プロジェクト管理手法 
「プロジェクトのスケジュール管理をしたい」
「納期までにスムーズにプロジェクトを完了させたい」
皆さんは常々このように思われているのではないでしょうか？
仕事をしていると複数のプロジェクトを同時進行しなければいけないこともあり、それぞれ納期も決まっているので、迅速に対処していけるのが理想的です。
そのようなときはプロジェクトのスケジュール管理が成功の鍵となります。
この記事では、プロジェクトスケジュールの管理方法や導入すべきツールを紹介します。
スケジュール管理するときの注意点まで紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。
プロジェクトにおけるスケジュール管理の必要性
「何をいつまでに済まさなければいけないか」ということを理解しておかなければ、案件の多さに混乱してしまいます。
また、作業の進行状況も判断できないため、クライアントにも迷惑がかかってしまうでしょう。
プロジェクトによっては複数メンバーと協力しながら進めることも少なくはないので、スケジュール管理・共有して進捗の把握が大切です。
作業に遅延が発生したときもスケジュール管理しておけば柔軟に対応できるようになります。
効率よくプロジェクトを完成まで導くためにも、スケジュール管理は欠かすことのできない作業のひとつです。
スケジュール管理にはガントチャートがおすすめ
プロジェクトのスケジュール管理をするときは、ガントチャートを使用しましょう。
ガントチャートとは、横軸に日付、縦軸にタスクを並べて各タスクの予定・進捗を記入する表のことです。
各タスクの関係性がひと目でわかるので、遅れが発生してもスケジュール調整しやすい点が特徴です。
ガントチャートはExcelのような身近なものでも作れますが、一から構築するのは大変です。
そのため、スキルがなくても簡単に作れる作成ツールを使うことをおすすめします。
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スケジュール管理のメリット
スケジュール管理するメリットは、無駄な時間を削減できることです。
各プロジェクトの進捗状況を把握できるので、何をいつまでにやらなければいけないか常に意識して仕事ができます。
プロジェクトがうまく進んでいないときに問題点をチェックし、早急に対応できる点もメリットのひとつです。
また、プロジェクトを複数メンバーで担当しているときは、進捗状況を共有してタスク漏れ防止にもつながります。
情報共有がしやすいツールを利用すれば、負担が大きくなっているメンバーを全体でカバーすることも可能です。
効率よく時間を使って作業効率化ができるのは、スケジュール管理する大きなメリットです。
【プロジェクト】スケジュール管理するための5STEP
目的や目標がないと、方向性を見失いチームの推進力が低下します。
目的や目標が定まった後は、以下の5つのステップを実行してください。
- マイルストーンの決定
- タスクの洗い出し
- タスクの統合・分割
- スケジュールの設定
- プロジェクト実行
以上の5ステップについて、順番に解説します。
1.マイルストーンの決定
スケジュール管理をはじめるには、具体的な目的や目標を設定し、その納期を決めたうえで、マイルストーンを決定しましょう。
マイルストーンは、プロジェクト管理において作業の中間目標地点や節目のポイントを指します。
例えばシステム開発を開始した場合、基本的な設計を組み立てる部分がマイルストーンとなります。
マイルストーンは、プロジェクトで重要なポイントや遅延が発生すると影響が出るポイントを把握できる点がメリットです。
プロジェクトの工程が長期化したり複雑になったりするときは、最初にマイルストーンを決定しておいてください。
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2.タスクの洗い出し
プロジェクトのマイルストーンを決定すれば、続いてタスクの洗い出しを行いましょう。
例えばサイト構築の場合、ターゲットユーザーの調査、掲載情報、SEOの施策などがタスクとなります。
ひとつの成果物に対してどのようなタスクが必要なのかを見つけることで整理されたスケジュールができます。
何をタスクにすればいいのかわからないときは、一度すべてを洗い出してから分けるとよいでしょう。
注意点として、タスクの重複がないように同じ内容のものがないように再チェックを忘れないでください。
3.スケジュールの設定
プロジェクトに必要なタスクを整理できたら、スケジュールの設定をしていきます。
スケジュールを設定するときは推定される所要時間を出すことも重要ですが、なるべく余裕のある見積もりを出すことをおすすめします。
タスクを詰め込みすぎると予定通り進まず失敗してしまうので、緊急の仕事にも対応できるスケジュール設定が大切です。
特に複数メンバーでプロジェクトを進める場合は人によって作業時間も個人差が出るので、自分がどれくらいのスピードで仕事をこなせるのか把握しておく必要があります。
もしタスクごとに見積もりの出し方がわからないときは、経験者から意見を聞いたり作業を細分化したりしましょう。
あくまで勘に頼らず、現実的なスケジュールでタスクを当てはめていくことが大切です。
4.プロジェクト実行
これまでの流れからスケジュール管理ができれば、プロジェクトを実行していきます。
プロジェクトには少なからずトラブルが発生するので、急遽スケジュールに変更が起こることもあります。
急な事態に備えるためにも、問題点を素早く発見して納期に合わせられる環境作りが必要です。
プロジェクトの進捗を確認しながら、スムーズに進行していきましょう。
【プロジェクト】スケジュール管理2つの注意点
複数メンバーの場合、情報共有の作業が面倒であればスケジュール表が機能しないこともあります。
プロジェクトでスケジュール管理するときは、以下の2つの注意点に気をつけてください。
- 全体共有をしておく
- リアルタイム更新・共有を続ける
1.全体共有をしておく
プロジェクトの進捗状況は、常にメンバー全体が把握しておくことが重要です。
全体のペースを把握できていなければ、誰が遅れていて誰の手が空いているのかわかりません。
スケジュールを全体で共有しておけば、遅延部分を一目で理解できるので、タスク漏れが起きる心配もありません。
また、手が空いている人がカバーすることもできるため、協力しながら進行可能です。
困っている人がいれば助けられるように全体共有は常にしておきましょう。
2.リアルタイム更新・共有を続ける
スケジュールが更新されたときは、メンバー全体に共有することが大切です。
もしスケジュールが更新されたことを知らない人がいるとタスクの遅延にもなるので、非常に危険です。
スケジュールの更新や共有が難しい場合は、専用ツールの導入を検討することをおすすめします。
専用ツールでメンバー全体に通知できるようになれば、理解も深まり確認漏れが起きる心配もありません。
スマートフォン対応しているツールなら出先でも更新・確認ができるのでおすすめです。
【プロジェクト】スケジュール管理におすすめのツール5選
- Lychee Redmine
- Jooto
- Backlog
- teamgantt
- Stock
ツールごとに特徴や機能を説明するので、ぜひ参考にしてください。
1.Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、日本企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートをはじめ、カンバン、タイムマネジメント、リソースマネジメントなど便利な機能が豊富に揃っている点が特徴です。
プロジェクトのスケジュール管理においては、ガントチャートを駆使することがおすすめです。
初心者でも直感的な操作ができる、作業同士の関連性も見える化できるため、作業メンバーがリアルタイムでタスクを把握可能です。
さらに、カンバンとの連携機能もあるため、各メンバーがカンバン機能でタスクを登録すれば、自動的にガントチャートへ集約されます。
Lychee Redmineのガントチャートには、チケット追加以外にもオプションが充実しており、目的に応じた表示変更が可能です。
例えば、イナズマ線の機能でガントチャートをさらに見やすくしたり、オートスケジュール機能で負荷状況とプロジェクト計画時の工数をもとに自動スケジューリングしたりと、さまざまなカスタマイズができます。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめ、さらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
これまで7,000社以上の導入実績がある信頼性が高いツールです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
|
2.Jooto
引用：Jooto
「Jooto」は、シンプルなデザイン性と直感的な操作性が特徴的なプロジェクト管理ツールです。
操作はドラッグ&ドロップ中心なので、付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使えます。
Jootoのスタッフが活用方法を提案してくれるサポートサービスもあり、成果が出るまでのコンサルも実施しています。
基本的にはカンバン方式、タスク作成、ガントチャートの3種類のみなので、導入してから慣れるまでの期間も短いです。
専用アプリをダウンロードすれば、社外や出先からでもスマートフォンから簡単にタスク管理ができます。
スマートフォン通知によってメンバー全体の更新をリアルタイムで確認することもできます。
利用メンバーが4人までなら無料で使えるので、まずは少人数で試してみたい方にもおすすめです。
3.Backlog
引用：Backlog
「Backlog」は、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートは作業スケジュールを棒グラフで表示され、進捗状況は色分けされているので視覚的にもわかりやすいです。
作業の進捗状況は未対応・処理中・処理済み・完了の4つから選択できるので、メンバー全体の対応漏れを防止できます。
カンバンボードはドラッグ＆ドロップすることで直感的に操作でき、変更はリアルタイムで反映されます。
Backlogはブラウザ版とモバイル版を自動的に同期できるため、外出先でも最新の情報を共有可能です。
メンバー間でコミュニケーションが取れるいいね機能や300種類以上のキャラクターアイコンが使える点も魅力のひとつ。
登録後1ヶ月は無料で使えるので、まずは使い勝手を体験してみたい方におすすめです。
4.teamgantt
引用：teamgantt
「teamgantt」は、世界的にシェアされているプロジェクト管理ツールです。
アマゾンやネットフリックス、ナイキなどの有名会社も導入しており、世界で100万人以上のユーザーから利用されています。
ガントチャートはドラッグ&ドロップで直感的に操作できるので、初心者の方でも使いやすくなっています。
すべてのプロジェクトをひとつの画面で表示可能のため、それぞれの進捗をチェックしながらスムーズに進行可能です。
ガントチャートの管理が苦手な場合、カレンダー機能からリスト形式でタスクを表示することもできます。
専用モバイルアプリも用意されているので、外出先でもプロジェクトを管理できます。
3人までなら無料で使えるため、まずは少人数で試してみたい方にもおすすめです。
5.Stock
引用：Stock
「Stock」は、複数メンバーで情報共有することに向いているプロジェクト管理ツールです。
重要な会話内容を保存できるので、プロジェクトの方向性がブレずに進められます。
複雑な機能も備わっていないため、人を選ばず簡単に使える点も特徴のひとつです。
間違って削除したデータも30日間保存される機能があり、誤操作に悩まされる心配もありません。
はじめはお試し期間として初期費用無料で利用できるので、体験してみたい方にもおすすめです。
プロジェクトを成功させるためにスケジュール管理しましょう
スケジュール管理すれば、複数のプロジェクトを担当したときでも迷うことなく柔軟に対応可能です。
無駄な時間をなくして効率よく仕事をするためには、何を優先してやらなければいけないかを整理しましょう。
当記事で紹介したLychee Redmineならフリープランと30日間の無料トライアルが用意されているので、使い勝手を試してみたい方にもおすすめです。
まずはプロジェクトツールとはどのようなものなのかを実感し、効率よく仕事を進めるために活用してみましょう。
プロジェクト管理手法
仕事効率化・生産性アップ
Redmine
調査レポート
仕事効率化・生産性アップ
