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「プロジェクト管理をうまく進めるためのポイントを知りたい」

「プロジェクト管理に便利や手法やツールがあれば使いたい」

プロジェクトを進めるにあたり、管理や確認が必要な項目は多岐に渡ります。

そのため、すべてを適切に管理するのは簡単ではなく、強引に進めようとしてもかえって中途半端になりかねません。

この記事では、プロジェクト管理に課題を抱える方に向け、プロジェクト管理を成功させるためのポイントや、プロジェクト管理を円滑にする手法などについて解説します。

プロジェクト管理をサポートしてくれるおすすめのツールも紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクトをうまく進めるためのポイント7選

ここでは、プロジェクトをうまく進めるためのポイントとして、次の7つを紹介します。

  • 目標を明確にする
  • 依存関係を明確にして順序通りに作業を進める
  • スケジュールに余裕を作る
  • トラブルには迅速に対応する
  • メンバーと情報共有する
  • 管理手法を利用する
  • プロジェクト管理ツールを利用する

それぞれ、みてみましょう。

1.目標を明確にする

1つ目のポイントは目標やゴールを明確にすることです。

チーム内で明確な目標が共有されていない場合、メンバーごとの意識にズレが生じやすくなるほか、プロジェクトが成功か失敗かも判断しにくくなります。

反対に、目標が明確に定まっていれば、メンバーが足並みを揃えてプロジェクトに取り組めるでしょう。
成功基準が明確なため、高いモチベーションを持って業務に取り組みやすくなります。

2.依存関係を明確にして順序通りに作業を進める

2つ目のポイントは、タスク間の依存関係を明確にして、順序通りに作業を進めることです。

プロジェクトにおけるほとんどのタスクには「Aが終了しないとBが開始できない」「CとDが両方終了しないとEが開始できない」といった依存関係があります。

依存関係を理解せず、プロジェクトを進めた場合、先におこなうべきタスクを後回しにしてしまい納期に遅延が生じる、といった事態になりかねません。

プロジェクトを計画する際は、タスク間の依存関係を明確にし、順序通りに進めるようにしましょう。

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3.スケジュールに余裕を作る

プロジェクトを進行する際に、トラブルや不可抗力によりスケジュールが遅れることがあります。

余裕の少ないスケジュールを作ってしまうと、問題が発生した際に対応できない事態になりかねません。
結果、納期や予算を超過してしまう可能性が高くなります。

このような事態にならないよう、スケジュールを作る際は余裕を持つようにしましょう。

スケジュールに余裕を持たせることで、問題に対応しやすくなるほか、メンバーにも精神的な余裕が生まれます。
余計なミスが発生しにくくなるでしょう。

4.トラブルには迅速に対応する

トラブルに迅速に対応することも重要です。

トラブルは対応が遅れるほど、プロジェクトに及ぼす影響が大きくなります。

発生初期であれば簡単に処理できた問題であっても、対応が後手になったことで取り返しのつかない問題に発展するケースは少なくありません。

また対応が遅くなることで、プロジェクトに直接的な悪影響を与える以外にもチームメンバーからの信頼を失ってしまうことにもつながります。

プロジェクトの進捗を定期的に確認し、問題をすぐに発見できる環境を整えておくことが重要です。

5.メンバーと情報共有する

メンバーとしっかり情報共有することも、プロジェクトをうまくすすめるためには重要です。

関わる人数の多いプロジェクトで情報共有を怠ってしまうと、問題の発生や進捗の遅れに気づけず、全体の進捗が滞る原因にもつながりかねません。

朝礼やミーティングといったコミュニケーションが取れる場の設定や、コミュニケーションツールを導入し、普段から連絡を取りやすい環境を構築しましょう。

6.管理手法を利用する

プロジェクト管理には、管理がしやすくなる手法が存在します。

例えば、WBSという管理手法を利用すれば、プロジェクト計画において最も重要なタスクの洗い出しを抜け漏れなくおこなえるでしょう。

ほかにも、進捗が一目で把握できるようになる手法や、タスクの依存関係が明確になる手法などがあります。
利用するだけで、プロジェクト管理がスムーズなので、ぜひ利用しましょう。

7.プロジェクト管理ツールを利用する

最後のポイントはプロジェクト管理ツールを利用することです。

プロジェクト管理ツールには、タスク管理機能やスケジュール管理機能、進捗管理機能などプロジェクト進行をサポートする機能が多く備わっています。

また、チャット機能や連携機能を備えているツールもあり、これらを利用すれば情報共有にかかる手間を大きく削減してくれます。

中規模以上のプロジェクトでは、タスク管理や進捗管理が複雑になるため、変更管理や確認の手間を減らせるプロジェクト管理ツールの導入は非常におすすめです。

プロジェクトがうまく進まない原因を4つ紹介

ここでは、プロジェクトがうまく進まない原因を次の4つ紹介します。

  • 目標が定まっていない
  • スケジュールの見積もりが甘い
  • メンバーとの連携不足
  • 定期的な進捗確認ができていない

詳しくみていきましょう。

1.目標が定まっていない

プロジェクトの目標が定まっていない、もしくは目標があってもチームで共有できていない場合、プロジェクトのスムーズな進行は困難です。

目標が不明確なままプロジェクトを進めると、クライアントの要望とは異なったプロダクトを提供することになります。
結果として、多くの修正や要望の追加が発生するでしょう。

また目標が不明瞭であった場合、事前の計画が立てにくいためタスクの抜け漏れも増えやすくなります。

2.スケジュールの見積もりが甘い

スケジュールの見積もりが甘いと、予定に沿ったプロジェクト進行が難しくなります。

スケジュールの見積もりが甘い場合、各作業の見積もり以上に時間がかかってしまう可能性が高くなります。
特にクリティカルパス上にあるタスクの見積もりが甘ければ、納期の遅れに直結します。

スケジュールを見積もる際には、事前に根拠となる情報をしっかりと集めることが大切です。
その上で、無理のないスケジュールを設定するようにしましょう。

3.メンバーとの連携不足

メンバーとの連携不足もプロジェクトがうまく進まない原因のひとつです。

プロジェクトを一人だけで進行することはほとんどなく、多くのケースにおいて複数の人が関わります。

メンバー間における情報共有やコミュニケーションなどができておらず、連携が不足しているとさまざまな問題が発生します。

例えば、チーム間におけるコミュニケーションが不足していた場合、個々の課題の発生状況を把握することが難しくなるとともに、その課題対応によって生じた方針変更がきちんと伝わらないまま当初の古い方針で開発が進行することになってしまいます。

また、万が一周知漏れがあった場合には、メンバー同士でのフォローによるカバーも期待できなくなります。

4.定期的な進捗確認ができていない

4つ目の原因は進捗の確認不足です。

プロジェクトの状況は日々変わるため、定期的に進捗確認ができていない場合、進捗遅れの兆候に早期に気づくことができません。

これにより、適切なタイミングで対応していれば防ぐことができたはずの遅延を防ぐことが困難となります。

その結果、問題の影響がプロジェクト全体へと波及し、最悪の場合、納期の遅延や予算超過といった事態を招きかねません。

こまめに進捗状況の確認をおこなっていれば、問題を未然に防ぐことも可能です。

常に迅速かつ適切な対応が取れるよう、こまめな(可能であれば毎日)進捗確認を行うようにしましょう。

プロジェクト管理で利用する主な5つの手法

ここでは、プロジェクト管理でよく使われる手法である、次の5つについて解説します。

  • WBS
  • ガントチャート
  • カンバン
  • PERT図
  • CCPM

詳しくみていきましょう。

WBS

WBSは「作業分解構成図」とも呼ばれ、その名の通りタスクを分解し構成図を作る手法です。

WBSを利用することで、プロジェクト計画を作成するうえで、最も気をつけなければならないタスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

具体的な作成方法は次の通りです。

1.ゴールから逆算し大きい粒度でタスクを抽出する
2.大タスクを分解し達成に必要なタスクを抽出する
3.①~②を一定の粒度になるまで繰り返す
4.完成

粒度の大きさはプロジェクト規模によって異なります。

目安としては小規模プロジェクトであれば半日~1日ほどの大きさです。
中規模以上のプロジェクトであれば、3日~1週間ほどの大きさまで分解すると、後のプロジェクトが進めやすくなるでしょう。

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ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクト全体のスケジュールをバーで示した図です。

作成により、全体の進捗状況が一目で把握できるようになります。

プロジェクト全体を視覚的に捉えられるようになり、計画が適正かどうかの確認がしやすくなるでしょう。

またプロジェクト進行中においても、進捗状況をすぐに把握できることで、リソースやスケジュールの調整が迅速に対応できるようになります。

カンバン

カンバンはタスク管理によく用いられる手法です。

具体的には、カンバンと呼ばれるボードにタスクや担当者、進捗状況といったタスク管理に必要な情報をまとめたうえで、チームメンバーが共有できるよう可視化します。

カンバンの活用により、情報の統一による混乱の防止や、メンバー間におけるフォロー体制が構築しやすくなる、といったメリットを得られます。

PERT図

PERT図は、プロジェクトの流れをネットワーク図で表したものです。

PERT図の作成による最大のメリットは、プロジェクト開始から終了までの流れにおいて最長となる経路であるクリティカルパスが判明する点です。

クリティカルパスを割り出すことにより、優先度を考慮したスケジュールが作成できます。

CCPM

CCPMは、プロジェクトにおける時間的余裕、いわゆるバッファの消費度と進捗率に重点をおいた管理手法です。

具体的には、各タスクに設定されているバッファをひとつにまとめ、バッファの消費具合を管理します。

バッファをまとめて管理することで、各タスクの遅れもまとめて管理することが可能となり「傾向グラフ」という形で確認が可能となります。

結果、プロジェクトの進捗とバッファの消費具合を常に確認できるようになり、従来の方法よりも先の状況が見通しやすくなります。

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Lychee Redmineは6,000社以上の導入実績を持つ、プロジェクト管理ツールです。

ガントチャート機能やカンバン機能、CCPM機能などプロジェクト管理をサポートする機能を多く備えている点が特徴です。

また、多くの機能を備えていながら操作性もよく、ツールの扱いに不慣れな方でも問題なく利用できます。

サポート体制も充実しており、不明な点があっても気軽に問い合わせすることも可能です。

料金プランは4種類あり、フリープラン以外は月額料金が必要になります。
しかし、有料プランであっても30日間は無料で利用ができますので、一度試してみてはいかがでしょうか。

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プロジェクト管理をうまくするために7つのポイントや、プロジェクト管理を円滑におこなうための手法について解説しました。

プロジェクトを管理するために確認する内容は多岐に渡るため、闇雲におこなってもうまくいきません。

今回紹介したポイントを参考に、自分にとって最も効率的に管理できる方法を構築してみてください。

また、ガントチャートやカンバンなど、プロジェクト管理を円滑に進めるための手法もありますので、ぜひ活用してみましょう。

Lychee Redmineは今回紹介した管理手法を含め、さまざまな機能を持つプロジェクト管理ツールです。
導入することにより、プロジェクト管理にかかる手間を大きく削減してくれます。

現在は有料プランでも30日間無料で利用できますので、プロジェクト管理に課題を抱えている方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

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