マイルストーンは長期的なプロジェクトで、標石の役割を果たす中間目標を意味します

そんなマイルストーンについて、「一体どんな役割を果たすのか?」「どのように設定するの?」とお悩みではないでしょうか。

本記事では、マイルストーンの意味を解説しつつ、活用するメリット・設定方法を紹介します。

中長期のプロジェクトを成功させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

マイルストーンの意味とは?

マイルストーンは本来、鉄道・道路などの中間地点に置かれる標石を表す言葉です。
1マイル(mile)の間隔で標石(stone)を置いていたことから、マイルストーンと名付けられました。

では、ビジネスシーンで使われるマイルストーンは、どのような意味を持つのでしょうか。

本章では、ビジネスシーンにおけるマイルストーンの意味を紹介します。

ビジネスシーンにおけるマイルストーンの定義

ビジネスシーンで耳にするマイルストーンは、プロジェクトの中間地点や節目を意味します

たとえば、Webサイトを構築するプロジェクトの場合、下記の作業の終了タイミングがマイルストーンとして設定されます。

  • 要件定義
  • サイト設計
  • デザイン制作
  • 実装
  • リリース

一般的には、最終目標を見失いやすい中長期プロジェクトや規模の大きなプロジェクトで用いられます。

マイルストーンを設定することで、ゴールを視認しやすく、プロジェクトの方向性を保ちやすくなるのです。

マイルストーンとスケジュールの違い

マイルストーンと意味を混同しがちな用語に「スケジュール」があります。

先述のとおり、マイルストーンはプロジェクトの中間地点や節目を表すのに対し、スケジュールは工程や作業日数を表す管理方法です。

つまりマイルストーンは、スケジュールに内包されるひとつの要因に過ぎません。

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マイルストーンの活用例

マイルストーンが活用されるのは、下記のような中長期に及ぶプロジェクトです。

  • システム開発
  • 新製品の開発
  • ビル・橋などの建設

システム開発や新製品の開発は、プロジェクトが長期に及ぶ傾向があります。
そのため、主要な工程ごとにマイルストーンを設置し、プロジェクトの方向性や進捗を管理します。

ビル・橋の建設などメンバーが多いプロジェクトでは、チームごとの統制管理が困難です。
したがって、節目となる期日にマイルストーンを設けるケースが多くみられます。

プロジェクト管理でマイルストーンを利用する4つのメリット

プロジェクト管理にマイルストーンを活用するメリットは、下記の4つです。

  1. プロジェクトを管理しやすくなる
  2. モチベーションの維持・向上
  3. 軌道修正ができる
  4. タスク漏れの防止

上記4つのメリットを、順に紹介します。

1.プロジェクトを管理しやすくなる

マイルストーンを設定すると、中長期プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなります

中長期のプロジェクトや規模の大きなプロジェクトは、不確実なことが多く正確に管理することが困難です。

たとえば、予期せぬトラブルの発生や、顧客の要望変更などです。
マイルストーンを設定していなければ、トラブルの影響がプロジェクト全体に波及する恐れがあります。

一方マイルストーンを設定しプロジェクトを細分化した場合は、タスクの消化ペースや通過すべき目標を把握しやすくなります。

万が一トラブルが生じた場合でも、マイルストーンごとに修正できるため、後工程への影響を最小限にとどめられます

2.モチベーションの維持・向上

マイルストーンを設定すると、プロジェクトメンバーのモチベーション向上が期待できます。

理由はゴールを視認しやすく、作業を進める中で達成感や推進感を感じやすいためです。

中長期に及ぶプロジェクトは、まるで終わりの見えないマラソンを続けるようなものです。
現状どれほど進んでいるのか、残りどれほどの工数が残っているのかを認識しづらく、モチベーションの低下を引き起こします。

モチベーション向上につながるといわれる達成感は、プロジェクトが終了するまで得られません。

一方、マイルストーンを設定した場合、メンバーが現状を把握しやすく、残りの工数も推測しやすくなります

マイルストーンを通過するたびに達成感を得られるため、プロジェクトメンバーのモチベーション向上が期待できます。

3.軌道修正ができる

マイルストーンの設定は、プロジェクトの軌道修正や振り返りにも効果的です。

プロジェクトを進めるうえで、所定の期日までにマイルストーンを通過できたか否かで、現状を瞬時に把握できます。

万が一期日までに通過できていない場合は、これまでの作業時間を振り返り、スケジュールを修正します。
つまり、プロジェクト達成までの間で、何度も振り返り・軌道修正を繰り返せるのです。

中長期プロジェクトでは、期日までに目標を達成することばかりを意識しがちです。

しかし、マイルストーンを活用することで、目標達成のみならず達成までのプロセスをも最適化できます。

4.タスク漏れの防止

中長期プロジェクトで生じやすいタスク漏れを防止できる点も、マイルストーンならではのメリットです。

中長期プロジェクトでタスク漏れが生じる一番の原因は、視野が広すぎるあまり細かなタスクを考慮しきれないためです。

たとえば、1ヶ月の業務予測を立てるよりも、1週間のほうが予測を立てやすいでしょう。
これは、プロジェクト管理でも同様です。

マイルストーンを設定した場合、プロジェクトを中間地点や節目単位で捉えられるため、細かなタスクを洗い出しやすくなります。

また、タスクの順番を考慮する際も、より精度の高い計画が立てられるため、効率的に作業をこなせるでしょう。

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ガントチャートを使ったマイルストーンの設定方法

マイルストーンの設定時は、プロジェクト全体をつかめるガントチャートの活用がおすすめです。

ガントチャートとは、プロジェクトにおける各作業の担当者・内容・期日を、視覚的に示した表のことです。

一目でプロジェクトの全体像を把握できるため、マイルストーン設定時に役立ちます。

ガントチャートを使ったマイルストーンの設定方法は、下記の3ステップです。

  • ガントチャートを作成
  • ガントチャートにマイル
  • タスクを振り分ける

上記3手順を順に紹介します。

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ステップ1.ガントチャートを作成

まずおこなうのは、ガントチャートの作成です。

ガントチャートの作成時には、下記の2つが必要です。

  • プロジェクトの期限
  • タスクの洗い出しと担当者設定

プロジェクトの期限に、納品日を設定する方もケースが多いでしょう。

しかしプロジェクトの期限と納期を同日にすると、トラブルや作業ミスが生じた際に、納期遅延を引き起こす恐れがあります。
不測の事態にも備え、プロジェクト期限と納品日に余裕を持たせるのがおすすめです。

さらに、タスクの洗い出しでは、タスク間の関係性や粒度に注意が必要です。

たとえば工程Aが完了しないと、工程Bへ進めないケースがあります。
これは2つのタスクが1セットとなっているため、ガントチャートの色を変えるなどして視認できるようにするとよいでしょう。

またタスクを細分化しすぎた場合は、管理工数が増えます。
類似するタスクはあえて細分化せず、まとめておくのが効果的です。

ステップ2.ガントチャートにマイルストーンを書き込む

ガントチャートでプロジェクトの全体像をつかめたら、マイルストーンを設定します。

先述のとおり、マイルストーンの設定位置はプロジェクトの中間地点や節目です。

下記のような、重要度の高い地点に配置しましょう。

  • 要件定義
  • サイト設計
  • デザイン制作
  • プロジェクト完了期限の中間

場合によっては、工程ごとのつながりが強く、マイルストーンを設定できないことも考えられます。

その場合は、期日に対してマイルストーンを設定するのがおすすめです。

完了期限が半年のプロジェクトで、1ヶ月ごとにマイルストーンを設置するなどです。

プロジェクトの特性を踏まえ、適量適所に設定しましょう。

ステップ3.タスクを振り分ける

最後に、先ほど洗い出したタスクを、マイルストーンごとに振り分けます。

各マイルストーンに中間目標を設定しておくと、タスクの割り振りがしやすくなります。

また、マイルストーンで区切った期間内に、バッファを設定しておくとよいでしょう。
バッファとは、作業工数の遅れやトラブルをカバーするための予備期間のことです。

プロジェクト推進において、不測の事態はつきものです。
プロジェクト全体に影響を及ぼさないためにも、バッファを設定することをおすすめします。

マイルストーンが使えるおすすめツール3選

マイルストーンが使えるプロジェクト管理ツールは、数多くあります。

本章では、中でも操作性・機能面に優れた下記3つのツールを紹介します。

  • Lychee Redmine
  • Brabio
  • Asana

料金プランも併せて紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

Lychee Redmine

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Lychee Redmineは、機能性に優れたプロジェクト管理ツールです。

マイルストーンやガントチャートをはじめ、工数リソース管理やコスト管理にも対応しています。

各機能が緻密に連携しており、入力データはリアルタイムに反映されます。

また、Lychee RedmineのUIは、シンプルで操作性に優れたものです。
ツールやシステムを使い慣れていない方でも、直感的に操作できます。

30日間の無料トライアルが用意されているため、まずはお気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

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引用:Brabio

Brabioは、クラウドのプロジェクト管理ツールで3年連続NO.1のシェアを誇るツールです。

初心者でも手軽にガントチャートを作成でき、プロジェクトの達成率やタスクのつながりを管理できます。

また、カレンダーやグラフ、Excelファイルなど、さまざまなデータ出力が可能です。

5人までなら無料のフリープランが用意されているため、気になる方はぜひ試してみましょう。

プラン月額マイルストーン設定容量
無料プラン無料50MB
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プラン4013,200円1GB
プラン5016,500円1GB
ミッドレンジプラン33,000円〜1GB

Asana


引用元:Asana

Asanaは、外部サービスとの連携が魅力のプロジェクト管理ツールです。

GoogleサービスやSlackなど、全200種類にも及ぶビジネスツールとの連携が可能です。

プロジェクトの状況をメンバーへ瞬時に共有できるため、モチベーションの向上につながるでしょう。

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プラン料金(月額)メンバー数マイルストーン設定ワークロード機能
ベーシック無料15人まで不可
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マイルストーンを活用して中長期プロジェクトを適切に管理しよう

本章では、マイルストーンの意味を解説しつつ、活用するメリット・設定方法を紹介しました。

ビジネスシーンにおけるマイルストーンは、プロジェクトの中間地点や節目を意味します。

マイルストーンを活用し、管理が難しい中長期プロジェクトを適切に管理しましょう。

マイルストーンの設定やガントチャートの作成には、機能性・操作性が高いLychee Redmineがおすすめです。

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