プロジェクト計画書とは？構成要素を解説【無料テンプレートも】

「プロジェクトを成功に導くためには、適切な計画が必須です。しかし、具体的な計画書の作り方や活用法が分からないと感じていませんか。プロジェクト計画書は、計画の内容を具体化し、プロジェクトを成功に導くための重要性の高いものです。

本記事では、プロジェクト計画書の基礎知識・具体的な構成要素・各種テンプレートなどを解説します。 IPAが推奨するテンプレートの活用方法や、プロジェクト失敗を回避するためのポイントなども、あわせてご覧ください。

プロジェクト計画書とは？

プロジェクト計画書は、プロジェクトを成功に導くための指針となるものです。プロジェクトの目的・範囲・スケジュール・予算・必要なリソースなどを明確に定義し、関係者間で共有することで、プロジェクトの進行を円滑に進める役割を果たします。

プロジェクト計画書作成の目的

プロジェクト計画書を作成する、主な目的は以下の3点です。

• 目標達成までの道筋の明確化：プロジェクトの目標を達成するために、どのようなステップを踏むべきかを具体的に示す。道筋の明確化により、プロジェクトチームは迷うことなく、効率的に作業を進行できる。
• 関係者間の認識統一：プロジェクトの目的・範囲・スケジュールなどの関係者間共有により、認識のずれを防ぎ、スムーズな連携を促進する。プロジェクトチームだけでなく、ステークホルダーや他部署のメンバーへの情報共有にも役立つ。
• リスクの特定と対策：プロジェクトの進行を妨げる可能性のあるリスクを事前に特定し、対策を講じることで、問題発生時の影響を最小限に抑える。

計画書は、計画段階だけでなく、プロジェクト進行中も継続的に活用されます。当初の計画との差異を把握し、必要に応じて修正を加えることで、プロジェクトを常に最適な状態に保てます。

プロジェクト計画書の必要性

プロジェクト計画書は、プロジェクトの成功に不可欠な要素です。計画書がない場合、以下のような問題が発生する可能性があります。

• 方向性の不明確さ：プロジェクトの目標が曖昧になり、チーム全体の方向性が定まらなくなる。
• リソースの浪費：無駄な作業や重複作業が発生し、時間やコストが浪費される。
• コミュニケーション不足：関係者間の情報共有が不足し、誤解や認識のずれが生じる。
• リスクへの対応遅延：予期せぬ問題が発生した場合、迅速かつ適切な対応が困難になる。

プロジェクト計画書は、上記の問題を回避し、プロジェクトを成功につなげる存在です。

プロジェクト計画書と他の計画書との違い

プロジェクトには、プロジェクト計画書の他にも、様々な計画書が存在します。以下は、プロジェクト計画書とその他の計画書の主な違いです。

計画書の種類	主な内容	プロジェクト計画書との関係
スコープ管理計画書	プロジェクトの範囲を定義し、管理する方法	プロジェクト計画書の一部として、プロジェクトの範囲に関する情報を提供する
スケジュール管理計画書	プロジェクトのスケジュールを作成し、管理する方法	プロジェクト計画書の一部として、プロジェクトのスケジュールに関する情報を提供する
コスト管理計画書	プロジェクトの予算を作成し、管理する方法	プロジェクト計画書の一部として、プロジェクトの予算に関する情報を提供する
リスク管理計画書	プロジェクトのリスクを特定し、対応する方法	プロジェクト計画書の一部として、プロジェクトのリスクに関する情報を提供する
コミュニケーション管理計画書	プロジェクトの関係者とのコミュニケーションを計画し、管理する方法	プロジェクト計画書の一部として、プロジェクトのコミュニケーションに関する情報を提供する

プロジェクト計画書は、上記の個別の計画書をまとめてプロジェクト全体を包括的に管理するための、より上位の計画書であると言えます。

プロジェクト計画書を構成する10個の要素

プロジェクト計画書には、プロジェクトの全体像から詳細な実行計画まで、必要な情報が網羅的に含まれていなければなりません。プロジェクト計画書を構成する主な要素は、以下の10項目です。

項目	詳細
プロジェクト概要	プロジェクトの目的・背景・目標を簡潔にまとめたもの。プロジェクトを実行する必要性や、目指すべき成果などを明確に記述する。プロジェクトの全体像を把握するための重要な要素。
目標設定	プロジェクトの成功を測るための具体的な目標を設定する。目標は、SMART（Specific・Measurable・Achievable・Relevant・Time-bound）の原則に従って設定するのが一般的。
スコープ定義	プロジェクトの範囲を明確に定義する。プロジェクトで何を行い、何を行わないのかを明確化し、プロジェクトの範囲が拡大するのを防ぐ。スコープ定義は、プロジェクトの目標達成に必要な作業を特定し、不要な作業を排除するために必要。
タスク管理計画	プロジェクトを構成するタスクを洗い出し、それぞれのタスクの担当者・期限・必要なリソースなどを明確化する。タスク管理計画は、プロジェクトの進捗を管理し、遅延を防ぐために不可欠。
スケジュール	プロジェクトの開始から完了までのスケジュールを作成する。タスクの依存関係を考慮し、クリティカルパスを特定することで、プロジェクト全体のスケジュールを最適化する。ガントチャートなどで可視化すると、スケジュール管理が容易。
資源計画	プロジェクトに必要な資源（人材・設備・資金など）を明確にする。資源の調達方法・割り当て・管理方法などを計画し、プロジェクトの資源不足を防ぐ。
リスク管理計画	プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを特定し、それぞれのリスクの対策を計画する。リスクの発生確率・影響度を評価し、優先順位をつけて効果的にリスクを管理する。
コミュニケーション計画	プロジェクトの関係者間のコミュニケーション方法を明確にする。コミュニケーションの頻度・手段・担当者などを計画して、情報共有を円滑にし、誤認識を防ぐ。
品質管理	プロジェクトの成果物の品質を確保するための計画を立てる。品質基準・品質保証の方法・品質管理の責任者などを明確にしてプロジェクトの品質を維持する。
承認プロセス	プロジェクトの各段階で必要な承認手続きを明確にする。承認のタイミング・承認者・必要な書類などを定義して、プロジェクトの意思決定プロセスを円滑にする。

Excel/Word/PPT形式別|プロジェクト計画書テンプレート

プロジェクト計画書の作成を効率化するために、様々な形式のテンプレートが提供されています。本章では、代表的なExcel・Word・PPT形式のテンプレートの特徴と活用方法を解説します。

データ分析と進捗管理に最適「Excelテンプレート」

Excelテンプレートは、数値データや進捗状況の管理に強みを発揮します。ガントチャート形式によるスケジュールを視覚化や、タスクの進捗率をグラフで表示するなどの手法が代表的です。データ分析機能も充実しており、プロジェクトのボトルネックや課題を早期に発見できます。

メリット	詳細
データ分析に強い	数値データに基づいて、客観的な進捗管理や課題分析が可能。
ガントチャート作成が容易	スケジュールを視覚的に管理し、タスクの遅延などを把握しやすい。
カスタマイズ性が高い	自社のプロジェクトに合わせて、自由に項目やレイアウトを調整可能。

参照：Excelテンプレート：ガント プロジェクト計画シート

文章作成と共有に便利「Wordテンプレート」

Wordテンプレートは、文章形式での詳細な計画書作成に適しています。プロジェクトの目的・スコープ・タスクの詳細な説明などを記述できます。また、Microsoft Wordは多くの企業で標準的に利用されているため、関係者との共有や共同編集が容易です。

メリット	詳細
文章表現に優れている	プロジェクトの目的やスコープ、タスクの詳細な説明を記述しやすい。
共同編集が容易	Microsoft Wordは多くの企業で利用されており、関係者との共有や共同編集がしやすい。
豊富なテンプレート	様々な種類のプロジェクトに対応したテンプレートが用意されている。

参照：Wordテンプレート：ビジネス レポート（本格的なデザイン）

プレゼンテーション資料作成に活用「PPTテンプレート」

PPT（PowerPoint）テンプレートは、プロジェクト計画を分かりやすく伝えるためのプレゼンテーション資料作成に最適です。図やグラフを多用でき、プロジェクトの概要・目標・スケジュールなどを簡潔にまとめられます。ステークホルダーへの説明や、チームメンバーへの共有に効果的です。

メリット	詳細
視覚的な表現に優れている	図やグラフを多用でき、プロジェクトの概要や目標、スケジュールなどを分かりやすく伝えられる。
プレゼンテーションに最適	ステークホルダーへの説明や、チームメンバーへの共有に効果的。
デザイン性が高い	見栄えの良い資料を作成し、プロジェクトの印象を向上させることができる。

参照：PPTテンプレート：Buisiness strategy slides

目的別のテンプレートの選び方

プロジェクト計画書テンプレートを選ぶ際は、以下の点を考慮し、プロジェクトの目的に合った形式を選択しましょう。

目的	おすすめの形式	理由
データ分析と進捗管理	Excel	数値データの分析やガントチャートによるスケジュール管理に優れているため。
詳細な計画書の作成	Word	文章形式での詳細な説明や、共同編集に適しているため。
プレゼンテーション資料の作成	PPT（PowerPoint）	視覚的な表現に優れ、ステークホルダーへの説明に効果的なため。

プロジェクトの規模・性質・関係者のスキルなどを考慮した選択により、プロジェクト計画の質を高め、成功へと導けます。

プロジェクト計画書の記入例と作成のコツ

プロジェクト計画書を作成するときに、どのように記入すれば良いのかや、どのような点に注意すれば良いのか迷う人もいるのではないでしょうか。本章では、具体的な記入例と作成のコツを解説します。

目標設定の記入例

目標設定は、プロジェクトの成功を測るための重要な要素です。目標はSMARTの法則を用いて策定します。例えば、ECサイトのリニューアルプロジェクトの場合、以下のように目標を設定できます。

目標項目	記入例
売上向上	リニューアル後3カ月で、ECサイト経由の月間売上を20%増加させる。
顧客満足度向上	リニューアル後、顧客満足度調査で平均4.5点以上（5点満点）を獲得する。
コンバージョン率向上	リニューアル後、ECサイトのコンバージョン率を1.5%から2.5%に引き上げる。

目標設定では、上記のように具体的な数値目標を設定するのが大切です。目標の達成度が分かりやすく、プロジェクトの進捗状況を客観的に評価できます。

スコープ定義の記入例

スコープ定義は、プロジェクトの目標達成に必要な作業を特定し、不要な作業を防ぐための項目です。ECサイトのリニューアルプロジェクトの場合、以下のようにスコープを定義できます。

スコープ項目	記入例
インスコープ	ECサイトのデザイン刷新・商品検索機能の改善・モバイル対応・決済システムのセキュリティ強化
アウトスコープ	基幹システムの改修・新規商品の開発・海外展開

スコープ定義では、上記のようにプロジェクトで実施すること（インスコープ）と実施しないこと（アウトスコープ）を明確に区別しましょう。

タスク管理計画の記入例

タスク管理計画は、作業の効率化によるプロジェクトの遅延防止に欠かせない要素です。ECサイトのリニューアルプロジェクトの場合、以下のように個々のタスクを計画します。

タスク	担当者	開始日	終了日	優先度	状況
デザインコンセプト策定	A氏	2024/01/15	2024/01/22	高	完了
デザイン作成	B氏	2024/01/23	2024/02/15	高	進行中
システム開発	C氏	2024/02/16	2024/03/15	高	未着手

タスク管理計画では、上記のように各タスクの担当者・開始日・終了日・優先度・状況などを明確にすると、プロジェクトの進捗状況の把握が容易です。タスク管理には、ガントチャートやWBS（Work Breakdown Structure）などのツールを活用すると効果的です。 

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スケジュール計画の記入例

スケジュール計画は、プロジェクト全体のスケジュールを管理するための計画です。スケジュールの適切な管理は、プロジェクトの納期遵守や、リソースの効率的な活用の実現につながります。ECサイトのリニューアルプロジェクトの場合、以下のようにスケジュールを計画できます。

フェーズ	開始日	終了日	期間
計画フェーズ	2024/01/01	2024/01/14	2週間
設計フェーズ	2024/01/15	2024/02/15	4週間
開発フェーズ	2024/02/16	2024/03/31	6週間
テストフェーズ	2024/04/01	2024/04/15	2週間
リリースフェーズ	2024/04/16	2024/04/30	2週間

スケジュール計画では、上記のように各フェーズの開始日・終了日・期間などを明確化し、プロジェクト全体のスケジュール把握を容易にします。スケジュール管理には、ガントチャートなどのツールを活用すると効果的です。 

プロジェクト計画書作成のコツは「具体性・現実性・柔軟性」

プロジェクト計画書を作成する際のコツは、具体性・現実性・柔軟性の3つです。

• 具体性：目標・スコープ・タスク・スケジュールなど、プロジェクトに必要な項目を具体的に記述して関係者間の認識のずれを防ぎ、スムーズなプロジェクト進行を促進する。
• 現実性：リソース・期間・予算などを考慮し、実現可能な計画を立案する。
• 柔軟性：計画を固定的に考えず、プロジェクトを取り巻く状況に合わせて柔軟に対応できるよう、計画に余裕を持たせる。

ときには、プロジェクト計画書の見直しを要する場合があるでしょう。状況に応じて、柔軟性を持って具体性と現実性のある計画の維持に努める姿勢が大切です。

IPAが推奨するプロジェクト計画書テンプレートとは？

画像引用：独立法人 情報処理推進機構

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）は、情報技術の利用や情報セキュリティ対策を推進する機関で、公開しているテンプレートは、多くのプロジェクトで活用されています。本章では、IPAのプロジェクト計画書テンプレートの特徴や活用事例などを解説します。

IPAテンプレートの特徴

IPAのプロジェクト計画書テンプレートの、主な特徴は以下の通りです。

• 体系的な構成：プロジェクトの目的・スコープ・スケジュール・体制・リスク・品質など、プロジェクト計画に必要な要素が体系的に整理されている。
• 詳細な記述項目：各要素の具体的な記述項目があり、記載内容を迷わずに具体的に計画を策定できる。
• 汎用性の高さ：汎用性が高く、様々なプロジェクトに対応できる。
• 無償で利用可能：IPAのWebサイトから無料でダウンロードして利用できる。

IPAのテンプレート活用により、プロジェクト計画の品質向上・計画作成時間の短縮・関係者間の認識共有促進などの効果が期待できます。

IPAテンプレートの活用事例

IPAのテンプレートは、様々なプロジェクトで活用されており、以下のような事例があります。

• システム開発プロジェクト：要件定義・設計・開発・テスト・リリースなどの各フェーズにおける計画を詳細に記述し、プロジェクトの進捗管理に活用する。
• 新規事業立ち上げプロジェクト：市場調査・商品開発・販売戦略・マーケティング戦略など、事業計画に必要な要素を整理し、事業の実現可能性を評価する。
• イベント企画プロジェクト：イベントの目的・ターゲット・コンテンツ・スケジュール・予算などを明確にし、イベントの成功に向けた計画を立てる。

上記事例のように、IPAのテンプレートは、幅広いプロジェクトに活用できます。

IPAテンプレートをカスタマイズする際の注意点

IPAのテンプレートは汎用性が高い一方で、そのまま使用すると、プロジェクトの特性に合わない場合があります。そのため、必要に応じてカスタマイズすることが重要です。カスタマイズする際には、以下の点に注意しましょう。

• プロジェクトの目的に合わせて項目を調整する：プロジェクトの目的や特性に合わせて、必要な項目の追加や不要な項目の削除など、柔軟に調整する。
• 自社の状況に合わせて表現を修正する：テンプレートの表現が、自社の文化や慣習に合わない場合は、適切な表現に修正する。
• 関係者と合意形成を図る：テンプレートのカスタマイズ内容について、プロジェクト関係者と十分に協議し、合意形成を図る。

IPAのテンプレートは、自社のプロジェクトに合った実用的な計画書を作成するために、必要に応じてカスタマイズしてください。

プロジェクト失敗を回避するための4つのポイント

プロジェクト計画書の作成や運用が不適切であれば、プロジェクトは失敗に終わる可能性があります。本章では、プロジェクトの失敗を回避するために重要な4つのポイントを解説します。

綿密な計画策定

計画段階での不備は、後々の工程で大きな問題を引き起こす可能性があります。例えば、要件定義が曖昧なまま進めてしまうと、手戻りが多く発生し、納期遅延や品質低下につながります。

リスクを回避するには、プロジェクト計画書を構成する各要素の詳細な検討と、具体的な落とし込みが重要です。プロジェクト開始前に、関係者全員で計画内容を共有し、認識のずれがないように徹底しましょう。

密なコミュニケーション体制構築

プロジェクトメンバー間のコミュニケーション不足は、誤解や手戻りを生み、プロジェクトの遅延や失敗につながるリスクにつながります。定期的なミーティングの実施・進捗状況の共有・問題点の早期発見と共有など、密なコミュニケーション体制の構築が不可欠です。

プロジェクト管理ツールやコミュニケーションプラットフォーム（Jira・Asana・Slack・Microsoft Teamsなど）を活用し、タスクの進捗管理や情報共有の効率化促進も有効です。

適正なリスク管理

リスク管理を怠ると、問題発生時に対応が遅れ、プロジェクト全体に大きな影響を与える可能性があります。例えば、技術的な問題・人員不足・サプライチェーンの遅延などです。

リスクを事前に特定し、発生確率や影響度を評価し、対応策を準備しましょう。リスク管理計画の作成・定期的な報告の実施・リスクの監視とコントロールなどの対策が、問題の早期発見と、問題解決につながります。

柔軟性の確保

計画通りにプロジェクトが進むとは限りません。予期せぬ問題が発生した場合や、状況が変化した場合に備えて、計画段階からある程度の柔軟性を持たせましょう。

計画の変更が必要になった場合には、迅速に対応し、関係者間で合意形成を図りながらプロジェクトを進めます。変化に対応できず、プロジェクトが頓挫してしまうリスクを低減するために、計画の硬直化に注意してください。

プロジェクト成功につながるプロジェクト計画書作成後の運用手法

プロジェクトを成功に導くためには、プロジェクト作成後の運用方が重要です。プロジェクト成功には、計画書の定期的なチェックや必要に応じたアップデートを実施し、変化する状況への柔軟な対応が大切です。

プロジェクト計画書の定期的なチェック

プロジェクト計画書の定期的なチェックは、月に一度を目安に、頻度を決めて実施しましょう。プロジェクト計画書のチェックは、計画とのずれの早期発見につながり、適切な対応に取り組めます。

チェックする際の注意点は以下の通りです。

• スケジュール：計画通りにタスクが進捗しているか、遅延が発生していないかを確認する。遅延がある場合は、原因を特定し、リカバリープランを検討する。
• 予算：予算内でプロジェクトが進行しているかを確認する。予算超過の兆候があれば、原因を分析し、コスト削減策を検討する。
• スコープ：プロジェクトのスコープに変更がないかを確認する。スコープクリープ（プロジェクトの範囲が意図せず拡大すること）が発生していないかに注意する。
• リスク：計画時に想定したリスクが発生していないか、新たなリスクが発生していないかを確認する。リスク発生時は、速やかに対応策を検討・実行する。
• 品質：プロジェクトの成果物が品質基準を満たしているかを確認する。品質に問題がある場合は、改善策を実施する。

プロジェクト計画書の必要に応じたアップデート

プロジェクト計画は市場の変化・技術の進歩・顧客の要求の変化など、様々な要因によって、現状にそぐわなくなる可能性があります。そのため、プロジェクト計画書は、定期的なチェックの結果や、外部環境の変化に応じてアップデートする必要があります。

アップデートの際の注意点は以下の通りです。

• 変更管理：計画の変更は、プロジェクト全体に影響を与える可能性がある。変更を行う際は、影響範囲を十分に検討し、関係者の承認を得る必要がある。
• コミュニケーション：計画の変更は、関係者全員に周知する必要がある。変更内容・変更理由・変更による影響などを明確に伝える。
• 文書化：計画の変更は、文書で記録に残す必要がある。変更履歴を管理することで、過去の経緯を把握でき、今後のプロジェクトに活用できる。

進捗管理ツールとの連携で効率アップ

進捗管理ツールは、タスクの進捗状況・担当者・期日などを一元的に管理でき、効率的なプロジェクト進行に役立ちます。また、ガントチャートやカンバンボードなどの機能の利用により、プロジェクトの全体像を視覚的に把握でき、管理業務の最適化を図れます。

進捗管理ツールとプロジェクト計画書を連携させるメリットは、おもに以下の3つです。

• リアルタイムな情報共有：進捗状況がリアルタイムで共有されるため、関係者間のコミュニケーションが円滑になる。
• 進捗状況の可視化：タスクの進捗状況が可視化されるため、問題点の早期発見につながる。
• 効率的なタスク管理：タスクの担当者・期日・優先順位などを一元的に管理できるため、タスク管理が効率化される。

進捗管理ツールの導入を検討する際は、無料トライアルが利用できるかを確認するのも大切です。無料トライアルを利用できれば、プロジェクトとの相性を確認でき、より使いやすい進捗管理ツール選びに役立ちます。

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プロジェクト計画書テンプレートでプロジェクトを成功に導こう

本記事では、プロジェクト計画書の基礎知識やExcel・Word・PPTのテンプレート、作成時の記入例などを解説しました。適切なプロジェクト計画書の作成は、プロジェクトを効率的に進行できるか、成功率を向上させられるかを判断するための大事な工程です。

テンプレートを活用して作成業務を効率化するとともに、必要な事項を網羅したプロジェクト計画書を作成してみましょう。