プロジェクト管理手法 
ものづくりの工程管理や進捗把握をするのに役立つ工程管理表。複雑化する工程を管理し、業務の効率化やトラブル・納期遅れの防止などに適しています。
しかし、作成にあたってどのようなポイントを押さえれば良いのか、スケジュール管理に役立つのかなど多くの疑問があるはずです。
本記事では、工程管理表の概要からExcelやツールを活用した作成方法も紹介します。
本記事を読めば、適切なリソース分配ができるようになり、プロジェクトをスムーズに進めるための準備までできるはずです。
工程管理表とは？【ものづくりの工程を管理する表】
工程管理表は作業工程を管理しやすいように可視化したものを指します。一般的にものづくりの工程は複数に分けられ、複雑に絡み合います。そのため、工程全体を把握し、管理することは非常に困難です。
以下のような一連の流れを可視化することで、作業工程を把握できるほか「いつからいつまでに、どの作業を行うか」を明確にできます。
- 原材料の調達
- 在庫管理
- 人員の確保
- 製品の加工・検査・出荷
また、工程管理表はExcelや専用のツールなどを活用し、ガントチャート形式で表現する場合がほとんどです。なお、ガントチャートはプロジェクトの作業工程や進捗状況を管理するための表を指します。
多くの人員が関わるプロジェクトや製造工程などでは、工程管理表は円滑なプロジェクト遂行と一定の品質担保に不可欠なツールです。
工程管理表の必要性
前述の通り、工程を可視化するのに役立つ工程管理表ですが、品質の担保や、作業の効率化につながるなど、他にも多くの利点があります。
必要性について把握し、自社の課題を解決できるかをチェックしていきましょう。
納期の遵守につながる
工程管理表を活用する事で、いつまでにどの工程を終わらせれば良いのかが明確になるので、納期遅れ防止につながります。
例えば納期が遅れる原因として、リソース不足や資材の欠品、製造の指示が不適切な場合が挙げられます。また、生産計画が機能していないと即時に変更対応ができず、更新を忘れてしまい適切な指示が出せない場合も珍しくありません。
多くの場合、作業工程の見える化ができてないために起こり得る事象のため、適切な表を作成できると納期の厳守に役立ちます。
万が一、予定が遅れても適切な表なら、早く対処ができます。早い段階で予定の納期が遅れる旨を取引先に伝えられるので、信頼低下も少なくすみます。
作業の効率化になる
作業工程の見える化ができれば、プロジェクトの全体像が一目でわかるようになるので、作業の効率化につながります。人員を削減できる工程や作業の洗い出し、メンバーとの共通認識を持てたりと作業効率改善に向けた課題が明確になるのです。
プロジェクトの工程を効率化できればリードタイムを短縮できるため、他の作業にリソースを回すことにもつながります。無理のないスケジュールで運用ができれば、品質担保の面でも有用です。
無駄な工程・人件費を減らしコスト削減になる
可視化により時間や人員配置などを明確にできるため、無駄を省くことが期待できます。
例えば、時間をかけなくて良い工程を洗い出し、排除できれば、別の工程にリソースを割くかどうかの判断が可能です。さらに、一つの工程に多くの人員を配置していることがわかれば、人件費の削減も期待できます。
また、適切な材料の管理もできるため、必要以上に材料を発注してしまう可能性も減らせます。
工程管理表の種類
工程管理表の主な種類を3つ紹介します。
形式によって得意不得意があるので、自社のプロジェクトに向いているかどうかを検討しながら読み進めてみてください。
ガントチャート形式
作業内容を縦軸に、進捗状況を横軸に示したものがガントチャートです。以下のような内容を記載するので、プロジェクト全体を俯瞰して見れます。
- タスクをいつからいつまでやるのか
- タスクが終わったら次は何をやるのか
- 誰がそのタスクをやるのか
- 進捗はどうなのか
プロジェクトの開始から終了時までのスケジュール・タスクを視覚的に把握できるので、優先順位や粒度を整理するのにも役立ちます。
また、トラブル発生時の原因の特定がしやすい形式です。そのため遅延への対処が早くでき、納期遅れの防止にもつながります。
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バーチャート形式
バーチャートは、縦軸に作業内容、横軸に作業の日数を棒状に示したものです。そのため、タスクの「開始日・所要日数・終了日」が容易に把握できます。
プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に確認したい場合に向いている形式です。
なお、前述のガントチャートとの主な違いは以下の通りです。
- ガントチャート：進捗状況の把握がしやすい
- バーチャート：日時をもとに必要日数の把握がしやすい
バーチャートは作成が簡単ですが、タスクの進捗管理には不向きな形式です。複雑なプロジェクトでの活用を検討しているなら、前述のガントチャートの方がおすすめできます。
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グラフ形式
グラフ形式は縦軸に進捗を示し、横軸に日時を記載する形式になっており、曲線の表で表現されます。前述のガントチャートとバーチャートを組み合わせ、グラフで表した工程管理表をイメージしましょう。
作業予定と進捗を一目で確認できるので、関連を把握しやすい特徴があります。
作業の進捗の変化を細かく把握できる一方で、時間の経緯に沿って進捗を管理するため、全体を把握しにくいデメリットが挙げられます。
そのため基本的には、前述のガントチャートやバーチャートが扱いやすくおすすめです。
工程管理表を作成する2つの方法
工程管理表を作成する方法を2つ紹介します。Excelとツールを活用した方法を紹介しつつ、メリットやデメリットについても解説していきます。
Excelで作成する方法
どの企業でも広く使われているオフィスシリーズなので、使い慣れている場合は比較的容易に工程管理表を作成できます。
Excelで作成する主なメリットは以下が挙げられます。
- すでにソフトを導入している場合は、導入コストが抑えられる
- 社内でのファイル共有が簡単にできる
- 普段の業務で扱っている場合が多いため、扱う人を選ばない
また、前述したガントチャートとバーチャートはExcelとの相性が良い点も挙げられます。
一方で、複雑なファイルになると作成者以外がメンテナンスできなくなる可能性があるほか、いちから作成できる人材が必要になるデメリットがあります。
ツールで簡単に作成する方法
工程管理表を簡単に作成できるツールなら、前述のExcelのようにいちから作成する必要がありません。
Excelと比較すると導入コストがかかる点が主なデメリットですが、以下のようなメリットが挙げられます。
- 情報の更新漏れの対策になる
- 情報の反映や共有をスムーズにできる
- 最新の状況をリアルタイムに共有できる
また、使いやすいツールであれば直感的な操作ができるので、導入後に浸透しやすいです。
ツールの活用は上記のように様々なメリットがあり、プロジェクト全体の生産性向上につながります。
工程管理表の作り方とコツ
工程管理表の作り方とコツを紹介します。工程管理表をやみくもに書き起こしてしまうと、関係者に伝わりにくく、非効率な表になる可能性があります。
業務の効率化や遅延防止などを実現するためにも、どのようなポイントを気にして行けば良いかチェックしながら読み進めてみてください。
作業工程を区分する
工程管理表を作成する際は作業工程を区分します。実際の作業工程とかけ離れていると工程管理表が機能しなくなるため、実際の作業を正確に洗い出す必要があるのです。
例えば、工程が重なる場合は、作業場所や製造場所ごとに分けたりします。また、検査などの中間作業がある場合も区分します。
作業内容や製造場所ごとに正確に区分することで、進捗状況を管理しやすくなるのです。
工程管理表を作成する際は、関係者とも協力してできるだけ作業を正確に区分していきましょう。
工程ごとの期間と担当者を設定する
作業工程から逆算し、工程管理表を作成していきます。作成する際は以下のように全体のバランスを保つことがポイントです。
- 過剰な負担になっている工程はないか
- 適切なリソースを割り当てられているか
- タイトなスケジュールではないか
また、特定のメンバーに複数のタスクが偏る場合は、あらかじめ優先順位を共有しましょう。
工程ごとの期間と担当者を正確に設定できれば、遅延を未然に防ぐことができます。
わかりやすい表にする
工程管理表は誰が見てもわかりやすい表にしましょう。
複数の関係者が工程管理表を確認し作業を進めますが、専門用語を多用したり、理解しにくい文章になっていたりすると、わかりにくい表になってしまいます。
また、記入方法や色分けが統一されていないのも、わかりにくさの原因です。余計な工数がかかるほか、最終的には運用されない事態になりかねません。
関係者に過剰な情報を与えないためにも、統一性を持たせてシンプルな工程管理表を作成するように心がけてください。
工程管理表におすすめのツール「Lychee Redmine」
Lychee Redmineはガントチャート工程表が作成できるツールです。
視認性が高く、プロジェクトの全体像や進捗状況を容易に把握できます。ガントチャートを初めて扱う場合でも直感的な操作ができるのもポイントです。
また、Excelなどの管理ツールでは使い方が統一されず、正確な情報把握が困難になりがちです。Lychee Redmineであればプロジェクト全体の情報を一元管理できるほか、作成者ごとのフォーマットの違いなどの属人性を解消できます。
工程管理表の作成を検討している方で、できるだけ工数をかけずに導入したいと考えているなら、サポート体制も整っているLychee Redmineにご相談ください。
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まとめ｜工程管理表でプロジェクト管理をしよう
工程管理表は、プロジェクトや製造工程などの計画・進行・管理を効率的に行うのに役立つ表です。業務の効率化や遅延の原因になりそうな工程がわかりやすくなり、プロジェクトをスムーズに進められます。
しかし、Excelなどでいちから作成する場合、工数がかかるほか進捗をリアルタイムで更新できず非効率な運用をしてしまう可能性があります。
工程管理表の作成をスムーズに行うためには、Lychee Redmineのようなツールの活用がおすすめです。
Lychee Redmineは、工程管理表に適しているガントチャートになっており、操作性も良いため、導入後の学習コストの削減も可能です。
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