業務の進捗管理を進めるポイントとは？おすすめのツール3選を紹介

円滑にプロジェクトを進めるには、正確な業務の進捗管理が重要です。

進捗管理がプロジェクトの成功のカギを握るといっても過言ではありません。

進捗管理がうまくいかないのは作業するメンバーではなく、管理者側の責任になることがあります。

この記事では進捗管理を行うメリットや効率的に進めるポイント、おすすめの進捗管理ツールをご紹介します。

進捗管理ツールを使って、スムーズなプロジェクトを管理をし成功に導きましょう。

業務の進捗管理とは

進捗管理とは、プロジェクトの各タスクの進捗度や作業状況と、作業計画とのずれを把握することです。

ミーティングにより各担当者が進捗を報告し、課題点を出したりスケジュールの変更や見直しをしたりします。

小規模な企業などでは、毎日個別で部下が上長に進捗を報告することもあります。

製造現場やシステム開発などを行うIT業界などで、品質管理の一種として進捗管理が行われることが多いです。
品質管理をおろそかにすると顧客からのクレームやシステム障害などを発生させ、損害を与える原因となることも。

そのため進捗管理を実施することは、信頼度の向上や売上の向上に重要です。

業務において進捗管理を行う3つのメリット

進捗管理を行うメリットは、以下の3つです。

・タスクの優先度を可視化できる
・早い段階で問題を解決しやすい
・横断的にスケジュールを管理できる

それぞれのメリットについてご紹介します。

①タスクの優先度を可視化できる

進捗管理を行うことで、目標やスケジュールや行うべきタスクが可視化でき、タスクごとの優先順位を明確にできます。

そのためプロジェクトでやるべきことの中からタスクを細分化させ、優先度の高いものから取り掛かることが重要です。

スケジュールやタスクが見える化することで、作業メンバーも次にやるべきことが明確になります。

プロジェクトによっては、作業工程が終了してからでないと次の工程に移れないということもあります。
そういったプロジェクトの場合は、設計の段階からタスクを明確にし、優先度を決めなければなりません。

②早い段階で問題を解決しやすい

ビジネスにおいて、問題の発生はつきものです。
プロジェクトの進捗管理では、問題に対して迅速かつ適切に解決しなければなりません。

問題が発生しているにも関わらず放置してしまうと、大幅な納期遅れにつながることもあります。
結果、プロジェクトが失敗し顧客からの信頼度が下がる可能性もあるため、早い段階での問題解決が重要です。

進捗管理はタスクごとの進捗状況や日々の業務内容がチーム全体で共有されるため、早期に課題に気づけます。

目標の未達成や、プロジェクトの失敗を回避できるようにしましょう。

③横断的にスケジュールを管理できる

プロジェクトには多くの人が関わり、大小異なるプロジェクトでは一つの計画として扱われることもあります。

それぞれのスケジュールの作業計画や作業工程を、横断的に管理しなければなりません。

また進捗管理は、スケジュールの遅延解消や問題解決にもつながります。

計画通りの作業時間の確保で十分か、作業メンバーに負担が大きくないかなど、コストを管理する際にも効果的です。

業務の進捗管理がうまくいかない4つの原因

進捗管理を行っていたとしても、スムーズにプロジェクトが進まないことがあります。

業務の進捗管理がうまくいかない原因は、主に以下の4つです。

・進捗率の認識の相違
・進捗率だけを見て管理してしまう
・各タスクが明確になっていない
・信頼関係の構築ができていない

それぞれの原因について、解説します。

①進捗率の認識の相違

タスクを細分化していない場合に、進捗率の把握があいまいになることがあります。
また思うように作業が進んでいないと、上司に悪い報告はできないという心理が働き、進捗率を高めに報告してしまいがちです。

進捗率の期待値や達成状況の設定を明確にしないと、進捗管理はうまくいきません。

主観で判断している場合は、進捗状況を正確に把握できずに温度感にも差が生じます。

さらに進捗の報告頻度が少ないと、認識のずれや深刻な遅れが発生する可能性もあるので注意しましょう。

②進捗率だけを見て管理してしまう

進捗率だけに頼ったマネジメントを行うと、進捗管理はうまくいきません。

数字として表れる進捗率も重要ですが、タスクがどこで滞っているかなどを確認することも大切です。

進捗率が90%でも、残り10%に工数がかかるケースもあります。
さまざまな理由でタスクが完了しないケースがあることを、認識しなければなりません。

③各タスクが明確になっていない

各タスクの内容や量が明確になっていない場合も、進捗管理が失敗する原因です。

プロジェクトを進めていく上でわかったタスク量と、想定していたタスク量が異なることはよくあります。

作業の計画にずれを生まないためにも、タスクは細分化させ作業メンバーにきちんと把握させることが重要です。
タスクが明確になっていると、次やるべきことがすぐにわかるため、待機時間のロスも生まれません。

④信頼関係の構築ができていない

管理者とメンバー、またメンバー間の信頼関係が築けていないことも要因です。

信頼関係が管理者とメンバーの間で築けていない場合、過度に細かい報告を求めたり、管理者自身が作業量を増やしたりなどの悪循環が起こることも。
不明点があっても聞けないスケジュールが遅れそうでも頼れないなどコミュニケーションに課題が生じることもあるでしょう。

業務の進捗管理を効率的に進めるポイント4つ

進捗管理を効率的に進めるには、以下の4つのポイントが重要です。

①タスクごとに管理者を設定する
②スケジュールを全員で共有する
③プロジェクトを細分化させる
④チーム間での意識を共有する

4つのポイントについて、それぞれ解説します。

①タスクごとに管理者を設定する

タスクごとの管理者を設定していないと、責任者が誰なのかあいまいになることも。
タスクごとに責任者を設定することで、責任の所在が明らかになり進捗管理がしやすくなります。

②スケジュールを全員で共有する

納期だけでなく、進捗管理に関わるスケジュールを作業メンバー全員で共有することが重要です。

ひとつの工程があとに続く工程すべてに影響すると分かれば、簡単には作業を遅らせられません。
スケジュールを全員で共有することで、効率が良くなり計画通りに作業を進めることができます。

③プロジェクトを細分化させる

プロジェクトを小さくタスク化し、スケジュール管理を行うようにしましょう。
細かく設定したタスクをひとつひとつ完了することで、全体の進捗率を正確に把握できます。

④チーム間での意識を共有する

プロジェクトの成功にはチームの間での信頼関係が重要です。
成功させるという共通意識を持つようにしましょう。

お互いに監視することで疑心暗鬼になるのではなく、多少の遅れは許容するという意識も大切です。

業務の進捗管理に利用できる主な方法

進捗管理を行う際に利用できる、主な方法は以下の3つです。

①日報
②ガントチャート
③進捗管理ツール

それぞれの方法について解説します。

①日報

日報を報告することで、費用をかけずにシンプルに進捗管理を行うことが可能です。

プロジェクトの進捗と日報を一緒に報告し、リーダーが進捗状況を把握します。

日報をメンバー間で共有することで、メンバー同士の進捗具合や何をしているかなどの把握もでき、困ったときに助け合うことも可能です。

②ガントチャート

ガントチャートはプロジェクトを効率的に進行するために作られた、作業計画と進捗状況を管理するための手法です。

横軸に時間、縦軸に作業内容を設定し管理します。
タスクごとの開始から完了までの情報を帯グラフで管理し、進捗具合を把握可能です。

具体的な進捗率を割り出せたり進捗共有も容易になったりと、メリットが大きいのが特徴です。

③進捗管理ツール

進捗管理ツールを活用すると、もっとも簡単に進捗管理が行えます。

リアルタイムでの進捗度の確認や、メンバー間での共有も可能です。

進捗管理専用に最適化されていることもあり、進捗管理に適したツールが多く用意されています。

入力作業が日報と比べ簡単で、効率的です。

Excelでも進捗管理をすることは可能ですが、進捗管理のために作られているわけではないため、専用のツールを活用したほうが効果的でしょう。

業務の進捗管理におすすめのツール3選

進捗管理には専用のツールを使うことが効果的であることがわかりました。

進捗管理におすすめのツール3つを紹介します。

①Lychee Redmine
②asana
③Wrike

①Lychee Redmine：多機能で大規模なスケジュール管理にも最適

Lychee Redmineは直感的に使いやすい操作性のガントチャートや、タスクの進捗がわかりやすいカンバンなど、進捗管理に適したツールが豊富です。

特にガントチャートではタスク同士の親子関係だけでなく、クリティカルパス、マイルストーンなどの把握もできます。

無料プランも用意されており、人数無制限で利用することができるので、プロジェクトチーム全員での利用も気軽に行うことができます。

プラン	月額料金	ユーザー数	チケット数	機能
フリー	0円	無制限	5,000件	タスク管理 カンバン ファイル共有
スタンダード	800円	無制限	無制限	タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有
プレミアム	1,200円	無制限	無制限	スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM

②asana：シンプル操作で使いやすいと人気

引用：asana

asanaはシンプルなデザインで使いやすく、ほかのプロジェクトチームのタスクまで可視化できます。

投稿へはリアクション機能を使って反応でき、ITツールに慣れていない人でも利用しやすいツールです。

報連相のようなコミュニケーションを活発に行えます。

③Wrike：メールやドキュメントの管理まで可能

引用：Wrike

Wrikeはメールやドキュメントの管理ができ、プロジェクトの情報をツール内で網羅できます。

ひとつのアプリ内ですべてが把握できるので、見やすい管理が可能。

タスクをタイムトラッキングでき、リソースの把握がしやすいのも特徴です。

的確にタスクの配分ができ、負担が偏らないようにできるでしょう。

業務の進捗管理にはツールを活用しよう

正確な進捗管理はプロジェクトを成功させるために重要で、タスクの可視化や問題の早期発見なども可能です。

信頼関係の構築ができていなかったりタスクが細分化されていなかったりすると、進捗管理がうまくいかない可能性があります。

効率的に進捗管理を行うために専用のツールを用いて、適切に管理してみましょう。

Lychee Redmineは大規模な進捗管理にも向いており、優先度や担当者の設定、期日をチケットとして管理できるなど、管理者の負担も大幅に減らせます。

スタンダードプランは30日間無料で利用できるため、効率的に進捗管理したいとお考えの方は、申し込みを検討してみてください。