プロジェクトのスケジュール管理方法とおすすめツール5選を徹底解説

「プロジェクトのスケジュール管理がしたい」
「納期までにプロジェクトをスムーズに完了させたい」

このような課題をお持ちではないでしょうか。仕事では複数のプロジェクトを同時進行させることが必要な場合もあり、それぞれの納期に対する迅速な対応が理想的です。その際、プロジェクトのスケジュール管理が成功の鍵となります。

この記事では、プロジェクトのスケジュール管理方法と導入すべきツールを紹介します。スケジュールを管理する際の注意点も含まれていますので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトにおけるスケジュール管理が必要な理由

プロジェクトにおけるスケジュール管理が必要な理由は、主に以下の3つです。

• 目標を確実に達成するため
• 顧客の信頼を構築するため
• 業務をスムーズに進めるため

順番に詳しく解説します。

目標を確実に達成するため

スケジュール管理は、目標を確実に達成するための必須ツールです。プロジェクトの各タスクがいつ・どのように行われるかを明確にして、プロジェクトの全体像を把握していれば、遅延や問題に対する早期対応が可能です。

結果として、プロジェクトの目標達成に結びつきます。

顧客の信頼を構築するため

スケジュール管理は顧客に対して、プロジェクトの進捗状況や重要なマイルストーンを明確に報告する手段の一つです。定期的な進捗報告やスケジュール調整を通じて、顧客とのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係が強化されます。

信頼が築かれると支援や協力を得やすくなり、プロジェクトの成功につながります。

業務をスムーズに進めるため

プロジェクトをスムーズに進めるためには、時間管理が欠かせません。例えば「何をいつまでに終わらせるべきか」を理解しておけば、タスクが多くても混乱を防げます。また、作業の進行状況が把握できていないと、顧客に迷惑がかかる可能性があります。

多くのプロジェクトでは複数のメンバーと協力して進めるため、スケジュールの管理と共有が重要です。仮に作業遅延が発生した場合も、スケジュール管理ができていれば柔軟に対応できるはずです。

【プロジェクト】スケジュール管理するための5つのステップ

プロジェクトにおける、スケジュール管理するための5つのステップは次の通りです。

1. マイルストーンの決定
2. タスクの洗い出し
3. タスクの統合・分割
4. スケジュールの設定
5. プロジェクト実行

以下で順番に解説します。

1.マイルストーンの決定

スケジュール管理を始めるには、まず具体的な目的や目標を設定し、その納期を決めましょう。これらをマイルストーンの決定と言い、プロジェクトの中間目標地点や節目のポイントを定めることを指します。

例えば、システム開発を開始した場合、基本設計の組み立てが最初のマイルストーンとなります。

マイルストーンの利点は、プロジェクトの重要箇所や影響の大きいポイントを把握できることです。長期化するプロジェクトや複雑な案件では、最初にマイルストーンを定めておきましょう。

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2.タスクの洗い出し

次に、タスクの洗い出しを行いましょう。成果物に必要なタスクを特定すれば、整理されたスケジュールを作成できます。何をタスクにすべきか分からない場合は、一旦すべてを洗い出した後で分類しましょう。

注意点としては、重複する内容のタスクがないかの再チェックが重要です。

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3.スケジュールの設定

プロジェクトで必要なタスクを整理した後は、いよいよスケジュールの設定です。このとき、余裕を持った見積もり時間を算出することをおすすめします。

タスクを過度に詰め込むと計画が狂い、失敗の可能性が高まります。そのため、緊急の仕事にも対応できるスケジュール設定が重要です。

特に、複数のメンバーでプロジェクトを進行する場合、各人の作業時間は異なります。マネージャーは誰がどの程度のスピードで仕事をこなせるのかを理解することが必要です。

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4.プロジェクト実行

スケジュールを管理しながら、これまでの流れを基にプロジェクトを進行しましょう。

プロジェクトでは避けられないトラブルが発生し、その結果スケジュールの変更が必要になる場合があります。問題を素早く発見し、納期に合わせられる環境作りも重要です。

【プロジェクト】スケジュール管理の2つの注意点

プロジェクトでスケジュール管理するときは、以下の2つの注意点に気をつけてください。

1. 全体共有をしておく
2. リアルタイム更新・共有を続ける

以下で詳しく説明します。

1.全体共有をしておく

プロジェクトの進捗状況は、メンバー全体が常に把握しておくことが重要です。全体のペースが把握できていないと、誰が遅れていて誰が手が空いているかが分かりません。

スケジュールを全体で共有すると、遅延部分が一目で理解できます。そのため、タスクの漏れが起こる心配もありません。

さらに、手が空いている人がカバーできるので、チーム全体で協力しながら進行することが可能です。困っている人を助けるためにも、スケジュールの全体共有は常に行いましょう。

2.リアルタイム更新・共有を続ける

スケジュールが更新された際には、メンバー全員に共有することが重要です。スケジュールの更新を知らない人がいると、タスクの遅延や認識の食い違いなど思わぬトラブルが生じます。

スケジュールの更新や共有には、専用ツールの導入を推奨します。うまく活用すれば、全メンバーにスケジュールの即時通知が可能となり、確認漏れの心配もなくなります。スマートフォンに対応したツールであれば、外出先でも更新や確認が可能です。

スケジュール管理にはガントチャートがおすすめ

プロジェクトのスケジュール管理には、ガントチャートを使用しましょう。ガントチャートとは、横軸に日付、縦軸にタスクを並べ、各タスクの予定・進捗を記入する表のことです。

タスク間の関係性が一目で分かるため、遅延が生じてもスケジュールの調整が容易になります。

ガントチャートは、Excelなどの身近なツールで作成できますが、初めから作るのは困難です。そこで、技術的なスキルが不要で簡単に作成できる専用ツールの活用がおすすめです。

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【プロジェクト】スケジュール管理におすすめのツール5選

プロジェクトのスケジュール管理をするときは、以下の5つのツールがおすすめです。

1. Lychee Redmine
2. Jooto
3. Backlog
4. teamgantt
5. Stock

ツールごとに特徴や機能を説明するので、ぜひ参考にしてください。

1.Lychee Redmine

「Lychee Redmine」は、日本企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。これまで7,000社以上の導入実績があり、ガントチャートをはじめ、カンバン、タイムマネジメント、リソースマネジメントなど便利な機能が豊富に揃っています。

プロジェクトのスケジュール管理においては、ガントチャート機能を駆使することがおすすめです。初心者でも直感的な操作ができ、作業同士の関連性も可視化できるため、作業メンバーがリアルタイムでタスクを把握できます。

さらに、カンバンとの連携機能もあるため、各メンバーがカンバン機能でタスクを登録すれば、自動的にガントチャートへ集約されます。

ガントチャートは多様なカスタマイズが可能で、イナズマ線の機能でさらに見やすくしたり、オートスケジュール機能で負荷状況とプロジェクト計画時の工数をもとに自動スケジューリングしたりと、便利な機能が豊富です。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめ、さらに多くの機能を利用できます。30日間の無料トライアル期間を提供しているので、まずは操作性を確かめてみましょう。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

2.Jooto

引用：Jooto

「Jooto」は、シンプルなデザインと直感的な操作性を備えたプロジェクト管理ツールです。操作はドラッグ&ドロップ中心で、付箋を貼る感覚で使用できます。Jootoの活用方法を提案するサポートサービスも備え、成果を上げるまでのコンサルティングも提供しています。

主な機能はカンバン方式、タスク作成、ガントチャートの3種類です。専用アプリをダウンロードすれば、社外や移動中でもスマートフォンから簡単にタスク管理ができ、メンバーの更新をリアルタイムで確認できます。

利用ユーザーが4名までなら無料で導入できるので、少人数で試してみたい方にもおすすめです。

3.Backlog

引用：Backlog

「Backlog」は、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートは進捗状況を色分けするため、視覚的な理解のしやすさが魅力です。カンバンボードは作業の進捗状況をステータス管理でき、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作だけで、変更がリアルタイムで反映されます。

Backlogはブラウザ版とモバイル版を自動的に同期するため、外出先でも最新の情報を共有できます。メンバー間のコミュニケーションを促す「いいね」機能や、300種類以上のキャラクターアイコンを使用できる点もユニークです。

初登録後の1か月は無料で使用できるので、まずはその使い勝手を体験してみることをおすすめします。

4.teamgantt

引用：teamgantt

「teamgantt」は多くの有名企業が積極的に導入しているプロジェクト管理ツールで、全世界で100万人以上のユーザーに利用されています。

直感的に操作できるドラッグ&ドロップのガントチャートは、初心者でも使い方が簡単です。全てのプロジェクトを一つの画面で表示できるため、各進捗を確認しながらスムーズに進行できます。また、カレンダー機能を使ってリスト形式でタスクを表示することも可能です。

専用のモバイルアプリもあり、外出先でもプロジェクト管理が可能です。3人までなら無料で利用できるため、少人数のチームやスモールスタートに適しています。

5.Stock

引用：Stock

「Stock」は、複数のメンバーと情報を共有するのに適したプロジェクト管理ツールです。重要な会話内容を保存することで、プロジェクトの方向性を保ちつつ進行できます。複雑な機能がなく、誰でも簡単に使えることが特徴の一つです。

誤って削除したデータも30日間保存されるため、誤操作の心配がありません。初回はお試し期間として無料で利用できますので、体験してみたい方にもおすすめです。

プロジェクトを成功させるためにスケジュールを管理しよう

プロジェクトの達成には、各タスクの進行状況を追跡し、期限を順守することが必要です。これらを統括するスケジュール管理は、プロジェクトの成功を大いに助けます。

適切なスケジュール管理を行い、プロジェクトの目標達成はもちろん、リーダーとチームメンバー間のコミュニケーションの明確化や、問題が発生した際の早期発見・対応に努めましょう。

スケジュール管理を行う際は、ガントチャート機能を備えたプロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。中でもLychee Redmineは、ガントチャートを主軸とした豊富な機能や、カスタマイズ性の高さに強みがあります。

組織で活用したい場合は、30日間の無料トライアルから試験的に導入してみましょう。操作性を確かめながら、ツールに慣れていくことが可能です。興味のある方は、活用を検討してみましょう。