プロジェクト管理手法

2024年09月30日

プロジェクトの進め方とは？ポイントや失敗例についても解説

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プロジェクトの進め方には基本となる形があります。まずは、計画を立て、そのうえでチームを作り、タスクを実行していきます。同時にステークホルダー管理に取り組み、最終的にはプロジェクトの評価を行うものです。

この記事では、プロジェクトの進め方について解説しています。また、進めるにあたってのポイントやよくある失敗例についても取り上げているため、プロジェクト管理に取り組むリーダー層の方はぜひ参考にしてください。

プロジェクトの進め方の基本

プロジェクトの進め方には大まかな流れがあります。具体的には以下のような順番で進めていくのが基本です。

プロジェクトの計画立案
プロジェクトチーム作りおよび役割の分担
タスクの実行
ステークホルダー管理
成果の評価

上記のようなプロジェクトの進め方を理解していれば、何から取り組めば良いのかがわかりやすいです。ここでは、これらのステップの概要について解説します。

プロジェクトの計画立案

プロジェクトの進め方において最初に行うのが計画立案です。どのようにプロジェクトを進めるのか、具体的に計画を立て、それに沿って進めていきます。

また、プロジェクトの目的や目標を明確にするのも、この段階です。さらに、顧客のニーズを把握した上でどういったプロダクトを開発するのか具体的な機能や仕様なども決めなければなりません。プロダクトの詳細が決まれば行うべきタスクも明確にできます。

そして、プロジェクト全体のリソースや予算、スケジュール調整なども行ってください。どういった人材がどのくらい必要なのか、コストはどれくらいかけられるのか、納期はいつなのかといったことが決まれば、次のステップであるプロジェクトチームづくりもスムーズに行えます。

計画はプロジェクトの進め方の基本となるものであり、ここが曖昧だとその後のプロジェクトもうまくいかなくなる可能性が高いため、丁寧に行わなければなりません。

プロジェクトチーム作りおよび役割の分担

プロジェクトの計画が固まったらプロジェクトチーム作りに移ります。プロジェクトの目的やタスクが明確になっていれば、どういったスキル、経験を持った人材が何人必要なのか見えてくるので、それに沿って適切な人材を選抜してください。

また、各メンバーにどういった役割を期待しているのかを説明できるようにしておくと、メンバー一人ひとりが自分は何をすれば良いのかがはっきりするため、プロジェクトに取り組みやすいです。

タスクの実行

実際にタスクに取り組む段階です。タスクを割り当てる際には、一人ひとりのスキルを踏まえてその人に合ったものを割り振る必要があります。適切なタスクを割り当てられれば、自身の持つ力を最大限に発揮できるためです。

また、プロジェクトを通して成長してもらいたいといった場合は、少しレベルの高いタスクを割り振ることもできます。

タスクの割り振りにあたっては、できるだけ細分化し、タスク同士の依存関係を明確にしておくことが大切です。特に長期にわたるプロジェクトの場合、だと1つのタスクの遅れがプロジェクト全体の遅延につながる可能性があるためです。

また、タスクの開始日と終了日を明確にし、担当者と共有しておくことも必要です。プロジェクトマネージャーやリーダーはこまめに進捗状況を把握し、必要に応じてタスクの再割り当てやスケジュール調整などを行います。

ステークホルダー管理

プロジェクトの進め方でポイントなのが、ステークホルダー管理です。プロジェクトは、チーム内でタスクをこなすだけで達成できるものではありません。顧客をはじめとしたステークホルダーとコミュニケーションをとることも重要な課題です。

プロジェクトの進捗状況を共有する、顧客からの要望をプロジェクトチームに伝える、スケジュール調整をするなど、ステークホルダー管理が必要となる場面は少なくありません。

成果を評価してプロジェクト終了

プロダクトを納品したらプロジェクト終了ではありません。プロジェクトが完了したら振り返りを行い成果を評価する必要があります。

計画段階で設定した目的や目標は達成できたのか、プロジェクトに取り組む中でどういった課題が発生したのか、進め方に問題はなかったのかといった点を洗い出してください。その上でフィードバックや教訓を文書にまとめ、次のプロジェクトに活かせるようにします。

プロジェクトを進める際のポイント

プロジェクトの進め方のポイントを紹介します。ちょっとしたポイントを意識するだけでもプロジェクトをより進めやすいものにできるため、ぜひ参考にしてください。

こまめなコミュニケーション

プロジェクトの進め方において非常に重要なのが、こまめなコミュニケーションです。プロジェクトにはプロジェクトメンバーをはじめとして顧客や関係会社など様々な人が関わるため、コミュニケーションが欠かせません。

プロジェクトの進捗状況はどうなのか、顧客が何を求めているのか、などこまめにコミュニケーションをとることを心がけてください。

また、コミュニケーションを取りやすいチームづくりも大切です。たとえばミスが発生したときにすぐに言い出せるような雰囲気ができていれば最小限の力でリカバリーできます。

優先順位の設定

プロジェクトでは様々なタスクがあるため、優先順位を決めておくことが大切です。何から取り組むのか決めた上で、期限を設定すればプロジェクトメンバーはスケジュールを意識しながらタスクに取り組めます。

優先順位を決める際は重要度と緊急度の2つの観点を用いることがポイントです。プロジェクトメンバーのリソースは限られているため、優先順位を明確にし、効率よく取り組めるようにしなければなりません。

リスクの把握

プロジェクトがすべて当初の計画通りに進むことは多くありません。取り組む過程で何かしらのトラブルが発生する可能性は十分にあります。

そのため、事前にどういったリスクが潜んでいるのか把握しておく必要があります。また、潜在的なリスクに対しては発生時にどのように対応するのかまで決めておけば、実際に発生したとしても被害を最小限に抑えられます。

プロジェクトメンバーの当事者意識

プロジェクトメンバー全員が当事者意識を持ってプロジェクトに取り組むことも大切です。たとえば、自分が割り振られたタスクをこなすだけではなく、必要に応じて他の人のタスクをサポートするといった形です。

また、リーダーが進捗管理をしやすいように、こまめに状況を報告するといったことも欠かせません。当事者意識を持ってもらうためにも、メンバーに対して何を期待しているのかを明確に伝え、順調に進んでいるときはポジティブな声がけを行うなどしてください。

プロジェクトの進め方でよくある失敗例

ここではプロジェクトの進め方でよくある失敗例を紹介します。失敗例を反面教師にして、自身のプロジェクトを成功へと導いてください。

バッファを確保し過ぎる

バッファの確保は問題ありませんが、確保しすぎることで支障が出るケースもあります。バッファとはスケジュールに余裕をとることです。たとえば、本来であれば1週間でできる作業を念のため余裕を持たせて10日でできると顧客に伝えるといったケースがあります。

なぜこのような事態が起こるのかというと、バッファを取った分、その時間を目一杯使って作業を進めるためです。結果的に、本来であれば1週間でできる作業もバッファを取ったために10日かかってしまうといったケースが起こります。すると、その後のスケジュールを圧迫するため、結果的にプロジェクトの進行に支障をきたすことがあります。