「進捗管理をうまくするコツが知りたい」
「いろいろある管理ツールの特徴が知りたい」
このような悩みをお持ちではないでしょうか。

仕事において進捗管理がうまくできれば、さまざまな問題を未然に防ぎ、問題が発生しても早期に対応が可能になります。しかし、誰でも簡単にできる仕事ではないため、進捗管理するコツを知りたい方も多いのではないでしょうか。

この記事では、進捗管理を上手にするコツや進捗管理を大きくサポートしてくれる管理ツールについて詳しく解説します。

進捗管理を上手にしたい方や、管理ツールの導入を検討中の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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進捗管理の必要性

進捗管理は日々の業務やタスクが計画に沿って進んでいるか確認し、必要があればその都度修正していくことです。

進捗管理ができていなければ、プロジェクトがどこまで進んでいるかわからないため、予算以上のリソースが発生したりタスクの遅れが発生したりします。

逆に、進捗管理がしっかりとできていれば、多くの問題を未然に防げるため、とても重要な業務といえるでしょう。

では、具体的にはどのようなメリットが発生するのでしょうか。

ここからは、進捗管理をすることにより、発生するメリットを解説します。

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タスクの漏れを防ぐ

進捗管理することで、タスクの漏れを防ぐことが可能です。

プロジェクト進行にはとても多くのタスクがあるため、タスクが漏れてしまう可能性は常にあります。
タスク漏れが発生してしまうと、今の作業を止めて作業する必要も。

そのため、業務効率の低下や、最悪の場合にはプロジェクト全体の進行が止まってしまうかもしれません。

進捗管理をしっかりとすることで、タスクの漏れを防ぎ、スムーズに作業を進めることが可能です。

納期の遅れを防ぐ

進捗管理することで、納期の遅れを防止できます。

進捗管理していない場合、進捗状況がわからないため、気がつけば取り返しのつかないほどのスケジュールの遅れが発生している場合もあります。

また、急な問題が発生した際にも、進捗がわからなければ、適切な対応をすることは難しくなるでしょう。

納期の遅れはクライアントの信用低下につながるので、スケジュール通りに進捗管理することは、とても重要です。

問題が早期発見できる

プロジェクト進行において、まったく問題が発生しないプロジェクトはほぼありません。
しかし、進捗管理がしっかりできていれば、問題が発生してもすぐに発見ができます。

解決が遅くなるほど全体に与える影響は大きくなり、早く解決するほどプロジェクト全体に与える影響は少ないです。

進捗管理をしっかりできていれば、すぐに問題を発見できる可能性が高くなります。
その結果、プロジェクトのスムーズな進行ができるでしょう。

また、情報共有の仕組みを作り、複数の目で確認できるようにすれば、さらに問題が見つけやすくなります。

いつ問題が発生しても、すぐ対応できる体制を整えるためにも、進捗管理は必要です。

進捗管理の上手にするコツを4つ紹介

ここからは進捗管理を上手くするコツを紹介します。

紹介するコツは以下の4つです。

  • タスクを細かく分ける
  • こまめな進捗確認
  • 業務の見える化
  • 管理ツールの使用

それぞれ詳しく見ていきましょう。

タスクを細かく分ける

タスクを細かく分けることで、日々の進捗管理がしやすくなり、漏れが発生しそうなタスクもしっかり確認が可能です。

また、業務の整理もできるため優先順位をつける際にも有効です。

逆にタスクが大まかにしか分かれていない場合、業務が把握しにくくなり、細かいタスクの漏れや業務の確認漏れが発生します。

こまめな進捗確認

正確に進捗確認ができる体制でも、確認そのものをしていなければ意味はありません。

こまめに進捗確認し、いつも状況を把握していれば、問題が発生しても適切な対応をとれます。

特に、複数の人やチームが関わるプロジェクトでは状況がすぐに変わるため、こまめな進捗確認は重要です。

また、こちらからの確認だけではなく、担当者からも報告ができるように、朝礼や会議などの場を設定してみましょう。

業務の見える化

プロジェクト進行をスムーズにするためには、タスクやスケジュールの管理やリソース配分などの調整をいつも適切にすることが重要になります。

対応を適切にするためには、多くの情報を知っておくことが必要です。
しかし、頭の中だけで考えて対応していては整理しきれず、結果的に現場の混乱につながります。

ガントチャートやカンバンなどを使って進捗を見える化すれば、より正確な進捗を把握できます。

進捗を正しく知っていれば、適切な対応もしやすくなるため、業務の見える化は効果的です。

管理ツールの利用

進捗管理を上手くするためには、管理ツールの利用もおすすめです。

進捗の管理はExcelなどでも可能ですが、管理するためには複数の表が必要になります。

複数の表で管理した場合、タスクやスケジュールに変更があると、変更に関わるすべての表を1つずつ変更しなければなりません。

一方、管理ツールには、プロジェクト管理に必要な機能が1つのツールにまとめられています。

機能同士が連携している管理ツールも多く、1つの機能で変更した内容が、そのまま他の機能に反映されるため便利です。

プロジェクトメンバーへの情報共有もしやすくなり、進捗管理を大きくサポートしてくれます。

進捗管理に役立つツール7選

ここからは、進捗管理に役立つおすすめの管理ツールを紹介します。

紹介する管理ツールは以下の7つです。

  • Lychee Redmine
  • Trello
  • Asana
  • jooto
  • Googleスプレッドシート
  • Stock(ストック)
  • Backlog

詳しく見ていきましょう。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは7,000以上もの導入実績を持つプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやカンバン、タスク管理など、プロジェクト管理に必要な機能を多く備えております。
そのため、規模を問わず、さまざまなプロジェクトに対し柔軟に対応が可能です。

ツールの操作もドラッグ&ドロップで直感的にでき、IT知識に不安のある方でも問題ありません。

サポート体制やセキュリティ面など、機能以外も充実しており、誰でも安心して使うことのできる管理ツールです。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム[★一番人気] 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

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Trello

引用:Trello

Trelloは機能性、拡張性に優れたプロジェクト管理ツールです。

タスクの管理方法に「カンバン方式」を採用しており、付箋を貼る感覚で直感的に管理できます。

必要な情報が1つにまとめられているので、とても見やすい点も特徴です。

無料のプラグインも多くあり、自分のプロジェクトにあわせてカスタマイズもできます。

また、Googleやslackなどのツールとも連携が可能で、既存のワークフローに組み込みやすいのも魅力といえるでしょう。

基本の機能はすべて無料で使え、利用人数に制限もないため、費用を抑えたい方には特におすすめの管理ツールです。

Asana

引用:Asana

Asanaは世界195か国で利用されているプロジェクト管理ツールです。

Asanaは状況が一目でわかる「ボード方式」でタスクを管理しており、全員が常に進捗を知ることができます。

ボード方式が見にくい場合でも簡単にカンバン方式やカレンダー方式、ガントチャート方式に表示を変えることも可能です。

また、Asanaの大きな特徴として200以上のアプリと連携できる点があげられます。

15名までであれば、無料のプランも用意されていますので、気になる方はぜひお試しになってください。

jooto

引用:jooto

jootoはシンプルな操作性が特徴のプロジェクト管理ツールです。

シンプルな操作性ですが、必要な機能は備わっており、複数のプロジェクトでも1つのダッシュボードで管理ができます。

ツールの導入~定着までのサポートを徹底的にサポートしてくれるため、使いやすさも相まって、とても導入のしやすいツールといえるでしょう。

4名までは無料で使えるので、気になる方は1度使ってみてはいかがでしょうか。

Googleスプレッドシート

引用:Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートはクラウドで使える表計算ソフトです。

プロジェクト管理に特化したツールではないため、進捗管理表を作成する必要があります。

しかし、進捗管理用のテンプレートや、「Projectsheet Planning」というアドオンを使えば、比較的簡単に表を作成できます。

Googleスプレッドシートは、完全無料で使える点が大きな特徴です。

また、すでにGoogleスプレッドシートを使っている企業も多くあるため、導入がとても簡単な点も魅力といえるでしょう。

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Stock(ストック)

引用:Stock

Stockはタスク管理と情報共有に優れた管理ツールです。

とてもシンプルなツールとなっており、IT知識がまったくなくても誰でも簡単に使えるのが特徴です。

Stockのノートという機能を使えば、テキストや画像、ファイルを簡単に共有ができます。

また、共有した内容はノートに紐づけてタスクとしても管理が可能です。

シンプルで誰にでも使いやすいツールが欲しい方にはおすすめのツールです。

Backlog

引用:Backlog

Backlogは多くの機能を備えた管理ツールです。

基本的な管理機能にくわえ、バグ管理機能や課題管理など、さまざまな機能が揃っています。
そのため、ソフトウェア開発や広告代理店など、幅広い業種の進捗管理に利用されています。

また、多機能ではありますが、ツールに慣れていない人でも使いやすいよう導線が整備されているので、安心して使える点も魅力です。

すべての有料プランが30日間無料で使えますので、気になる方は1度試しに使ってみてはいかがでしょうか。

進捗管理を上手におこない業務をスムーズに進めよう

仕事で進捗管理を上手にするコツについて解説しました。

進捗管理は計画に沿ってプロジェクト進行ができているか確認する業務です。

進捗管理が上手くできれば、タスクの漏れ防止や問題の早期発見が可能になり、結果的に納期の遅れを防げます。

しかし、進捗管理はとても多くの情報を扱うため、簡単にできるものではありません。

プロジェクト管理ツールを導入すれば、進捗管理に必要な情報を一つで管理できるようになります。
そのため、チャートや表を別に管理するよりも、業務量の大きな改善が可能です。

ぜひ今回紹介した管理ツールを参考にして、プロジェクト進行に役立ててください。

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