プロジェクトスケジュールの管理方法とおすすめツール5選を徹底解説

「プロジェクトのスケジュール管理をしたい」

「納期までにスムーズにプロジェクトを完了させたい」

このような悩みはありませんか？

仕事をしていると複数のプロジェクトを同時進行しなければいけないこともあります。
それぞれ納期も決まっているので、迅速に対処していきたいですよね。

そんなときはプロジェクトのスケジュール管理が成功の鍵となります。

今回は、プロジェクトスケジュールの管理方法や導入すべきツールを紹介します。
スケジュール管理するときの注意点まで紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

プロジェクトにおけるスケジュール管理の必要性

プロジェクトだけでなく仕事をスムーズに進めるためには時間の効率化が必要です。

「何をいつまでに済まさなければいけないか」ということを理解しておかなければ、案件の多さに混乱してしまいます。

また作業の進行状況も判断できないため、クライアントにも迷惑がかかってしまうでしょう。

プロジェクトによっては複数メンバーと協力しながら進めることも少なくはないので、スケジュール管理・共有して進捗の把握が大切です。

作業に遅延が発生したときもスケジュール管理しておけば柔軟に対応できるようになります。
効率良くプロジェクトを完成まで導くためにも、スケジュール管理は欠かすことのできない作業のひとつです。

スケジュール管理にはガントチャートがおすすめ

プロジェクトのスケジュール管理をするときは、ガントチャートを使用しましょう。
ガントチャートとは、横軸に日付、縦軸にタスクを並べて各タスクの予定・進捗を記入する表のことです。

各タスクの関係性がひと目でわかるので、遅れが発生してもスケジュール調整しやすい点が特徴です。

ガントチャートを作るツールとしてエクセルがありますが、一から作らなければいけません。
そのためスキルがなくても簡単に作れる作成ツールを使うことをおすすめします。

関連記事はこちら>>【初心者必見】ガントチャートの作り方や注意点・ツールを詳しく紹介

スケジュール管理のメリット

スケジュール管理するメリットは、無駄な時間を削減できることです。

各プロジェクトの進捗状況を把握できるので、何をいつまでにやらなければいけないか常に意識して仕事ができます。
プロジェクトがうまく進んでいないときに問題点をチェックし、早急に対応できる点もメリットのひとつです。

またプロジェクトを複数メンバーで担当しているときは、進捗状況を共有してタスク漏れ防止にもつながります。
情報共有がしやすいツールを利用すれば、負担が大きくなっているメンバーを全体でカバーすることも可能です。

効率良く時間を使って作業効率化ができるのは、スケジュール管理する最大のメリットです。

【プロジェクト】スケジュール管理するための5STEP

プロジェクトのスケジュール管理をするときは、以下の5つのステップで実行してください。

1. マイルストーンの決定
2. タスクの洗い出し
3. タスクの統合・分割
4. スケジュールの設定
5. プロジェクト実行

それでは順番に解説します。

1.マイルストーンの決定

スケジュール管理をはじめるには、目的や目標の間にマイルストーンを決定しましょう。
マイルストーンとは、プロジェクト管理において作業の中間目標地点や節目のポイントを指します。

例えばシステム開発を開始した場合、基本的な設計を組み立てる部分がマイルストーンとなります。

マイルストーンは、プロジェクトで重要なポイントや遅延が発生すると影響が出るポイントを把握できる点がメリットです。

プロジェクトの工程が長期化したり複雑になったりするときは、最初にマイルストーンを決定しておいてください。

関連記事はこちら>>マイルストーンとは？使い方や活用のメリットを詳しく解説

2.タスクの洗い出し

プロジェクトのマイルストーンを決定すれば、続いてタスクの洗い出しをおこないましょう。
例えばサイト構築の場合、ターゲットユーザーの調査、掲載情報、SEO対策の施策などがタスクとなります。

ひとつの成果物に対してどんなタスクが必要なのかを見つけることで整理されたスケジュールができます。

何をタスクにすればいいのかわからないときは、一度すべてを洗い出してから分けると良いでしょう。

注意点として、タスクの重複がないように同じ内容のものがないように再チェックを忘れないでください。

3.タスクの統合・分割

タスクの洗い出しが完了すれば、複数のタスクをひとつにまとめていきましょう。
タスク同士の関係性を明確化することで、同時進行できるタスクは統合して期限内に完了させるようにします。

例えば、タスクAを終了させないとタスクBに進めないときは、2つを進行できる施策を考える必要があります。

もし複数メンバーでプロジェクトを進めている場合は、タスクを分割してスピード感を上げると良いでしょう。
それぞれ優先順位のタスクを先に実行できるように、タスク同士の関係性を把握して順序を整理してください。

4.スケジュールの設定

プロジェクトに必要なタスクを整理できたら、スケジュールの設定をしていきます。

スケジュールを設定するときは推定される所要時間を出すことも重要ですが、なるべく余裕のある見積もりを出すことをおすすめします。

タスクを詰め込みすぎると予定通り進まず失敗してしまうので、緊急の仕事にも対応できるスケジュール設定が大切です。

とくに複数メンバーでプロジェクトを進める場合は人によって作業時間も個人差が出るので、自分がどれくらいのスピードで仕事をこなせるのか把握しておく必要があります。

もしタスクごとに見積もりの出し方がわからないときは、経験者から意見を聞いたり作業を細分化したりしましょう。
あくまで勘に頼らず、現実的なスケジュールでタスクを当てはめていくことが大切です。

5.プロジェクト実行

これまでの流れからスケジュール管理ができれば、プロジェクトを実行していきます。

プロジェクトには少なからずトラブルが発生するので、急遽スケジュールに変更が起こることもあります。
急な事態に備えるためにも、問題点を素早く発見して納期に合わせられる環境作りが必要です。

プロジェクトの進捗を確認しながら、スムーズに進行していきましょう。

【プロジェクト】スケジュール管理2つの注意点

入念なスケジュールを作成しても、うまくいかないケースも少なくはありません。

複数メンバーの場合、情報共有の作業が面倒であればスケジュール表が機能しないこともあります。

プロジェクトでスケジュール管理するときは、以下の2つの注意点に気をつけてください。

1. 全体共有をしておく
2. リアルタイム更新・共有を続ける

1.全体共有をしておく

プロジェクトの進捗状況は、常にメンバー全体が把握しておくことが重要です。
全体のペースを把握できていなければ、誰が遅れていて誰の手が空いているのかわかりません。

スケジュールを全体で共有しておけば、遅延部分を一目で理解できるので、タスク漏れが起きる心配もありません。

また手が空いている人がカバーすることもできるため、協力しながら進行可能です。
困っている人がいれば助けられるように全体共有は常にしておきましょう。

2.リアルタイム更新・共有を続ける

スケジュールがリアルタイム更新されたときは、メンバー全体に共有することが大切です。
もしスケジュールが更新されたことを知らない人がいるとタスクの遅延にもなるので、非常に危険です。

スケジュールの更新や共有が難しい場合は、専用ツールの導入を検討することをおすすめします。

専用ツールでメンバー全体に通知できるようになれば、理解も深まり確認漏れが起きる心配もありません。

スマホ対応しているツールなら出先でも更新・確認ができるのでおすすめです。

【プロジェクト】スケジュール管理におすすめのツール5選

プロジェクトのスケジュール管理をするときは、以下の5つのツールがおすすめです。

1. Lychee Redmine
2. Jooto
3. Backlog
4. teamgantt
5. Stock

ツールごとに特徴や機能を説明するので、ぜひ参考にしてください。

1.Lychee Redmine

「Lychee Redmine」は、日本企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートをはじめカンバン、タイムマネジメント、リソースマネジメントなど便利な機能が豊富に揃っている点が特徴です。

ガントチャートは初心者の方でも直感的な操作ができるので、誰でも簡単に利用できます。
作業同士の関連性も見える化できるため、作業メンバーがリアルタイムでタスクを把握できます。

オートスケジュール機能を使えば、負荷状況とプロジェクト計画時の工数をもとに自動スケジューリングも可能です。

料金も人数無制限で無料で使えるフリープランや、有料プランも30日間無料トライアルを用意しており、実際に体験してから導入を検討できます。

これまで3,000社以上の導入実績がある信頼性が高いツールです。

プラン	月額料金	ユーザー数	チケット数	機能
フリー	0円	無制限	5,000件	タスク管理 カンバン ファイル共有
スタンダード	800円	無制限	無制限	タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有
プレミアム	1,200円	無制限	無制限	スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM

2.Jooto

引用：Jooto

「Jooto」は、シンプルなデザイン性と直感的な操作性が特徴的なプロジェクト管理ツールです。

操作はドラッグ&ドロップ中心なので、付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使えます。

Jootoのスタッフが活用方法を提案してくれるサポートサービスもあり、成果が出るまでのコンサルも実施しています。

基本的にはカンバン方式、タスク作成、ガントチャートの3種類のみなので、導入してから慣れるまでの期間も短いです。

専用アプリをダウンロードすれば、社外や出先からでもスマホから簡単にタスク管理ができます。
スマホ通知によってメンバー全体の更新をリアルタイムで確認することもできます。

利用メンバーが4人までなら無料で使えるので、まずは少人数で試してみたい方にもおすすめです。

3.Backlog

引用：Backlog

「Backlog」は、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートは作業スケジュールを棒グラフで表示され、進捗状況は色分けされているので視覚的にもわかりやすいです。

作業の進捗状況は未対応・処理中・処理済み・完了の4つから選択できるので、メンバー全体の対応漏れを防止できます。

カンバンボードはドラッグ＆ドロップすることで直感的に操作でき、変更はリアルタイムで反映されます。

Backlogはブラウザ版とモバイル版を自動的に同期できるため、外出先でも最新の情報を共有可能です。
メンバー間でコミュニケーションが取れるいいね機能や300種類以上のキャラクターアイコンが使える点も魅力のひとつ。

登録後1ヶ月は無料で使えるので、まずは使い勝手を体験してみたい方におすすめです。

4.teamgantt

引用：teamgantt

「teamgantt」は、世界的にシェアされているプロジェクト管理ツールです。

アマゾンやネットフリックス、ナイキなどの有名会社も導入しており、世界で100万人以上のユーザーから利用されています。

ガントチャートはドラッグ&ドロップで直感的に操作できるので、初心者の方でも使いやすくなっています。
すべてのプロジェクトをひとつの画面で表示可能のため、それぞれの進捗をチェックしながらスムーズに進行可能です。

ガントチャートの管理が苦手な場合、カレンダー機能からリスト形式でタスクを表示することもできます。

専用モバイルアプリも用意されているので、外出先でもプロジェクトを管理できます。

3人までなら無料で使えるため、まずは少人数で試してみたい方にもおすすめです。

5.Stock

引用：Stock

「Stock」は、複数メンバーで情報共有することに向いているプロジェクト管理ツールです。

重要な会話内容を保存できるので、プロジェクトの方向性がブレずに進められます。
複雑な機能も備わっていないため、人を選ばず簡単に使える点も特徴のひとつです。

間違って削除したデータも30日間保存される機能があり、誤操作に悩まされる心配もありません。

はじめはお試し期間として初期費用無料で利用できるので、体験してみたい方にもおすすめです。

プロジェクトを成功させるためにスケジュール管理しましょう

今回は、プロジェクトのスケジュール管理方法とおすすめツールを紹介しました。

スケジュール管理すれば、複数のプロジェクトを担当したときでも迷うことなく柔軟に対応可能です。

無駄な時間をなくして効率良く仕事をするためには、何を優先してやらなければいけないかを整理しましょう。

当記事で紹介したLychee Redmineならフリープランと30日間の無料トライアルが用意されているので、使い勝手を試してみたい方にもおすすめです。

まずはプトジェクトツールとはどんなものなのかを実感し、効率良く仕事を進めてみてください。