(PMA)
  • プロジェクトマネジメントコンサルタント(PMC)

大規模なプロジェクトであればPMOを複数立てる必要があり、PMOの中でも役割が細分化されます。

それぞれの役割について以下表にまとめていますので、参考にしてみてください。

役割の呼称 役割の詳細
プロジェクトアドミニストレーター(PJA)

プロジェクトに関連して発生する以下のような庶務的な作業をします。

  • 資料作成
  • 進行管理
  • 情報の管理と共有
  • プロジェクトに必要なデータの収集と更新
プロジェクトコントローラー(PJC) PMが意思決定にあたって必要な情報を素早く得られるように環境を整備します。
プロジェクトマネジメントアナリスト(PMA) データをもとに、分析やプランニングのほか、PMへの提案やアドバイスを実施します。
プロジェクトマネジメントコンサルタント(PMC)
参謀としてプロジェクト全体を俯瞰し、PMのメンターや全体の統括などプロジェクトをリードしていきます。

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社内PMOと社外PMOそれぞれの役割は?

PMOは社内PMOと社外PMOに分けられる場合もあります。

それぞれについて解説します。

社内PMO

社内PMOは、プロジェクトの成功を支援するする社内のチームです。

プロジェクトの状況はもちろん、組織内に蔓延している課題を広く収集し、適切なプロジェクト戦略を考え提案します。

担当したプロジェクトが終了した後も、組織の成長に合わせて以下のような支援を続けます。

  • トレーニングの提供
  • イドラインの更新
  • ベストプラクティスの継続的な統一

よって、組織の長期的な成長を期待したい場合は、後に説明する社外PMOより社内PMOの方が適しています。

社外PMO

社外PMOを設立する場合は、PMをサポートするPMOを社外の代理店やコンサルティング会社に委託します。

社外PMOは顧客企業に対し課題のヒアリングを実施し、最適なプロジェクト戦略を提案します。

社内PMOと違い社外PMOはプロジェクトに必要となる業務の実行を担当したり、組織のサポートを継続して行なったりすることはありません。

しかし、社内にPMOを担当できる人材がいないときは、有力な手助けとなるでしょう。

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PMO のメリット

PMOのメリットは、PMの負担が軽減できることです。

PMの負担が減れば、PMは重要なタスクに専念できスムーズなプロジェクト運営につながります。

PMはプロジェクトの方向性について判断を任されますが、雑務に追われていてはその判断も誤ったものになってしまいます。

また、仮にPMが途中で辞めてしまってもPMOにプロジェクトのノウハウが残るため、社内にナレッジが貯まりやすくなるというメリットもあるでしょう。

PMOの具体的な役割・タスク3選

ここでは、PMOの具体的な役割やタスクを3つ紹介します。

最適なプロジェクト管理方法を導き出す

PMOは、プロジェクトの状況から最適な管理方法を決定し定着させる役割を担います。

こちらは、プロジェクト開始前に実施するのが一般的です。

例えば、プロジェクト管理・運用のルールを決めそれを文書化して公表します。

前もって公表しておくことで、皆の共通認識のもと管理ができるのでスムーズなプロジェクト運用が期待できるでしょう。

情報を共有する

情報が適切に共有されることは、プロジェクトの運用に欠かせません。

しかし、メンバーが自分のために情報を格納するとき、他のチームメンバーがどうやってその情報にアクセスするのかは考慮しないでしょう。

そこで、PMOは情報がスムーズに共有されるような体制を整える必要があります。

例えば、主要な情報がまとめられかつアクセスしやすい情報源を作成することが考えられます。

情報は資産なので、セキュリティ対策にもきちんと目を配りながらうまく共有される方法を模索することが重要です。

課題を管理して品質を保つ

プロジェクトの開始前に課題の管理方法を決め、全体に周知します。

この周知は単純に告知するだけでなく、誰がどのような基準で進捗のステータスを変更するのかなどプロジェクトメンバーの認識をきちんと合わせておくことが重要です。

例えば、プロジェクト開始前にプロジェクトメンバー全員が出席する会議の場を設けて、課題管理の方法について説明しましょう。

丁寧な課題管理が、後に作成される成果物の品質を保ちます。

PMOのスムーズな進行管理に役立つ管理ツール

プロジェクトのスムーズな進行にはプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

PMOが活用したいツールを3つ紹介します。

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Lychee Redmine(ライチレッドマイン)

Lychee Redmineは多種多様な業界で活用できるプロジェクト管理ツールです。

わかりやすいUIが特徴で、初心者の方でも難なく扱えるでしょう。

ガントチャートはオンラインでの使用のためリアルタイムであり、可視化が進みます。

また、リソースマネジメントの機能もあり、メンバーの稼働状況も一目で把握できます。

工数や稼働率を把握できれば、負担を分散させたり途中からの人員補充の判断も容易に可能です。

これにより、チームのパフォーマンスの最大化が期待できます。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス[無料トライアルはこちらをお試しできます] 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

Time Krei(タイムクレイ)

引用:Time Krei

Time Krei(タイムクレイ)は、グループウェアとプロジェクト管理をオンラインで一元管理できるツールです。

経営者と管理職、従業員の3者の視点から情報を管理・分析できます。

社員の業務進捗が把握できないというお悩みを持つ管理職の方も、Time Kreiを導入すればメンバーが予定している作業や工数を瞬時に把握可能です。

EVMなどの機能もあり業務コストの分析もしてくれるため、業務コストの削減にもつながります。

トライアルプランは無料で使えるため、まずは気軽にお試してみましょう。

Asana(アサナ)

引用:Asana

Asanaは、複数のプロジェクトを統括的に管理できます。

仕事の見える化が進むため、過剰な報連相に悩む現場にうってつけです。

進捗確認、作業スケジュール、ルーチンタスク管理など効率よくタスク管理できます。

G2 が発表したプロジェクト管理ツールランキングでは、Asanaは第1位を獲得と世界で認められています。

多様なアプリケーションとの連携も可能で導入しやすいツールです。

まとめ:PMOの役割を任せてプロジェクトを効率よく進めよう!

今回は、PMOについて重要性や役割などについて解説しました。

PMOはプロジェクトを円滑に進める上で重要な役割を担います。

必ず立てる必要はありませんが、大規模なチームやプロジェクトであれば立てることをおすすめします。

また、PMOの仕事をこなすためにはツールの利用がおすすめです。

Lychee Redmineはリアルタイムでメンバーの負荷状況が把握でき、マネジメントにも有用なプロジェクト管理ツールです。

ツールの導入を検討されている方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

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